Formen på arbetsplatsfeedback i Japan
Feedback på ett japanskt kontor följer en form som är lätt att lära sig när du väl ser den: en kudde, en specifik observation, ett förslag och en framåtblickande närhet. Kudden signalerar att något känsligt är på väg. Observationen handlar om arbetet, inte personen. Förslaget erbjuds som en möjlighet. Den nära återställer relationen till det normala. Missa någon och kommentaren landar hårdare än du menade.
Tid och plats betyder lika mycket som ord. Kritiska kommentarer ges en till en, inte framför teamet, och strax efter evenemanget istället för att sparas för granskning. Positiva kommentarer kan vara offentliga, men även de hålls korta. Ett privat chattmeddelande med en poäng är numera den vanligaste feedbackkanalen i många företag.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 今、少しいいですか。 | Ima, sukoshi ii desu ka. | Har du en stund nu? |
| 一つだけ気になった点があるのですが。 | Hitotsu dake ki ni natta ten ga aru no desu ga. | Det är bara en sak jag märkte. |
| 資料のことで、ちょっとお話ししてもいいですか。 | Shiryō no koto de, chotto o-hanashi shite mo ii desu ka. | Kan jag prata med dig kort om dokumentet? |
| 差し支えなければ、一つ提案があります。 | Sashitsukae nakereba, hitotsu teian ga arimasu. | Om du inte har något emot det har jag ett förslag. |
Dämpa ord som öppnar en kommentar
Kusshon kotoba, kuddord, är de små fraserna som går före allt besvärligt. De ändrar inte innehållet; de ändrar hur det tas emot. De mest användbara för feedback är hitotsu ki ni natta no desu ga, en sak fångade min uppmärksamhet; osore-irimasu ga, ursäkta mig men; och, för en senior, sashidegamashii no desu ga, med risk att överskrida. I chatten gör en lättare chotto ii desu ka eller ichiten dake, bara en poäng, samma jobb.
Observationen följer sedan i neutralt språk. Beskriv vad du såg: sūji ga chigatte iru yō desu, siffrorna verkar skilja sig åt, snarare än machigatte imasu, det är fel. Yō desu, verkar det, och mitai desu, det ser ut som, behåll observationen trevande även när du är säker.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、一点確認させてください。 | Osore-irimasu ga, itten kakunin sasete kudasai. | Ursäkta mig, men låt mig kolla en punkt. |
| 気になったので共有しますね。 | Ki ni natta node kyōyū shimasu ne. | Det fångade min uppmärksamhet, så jag delar det. |
| 私の見落としかもしれませんが、二ページ目の数字が違うようです。 | Watashi no miotoshi kamo shiremasen ga, nipēji-me no sūji ga chigau yō desu. | Jag kanske missar något, men figuren på sidan två verkar annorlunda. |
| 細かい点で恐縮ですが、日付が先月のままになっています。 | Komakai ten de kyōshuku desu ga, hizuke ga sengetsu no mama ni natte imasu. | Ledsen att jag är kräsen, men datumet är fortfarande förra månadens. |
| 念のためですが、送付先はこちらで合っていますか。 | Nen no tame desu ga, sōfu-saki wa kochira de atte imasu ka. | Bara för säkerhets skull, är detta rätt mottagare? |
Positiv feedback som inte låter nedlåtande
Beröm är svårare än kritik på japanska, eftersom att utvärdera någon i sig är en seniors handling. Jōzu desu ne eller yoku dekimashita, bra gjort, låter naturligt från chef till nyanställd och nedlåtande mellan kamrater. Det säkra mönstret är att berömma arbetet och dess effekt på dig. Tasukarimashita, som hjälpte mig, är det mest användbara enskilda ordet här, eftersom det sätter dig i positionen som den person som gynnades.
