適用：shuccho shinsei
在新政之前出差不會發生任何事。該表格要求在一行中填寫目的地、日期、目的、您將訪問的人員或公司以及費用估算。它會發送給您的經理，有時也會發送給第二個審批者。在許多公司中，它是費用系統中的一個螢幕；在某些情況下，它仍然是帶有印章的紙本形式。詢問同事是哪一個並複製一份最近的。
首先是口頭版本：告訴你的經理為什麼需要這次旅行並在你填寫任何內容之前獲得點頭。說“shucchō Shitai no desu ga”或“shucchō no kyoka o itadakitai no desu ga”，並添加日期和目的。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 来月、大阪支社に出張したいのですが、よろしいでしょうか。 | Raigetsu, Ōsaka shisha ni shucchō shitai no desu ga, yoroshii deshō ka. | 我想下個月去大阪分店出差；這樣可以嗎？ |
| 目的は、新システムの導入打ち合わせです。 | Mokuteki wa, shin shisutemu no dōnyū uchiawase desu. | 目的是召開一個關於介紹新系統的會議。 |
| 日程は十日から十二日の二泊三日を予定しています。 | Nittei wa tōka kara jūninichi no nihaku mikka o yotei shite imasu. | 我計畫的是10號到12號，三天兩夜。 |
| 出張申請を出しましたので、ご承認をお願いいたします。 | Shucchō shinsei o dashimashita node, go-shōnin o onegai itashimasu. | 我已經提交了旅行申請，請您批准我將不勝感激。 |
| 概算の費用は交通費と宿泊費で五万円ほどです。 | Gaisan no hiyō wa kōtsūhi to shukuhakuhi de goman-en hodo desu. | 交通費和住宿費大概是五萬日元左右。 |
透過管理員預訂交通和飯店
一旦 shinsei 獲得批准，預訂通常會透過 somu、總務或簽約的旅遊諮詢台進行。有些公司允許您在限額內自行預訂並在事後索賠，有些公司會發行公司卡。您將被詢問路線、您想要的出發時間、座位偏好以及酒店的區域。預留座位（shiteiseki）是新幹線的標準配備；專線車和航班往往受到等級的限制。
了解您將收到的車票的字樣：jōshaken 是基本票價車票，tokkyūken 是特急附加車票，eki-uketori 是在車站機器上用代碼收集的車票。預訂後的變更會透過同一個櫃檯返回，因此請儘早詢問，而不是當天變更。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 十日の朝の新幹線と、二泊分のホテルをお願いできますか。 | Tōka no asa no shinkansen to, nihaku-bun no hoteru o onegai dekimasu ka. | 可以訂10號早上的新幹線和兩晚飯店嗎？ |
| 席は窓側の指定席でお願いします。 | Seki wa madogawa no shiteiseki de onegai shimasu. | 請預留靠窗的座位。 |
| ホテルは支社の近くであればどこでも構いません。 | Hoteru wa shisha no chikaku de areba doko demo kamaimasen. | 只要離分店近的飯店都可以。 |
| 帰りの時間を一本遅らせることはできますか。 | Kaeri no jikan o ippon okuraseru koto wa dekimasu ka. | 回程可以延後一趟車嗎？ |
| チケットは駅で受け取る形ですか。 | Chiketto wa eki de uketoru katachi desu ka. | 我可以在車站取票嗎？ |
費用規則概述
每家公司都有 ryohi kitei（差旅費規定），規定了報銷內容和報銷方式。通常的作品是“kōtsuhi”（運輸）； shukuhakuhi，住宿，通常每晚都有上限； nittō，小額開支的每日津貼； settai，招待客戶，通常需要單獨批准。單獨吃的餐點通常由 nittō 支付，而不是索取，但情況有所不同。
