Orden för ledighet: yūkyū, kyūka och o-yasumi
Börja med substantiven. Kyūka är ledighet i den formella, HR-bemärkelsen. Yūkyū kyūka, vanligtvis förkortad till yūkyū, är betald ledighet, den ersättning du tjänar in efter sex månader. Yasumi är det vardagliga ordet för en ledig dag eller en paus, och med hedersbetyget o- blir det ordet du säger till en chef: o-yasumi. Så du pratar om yūkyū när du diskuterar din ersättning eller fyller i ett formulär, och du säger o-yasumi o itadaku när du frågar.
Några släktingar är värda att känna till. Hankyū är en halv dag. Daikyū är en dag i stället för en semester du arbetade. Kekkin är en oförlåten frånvaro, och byōketsu är frånvaro genom sjukdom, som guiden för att ringa in sjuk täcker. Nenkyū är en annan förkortning av nenji yūkyū kyūka, så en kollega som säger att nenkyū toru betyder samma betalda ledighet.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 有休はあと何日残っていますか。 | Yūkyū wa ato nannichi nokotte imasu ka. | Hur många dagars betald ledighet har jag kvar? |
| 来月、有休を取りたいと思っています。 | Raigetsu, yūkyū o toritai to omotte imasu. | Jag funderar på att ta betald ledighet nästa månad. |
| 午後半休をいただけますか。 | Gogo hankyū o itadakemasu ka. | Kan jag ta ledigt på eftermiddagen som en halv dag? |
| 先週の休日出勤の代休を取りたいです。 | Senshū no kyūjitsu shukkin no daikyū o toritai desu. | Jag skulle vilja ta en dag i stället för att jobba förra helgen. |
| 休暇の申請はどこからしますか。 | Kyūka no shinsei wa doko kara shimasu ka. | Var lämnar jag in en ledighetsförfrågan? |
Fråga personligen, steg för steg
Det säkraste sättet att fråga är ansikte mot ansikte, i en lugn stund, innan du lägger något i systemet. Öppna med en kudde som ima yoroshii desu ka, ange sedan datum och använd itadaku-mönstret. Genom att avsluta med yoroshii deshō ka eller o-negai dekimasu ka förvandlas meningen till en fråga och lämnar chefsrummet för att säga låt mig kolla. En platt yasumimasu, I will be off, låter som att informera snarare än att fråga, vilket kan landa illa även när ledigheten är din rätt.
Håll utbytet kort: datum, begäran, en rad om täckning, tack. Om du har en fast tid, säg det; annars räcker det med shiyō de, av privata skäl, eller yōji ga arimashite, jag har något att ta hand om.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 課長、今少しよろしいでしょうか。 | Kachō, ima sukoshi yoroshii deshō ka. | Chef, har du en stund? |
| 来週の金曜日にお休みをいただきたいのですが、よろしいでしょうか。 | Raishū no kin'yōbi ni o-yasumi o itadakitai no desu ga, yoroshii deshō ka. | Jag skulle vilja ta ledigt nästa fredag, skulle det vara okej? |
| 私用で、一日お休みをいただけますでしょうか。 | Shiyō de, ichinichi o-yasumi o itadakemasu deshō ka. | Kan jag av privata skäl ta ledigt en dag? |
| 病院の予約がありまして、午前中だけお休みしたいのですが。 | Byōin no yoyaku ga arimashite, gozenchū dake o-yasumi shitai no desu ga. | Jag har en tid på sjukhuset, så jag vill bara ha ledigt på morgonen. |
| ご都合が悪ければ、別の日にします。 | Go-tsugō ga warukereba, betsu no hi ni shimasu. | Om det är obekvämt så gör jag det en annan dag. |
| ありがとうございます。申請を出しておきます。 | Arigatō gozaimasu. Shinsei o dashite okimasu. | Tack. Jag skickar in begäran. |
Tidpunkt, skäl och överlämningen på en rad
Timing är viktigare än formulering. Företagets regler om uppsägning varierar, och många arbetsföreskrifter anger ett minsta antal dagar, så kontrollera dina. Bortom regeln: fråga så snart du vet, undvik att stänga och rapportera deadlines om du kan, och fråga innan du betalar för flyg. Chefer kan lagligt ändra tidpunkten för ledighet i undantagsfall, jiki henkō, så en tidig begäran ger alla utrymme.
Du är inte skyldig en detaljerad anledning. En enda fras gör jobbet: shiyō de för privata angelägenheter, kazoku no yōji de för en familjefråga, tsūin de för en läkarbesök, ryokō de för en resa. En vanlig shiyō desu är ett komplett svar.
