為什麼打電話比面對面交談更難
在電話中，您會丟失通常進行對話的所有內容。沒有臉孔可供閱讀，沒有手勢，沒有可以指向的選單或文檔，也沒有機會更慢地再次說出一個字。除此之外，日語還增加了兩個困難。辦公室通話中使用的是初級課程幾乎不涉及的謙卑和敬語動詞，第一次交流遵循每個日本同事都熟記在心的固定模式。
好消息是，這正是讓手機日文變得容易學習的原因。餐廳裡的談話可以去任何地方，但商務電話可能有八種可能的動作，每種都有一條標準的線路。一旦打開、等待和訊息自動完成，您的注意力就可以集中到不可預測的部分，這就是此人打電話的實際原因。
- 在接聽電話之前，而不是接電話之後，在電話旁放一支筆和紙。
- 首先寫下呼叫者的公司，其次是他們的姓名，然後是請求。
- 以正常速度說固定線路；讓他們放慢速度聽起來不太有自信，而不是更有禮貌。
- 提前決定當你不明白時要說什麼，這樣就不會出現沉默。
莫西莫西規則
Moshi moshi 很友好，有點不拘禮節。當朋友打電話給你時，當你打電話給朋友時，以及任何你需要檢查對方是否還在的時候，這都是正確的。這不是你接聽公司電話的方式，因為它屬於臨時登記，第一次打電話的人可能是客戶。請用 hai 加 de gozaimasu 形式的公司名稱來回答，或感謝他們先打電話。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| もしもし、田中です。 | Moshi moshi, Tanaka desu. | 你好，我是田中。 （個人電話） |
| もしもし、聞こえますか？ | Moshi moshi, kikoemasu ka? | 你好，你聽得到我說話嗎？ |
| はい、ユニ商事でございます。 | Hai, Yuni Shōji de gozaimasu. | 大家好，這裡是Uni Trading。 （商務電話） |
接聽工作電話並提供您的姓名
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。ユニ商事でございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. Yuni Shōji de gozaimasu. | 感謝您打電話。這是統一貿易。 |
| はい、ユニ商事の田中でございます。 | Hai, Yuni Shōji no Tanaka de gozaimasu. | 大家好，我是 Uni Trading 的田中。 |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | 一如既往地感謝您的惠顧。 |
| 恐れ入りますが、お名前を伺えますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, onamae o ukagaemasu deshō ka. | 請問誰打來的電話？ |
Osewa ni natte orimasu 幾乎沒有什麼可以翻譯的意思。這是商務電話中的握手，雙方在任何內容之前都要說這句話。期望呼叫者以相同的順序用自己的公司和姓名回答您的問候：首先是公司，然後是個人。立即將兩者寫下來，因為當您傳遞訊息時，您將再次需要它們。
打電話並詢問某人
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| お世話になっております。さくら物産の田中と申します。 | Osewa ni natte orimasu. Sakura Bussan no Tanaka to mōshimasu. | 大家好，我是櫻花物產的田中。 |
| 営業部の佐藤様はいらっしゃいますでしょうか。 | Eigyō-bu no Satō-sama wa irasshaimasu deshō ka. | 銷售部的佐藤先生有空嗎？ |
| 佐藤様をお願いできますでしょうか。 | Satō-sama o onegai dekimasu deshō ka. | 我可以和佐藤先生通話嗎？ |
| 今、お時間よろしいでしょうか。 | Ima, ojikan yoroshii deshō ka. | 現在方便嗎？ |
| 夜分に失礼いたします。 | Yabun ni shitsurei itashimasu. | 很抱歉這麼晚才打電話來。 |
使用 sama 表示客戶或公司外部的任何人，使用 san 表示與您已經密切合作的聯絡人。 Irasshaimasu deshō ka 是 iru 的敬語，因此詢問此人是否以尊重的方式出現； onegai dekimasu deshō ka 只是要求連接。兩者都很安全。接聽電話後加上「ima, ojikan yoroshii deshō ka」是日本打電話者很少跳過的一個小禮貌。
保留呼叫者並轉接
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 少々お待ちください。 | Shōshō omachi kudasai. | 請稍等一下。 |
| 少々お待ちいただけますでしょうか。 | Shōshō omachi itadakemasu deshō ka. | 請您稍等一下好嗎？ |