唯一不變的規則是收據。在每家飯店、計程車和商店索取 ryōshūsho（正式收據），如果您的公司有要求，也可以以公司名義索取。通常只有在沒有實際替代方案的情況下才允許乘坐出租車，並且需要一張解釋原因的註釋。請在規則規定的期限內提交結算、費用結算，否則索賠可能會被拒絕。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 領収書を会社名でお願いします。 | Ryōshūsho o kaisha-mei de onegai shimasu. | 請開立公司名稱的收據。 |
| 宛名は株式会社山田商事でお願いします。 | Atena wa kabushiki-gaisha Yamada Shōji de onegai shimasu. | 請聯絡山田商事株式會社。 |
| タクシーは終電後だったので利用しました。 | Takushī wa shūden-go datta node riyō shimashita. | 我搭乘計程車，因為那是在末班車之後。 |
| 出張の精算は帰社後一週間以内でよろしいですか。 | Shucchō no seisan wa kisha-go isshūkan inai de yoroshii desu ka. | 是在退罰後一週內進行費用結算嗎？ |
| この費用は日当に含まれますか。 | Kono hiyō wa nittō ni fukumaremasu ka. | 這筆費用包含在每日津貼中嗎？ |
到達目的地辦公室
到達分行或客戶辦公室遵循一個小腳本。在接待處，您需要提供您的公司、您的姓名以及您要拜訪的人。當您的主人出現時，第一行是“o-sewa ni natte orimasu”，感謝您一直以來的支持，或者，在您自己公司的分支機構，“o-tsukaresama desu”。然後是“tōi tokoro”台詞：主持人會說“tōi tokoro o arigatō gozaimasu”，謝謝您遠道而來，然後您用簡短的“kochira koso”回答。
土產，如果帶的話，此時一句話就遞了過來，tsumaranai mono desu ga或者打火機minasan de dōzo，請分享一下，主人就將其放在一邊，沒有打開。前往會議室的路上，人們會閒聊旅程或天氣；保持兩到三次交換。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 東京本社の田中と申します。佐藤部長にお約束をいただいております。 | Tōkyō honsha no Tanaka to mōshimasu. Satō buchō ni o-yakusoku o itadaite orimasu. | 我是東京總公司的田中。我和佐藤先生有個約會。 |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | 感謝您一直以來的支持。 |
| 遠いところをありがとうございます。 | Tōi tokoro o arigatō gozaimasu. | 謝謝你遠道而來。 （主持人。） |
| こちらこそ、お時間をいただきありがとうございます。 | Kochira koso, o-jikan o itadaki arigatō gozaimasu. | 感謝您抽出時間。 |
| 東京の菓子です。皆さんでどうぞ。 | Tōkyō no kashi desu. Minasan de dōzo. | 這是來自東京的甜點。請分享它們。 |
| 新幹線は混んでいましたが、予定通り着きました。 | Shinkansen wa konde imashita ga, yotei-dōri tsukimashita. | 新幹線很擁擠，但我還是準時到達了。 |
表單和聊天中的旅行詞彙
以下文字出現在新生、費用系統以及管理員傳送給您的訊息中。學習讀數，以便您可以在辦公桌上大聲說出它們，而不僅僅是在螢幕上識別它們。
| 單字 | 閱讀 | 意義 |
|---|---|---|
| 出張申請 | shucchō shinsei | 出差申請 |
| 出張命令 | shucchō meirei | 行程單，部分公司正式審批 |
| 旅費規程 | ryohi kitei | 差旅費規定 |
| 交通費 | kōtsūhi | 運輸費用 |
| 宿泊費 | shukuhakuhi | 住宿費用 |
| 日当 | nittō | 每日津貼 |
| 精算 | seisan | 費用結算 |
| 仮払い | karibarai | 出發前預支現金 |
| 領収書 | ryōshūsho | 正式收據 |
| 出張報告 | shucchō hōkoku | 行程報告 |
| 直行直帰 | chokkō chokki | 直接從家出發並直接返回家 |
| 帰社 | kisha | 回到辦公室 |
Chokkō chokki 值得了解：這意味著您從家中直接前往目的地，然後回家而不經過辦公室，通常需要在 shinsei 或聊天中註明，以便團隊知道您在哪裡。
