Användning: shucchō shinsei
Ingenting på en affärsresa händer före shinsei. Formuläret frågar efter destinationen, datumen, syftet på en rad, personerna eller företaget du kommer att besöka och en uppskattning av kostnader. Det går till din chef och ibland till en andra godkännare. I många företag är det en skärm i kostnadssystemet; i vissa är det fortfarande en pappersform med en hanko. Fråga en kollega vad det är och kopiera en ny.
Den talade versionen kommer först: berätta för din chef varför resan behövs och få en nick innan du fyller i något. Shucchō o mōshiagemasu är inte naturligt; säg shucchō shitai no desu ga eller shucchō no kyoka o itadakitai no desu ga, och lägg till datum och syfte.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 来月、大阪支社に出張したいのですが、よろしいでしょうか。 | Raigetsu, Ōsaka shisha ni shucchō shitai no desu ga, yoroshii deshō ka. | Jag skulle vilja åka på en affärsresa till Osaka-filialen nästa månad; skulle det vara okej? |
| 目的は、新システムの導入打ち合わせです。 | Mokuteki wa, shin shisutemu no dōnyū uchiawase desu. | Syftet är ett möte om att införa det nya systemet. |
| 日程は十日から十二日の二泊三日を予定しています。 | Nittei wa tōka kara jūninichi no nihaku mikka o yotei shite imasu. | Jag planerar den 10:e till 12:e, tre dagar och två nätter. |
| 出張申請を出しましたので、ご承認をお願いいたします。 | Shucchō shinsei o dashimashita node, go-shōnin o onegai itashimasu. | Jag har skickat in reseansökan, så jag skulle vara tacksam för ditt godkännande. |
| 概算の費用は交通費と宿泊費で五万円ほどです。 | Gaisan no hiyō wa kōtsūhi to shukuhakuhi de goman-en hodo desu. | Den grova kostnaden är cirka femtio tusen yen för transport och boende. |
Bokning av transport och hotell genom admin
När shinsei har godkänts går bokningen vanligtvis via sōmu, allmänna angelägenheter eller en kontrakterad resedisk. Vissa företag låter dig boka inom gränserna och göra anspråk i efterhand, och vissa utfärdar ett företagskort. Du kommer att bli tillfrågad om rutten, den avgångstid du vill ha, önskad plats och området för hotellet. Reserverade platser, shiteiseki, är standard för shinkansen; miljöbilen och flygen är ofta begränsade av klass.
Lär dig orden för biljetterna du kommer att få: en jōshaken är basbiljetten, en tokkyūken är expresstillägget, och en eki-uketori är en biljett som hämtas vid stationsautomaten med en kod. Ändringar efter bokning går tillbaka genom samma skrivbord, så fråga tidigt istället för att byta på dagen.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 十日の朝の新幹線と、二泊分のホテルをお願いできますか。 | Tōka no asa no shinkansen to, nihaku-bun no hoteru o onegai dekimasu ka. | Skulle du kunna boka shinkansen på morgonen den 10:e och två hotellnätter? |
| 席は窓側の指定席でお願いします。 | Seki wa madogawa no shiteiseki de onegai shimasu. | En reserverad fönsterplats, tack. |
| ホテルは支社の近くであればどこでも構いません。 | Hoteru wa shisha no chikaku de areba doko demo kamaimasen. | Alla hotell är bra så länge det är nära filialen. |
| 帰りの時間を一本遅らせることはできますか。 | Kaeri no jikan o ippon okuraseru koto wa dekimasu ka. | Kan returen flyttas ett tåg senare? |
| チケットは駅で受け取る形ですか。 | Chiketto wa eki de uketoru katachi desu ka. | Hämtar jag biljetterna på stationen? |
Utgiftsregler i översikt
Varje företag har en ryohi kitei, resekostnadsregler, som anger vad som ersätts och hur. De vanliga bitarna är kōtsūhi, transport; shukuhakuhi, inkvartering, ofta begränsat per natt; nittō, en dagtraktamente för små kostnader; och settai, underhållning av en klient, som normalt behöver separat godkännande. Måltider som äts ensamma täcks vanligtvis av nittō snarare än påstådda, men detta varierar.