| 営業部におつなぎいたします。 | Eigyō-bu ni otsunagi itashimasu. | 我會把你轉到銷售部。 |
| お待たせいたしました。 | Omatase itashimashita. | 謝謝您的等待。 |
Shoshō omachi kudasai 是本文中最有用的一行。它很短，這是意料之中的，它讓你花五到十秒鐘的時間來查找名字、檢查日記或只是呼吸。較柔和的 shōshō omachi itadakemasu deshō ka 是詢問而不是指示並迎合顧客。當您重新上線時，請務必在說其他內容之前先與 omatase itashimashita 交談。
說某人外出或正在開會
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| あいにく佐藤は席を外しております。 | Ainiku Satō wa seki o hazushite orimasu. | 恐怕佐藤不在他的辦公桌旁。 |
| ただいま会議中でございます。 | Tadaima kaigi-chū de gozaimasu. | 他現在正在開會。 |
| 本日は休みを取っております。 | Honjitsu wa yasumi o totte orimasu. | 他今天下班了。 |
| 外出しておりまして、三時ごろ戻る予定です。 | Gaishutsu shite orimashite, san-ji goro modoru yotei desu. | 他不在辦公室，預計三點左右回來。 |
請注意，該同事失去了他的 san。對於外部呼叫者來說，整個公司都是一側，因此 Satō 是孤立的，動詞也變得謙虛：orimasu 而不是 imasu，gozaimasu 而不是 desu。 Ainiku 恐怕就像用英語一樣軟化壞消息。總是在壞消息之後提出報價，因為讓打電話的人接下來無事可做聽起來毫無幫助。
留言和留言
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 折り返しお電話いたしましょうか。 | Orikaeshi odenwa itashimashō ka. | 要我讓他回電給你嗎？ |
| ご伝言を承りましょうか。 | Godengon o uketamawarimashō ka. | 我可以留言嗎？ |
| 承知いたしました。申し伝えます。 | Shōchi itashimashita. Mōshitsutaemasu. | 當然。我會把它傳遞下去。 |
| 伝言をお願いできますでしょうか。 | Dengon o onegai dekimasu deshō ka. | 我可以留言嗎？ |
| お電話があったとお伝えいただけますか。 | Odenwa ga atta to otsutae itadakemasu ka. | 你能告訴他我打過電話嗎？ |
Uketamawaru 是表示接收的動詞，所以 godengon o uketamawarimashō ka 字面上表示代表聽眾接受訊息。 Mōshitsutaemasu 是傳遞訊息的一種卑微形式，也是來電者在掛斷電話之前希望聽到的內容。如果您是留下訊息的人，請記住三個事實：您是誰、您想要什麼以及何時可以聯繫到您。
拼字名字和讀取數字時出現錯誤
日本同事不會逐個字母拼出漢字。他們用包含該字符的常用詞來解釋每個字符，這就是為什麼您會在田中聽到“tanbo no ta”作為田中字符。對於外國名字，片假名加上英文字母讀成日文發音是正常的。數字有其自身的危險：ichi 和 shichi 在一條糟糕的線上聽起來很相似，所以說 nana 代表七，yon 代表四，單獨讀取數字，然後用助詞 no 將區塊連接起來。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 田中の田は、田んぼの田でございます。 | Tanaka no ta wa, tanbo no ta de gozaimasu. | 田中的ta是Tanbo（稻田）的ta。 |
| スミスです。エス、エム、アイ、ティー、エイチです。 | Sumisu desu. Esu, emu, ai, tī, eichi desu. | 是史密斯。 S、M、I、T、H。 |
| 番号は03の1234の5678です。 | Bangō wa zero-san no ichi-ni-san-yon no go-roku-nana-hachi desu. | 號碼是 03-1234-5678。 |
| 七時、夜の七時でございます。 | Shichi-ji, yoru no shichi-ji de gozaimasu. | 七點，晚上七點。 |
| 四日ではなく、八日でございます。 | Yokka dewa naku, yōka de gozaimasu. | 不是第四個，是第八個。 |
要求呼叫者重複
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、お電話が少し遠いようです。 | Osoreirimasu ga, odenwa ga sukoshi tōi yō desu. | 抱歉，這條線看起來有點模糊。 |
