Základní myšlenka: rozhodnutí, které cestuje na papíře
Ringi (稟議) je postaven z rin, pokorně hlásit nadřízenému, a gi, uvažování, takže je to doslova záležitost předložená k uvážení nadřízeným. Dokument je ringisho (稟議書), sho znamená psaný dokument. A ringi se používá pro rozhodnutí, která vyžadují autoritu někoho jiného: nákup vybavení, podpis smlouvy, pronájem, cestování nad stanovenou cenu.
Systém odráží pohled na sdílená rozhodnutí. Každý, kdo bude žít s výsledkem, vidí návrh a vloží do něj své jméno, takže nikdo později nemůže říct, že mu to nebylo řečeno, a odpovědnost je rozložena podél trasy. Cena je čas. Jak velké potřeby a ringi se značně liší podle společnosti; začínající podniky mohou používat chatovou zprávu, kde starší firma používá formulář. Související příspěvek na nemawashi pokrývá mluvení, které je na prvním místě, a příspěvek o názvech pracovních pozic pokrývá pozice na trase. Dva kolegové diskutují o koupi.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| この件、稟議が必要ですか。 | Kono ken, ringi ga hitsuyō desu ka. | Je k tomu potřeba ringi? |
| 五十万円以上は稟議が要ります。 | Gojū-man-en ijō wa ringi ga irimasu. | Cokoli od 500 000 jenů výše potřebuje ringi. |
| 来週までに稟議を上げます。 | Raishū made ni ringi o agemasu. | ringi předám do příštího týdne. |
| 稟議、今どこまで行ってる？ | Ringi, ima doko made itteru? | Jak daleko se dostal ringi? |
Trasa: z kiansha do kessaisha
Navrhovatel, kiansha (起案者), doslovně osoba, která zvedne návrh, pošle ringisho nahoru o jednu pozici v době. Kdo schvaluje jako poslední, určují pravidla společnosti o schvalovací pravomoci kessai kengen (決裁権限), obvykle podle druhu a množství: malý nákup se může zastavit u vedoucího oddělení, velký může jít řediteli nebo prezidentovi. Na cestě to může jít stranou k souvisejícím oddělením pro aigi (合議), obvykle čteno tímto způsobem ve schvalovacích cestách, i když gōgi je také slyšet, aby to účetní nebo právníci mohli zkontrolovat. Každý schvalovatel jej může poslat zpět.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| この金額だと、決裁者は本部長になります。 | Kono kingaku da to, kessaisha wa honbuchō ni narimasu. | Pro tuto částku je konečným schvalovatelem vedoucí divize. |
| 経理の合議も必要です。 | Keiri no aigi mo hitsuyō desu. | Potřebuje také odhlášení z účetnictví. |
| 係長、ハンコをお願いできますか。 | Kakarichō, hanko o onegai dekimasu ka. | Mohl bych poprosit o vaše razítko? |
| Role | Čtení | Co dělají na trase |
|---|---|---|
| 起案者 | kiansha | Vypracuje návrh a shromáždí přílohy |
| 係長 | kakarichō | První kontrola: fakta, čísla a formát |
| 課長 | kachō | Posuzuje obchodní případ pro sekci |
| 部長 | buchō | Schvaluje pro oddělení; často konečné za malé částky |
| 合議先 | aigi-saki | Související oddělení, například účetní nebo právní |
| 決裁者 | kessaisha | Drží autoritu pro tuto částku a činí ji oficiální |
Čtení ringisho: záhlaví a razítka
Formáty se liší podle společnosti, ale většina ringisho nese stejná pole: datum sepsání, kianbi; navrhovatel a jeho oddělení; předmět, kenmei, který konvenčně končí žádným ken, týkající se; množství, kingaku; přílohy, tenpu shiryō, jako jsou uvozovky; a box na výsledek. Níže uvedený text uvádí účel, důvody a zvažované možnosti.