Flytten som förvandlar en förfrågan till ett enkelt ja är överlämningsraden: säg i en mening vad som händer med ditt arbete medan du är ute. Kollegor kommer ihåg om din frånvaro skapade arbete för dem.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 急で申し訳ないのですが、明後日お休みをいただけないでしょうか。 | Kyū de mōshiwake nai no desu ga, asatte o-yasumi o itadakenai deshō ka. | Jag är ledsen att det är kort varsel, men kan jag ta ledigt i övermorgon? |
| その日の対応は田中さんにお願いしてあります。 | Sono hi no taiō wa Tanaka-san ni onegai shite arimasu. | Jag har bett Tanaka att täcka saker den dagen. |
| 締め切りの資料は前日までに仕上げておきます。 | Shimekiri no shiryō wa zenjitsu made ni shiagete okimasu. | Jag avslutar deadlinedokumenten dagen innan. |
| 当日は特に予定が入っていません。 | Tōjitsu wa toku ni yotei ga haitte imasen. | Det är inget speciellt schemalagt den dagen. |
| 緊急の場合は携帯に連絡いただければ対応します。 | Kinkyū no baai wa keitai ni renraku itadakereba taiō shimasu. | Om det är en nödsituation kan jag svara om du kontaktar min mobil. |
Frågar i chatt och via e-post
Många team hanterar nu ledighet genom ett chattverktyg eller ett HR-system, med ett ansikte mot ansikte endast för längre pauser. Chattmeddelanden är kortare än e-postmeddelanden men använder samma ödmjuka verb. Börja med namnet och o-tsukaresama desu, ange datum och begäran, lägg till täckningsraden och avsluta med yoroshiku onegai itashimasu. E-postmeddelanden lägger till en kort ämnesrad och en något fylligare avslutning.
Raderna nedan är mallar som du kan återanvända i ordning. Om ditt företag använder ett godkännandesystem blir meddelandet ofta en välkomstsedel som säger shinsei o dashimashita, jag har skickat in begäran.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 件名：休暇申請のお願い（10月3日） | Kenmei: Kyūka shinsei no onegai (jūgatsu mikka) | Ämne: Begäran om ledighet (3 oktober) |
| お疲れさまです。山本です。 | O-tsukaresama desu. Yamamoto desu. | Hej, det här är Yamamoto. |
| 私用のため、10月3日（金）に有給休暇を取得したく、ご連絡いたしました。 | Shiyō no tame, jūgatsu mikka (kin) ni yūkyū kyūka o shutoku shitaku, go-renraku itashimashita. | Jag skriver för att jag av privata skäl skulle vilja ta ut betald ledighet fredagen den 3 oktober. |
| 不在中の業務は佐藤さんに引き継ぎ済みです。 | Fuzai-chū no gyōmu wa Satō-san ni hikitsugi-zumi desu. | Arbetet under min frånvaro har redan lämnats över till Sato. |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Jag skulle vara tacksam om du kunde bekräfta. |
| システムから申請を出しましたので、ご承認をお願いいたします。 | Shisutemu kara shinsei o dashimashita node, go-shōnin o onegai itashimasu. | Jag har skickat in begäran i systemet, så jag skulle uppskatta ditt godkännande. |
Vad chefen säger tillbaka
Svar finns i tre varianter: ja, låt mig kolla, och kan du flytta det. Elever missar ibland den mellersta, eftersom kakunin shimasu, jag ska kontrollera, låter neutralt, men det betyder att svaret ännu inte är ja. Ett äkta ja är daijōbu desu, ii desu yo, eller en tillfällig un, ii yo. En begäran om att flytta datumet kommer vanligtvis med en anledning, som ett kundbesök, och ett alternativ.
När svaret är en ombokning, argumentera inte och vik inte tyst: erbjuda ett annat datum på plats eller säg att du kommer att kolla. När svaret är ja, tacka dem, skicka in den formella begäran och, för längre pauser, påminn laget en dag eller två innan.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 大丈夫ですよ。ゆっくり休んでください。 | Daijōbu desu yo. Yukkuri yasunde kudasai. | Det är bra. Ha en god vila. |
| その日はちょっと厳しいかな。別の日にできる？ | Sono hi wa chotto kibishii ka na. Betsu no hi ni dekiru? | Den dagen kan bli tuff. Kan du göra en annan dag? |
| 予定を確認して、あとで返事しますね。 | Yotei o kakunin shite, ato de henji shimasu ne. | Jag kollar schemat och återkommer till dig. |
| 引き継ぎだけしっかりお願いね。 | Hikitsugi dake shikkari onegai ne. | Se bara till att överlämnandet är stabilt. |
| 承知しました。では、木曜日ではいかがでしょうか。 | Shōchi shimashita. Dewa, mokuyōbi de wa ikaga deshō ka. | Förstått. Vad sägs om torsdagen då? |
| ありがとうございます。それでは、当日はよろしくお願いいたします。 | Arigatō gozaimasu. Sore de wa, tōjitsu wa yoroshiku onegai itashimasu. | Tack. Jag kommer att räkna med dig den dagen då. |
Lämna vokabulär du kommer att möta på formulär och i chatten
Ledighetsformulär och HR-portaler använder ett kompakt skriftligt ordförråd som skiljer sig från vad folk säger högt. Tabellen samlar orden du kommer att läsa på en shinsei-blankett, i arbetsordningen och i teamchatt. Vilka typer som finns, hur många dagar de bär och om de betalas beror allt på ditt företag.
