Kärnidén: ett beslut som färdas på papper
Ringi (稟議) är byggd av rin, för att rapportera ödmjukt till en överordnad, och gi, överläggning, så det är bokstavligen en fråga som läggs upp till ens överordnade för överläggning. Dokumentet är ringisho (稟議書), sho som betyder ett skriftligt dokument. A ringi används för beslut som behöver någon annans behörighet: köpa utrustning, teckna kontrakt, anställa, resa över en fastställd kostnad.
Systemet speglar en syn på beslut som delas. Alla som kommer att leva med resultatet ser förslaget och sätter sitt namn på det, så ingen kan senare säga att de aldrig fått veta och ansvaret sprids längs vägen. Priset är tid. Hur mycket behov en ringi behöver varierar kraftigt beroende på företag; nystartade företag kan använda ett chattmeddelande där ett äldre företag använder ett formulär. Det relaterade inlägget på nemawashi täcker samtalet som kommer först, och inlägget om jobbtitlar täcker leden på rutten. Två kollegor diskuterar ett köp.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| この件、稟議が必要ですか。 | Kono ken, ringi ga hitsuyō desu ka. | Behöver detta en ringi? |
| 五十万円以上は稟議が要ります。 | Gojū-man-en ijō wa ringi ga irimasu. | Allt från 500 000 yen och uppåt behöver en ringi. |
| 来週までに稟議を上げます。 | Raishū made ni ringi o agemasu. | Jag kommer att skicka in ringi nästa vecka. |
| 稟議、今どこまで行ってる？ | Ringi, ima doko made itteru? | Hur långt har ringi kommit? |
Rutten: från kiansha till kessaisha
Draftaren, kiansha (起案者), bokstavligen personen som höjer draften, skickar ringisho upp en rang i taget. Vem som godkänner sist bestäms av företagets regler om godkännandemyndighet, kessai kengen (決裁権限), vanligtvis efter typ och belopp: ett litet köp kan stanna hos avdelningschefen, ett stort kan gå till en direktör eller presidenten. På vägen kan det gå åt sidan till relaterade avdelningar för aigi (合議), läses vanligtvis på detta sätt i godkännandevägar, men gōgi hörs också, så att redovisning eller juridisk kan kontrollera det. Alla godkännare kan skicka tillbaka det.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| この金額だと、決裁者は本部長になります。 | Kono kingaku da to, kessaisha wa honbuchō ni narimasu. | För detta belopp är den slutliga godkännaren divisionschefen. |
| 経理の合議も必要です。 | Keiri no aigi mo hitsuyō desu. | Det behöver också en sign-off från redovisningen. |
| 係長、ハンコをお願いできますか。 | Kakarichō, hanko o onegai dekimasu ka. | Får jag be om din stämpel, tack? |
| Roll | Läsning | Vad de gör på sträckan |
|---|---|---|
| 起案者 | kiansha | Utarbetar förslaget och samlar in bilagorna |
| 係長 | kakarichō | Första kontrollen: fakta, siffror och format |
| 課長 | kachō | Bedömer affärsfallet för sektionen |
| 部長 | buchō | Godkänner för avdelningen; ofta slutgiltigt för små summor |
| 合議先 | aigi-saki | Relaterade avdelningar, såsom redovisning eller juridik |
| 決裁者 | kessaisha | Innehar auktoritet för detta belopp och gör det officiellt |
Läser en ringisho: rubriken och stämpelboxarna
Formaten skiljer sig åt beroende på företag, men de flesta ringisho har samma fält: datum för utformning, kianbi; författaren och deras avdelning; ämnet, kenmei, som konventionellt slutar på no ken, angående; mängden, kingaku; bilagor, tenpu shiryō, såsom citat; och en ruta för resultatet. Texten nedan anger syftet, skälen och de alternativ som övervägs.