Řada razítek je ōinran (押印欄), doslova sloupec pro lisování pečetí. Na mnoha formulářích je nejstarší rámeček vlevo a kreslíř vpravo, takže razítka se vyplňují zprava doleva, ve směru tradičního vertikálního psaní. Každý schvalovatel vtiskne malou osobní pečeť se svým příjmením, mitomein, doslova potvrzující pečeť. Některá pracoviště mají ve zvyku mírně naklonit pečeť směrem k šéfově schránce, jako by se uklonila; mnoho lidí se s tím nikdy nesetkalo, tak se řiďte tím, co dělají vaši kolegové.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 件名の書き方はこれで合っていますか。 | Kenmei no kakikata wa kore de atte imasu ka. | Je to správný způsob, jak napsat předmět? |
| 見積書を二通添付しました。 | Mitsumorisho o ni-tsū tenpu shimashita. | Přikládám dva citáty. |
| ハンコ、逆さまになってるよ。 | Hanko, sakasama ni natteru yo. | (kolega) Vaše razítko je vzhůru nohama. |
Páry, které matou studenty
Kessai je klasická past. Psáno 決裁, je to schválení osobou s autoritou; druhé kanji znamená soudit, jako v soudním rozhodnutí. Píše se 決済, je to zúčtování platby, slovo na kartových terminálech a v kessai-bi, datum zúčtování. Metody zadávání často nabízejí jako první pravopis platby. Nováček, který kontroluje koncept, se jednou zeptá na otázku, kterou položí každý.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 決裁と決済、どっちの漢字でしたっけ。 | Kessai to kessai, dotchi no kanji deshitakke. | Kessai a kessai: který kanji to zase byl? |
| Období | Čtení | Význam | Nezaměňovat s |
|---|---|---|---|
| 決裁 | kessai | Konečné schválení osobou s oprávněním | 決済 kessai, zúčtování platby |
| 承認 | shōnin | Schvalovatel je v pořádku v jednom kroku trasy | 決裁 kessai, konečná, závazná |
| 稟議 | ringi | Rozesláno ke schválení | 回覧 kairan, šířeno pouze pro čtení |
| 差し戻し | sashimodoshi | Odesláno zpět k revizi a opětovnému odeslání | 却下 kyakka, zcela odmítnuto |
| 根回し | nemawashi | Neformální jednání předem | 稟議 ringi, formální záznam poté |
Ringi a nemawashi: přednáška před, papír po
Nemawashi, doslova jdoucí kolem kořenů, je neformální práce, kdy si s každým člověkem promluvíme o návrhu před jeho předložením. Ringi je to, co dělá výsledek oficiálním. A ringi bez nemawashi má tendenci se vracet s otázkami, protože schvalovatel o nápadu slyší poprvé, když přistane na stole; nemawashi bez ringi nemá žádný formální účinek. Proto jej schvalovatelé na dobře připraveném ringi čtou jen zřídka poprvé. Starší kolega dává nováčkovi radu.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 稟議を上げる前に、部長に一度相談しておいたほうがいいよ。 | Ringi o ageru mae ni, buchō ni ichido sōdan shite oita hō ga ii yo. | Než odešlete ringi, raději si to jednou promluvte s vedoucím oddělení. |
| 経理には事前に話を通してあります。 | Keiri ni wa jizen ni hanashi o tōshite arimasu. | Už jsem to prošel kolem účetnictví. |
| 根回しは済んでいます。 | Nemawashi wa sunde imasu. | Základní práce byly provedeny. |
Kromě základů: elektronika ringi a slábnoucí hanko
Mnoho společností nyní provozuje denshi ringi (電子稟議), elektronické ringi, v systému pracovního toku, wākufurō shisutemu. Cesta je nastavena v softwaru, každý schvalovatel dostane upozornění a schválení je tlačítko, někdy zobrazené s obrázkem pečeti schvalovatele. Sashimodoshi přichází s písemným komentářem a historie ukazuje, kdo kdy schválil. Když je schvalovatel pryč, může místo něj schválit zástupce, dairi shōnin.