För en senior, undvik att utvärdera helt och hållet. Benkyō ni narimashita, jag lärde mig av det, och sankō ni narimashita, det var en användbar referens, uttrycka uppskattning utan att döma. Håll beröm kort; en lång komplimang gör kollegorna obekväma och inbjuder till en våg av förnekelse.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 資料、とても分かりやすかったです。助かりました。 | Shiryō, totemo wakariyasukatta desu. Tasukarimashita. | Dokumentet var mycket lätt att följa. Det hjälpte mycket. |
| 先方への返信、早くて助かりました。 | Senpō e no henshin, hayakute tasukarimashita. | Ditt snabba svar till kunden hjälpte verkligen. |
| あのまとめ方、参考になりました。 | Ano matomekata, sankō ni narimashita. | Sättet du sammanfattade det på var användbart för mig. |
| 昨日のプレゼン、とても勉強になりました。 | Kinō no purezen, totemo benkyō ni narimashita. | Jag lärde mig mycket av gårdagens presentation. |
| この部分、いいですね。このまま進めましょう。 | Kono bubun, ii desu ne. Kono mama susumemashō. | Den här delen är bra. Låt oss gå vidare som det är. |
Påpeka ett fel och föreslå en ändring
När observationen väl ligger på bordet följer förslaget. Kärnformen är shita hō ga ii kamo shiremasen, det kan vara bättre att, vilket gör en instruktion till en möjlighet. Till en kōhai kan du släppa till shita hō ga ii yo; till en senior, använd ikaga deshō ka, vad skulle du tycka, och låt dem bestämma. Om det finns flera problem, välj det som är viktigt och erbjud dig att skicka resten skriftligt.
Ange en anledning med förslaget. Kollegor accepterar en förändring mycket lättare när de kan se varför: kunden använder det gamla formatet, siffrorna måste matcha rapporten. En anledning visar också att kommentaren handlar om arbetet, inte om dem.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| ここは表にした方が見やすいかもしれません。 | Koko wa hyō ni shita hō ga miyasui kamo shiremasen. | Detta kan vara lättare att läsa som en tabell. |
| 先方は旧フォーマットを使っているので、合わせた方がいいと思います。 | Senpō wa kyū fōmatto o tsukatte iru node, awaseta hō ga ii to omoimasu. | Klienten använder det gamla formatet, så jag tycker att vi ska matcha det. |
| 結論を先に書くと、もっと伝わりやすくなると思います。 | Ketsuron o saki ni kaku to, motto tsutawariyasuku naru to omoimasu. | Om man sätter slutsatsen först tror jag att det kommer fram bättre. |
| 他にも二、三点あるので、後でチャットで送りますね。 | Hoka ni mo ni-san ten aru node, ato de chatto de okurimasu ne. | Det finns två eller tre andra punkter, så jag skickar dem i chatten senare. |
| もしよければ、私の方で直しておきましょうか。 | Moshi yokereba, watashi no hō de naoshite okimashō ka. | Om du vill, ska jag fixa det på min sida? |
Skiftregister: kōhai, dōryō och jōshi
Samma kommentar ändrar form med rang. För en kōhai, en junior, kan du vara tydligare och mer direkt, men kudden och anledningen spelar fortfarande roll, eftersom juniorer minns hur de korrigerades i flera år. För en dōryō, en kamrat, behåll allt som ett förslag mellan jämlikar och undvik allt som låter som betygsättning. Till en jōshi, din chef, ställer du en fråga för din egen förståelse, privat, en gång, och släpper den om den inte tas upp.
Tabellen visar samma drag på varje nivå. Vilken nivå som passar en senpai som inte är din chef beror på din relation och ditt kontor; Om du är osäker, använd dōryō-formulären.
| Flytta | Till en kōhai | Till en dōryō | Till en joshi |
|---|---|---|---|
| Öppning | Chotto ii? | Ima sukoshi ii desu ka. | Sashidegamashii no desu ga. |
| Observation | Koko, sūji ga chigau yo. | Koko no sūji, chigau yō desu. | Koko no sūji, watashi no rikai de wa kotoshi no bun ka to. |
| Förslag | Naoshita hō ga ii yo. | Naoshita hō ga ii kamo shiremasen. | Kakunin itadakemasu deshō ka. |
| Resonera | Hōkokusho till awaseru kara. | Hōkokusho till awaseru hitsuyō ga aru nod. | Hōkokusho till no seigōsei ga ki ni narimashite. |
| Beröm | Ii ne, tasukatta yo. | Wakariyasukatta desu. Tasukarimashita. | Taihen benkyō ni narimashita. |
| Nära | Kore kara mo yoroshiku ne. | Kongo mo yoroshiku onegai shimasu. | O-isogashii tokoro shitsurei itashimashita. |
Sashidegamashii no desu ga betyder bokstavligen att jag är framåt, men, och det är standardöppnaren för en junior som höjer något med en senior. Använd den en gång; att upprepa det låter oroligt.
