Řetězec dokumentů od nabídky k platbě
Typická dohoda mezi dvěma japonskými společnostmi vypadá takto. Kupující požádá o cenovou nabídku a prodávající zašle mitsumorisho. Kupující odesláním hatchūsho přijímá objednávku; na straně prodejce je přijetí této objednávky juchū a může potvrdit chūmon ukesho nebo juchū kakuninsho. Prodávající dodává s nōhinsho, dodacím listem a často kenshūsho nebo juryōsho, aby kupující podepsal jako přijetí. Prodávající poté vystaví seikyūsho, fakturu, kupující zaplatí furikomi, bankovním převodem a prodávající může vystavit ryōshūsho, účtenku.
Keiyakusho, smlouva, sedí nad tímto řetězcem pro pokračující nebo velké vztahy a kihon keiyakusho, základní dohoda, často pokrývá mnoho malých objednávek, takže každá potřebuje pouze cenovou nabídku a objednávku. Malé nákupy přeskakují několik kroků, ale přesto se naučte pořadí, protože každý dokument odkazuje na ten před ním podle čísla.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| お見積もりをお願いできますでしょうか。 | O-mitsumori o onegai dekimasu deshō ka. | Můžete nám dát cenovou nabídku? |
| 見積書の内容で発注いたします。 | Mitsumorisho no naiyō de hatchū itashimasu. | Objednávku provedeme dle nabídky. |
| ご注文を承りました。 | Go-chūmon o uketamawarimashita. | Vaši objednávku jsme obdrželi. |
| 納品書を添えてお送りします。 | Nōhinsho o soete o-okuri shimasu. | Odešleme s dodacím listem. |
| 請求書は月末に発行いたします。 | Seikyūsho wa getsumatsu ni hakkō itashimasu. | Fakturu vystavíme na konci měsíce. |
Čtení mitsumorisho a hatchūsho
Nabídka má hlavičku se jménem kupujícího a onchū, firemním ekvivalentem sama, jménem a pečetí prodávajícího, číslem, mitsumori bangō a datem. V těle jsou uvedeny položky, hinmei, s množstvím, sūryō, jednotka, tan'i, jednotková cena, tanka a množství, kingaku. Níže je uveden mezisoučet, shōkei, spotřební daň, shōhizei a celkový, gōkei. Nejvíce záleží na třech polích u dna: nōki, dodací lhůta; shiharai jōken, platební podmínky; a yūkō kigen, jak dlouho je cena platná. Linka bikō obsahuje poznámky.
Hatchūsho zrcadlí nabídku a přidá dodací adresu, nōhin-saki, požadované datum dodání, nōhin kibōbi a číslo objednávky kupujícího, které prodejce uvede na faktuře. Když obdržíte nabídku, zkontrolujte jednotkové ceny, zkontrolujte, zda je zahrnuta daň, a přečtěte si dobu platnosti: nabídka, která vyprší před dokončením vašeho interního schválení, znamená druhé kolo.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| この金額は税込みですか、税抜きですか。 | Kono kingaku wa zeikomi desu ka, zeinuki desu ka. | Je tato částka s daní nebo bez daně? |
| 見積もりの有効期限を延ばしていただけますか。 | Mitsumori no yūkō kigen o nobashite itadakemasu ka. | Můžete prodloužit platnost nabídky? |
| 納期はいつ頃になりますでしょうか。 | Nōki wa itsu goro ni narimasu deshō ka. | Kdy zhruba bude doručení? |
| 数量を変更した場合、単価は変わりますか。 | Sūryō o henkō shita baai, tanka wa kawarimasu ka. | Pokud změníme množství, změní se jednotková cena? |
Čtení seikyūsho a platebních podmínek
Faktura opakuje položky a součty a přidává pole, která rozhodují o tom, kdy a jak se peníze pohybují. Hakkōbi je datum vydání. Shiharai kigen je termín porodu. Furikomisaki je bankovní účet: banka, pobočka, typ účtu, futsū nebo tōza, číslo a název účtu, kōza meigi. Furikomi tesūryō, poplatek za převod, obvykle nese plátce a může to být uvedeno na faktuře. Od zavedení systému kvalifikovaných faktur mají faktury od registrovaných podnikatelů také registrační číslo začínající T; zeptejte se účetnictví, jak to ovlivňuje vaši společnost.