Raden av stämpelboxar är ōinran (押印欄), bokstavligen kolumnen för att pressa tätningar. På många blanketter är den mest äldre rutan till vänster och författarens till höger, så frimärken fyller i från höger till vänster, riktningen för traditionell vertikal skrift. Varje godkännare trycker på ett litet personligt sigill med sitt efternamn, ett mitomein, bokstavligen ett bekräftelsesigill. Vissa arbetsplatser har en sed att luta tätningen något mot chefens låda, som om man böjer sig; många människor har aldrig träffat det, så följ vad dina kollegor gör.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 件名の書き方はこれで合っていますか。 | Kenmei no kakikata wa kore de atte imasu ka. | Är detta rätt sätt att skriva ämnet? |
| 見積書を二通添付しました。 | Mitsumorisho o ni-tsū tenpu shimashita. | Jag har bifogat två citat. |
| ハンコ、逆さまになってるよ。 | Hanko, sakasama ni natteru yo. | (Kollega) Din stämpel är upp och ner. |
Par som förvirrar eleverna
Kessai är den klassiska fällan. Skrivet 決裁 är det godkännande av personen med auktoritet; den andra kanji betyder att döma, som i en domstols dom. Skrivet 決済, det är avvecklingen av en betalning, ordet på kortterminaler och i kessai-bi, avvecklingsdatum. Inmatningsmetoder erbjuder ofta betalningsstavningen först. En nykomling som kontrollerar ett utkast ställer frågan alla ställer en gång.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 決裁と決済、どっちの漢字でしたっけ。 | Kessai to kessai, dotchi no kanji deshitakke. | Kessai och kessai: vilken kanji var det igen? |
| Kalla | Läsning | Menande | Inte att förväxla med |
|---|---|---|---|
| 決裁 | kessai | Slutgiltigt godkännande av behörig person | 決済 kessai, reglering av en betalning |
| 承認 | shōnin | En godkännare är okej vid ett steg på rutten | 決裁 kessai, den sista, bindande |
| 稟議 | ringi | Cirkulerade för godkännande | 回覧 kairan, cirkulerade endast för läsning |
| 差し戻し | sashimodoshi | Skickas tillbaka för att revideras och skickas på nytt | 却下 kyakka, avvisad direkt |
| 根回し | nemawashi | Informella samtal i förväg | 稟議 ringi, det formella rekordet efteråt |
Ringi och nemawashi: snacket före, tidningen efter
Nemawashi, bokstavligen att gå runt rötterna, är det informella arbetet med att prata igenom ett förslag med varje person innan det skickas in. Ringi är det som gör resultatet officiellt. En ringi utan nemawashi tenderar att återkomma med frågor, eftersom första gången en godkännare hör om idén är när den landar på skrivbordet; nemawashi utan ringi har ingen formell effekt. Det är därför godkännarna på en väl förberedd ringi sällan läser den för första gången. En senior kollega ger en nyanländ råd.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 稟議を上げる前に、部長に一度相談しておいたほうがいいよ。 | Ringi o ageru mae ni, buchō ni ichido sōdan shite oita hō ga ii yo. | Innan du skickar in ringi är det bättre att prata med avdelningschefen en gång. |
| 経理には事前に話を通してあります。 | Keiri ni wa jizen ni hanashi o tōshite arimasu. | Jag har redan kört det förbi bokföring. |
| 根回しは済んでいます。 | Nemawashi wa sunde imasu. | Grundarbetet är gjort. |
Utöver grunderna: elektronisk ringi och den blekande hanko
Många företag kör nu denshi ringi (電子稟議), elektronisk ringi, i ett arbetsflödessystem, wākufurō shisutemu. Rutten ställs in i programvaran, varje godkännare får ett meddelande och godkännande är en knapp, ibland visas med en bild av godkännarens sigill. Sashimodoshi kommer med en skriftlig kommentar, och historiken visar vem som godkände när. När en godkännare är borta kan en ställföreträdare godkänna i deras ställe, dairi shōnin.