Den enda regeln som inte varierar är kvittot. Be om ett ryōshūsho, ett formellt kvitto, på varje hotell, taxi och butik, och be om det i företagsnamnet om ditt företag kräver det. Taxi är ofta endast tillåtna när det inte finns något praktiskt alternativ och en lapp som förklarar varför förväntas. Skicka in seisan, kostnadsavräkning, inom den tidsfrist som anges av reglerna, annars kan kravet avslås.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 領収書を会社名でお願いします。 | Ryōshūsho o kaisha-mei de onegai shimasu. | Ett kvitto i företagets namn, tack. |
| 宛名は株式会社山田商事でお願いします。 | Atena wa kabushiki-gaisha Yamada Shōji de onegai shimasu. | Kontakta Yamada Shoji Co., Ltd. |
| タクシーは終電後だったので利用しました。 | Takushī wa shūden-go datta node riyō shimashita. | Jag använde taxi eftersom det var efter det sista tåget. |
| 出張の精算は帰社後一週間以内でよろしいですか。 | Shucchō no seisan wa kisha-go isshūkan inai de yoroshii desu ka. | Är inom en vecka från återlämnande böter för kostnadsavräkning? |
| この費用は日当に含まれますか。 | Kono hiyō wa nittō ni fukumaremasu ka. | Täcks denna kostnad av dagpenningen? |
Anländer till destinationskontoret
Ankomst till en filial eller ett kundkontor följer ett litet manus. I receptionen anger du ditt företag, ditt namn och vem du besöker. När din värd dyker upp är första raden o-sewa ni natte orimasu, tack för ditt fortsatta stöd, eller, på ditt eget företags filial, o-tsukaresama desu. Sedan kommer tōi tokoro-raden: värden kommer att säga tōi tokoro o arigatō gozaimasu, tack för att du kommit så långt, och du svarar med en kort kochira koso.
Omiyage, om du tar med den, överlämnas vid det här laget i en mening, tsumaranai mono desu ga eller den lättare minasan de dōzo, vänligen dela den, och värden lägger den åt sidan utan att öppna den. Småprat om resan eller vädret fyller promenaden till mötesrummet; håll det till två eller tre byten.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 東京本社の田中と申します。佐藤部長にお約束をいただいております。 | Tōkyō honsha no Tanaka to mōshimasu. Satō buchō ni o-yakusoku o itadaite orimasu. | Jag är Tanaka från Tokyos huvudkontor. Jag har ett möte med Mr Sato. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | Tack för ditt fortsatta stöd. |
| 遠いところをありがとうございます。 | Tōi tokoro o arigatō gozaimasu. | Tack för att du kommit så långt. (Värd.) |
| こちらこそ、お時間をいただきありがとうございます。 | Kochira koso, o-jikan o itadaki arigatō gozaimasu. | Tack för att du tog dig tid. |
| 東京の菓子です。皆さんでどうぞ。 | Tōkyō no kashi desu. Minasan de dōzo. | Det här är godis från Tokyo. Dela dem gärna. |
| 新幹線は混んでいましたが、予定通り着きました。 | Shinkansen wa konde imashita ga, yotei-dōri tsukimashita. | Shinkansen var trångt, men jag kom enligt schemat. |
Tripvokabulär på formulär och i chatt
Orden nedan visas på shinsei, i kostnadssystemet och i de meddelanden som admin kommer att skicka till dig. Lär dig avläsningarna så att du kan säga dem högt vid skrivbordet, inte bara känna igen dem på skärmen.
| Ord | Läsning | Menande |
|---|---|---|
| 出張申請 | shucchō shinsei | Ansökan om affärsresa |
| 出張命令 | shucchō meirei | Reseorder, det formella godkännandet i vissa företag |
| 旅費規程 | ryohi kitei | Regler för resekostnader |
| 交通費 | kōtsūhi | Transportkostnader |
| 宿泊費 | shukuhakuhi | Kostnader för boende |
| 日当 | nittō | Dagtraktamente |
| 精算 | seisan | Kostnadsavräkning |
| 仮払い | karibarai | Kontantförskott innan resan |
| 領収書 | ryōshūsho | Formellt kvitto |
| 出張報告 | shucchō hōkoku | Reserapport |
| 直行直帰 | chokkō chokki | Åker direkt hemifrån och återvänder direkt hem |
| 帰社 | kisha | Återvänder till kontoret |
Chokkō chokki är värt att veta: det betyder att du går hemifrån direkt till destinationen och kommer hem utan att passera kontoret, och det behöver vanligtvis anges på shinsei eller i chatten så att teamet vet var du är.