Platební podmínky jsou psány jako vzorec ze dvou polovin. První polovina je shime, cut-off, který uzavírá várku faktur; druhý je barai, když je tato dávka zaplacena. Getsumatsu shime yokugetsu matsu barai: uzavřeno na konci měsíce, zaplaceno na konci příštího měsíce. Nijū-nichi shime yokugetsu jū-nichi barai: uzavřeno dvacátého, vyplaceno desátého příštího měsíce. Yokuyokugetsu znamená následující měsíc. Sōkin je prosté slovo pro posílání peněz; nyūkin přicházejí peníze, takže nyūkin kakunin kontroluje, zda přišly.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| お支払い条件は月末締め翌月末払いです。 | O-shiharai jōken wa getsumatsu shime yokugetsu matsu barai desu. | Platební podmínky jsou na konci měsíce, platí se na konci následujícího měsíce. |
| 振込手数料はご負担いただけますでしょうか。 | Furikomi tesūryō wa go-futan itadakemasu deshō ka. | Mohl byste uhradit poplatek za převod? |
| 入金を確認いたしました。ありがとうございます。 | Nyūkin o kakunin itashimashita. Arigatō gozaimasu. | Potvrdili jsme přijetí platby. Děkuju. |
| 支払期限を過ぎておりますが、ご入金の予定を教えていただけますか。 | Shiharai kigen o sugite orimasu ga, go-nyūkin no yotei o oshiete itadakemasu ka. | Datum splatnosti uplynulo; můžete nám říci, kdy je plánována platba? |
| 請求書の宛名を部署名まで入れていただけますか。 | Seikyūsho no atena o bushomei made irete itadakemasu ka. | Můžete na faktuře uvést název oddělení? |
Nōhinsho, ryōshūsho a keiyakusho
A nōhinsho cestuje se zbožím a uvádí, co bylo doručeno; kupující jej porovná s objednávkou, kenshū, a ponechá si jej. Juryōsho nebo podepsaná kopie se vrátí prodejci jako důkaz. Když je dodávka krátká nebo poškozená, při volání uvedete číslo nōhinsho.
Ryōshūsho potvrzuje přijatou platbu. U bankovních převodů mnoho společností zachází se záznamem o převodu jako s účtenkou a nevydávají ji, pokud o to nepožádají. Keiyakusho vymezuje celý vztah: strany, kō a otsu, rozsah, cenu, termín, kikan, obnovení, kōshin, ukončení, kaijo a důvěrnost, himitsu hoji. Smlouvy se často připravují ve dvou kopiích, po jedné pro každou stranu a každá společnost razí obě. Odkazujte na články podle čísla, jō: dai-san-jō, článek tři.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 納品書の数量と実際の数が合いません。 | Nōhinsho no sūryō to jissai no kazu ga aimasen. | Množství na dodacím listu neodpovídá doručenému. |
| 受領書に署名してご返送ください。 | Juryōsho ni shomei shite go-hensō kudasai. | Podepište prosím potvrzení a odešlete jej zpět. |
| 領収書は必要でしょうか。 | Ryōshūsho wa hitsuyō deshō ka. | Potřebujete účtenku? |
| 契約書の第三条について確認させてください。 | Keiyakusho no dai-san-jō ni tsuite kakunin sasete kudasai. | Dovolte mi potvrdit článek tři smlouvy. |
| 契約期間は一年で、自動更新でよろしいですか。 | Keiyaku kikan wa ichinen de, jidō kōshin de yoroshii desu ka. | Termín je jeden rok s automatickým obnovením, je to tak? |
Inkan, kakuin a denshi keiyaku
Tradiční smlouvy jsou spíše orazítkovány než podepsány. Registrovaná pečeť společnosti, jitsuin, je umístěna na bloku podpisu; přes hranici každé dvojice stránek je stlačen keiin, takže stránky nelze zaměnit; a teisei-in označuje jakoukoli ručně psanou opravu. Běžné interní papíry používají čtvercový kakuin nebo osobní mitome-in a sloveso pro razítkování je ōin nebo nattsuin. Kdo pečeť drží a kdo ji smí používat, je přísným vnitřním pravidlem.
Elektronické smlouvy, denshi keiyaku, podepsané prostřednictvím webové služby jsou nyní rozšířené. Slovní zásoba se posouvá k denshi shomei, elektronickému podpisu; denshi shoshiki, elektronická forma dokumentu; a shōnin, schválení, v pracovním postupu. Některé protistrany stále žádají papír, takže v žádosti může být nutné uvést, jakou formu můžete přijmout. Zda daná smlouva potřebuje pečeť, podpis nebo elektronický podpis, závisí na společnosti, dokumentu a protistraně, zeptejte se proto svého právního týmu nebo týmu pro obecné záležitosti, sōmu.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 契約書に押印をお願いいたします。 | Keiyakusho ni ōin o onegai itashimasu. | Prosím o razítko smlouvy. |
| 割印は各ページの綴じ目にお願いします。 | Wariin wa kaku-pēji no tojime ni onegai shimasu. | Na každou stránku nalepte pečeť mezi stránkami. |
| 電子契約でも対応可能でしょうか。 | Denshi keiyaku demo taiō kanō deshō ka. | Byla by přijatelná elektronická smlouva? |
| 原本を二部作成し、一部をご返送ください。 | Genpon o nibu sakusei shi, ichibu o go-hensō kudasai. | Připravte si prosím dva originály a jeden vraťte. |
Zdvořile si vyžádejte každý dokument
Vzor požadavku je pro každý dokument stejný. Pojmenujte to pomocí o nebo jděte, řekněte, co se týká, uveďte termín a formát a zavřete s poděkováním za potíže. Základní sloveso je go-sōfu itadakemasu deshō ka, could you send, nebo o-okuri itadakemasu deshō ka; za vydání nového dokumentu, go-hakkō itadakemasu deshō ka. Pokud je termín krátký, přidejte důvod: shanai shori no tsugō de, pro interní zpracování.
