抵達之前：確認預約和時間
客戶拜訪從前一天開始，並透過一封簡短的電子郵件確認日期、時間和地點；它讓客戶有機會提及更換房間或額外的與會者。當您與客戶的員工交談時，約會在隨意演講中是 apo，在敬語中是 o-yakusoku。
當天，請提早十分鐘到達大樓，並提早五分鐘到達前台。利用空餘時間檢查證件，將手機靜音，冬天進門前脫掉外套；來訪者手臂上搭著外套進入客戶的辦公室。如果火車延誤導致您遲到，請在預約時間之前致電告知實際的新到達時間。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 明日十時のお打ち合わせ、よろしくお願いいたします。 | Ashita jūji no o-uchiawase, yoroshiku onegai itashimasu. | 期待我們明天十點的見面。 |
| 場所は貴社の本社でよろしいでしょうか。 | Basho wa kisha no honsha de yoroshii deshō ka. | 按照計劃，該地點是您的總部嗎？ |
| 申し訳ございません、電車の遅延で十分ほど遅れます。 | Mōshiwake gozaimasen, densha no chien de juppun hodo okuremasu. | 非常抱歉，由於火車晚點，我會遲到大約十分鐘。 |
| 少し早く着きましたので、ロビーでお待ちしております。 | Sukoshi hayaku tsukimashita node, robī de o-machi shite orimasu. | 我來的有點早，所以我就在大廳等一下。 |
接待腳本：uketsuke
接待、受付有三種形式，劇本幾乎沒有變化。大型建筑设有配备人员的办公桌，通常还配有安全门；一家中型公司的柜台上有一部电话，上面有分机列表；一个小办公室有一扇门，你可以一边说“shitsurei itashimasu”一边打开。在每種情況下，您都按順序提供三項資訊：您的公司、您的姓名以及您預約的對象和時間。
注意動詞。 To mōshimasu 是 to iimasu 的簡寫形式，也是在這裡介紹自己的唯一方式。 O-yakusoku o itadaite orimasu，我被安排了一個約會，把這個約會放在客戶的禮物裡，這是一個禮貌的框架。将 sama 附加到您要拜访的人的姓名后，如果您知道，请添加他们的部门，因为一家大公司可能有几个同姓的人。
接待員會說 shōshō o-machi kudasai，給對方打電話，然後說 tadaima mairimasu，他們正在路上，或指定一個房間。如果有訪客證（nyūkanshō），請將其佩戴在明顯位置，並在離開時歸還。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Tanaka to mōshimasu. | 我叫田中，來自 ABC 公司。 |
| 十時に営業部の佐藤様とお約束をいただいております。 | Jūji ni Eigyōbu no Satō-sama to o-yakusoku o itadaite orimasu. | 我和銷售部門的佐藤先生有個約會，十點鐘。 |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō o-machi kudasaimase. | 請稍等。 |
| ただいま佐藤が参りますので、こちらにおかけください。 | Tadaima Satō ga mairimasu node, kochira ni o-kake kudasai. | 佐藤正在路上；請坐在這裡。 |
| お待たせいたしました。 | O-matase itashimashita. | 抱歉讓您久等了。 |
等候室和被帶入
您可以在大廳、接待室、接待室或會議室等候。当工作人员带领您时，稍微走在他们后面，让他们按下电梯按钮；在电梯里，导游站在面板旁边，您站在后面。
在房間裡，導遊說“dōzo o-hairi kudasai”或“kochira e dōzo”。即使房間是空的，進門時也要說“shitsurei itashimasu”，然後就座。如果沒有人說話，請站在最靠近門的座位附近，或坐在裡面，當你要見的人進來時再站起來。把你的包包放在椅子旁邊的地板上，而不是放在桌子上。如果送茶，除非等待時間較長，否則要向茶人道謝並等待主人的dōzo後再喝。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| こちらへどうぞ。 | Kochira e dōzo. | 請這邊走。 |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | 對不起（進入房間）。 |
| おかけになってお待ちください。 | O-kake ni natte o-machi kudasai. | 請坐下來等待。 |
| こちらの席でよろしいでしょうか。 | Kochira no seki de yoroshii deshō ka. | 這個座位可以嗎？ |
| 奥へどうぞ。 | Oku e dōzo. | 請坐在後面的座位。 |
座位、名片和開幕致辭
會議室設有離門最遠的上座（kamiza）和距離門最近的下座（shimoza）。神座屬於客人，最年長的客人離門最遠，最年長的主人在對面。如有疑問，請等待放置。
當你要見的人進來時，起立。第一次会议从交换名片开始：双手面向对方拿着你的名片，将你的公司、部门和名字写给mōshimasu，用双手接过他们的名片，看一眼，然后将其放在你面前的桌子上进行会议。關於美食禮儀的單獨指南涵蓋了細節；在這裡，只要知道交換發生在任何人坐下之前就足夠了。
然後感謝他們抽出時間來，並用一句話說明這次訪問的目的。現在，我們將與 kokoro bakari desu ga 一起贈送一份小禮物 temiyage。主持人通常會以 dewa、hajimemashō ka 或有關您的旅程的問題開始，只需簡短回答即可。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa o-isogashii tokoro o-jikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | 感謝您今天在百忙之中抽空接受我們的訪問。 |
| 本日は新しいプランについてご説明に伺いました。 | Honjitsu wa atarashii puran ni tsuite go-setsumei ni ukagaimashita. | 我今天來是為了解釋新計劃。 |