Reserapporten och återkomst
Shucchō hōkoku avslutar resan. Den är kort och saklig: datum, destination, träffade personer, syfte, resultat, nästa åtgärder och kostnader, i den ordningen. De flesta företag har ett formulär eller en mall; vissa accepterar ett mejl till chefen. Det förväntas inom en dag eller två, och din chef vill vanligtvis ha en talad sammanfattning på din första morgon innan de läser den. Leda med resultatet, sedan nästa steg, sedan allt som gick fel.
Själva returen har sina egna linjer. Säg tadaima modorimashita när du går in, tacka den som täckte för dig och lägg omiyagen i det delade utrymmet med ett ord till teamet. Lämna sedan seisan med kvitton. Använd checklistan nedan de första gångerna.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| ただいま戻りました。出張中はありがとうございました。 | Tadaima modorimashita. Shucchō-chū wa arigatō gozaimashita. | Jag är tillbaka. Tack för att du täckte när jag var borta. |
| 大阪の土産です。休憩室に置いておきますね。 | Ōsaka no miyage desu. Kyūkeishitsu ni oite okimasu ne. | Souvenirer från Osaka. Jag lämnar dem i pausrummet. |
| 結論から申しますと、導入時期は来春で合意しました。 | Ketsuron kara mōshimasu to, dōnyū jiki wa raishun de gōi shimashita. | Till att börja med avslutningen kom vi överens om utrullningen till nästa vår. |
| 詳細は本日中に出張報告にまとめて提出します。 | Shōsai wa honjitsu-chū ni shucchō hōkoku ni matomete teishutsu shimasu. | Jag ska skriva upp detaljerna i reserapporten och skicka in den idag. |
| 経費の精算も明日までに済ませます。 | Keihi no seisan mo ashita made ni sumasemasu. | Jag slutför utgiftsavräkningen imorgon också. |
- Säg tadaima modorimashita och tacka kollegor som täckte
- Ge chefen en två minuter lång sammanfattning, avsluta först
- Skicka in shucchō hōkoku inom företagets deadline
- Bifoga varje kvitto till seisan och förklara eventuell taxi eller extra kostnad
- Skicka ett tack-e-postmeddelande till kontoret eller kunden du besökte
- Lägg ut omiyagen och berätta för laget att det finns där
- Anteckna nästa åtgärder och datum från mötet i den delade kalendern
Misstag att undvika
Det första misstaget är att boka innan godkännande. Om shinsei vägras eller datumen ändras, blir en självbokad biljett ditt problem. Det andra är att förlora kvitton; ett anspråk utan ryōshūsho avslås ofta direkt. Den tredje är att använda kundregister på ditt eget kontor eller kollegaregister hos en kund. Den fjärde är en sen eller vag rapport: en hōkoku som säger att mötet gick bra säger ingenting till chefen, och en som kommer en vecka senare tyder på att resan inte spelade någon roll.
Slutligen, behandla inte resan som ledighet från laget. Ett snabbt chattmeddelande vid ankomst och avresa, och vara tillgänglig under kontorstid, förväntas i de flesta företag om du inte har kommit överens om annat.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 先に自分で新幹線を取ってしまいました。 | Saki ni jibun de shinkansen o totte shimaimashita. | Jag har redan bokat shinkansen själv. (Situationen att undvika.) |
| 承認が下りてから手配をお願いします。 | Shōnin ga orite kara tehai o onegai shimasu. | Vänligen ordna det när godkännandet är klart. (Vad admin kommer att säga.) |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | Jag har tappat bort ett kvitto; vad ska jag göra? |
| 会議はうまくいきました。 | Kaigi wa umaku ikimashita. | Mötet gick bra. (För vagt för en rapport.) |
| 先方と納期を三月末で合意し、次回は二月に再訪の予定です。 | Senpō to nōki o sangatsu-matsu de gōi shi, jikai wa nigatsu ni saihō no yotei desu. | Vi kom överens om en leverans i slutet av mars med kunden och nästa besök är planerat till februari. (Specifik.) |
| 大阪支社に到着しました。夕方に一度連絡します。 | Ōsaka shisha ni tōchaku shimashita. Yūgata ni ichido renraku shimasu. | Jag har kommit till Osaka-filialen. Jag ska checka in en gång i kväll. |