V telefonu přidejte svou společnost a jméno a zopakujte číslo dokumentu. Když posíláte dokument, použijte o-okuri itashimasu a požádejte je, aby to zkontrolovali u go-kakunin kudasai. Honit se za pozdním dokumentem je zdvořilé, ale přímé: sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, a pak otázka.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、今月分の請求書を来週金曜日までにご送付いただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, kongetsu-bun no seikyūsho o raishū kin'yōbi made ni go-sōfu itadakemasu deshō ka. | Promiňte, že vás obtěžuji, mohli byste poslat fakturu za tento měsíc do příštího pátku? |
| PDFでお送りいただければ助かります。 | PDF de o-okuri itadakereba tasukarimasu. | Pomohlo by, kdybys to poslal jako PDF. |
| 見積書を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Mitsumorisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | Přikládám citaci; prosím zkontrolujte to. |
| 昨日お願いした請求書の件ですが、ご送付の予定はいつ頃でしょうか。 | Sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, go-sōfu no yotei wa itsu goro deshō ka. | Ohledně faktury, kterou jsem požadoval včera, kdy zhruba bude odeslána? |
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | O-tesū o o-kake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | Omlouváme se za potíže a děkuji. |
Dokumentovat slovní zásobu
Tabulka shromažďuje názvy dokumentů a pole, která na nich budete číst.
| Slovo | Čtení | Význam |
|---|---|---|
| 見積書 | mitsumorisho | citát |
| 発注書 | hatchūsho | nákupní objednávka |
| 受注 | juchū | přijetí objednávky (strana prodávajícího) |
| 納品書 | nōhinsho | dodací list |
| 請求書 | seikyūsho | faktura |
| 領収書 | ryōshūsho | příjem |
| 契約書 | keiyakusho | smlouva |
| 支払条件 | shiharai jōken | platební podmínky |
| 締め | shime | přerušení pro zúčtovací období |
| 翌月末払い | yokugetsu matsu barai | vyplacena na konci následujícího měsíce |
| 振込先 | furikomisaki | bankovní účet pro převod |
| 有効期限 | yūkō kigen | doba platnosti |
| 押印 | ōin | připevnění pečeti |
| 電子契約 | denshi keiyaku | elektronická smlouva |
Chyby, které zdržují platbu
Většina zpoždění pochází z pole, ne ze sporu. Faktura adresovaná na nesprávný název společnosti nebo chybí oddělení; číslo nákupní objednávky, které se neshoduje; chybějící nebo zdvojnásobený daňový řádek; bankovní údaje s názvem účtu ve špatném skriptu; datum splatnosti, které ignoruje klientovo shime, takže faktura přijde o den později a čeká se měsíc. Na smlouvách jsou klasickými chybami chybějící keiin, razítko ze špatné pečeti a název protistrany, který se od svého registrovaného názvu liší o jeden znak.
Před odesláním jakéhokoli dokumentu zkontrolujte jméno příjemce, číslo, na které se vztahuje, a podmínky oproti předchozímu dokumentu v řetězci. Pokud klient řekne, že dokument je nesprávný, krátce se omluvte, zeptejte se přesně na které pole a ve stejný den jej znovu vystavte se sai-hakkō v předmětu. Firemní praxe se zde liší téměř ve všem, od pečetí po platební měsíce, takže se naučte jazyk a pak se zeptejte kolegy, jak to vaše společnost dělá.
- Zkontrolujte jméno, onchū nebo sama a oddělení na každém dokumentu
- Uveďte číslo předchozího dokumentu na následujícím
- Před odesláním potvrďte zeikomi nebo zeinuki a daňový řádek
- Přečtěte si shime klienta a pošlete mu fakturu
- Zeptejte se, než razítkujete; pečeti mají pravidla o tom, kdo je smí používat