行程報告及回程
Shucchō hōkoku 結束了這趟旅程。它簡短而真實：日期、目的地、遇到的人、目的、結果、下一步行動和成本，按順序排列。大多數公司都有表格或範本；有些人接受給經理的電子郵件。預計會在一兩天內完成，您的經理通常會在您回來的第一天早上要求您在閱讀之前獲得口頭摘要。以結果為主導，然後是下一步，然後是任何出錯的地方。
退貨本身有自己的線路。當您走進去時，請說“tadaima modorimashita”，感謝為您遮風擋雨的人，並將手信放在共享空間中，並對團隊說幾句話。然後提交 Seisan 和收據。前幾次使用下面的清單。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| ただいま戻りました。出張中はありがとうございました。 | Tadaima modorimashita. Shucchō-chū wa arigatō gozaimashita. | 我回來了。謝謝你在我離開期間的報道。 |
| 大阪の土産です。休憩室に置いておきますね。 | Ōsaka no miyage desu. Kyūkeishitsu ni oite okimasu ne. | 來自大阪的伴手禮。我會把它們留在休息室。 |
| 結論から申しますと、導入時期は来春で合意しました。 | Ketsuron kara mōshimasu to, dōnyū jiki wa raishun de gōi shimashita. | 首先得出結論，我們同意在明年春天推出。 |
| 詳細は本日中に出張報告にまとめて提出します。 | Shōsai wa honjitsu-chū ni shucchō hōkoku ni matomete teishutsu shimasu. | 我會把詳細狀況寫在旅遊報告裡，今天提交。 |
| 経費の精算も明日までに済ませます。 | Keihi no seisan mo ashita made ni sumasemasu. | 我也會在明天之前完成費用結算。 |
- 說 tadaima modorimashita 並感謝報道的同事
- 給經理兩分鐘的口頭總結，先做結論
- 在公司期限內提交shucchō hōkoku
- 將每張收據附在 Seisan 上並解釋任何出租車或額外費用
- 向您拜訪的辦公室或客戶發送感謝電子郵件
- 把手信拿出來並告訴團隊它就在那裡
- 在共用行事曆中記錄會議的下一步行動和日期
要避免的錯誤
第一個錯誤是在批准之前預訂。如果新生被拒絕或日期發生變化，自助訂票就會成為您的問題。二是遺失收據；沒有 ryōshūsho 的索賠通常會被徹底拒絕。第三種是使用您自己的分行的客戶註冊或同事向客戶註冊。第四種是遲到或含糊的報告：一份報告稱會議進展順利，但沒有告訴經理任何訊息，而一周後到達的一份報告則表明這次旅行並不重要。
最後，不要將這次旅行視為團隊休假。除非您另有同意，否則大多數公司都希望在抵達和離開時提供快速聊天訊息，並在辦公時間與您聯繫。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
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| 先に自分で新幹線を取ってしまいました。 | Saki ni jibun de shinkansen o totte shimaimashita. | 我自己已經訂了新幹線。 （要避免的情況。） |
| 承認が下りてから手配をお願いします。 | Shōnin ga orite kara tehai o onegai shimasu. | 審核通過後請及時安排。 （管理員會說什麼。） |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | 我遺失了收據；我該怎麼辦？ |
| 会議はうまくいきました。 | Kaigi wa umaku ikimashita. | 會議進行得很順利。 （對於報告來說太模糊了。） |
| 先方と納期を三月末で合意し、次回は二月に再訪の予定です。 | Senpō to nōki o sangatsu-matsu de gōi shi, jikai wa nigatsu ni saihō no yotei desu. | 我們與客戶商定三月底交貨，下次訪問計劃在二月。 （具體的。） |
| 大阪支社に到着しました。夕方に一度連絡します。 | Ōsaka shisha ni tōchaku shimashita. Yūgata ni ichido renraku shimasu. | 我已經到達大阪分店了。今晚我會檢查一次。 |