| 心ばかりですが、皆様でどうぞ。 | Kokoro bakari desu ga, minasama de dōzo. | 一個小小的令牌，分享給大家。 |
| では、早速ですが始めさせていただきます。 | Dewa, sassoku desu ga hajimesasete itadakimasu. | 那麼，如果可以的話，讓我們立即開始。 |
總結：總結後續步驟
日本的會議很少以當場宣布決定結束。它以清晰的清單結束，列出雙方下一步將做什麼以及何時做什麼，訪客應該大聲說出來。用 honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu 介紹摘要，然後用 mazu、tsugi ni、saigo ni 列出項目。客戶端會糾正他們看到的任何不同的地方，這就是重點。
如果客戶需要諮詢其他人，他們會說 shanai de kentō shite, go-renraku itashimasu。要求與五郎約個大概的時間，但不要當場催促約會。當主持人說“honjitsu wa arigatō gozaimashita”時，用“kochira koso”回复，並在他們站起來時站起來。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| では、本日の内容を確認させていただきます。 | Dewa, honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu. | 那我來確認一下我們今天要討論的內容。 |
| まず、弊社から来週中に見積もりをお送りします。 | Mazu, heisha kara raishū-chū ni mitsumori o o-okuri shimasu. | 首先，我們將在下週內向您發送報價。 |
| 社内で検討して、来週ご連絡いたします。 | Shanai de kentō shite, raishū go-renraku itashimasu. | 我們將在內部考慮並在下週與您聯繫。 |
| ご返事はいつ頃いただけますでしょうか。 | O-henji wa itsu goro itadakemasu deshō ka. | 大約什麼時候可以收到您的回覆？ |
| 他にご不明な点はございますか。 | Hoka ni go-fumei na ten wa gozaimasu ka. | 還有什麼不清楚的嗎？ |
| 本日はありがとうございました。こちらこそ、よろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Kochira koso, yoroshiku onegai itashimasu. | 今天謝謝你。快樂是我們的；我們期待與您合作。 |
離開：每扇門都有shissurei itashimasu
離開和到達一樣有多個階段。收集您的文件和客戶的名片，將其放入您的名片盒中。把椅子推進去。在會議室門口，轉身說“shitsurei itashimasu”並鞠躬。主人通常會帶您到電梯或入口處；保持輕鬆的談話，並在行走時再次感謝他們。
到達電梯後，步入電梯，轉身面向主人，說“honjitsu wa arigatō gozaimashita”，並在電梯門關閉時鞠躬。在底層入口處，在門口鞠躬。把你的外套放在大樓外面。將任何訪客的徽章與 O-kaeshi shimasu 一起歸還給接待處，並感謝接待員。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| それでは、失礼いたします。 | Sore dewa, shitsurei itashimasu. | 那麼，我就告辭了。 |
| お見送りは結構でございます。 | O-miokuri wa kekkō de gozaimasu. | 請不要費心送我出去。 |
| 本日はありがとうございました。失礼いたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Shitsurei itashimasu. | 今天謝謝你。再見。 |
| 入館証をお返しします。ありがとうございました。 | Nyūkanshō o o-kaeshi shimasu. Arigatō gozaimashita. | 我正在歸還訪客證。謝謝。 |
拜訪客戶的詞彙
這些是您在接待處、走廊和會議室都會聽到的話語。有幾種，例如 kisha 和 heisha，只有成對才有意義。
| 單字 | 閱讀 | 意義 |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | uchiawase | 工作會議，與客戶討論 |
| 受付 | uketsuke | 接待台 |
| 入館証 | nyūkanshō | 訪客證或入場證 |
| 応接室 | ōsetsushitsu | 訪客接待室 |
| 会議室 | kaigishitsu | 會議室 |
| 上座 | kamiza | 上層座位，距門最遠 |
| 下座 | shimoza | 較低的座位，最靠近門 |
| 貴社 | kisha | 你的公司（與客戶交談） |
| 弊社 | heisha | 我們公司（謙虛） |
| 名刺 | meishi | 名片 |
| 手土産 | temiyage | 拜訪時帶來的小禮物 |
| お礼メール | o-rei mēru | 訪問後的感謝電子郵件 |
頭銜也很重要：bucho，部門主管； kachō，科長。使用帶有姓氏的頭銜 Satō-kachō 或帶有 sama 的姓氏，切勿兩者同時使用。
後續電子郵件和要避免的錯誤
訪問以當天發送的 o-rei mēru 結束。它有固定的形狀：客戶的公司、部門、姓名，第一行是sama；感謝您抽出時間；兩到三行確認商定的內容以及下一步的日期；以及結束語，如hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu。附上您承諾的任何文件。
最突出的錯誤是關於順序和註冊的。在被邀請之前就坐會被注意到。把客戶的名片放在褲袋或在上面寫字是一種小小的侮辱。在言語中，常見的錯誤是對客戶使用anata，忘記拜訪者的名字sama，並用隨意的desu ne回答keigo。如果你說錯了，請在下一句中糾正它並繼續。本公司的習慣各不相同，因此請遵循主人的指導並詢問以前拜訪過該客戶的同事。
- 請勿提前到達十分鐘或遲到一分鐘而不打電話
- 未受邀請請勿坐，不請自來請勿坐神座
- 會議期間將客戶的名片放在桌上，然後放入名片盒中
- 請勿為客戶或其公司使用 anata、kimi 或普通 kaisha
- 請勿在建築物內或電梯內穿上外套
- 當天發送感謝電子郵件並附上商定的後續步驟