Skiftet accelererade 2020. I juni samma år publicerade regeringskansliet, justitieministeriet och ekonomi-, handels- och industriministeriet en fråge- och svarsfråga som säger att, om inte en lag kräver det, är ett kontrakt giltigt utan försegling, och att fjärrbearbetning gjorde pappersrutter opraktiska. Papper och hanko överlever i vissa företag och offentliga kontor, så fråga vilket system ditt använder. Ett team hanterar godkännanden online.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| システムで申請しておいてください。 | Shisutemu de shinsei shite oite kudasai. | Skicka in den via systemet. |
| 承認ボタンを押しておきました。 | Shōnin botan o oshite okimashita. | Jag har tryckt på godkänn. |
| 部長が出張中なので、代理承認になります。 | Buchō ga shutchō-chū na node, dairi shōnin ni narimasu. | Avdelningschefen är borta på uppdrag, så en ställföreträdare godkänner det. |
| 差し戻しのコメントを確認してください。 | Sashimodoshi no komento o kakunin shite kudasai. | Vänligen kontrollera kommentarerna på den returnerade förfrågan. |
Resans verb: ageru, mawasu, tōru, oriru
Office talk beskriver en ringi genom sin rörelse. Du ringi o ageru, höjer den uppåt, och ringi o mawasu, skickar den runt. Det antingen ringi ga tōru, kommer igenom, eller sashimodosareru, skickas tillbaka. Slutgiltigt godkännande kessai ga oriru, kommer ner, eftersom det går ner från ovan. Till leverantörer säger folk shanai de ringi-chū desu, det går igenom internt godkännande, ett artigt sätt att säga inte än. Med överordnade förekommer samma verb i keigo.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 稟議を回しておきました。 | Ringi o mawashite okimashita. | Jag har skickat ringi rundan. |
| 課長のハンコをもらいに行ってきます。 | Kachō no hanko o morai ni itte kimasu. | Jag ska iväg för att hämta sektionschefens stämpel. |
| やっと決裁が下りました。 | Yatto kessai ga orimashita. | Äntligen har godkännandet kommit igenom. |
| 稟議が通ったので、発注を進めます。 | Ringi ga tōtta node, hatchū o susumemasu. | ringi gick igenom, så jag går vidare med beställningen. |
| 金額の根拠が弱いと差し戻されました。 | Kingaku no konkyo ga yowai to sashimodosaremashita. | Det skickades tillbaka eftersom underlaget för beloppet var svagt. |
| 現在、社内で稟議中です。 | Genzai, shanai de ringi-chū desu. | (Till en leverantör) Det går för närvarande genom internt godkännande. |
| ご確認のうえ、ご承認をお願いいたします。 | Go-kakunin no ue, go-shōnin o onegai itashimasu. | (E-posta till en godkännare) Granska och godkänn. |
Vanliga misstag nykomlingar gör med ringi
Att skriva 決済 i ett godkännandedokument. Orsaken är inmatningsmetoden, som ofta erbjuder betalningsordet först för kessai. Kontrollera varje kessai i en ringi och använd 決裁.
Använd ringi för att övertyga. Nykomlingar från kulturer där förslag argumenteras på ett möte packar in ärendet i dokumentet och förväntar sig att det ska vinna bifall. Övertalandet tillhör nemawashi; ringisho registrerar vad som har avtalats.
Hoppa över en nivå för att spara tid. Att ta det direkt till buchō känns effektivt, men ordningen på rutten är en del av den respekt som visas för varje rang, och en överhoppad kakarichō kan skicka tillbaka den. Följ rutten även när den är långsam.
Behandla en tidig stämpel som beslutet. Varje shōnin känns som framsteg, och det är det, men bara kessai förbinder företaget. Om du gör en beställning tidigt kan du personligen förklara ett köp som aldrig godkändes.