Feedback i chatt och e-post
Skriftlig feedback tappar tonen, så den behöver mer dämpning, inte mindre. Ett chattmeddelande med en korrigering bör ha en hälsning, kudden, en punkt, förslaget och en soft close, även om det gör det till fem rader. Emoji är bra i chatt i många team och inte på plats i e-post; kopiera ditt lags vanor. E-postfeedback på ett dokument går vanligtvis som en numrerad lista efter en rad som ger helhetsintrycket.
Raderna nedan är återanvändbara delar för ett chattmeddelande och ett e-postmeddelande. Byt ut detaljerna, behåll ordningen.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| お疲れさまです。資料、拝見しました。 | O-tsukaresama desu. Shiryō, haiken shimashita. | Hej. Jag har tittat på dokumentet. |
| 全体的にとても分かりやすいと思います。 | Zentai-teki ni totemo wakariyasui to omoimasu. | Överlag tycker jag att det är väldigt lätt att följa. |
| 一点だけ、三ページ目のグラフの単位をご確認いただけますか。 | Itten dake, sanpēji-me no gurafu no tan'i o go-kakunin itadakemasu ka. | Bara en punkt, kan du kolla enheterna på sidan-tre-diagrammet? |
| 以下、気づいた点をまとめました。ご参考まで。 | Ika, kizuita ten o matomemashita. Go-sankō made. | Jag har listat de punkter jag märkte nedan, för referens. |
| 引き続きよろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. | Tack för din fortsatta hjälp. |
Följer upp
Feedback som aldrig återbesöks lär ingenting. En kort uppföljning en eller två dagar senare stänger slingan: kontrollera om ändringen gjordes, tacka personen om den var det och ge hjälp om den inte var det. Håll uppföljningen lättare än den ursprungliga kommentaren; poängen är att visa att du märkt, inte att jaga.
- Ge kommentaren privat, en punkt i taget, med en anledning
- Erbjud dig att fixa små saker själv där det går snabbare
- Kontrollera resultatet en eller två dagar senare, utan att göra en andra korrigering
- Tacka personen specifikt för förändringen: naoshite kurete arigatō
- Om inget förändrats, fråga om något var oklart istället för att upprepas
- För en kōhai, notera punkten för deras nästa en-till-en istället för att upprepa det
En uppföljning kan vara så kort som sakki no ken, arigatō, tasukarimashita, om det tidigare, tack, som hjälpte. Kollegor som tackas för förändringar gör fler av dem.
Misstag att undvika
Det första misstaget är att hoppa över dynan. Machigatte imasu, det är fel, utan inledning låter som en lärare, inte ens för en junior. Den andra är att berömma en kamrat eller senior med evaluerande ord som jōzu eller erai, som placerar dig över dem. Den tredje är att ge flera korrigeringar samtidigt inför andra. Den fjärde använder kōhai-registret med en kamrat som råkar vara yngre; ålder spelar mindre roll än roll.
Den femte följer upp för hårt, förvandlar ett förslag till ett krav genom att upprepa det. Det sista är att ge feedback till en chef offentligt eller i en gruppchatt. Höj det en gång, privat, med sashidegamashii no desu ga, och acceptera vad de än bestämmer sig för.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| それ、間違っています。 | Sore, machigatte imasu. | Det är fel. (Ingen kudde; undvik.) |
| ここ、少し違っているかもしれません。 | Koko, sukoshi chigatte iru kamo shiremasen. | Detta kan vara något avvikande. (Den mjukade versionen.) |
| 部長、上手ですね。 | Buchō, jōzu desu ne. | Du är skicklig, sir. (Utvärderar en senior; undvik.) |
| 部長のご説明、大変勉強になりました。 | Buchō no go-setsumei, taihen benkyō ni narimashita. | Jag lärde mig mycket av din förklaring. (Uppskattar istället.) |
| 先日の件、何か分かりにくい点はありましたか。 | Senjitsu no ken, nanika wakarinikui ten wa arimashita ka. | Om häromdagen, var något oklart? (En bättre uppföljning.) |