Posun se zrychlil v roce 2020. V červnu téhož roku zveřejnily úřad vlády, ministerstvo spravedlnosti a ministerstvo hospodářství, obchodu a průmyslu otázku a odpověď, v níž se uvádí, že pokud to zákon nevyžaduje, je smlouva platná bez pečeti a práce na dálku učinila papírové cesty nepraktické. Papír a hanko přežívají v některých firmách a úřadech, tak se zeptejte, který systém používá ten váš. Tým zpracovává schválení online.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| システムで申請しておいてください。 | Shisutemu de shinsei shite oite kudasai. | Odešlete jej prosím prostřednictvím systému. |
| 承認ボタンを押しておきました。 | Shōnin botan o oshite okimashita. | Stiskl jsem schválit. |
| 部長が出張中なので、代理承認になります。 | Buchō ga shutchō-chū na node, dairi shōnin ni narimasu. | Vedoucí oddělení je pracovně pryč, takže to schválí zástupce. |
| 差し戻しのコメントを確認してください。 | Sashimodoshi no komento o kakunin shite kudasai. | Zkontrolujte prosím komentáře k vrácené žádosti. |
Slovesa cesty: ageru, mawasu, tōru, oriru
Office talk popisuje ringi svým pohybem. Vy ringi o ageru, zvedněte to nahoru a ringi o mawasu, pošlete to kolem. Buď ringi ga tōru, projde, nebo je sashimodosareru poslán zpět. Konečné schválení kessai ga oriru přichází dolů, protože sestupuje shora. Dodavatelům, lidé říkají shanai de ringi-chū desu, prochází interním schválením, což je zdvořilý způsob, jak říci, že ještě ne. U nadřízených se v keigo objevují stejná slovesa.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 稟議を回しておきました。 | Ringi o mawashite okimashita. | Poslal jsem ringi kolo. |
| 課長のハンコをもらいに行ってきます。 | Kachō no hanko o morai ni itte kimasu. | Jdu si pro razítko vedoucího oddílu. |
| やっと決裁が下りました。 | Yatto kessai ga orimashita. | Schválení konečně prošlo. |
| 稟議が通ったので、発注を進めます。 | Ringi ga tōtta node, hatchū o susumemasu. | ringi prošlo, takže pokračuji v objednávce. |
| 金額の根拠が弱いと差し戻されました。 | Kingaku no konkyo ga yowai to sashimodosaremashita. | Byl zaslán zpět, protože základ pro částku byl slabý. |
| 現在、社内で稟議中です。 | Genzai, shanai de ringi-chū desu. | (Dodavateli) Momentálně prochází interním schvalováním. |
| ご確認のうえ、ご承認をお願いいたします。 | Go-kakunin no ue, go-shōnin o onegai itashimasu. | (E-mail schvalovateli) Zkontrolujte a schvalte. |
Běžné chyby, kterých se nováčci dopouštějí s ringi
Zápis 決済 do schvalovacího dokumentu. Příčinou je vstupní metoda, která často nabízí platební slovo jako první pro kessai. Zaškrtněte každou kessai v ringi a použijte 決裁.
Pomocí ringi přesvědčit. Nováčci z kultur, kde se na schůzce projednávají návrhy, zabalí případ do dokumentu a očekávají, že získá schvalovatele. Přesvědčování patří do nemawashi; ringisho zaznamená, co bylo dohodnuto.
Přeskočení úrovně pro úsporu času. Vzít to přímo na buchō se zdá efektivní, ale pořadí trasy je součástí respektu prokazovaného každému pořadí a přeskočení kakarichō ho může poslat zpět. Sledujte trasu, i když je pomalá.
Pokládat rané razítko za rozhodnutí. Každá shōnin se cítí jako pokrok, a je tomu tak, ale pouze kessai zavazuje společnost. Včasné zadání objednávky vás může nechat osobně vysvětlit nákup, který nebyl nikdy schválen.