| Ord | Läsning | Menande |
|---|---|---|
| 有給休暇 | yūkyū kyūka | Betald ledighet, vanligtvis förkortad till yūkyū |
| 年休 | nenkyū | Årlig ledighet, ytterligare en förkortning av samma sak |
| 半休 | hankyū | Halvdagsledighet, morgon (gozen) eller eftermiddag (gogo) |
| 時間単位有休 | jikan-tan'i yūkyū | Timbetald ledighet, där företaget tillåter det |
| 代休 | daikyū | Dag i stället för att arbeta semester |
| 振替休日 | furikae kyūjitsu | Bytt ledig dag ordnas i förväg |
| 特別休暇 | tokubetsu kyūka | Särskild ledighet, till exempel bröllop eller dödsfall |
| 慶弔休暇 | keichō kyūka | Lämna för firande och kondoleanser |
| 欠勤 | kekkin | Frånvaro utan ledighet, obetald och antecknad |
| 申請 | shinsei | Ansökan eller begäran |
| 承認 | shōnin | Godkännande, vad chefen klickar på |
| 取得 | shutoku | Att ta ledigt, det formella verbet på former |
Du kommer också att se shutoku-ritsu, utnyttjandegraden, i meddelanden som uppmuntrar människor att använda sin ledighet. Företag måste se till att personalen tar ett minsta antal dagar varje år, så en chef som uppmanar dig att använda din yūkyū är normalt och inte en antydan.
Före, under och efter: en kort checklista
Begäran är bara det första steget. Att ta ledigt bra innebär att dagen går utan att någon jagar dig, och du kommer tillbaka på ett sätt som behåller goodwill.
- Kolla varslingsregeln i arbetsordningen och fråga så tidigt du kan
- Fråga chefen först, personligen eller chatt, skicka sedan in den formella begäran
- Skriv en rad om vem som täcker vad och berätta för den personen direkt
- Lägg in frånvaron i den delade kalendern och ställ in ett frånvarosvar
- För längre pauser, skicka en kort påminnelse till teamet en eller två dagar innan
- Lämna en lapp på ditt skrivbord eller i chatt med kontakten för brådskande ärenden
- Vid återkomst, säg tadaima modorimashita och tacka den som täckte
- Ta med en liten omiyage efter en resa om det är seden på ditt kontor
Tacket vid retur är steget som eleverna hoppar över. En kort o-yasumi o itadaki, arigatō gozaimashita till chefen och en fuzai-chū wa arigatō gozaimashita till kollegan som täckte stänger slingan och gör nästa förfrågan lättare.
Misstag att undvika
Det vanligaste misstaget är grammatiskt: att säga yasumimasu, jag kommer att vara ledig, som ett uttalande till en chef. Det är inte oförskämt i sig, men det hoppar över den förfrågningsram som japanska arbetsplatser förväntar sig, och det är vad folk menar när de klagar på att en utländsk kollega precis tillkännager sin semester. Slå in den i itadakitai no desu ga och samma innehåll blir en artig begäran.
Det andra misstaget är ordning: boka resan och sedan fråga. Den tredje är överförklarande och erbjuder en lång personlig historia när shiyō de skulle göra det. Den fjärde behandlar kakunin shimasu som ett ja. Vänta på godkännandet och agera sedan.
Slutligen, försvinn inte på dagen utan ett frånvaromeddelande och en kontakt. Att vara otillgänglig när ingen visste att du var ledig är vad kollegor kommer ihåg.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 金曜日、休みます。 | Kin'yōbi, yasumimasu. | Jag är ledig på fredag. (Låter som ett meddelande; undvik för en chef.) |
| 金曜日にお休みをいただけないでしょうか。 | Kin'yōbi ni o-yasumi o itadakenai deshō ka. | Kan jag ta ledigt på fredag? (Den artiga versionen.) |
| すみません、先に飛行機を取ってしまいました。 | Sumimasen, saki ni hikōki o totte shimaimashita. | Tyvärr, jag har redan bokat flyget. (Situationen att undvika.) |
| ご承認いただけましたでしょうか。 | Go-shōnin itadakemashita deshō ka. | Har den godkänts? (En mild uppföljning efter kakunin shimasu.) |
| 先日はお休みをいただき、ありがとうございました。 | Senjitsu wa o-yasumi o itadaki, arigatō gozaimashita. | Tack för att jag fick ta ledigt häromdagen. |