| もう一度おっしゃっていただけますか。 | Mō ichido osshatte itadakemasu ka. | 請您再說一次好嗎？ |
| もう少しゆっくりお願いできますでしょうか。 | Mō sukoshi yukkuri onegai dekimasu deshō ka. | 你能說得慢一點嗎？ |
| 電波が悪いようですので、こちらからかけ直します。 | Denpa ga warui yō desu node, kochira kara kakenaoshimasu. | 訊號似乎很差，所以我會回電給你。 |
Odenwa ga tōi，意思是電話很遠，是日文的禮貌說法，表示線路不好。它將責任歸咎於聯繫而不是對方的講話或你自己的傾聽，這就是為什麼它聽起來從來不粗魯。早點說吧。費力地進行兩分鐘的猜測，然後承認自己錯過了一切，這比一開始就說一個修復短語花費的時間要多得多。
乾淨俐落地結束通話
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| それでは、よろしくお願いいたします。 | Sore dewa, yoroshiku onegai itashimasu. | 好的，預先感謝您的幫忙。 |
| お忙しいところ、ありがとうございました。 | Oisogashii tokoro, arigatō gozaimashita. | 感謝您抽出時間。 |
| ご連絡お待ちしております。 | Gorenraku omachi shite orimasu. | 我期待您的來信。 |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | 再見。 |
Sayōnara 不用於結束商務通話。最後一對是yoroshiku onegai itashimasu，然後是shisurei itashimasu，呼叫者通常在接聽電話的人之後立即放回聽筒。如果您發起通話，請讓對方說完，然後結束通話。聽完最後一則訊息後就直接下線是最常見的外國錯誤。
從開始到結束的完整通話
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| はい、ユニ商事でございます。 | Hai, Yuni Shōji de gozaimasu. | 接待員：您好，Uni Trading。 |
| お世話になっております。さくら物産の田中と申します。 | Osewa ni natte orimasu. Sakura Bussan no Tanaka to mōshimasu. | 來電者：您好，我是櫻花物產的田中。 |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | 接待員： 感謝您一直以來的惠顧。 |
| 営業部の佐藤様はいらっしゃいますでしょうか。 | Eigyō-bu no Satō-sama wa irasshaimasu deshō ka. | 來電者： 銷售部的佐藤先生有空嗎？ |
| 少々お待ちください。 | Shōshō omachi kudasai. | 接待員： 請稍等。 |
| お待たせいたしました。あいにく佐藤は会議中でございます。 | Omatase itashimashita. Ainiku Satō wa kaigi-chū de gozaimasu. | 接待員： 謝謝您的等待。恐怕佐藤正在開會。 |
| では、折り返しお電話をいただけますでしょうか。 | Dewa, orikaeshi odenwa o itadakemasu deshō ka. | 打電話的人：那麼，他能回電給我嗎？ |
| 承知いたしました。お電話番号を伺えますでしょうか。 | Shōchi itashimashita. Odenwa bangō o ukagaemasu deshō ka. | 接待員： 當然可以。我可以拿你的電話號碼嗎？ |
| 03の1234の5678です。 | Zero-san no ichi-ni-san-yon no go-roku-nana-hachi desu. | 呼叫者： 03-1234-5678。 |
| 復唱いたします。03の1234の5678、さくら物産の田中様ですね。 | Fukushō itashimasu. Zero-san no ichi-ni-san-yon no go-roku-nana-hachi, Sakura Bussan no Tanaka-sama desu ne. | 接待員：讓我重複一次。 03-1234-5678，櫻花物產田中先生。 |
| はい、よろしくお願いいたします。失礼いたします。 | Hai, yoroshiku onegai itashimasu. Shitsurei itashimasu. | 來電者： 是的，非常感謝。再見。 |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | 接待員：再見。 |
作為接待員和呼叫者大聲朗讀此電話兩次。第二次，涵蓋英語，僅從日語開始工作。幾乎你接到的每一個真實的電話都會是這十二行的變體，有不同的名字，不同的原因，中間還有一個意想不到的句子。其他的一切你都可以說。