三種引繼及其開始時間
Hikitsugi 涵蓋了三種感覺不同但使用相同語言的情況。在 kyūka 離開之前，您通常會將離開期間到期的任務移交給一位同事，通常是透過一封簡訊加上親自說的話。在「jinji idō」（公司內部調動）之前，您通常會在公告發布和調動日期之間的幾週內移交整個職位。在辭職之前，你必須交出所有東西，公司希望在你最後一天之前完成所有工作。
時間是學習者被抓住的地方。休假需要一兩天的準備。轉讓從宣布之日起開始。辭職交接貫穿整個通知期，許多經理會在第一週要求一份交接計畫。公司的期望各不相同，因此請詢問團隊的引繼通常是什麼樣子。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 来週の休暇中の業務について、引き継ぎをお願いしたいのですが。 | Raishū no kyūka-chū no gyōmu ni tsuite, hikitsugi o onegai shitai no desu ga. | 我想在下週休假時把工作移交。 |
| 異動に伴い、担当業務を田中さんに引き継ぎます。 | Idō ni tomonai, tantō gyōmu o Tanaka-san ni hikitsugimasu. | 隨著我的調動，我將把我的職責移交給田中。 |
| 退職までに、すべての業務を引き継ぐ予定です。 | Taishoku made ni, subete no gyōmu o hikitsugu yotei desu. | 我打算在離開之前交出所有的工作。 |
| 引き継ぎの計画を今週中にまとめます。 | Hikitsugi no keikaku o konshū-chū ni matomemasu. | 本週我將制定一份移交計畫。 |
| 後任はどなたになりますか。 | Kōnin wa donata ni narimasu ka. | 我的繼任者會是誰？ |
hikittsugisho：文件中的內容
引繼所是交接工作的支柱。它會由你的繼任者、你的經理閱讀，幾個月後，由任何需要回答其他人無法回答的問題的人閱讀。以簡單的 desu 和 masu 或內部文件的名詞為主的風格編寫，無論您的團隊使用哪種方式，並按任務而不是按日期進行組織。對於每項任務：它的用途、發生的頻率、處於什麼狀態、涉及誰、文件在哪裡以及可能出現什麼問題。
有兩件事讓引衙真正有用。第一個是keii，即歷史：為什麼要以某種方式處理客戶、做出哪些決定、由誰做。二是不成文的規定：不喜歡打電話的客戶，必須先向特定的人報告。這些從來沒有出現在官方程序中，而這些正是繼任者無法獨自發現的。
| 部分 | 閱讀 | 寫什麼 |
|---|---|---|
| 業務一覧 | gyōmu ichiran | 具有目的和頻率的任務列表 |
| 進捗状況 | shinchoku jōkyō | 每個任務的當前狀態 |
| 担当者・関係者 | tantōsha, kankeisha | 負責人和相關人員 |
| 取引先連絡先 | torihikisaki renrakusaki | 客戶和供應商的聯絡方式 |
| 期限・スケジュール | kigen, sukejūru | 截止日期和循環日曆 |
| 保管場所 | hokan basho | 文件、表格和記錄的保存地點 |
| 懸案事項 | ken'an jikō | 待決問題和未決問題 |
| 経緯 | keii | 歷史和決策背後的原因 |
| 注意点 | chūi-ten | 需要注意的事項，包括不成文的規則 |
| マニュアル | manyuaru | 程序和手冊的鏈接 |
密碼和帳戶詳細資訊通常透過公司自己的系統移交，而不是寫在文件中。詢問 IT 部門您的公司如何處理這些問題。
表示交接的詞語
口頭演練遵循文件。與你的繼任者坐在一起，仔細檢查每項任務，並說出文件中不能說明的內容：客戶期望的語氣，流程中比他們看起來要慢的部分。用 hikitsugimasu 表示行為，用 o-negai shimasu 表示請求，用 go-fumei na 十個不明確的點來邀請提問。即使與親密的同事一起，也要保持 desu 和 masu 的演練；這種形式表明這是一次正式的責任移交。
最後說明何時可以聯絡到您以及聯絡時間。在許多公司，在調任後幾週內回答繼任者的問題是很正常的。辭職後這是一種禮貌，而不是義務，你可以禮貌地設定限制。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| この案件は、現在見積もりを提出した段階です。 | Kono anken wa, genzai mitsumori o teishutsu shita dankai desu. | 該項目目前正處於提交概算階段。 |
| 詳細は引き継ぎ書の三ページ目にまとめてあります。 | Shōsai wa hikitsugisho no sanpēji-me ni matomete arimasu. | 移交文件的第三頁總結了詳細資訊。 |
| この取引先は、メールより電話の方が話が早いです。 | Kono torihikisaki wa, mēru yori denwa no hō ga hanashi ga hayai desu. | 有了這個客戶端，電話比電子郵件更快完成工作。 |
| ご不明な点があれば、いつでも聞いてください。 | Go-fumei na ten ga areba, itsu demo kiite kudasai. | 有什麼不清楚的可以隨時問我。 |
| 来月末までは、質問があれば対応できます。 | Raigetsu-matsu made wa, shitsumon ga areba taiō dekimasu. | 直到下個月月底我才能回答問題。 |
| 以上で、私の担当業務の引き継ぎは完了です。 | Ijō de, watashi no tantō gyōmu no hikitsugi wa kanryō desu. | 我的職責交接就這樣完成了。 |
接收移交的短語
當你是繼任者時，你的工作就是提出要求。日本同事經常交出他們認為重要的東西，卻忘記了他們不再注意到的東西，所以你提出的問題決定了你得到的東西。首先詢問優先級，然後是歷史，然後是待解決的問題，最後是人員。用 iu koto desu ne 確認你聽到的內容，是這樣的，然後自己把答案寫進文件裡，因為傳出的人不會有時間。
表示您認真對待工作，但沒有過度承諾。 「Hikitsugasete itadakimasu」「我會接手」和「shikkari hikitsugimasu」「我會妥善接手」是標準台詞，最後會簡短地感謝您所花費的時間。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| この中で、一番急ぐのはどれですか。 | Kono naka de, ichiban isogu no wa dore desu ka. | 其中，哪一個是最緊急的？ |
| この案件の経緯を教えていただけますか。 | Kono anken no keii o oshiete itadakemasu ka. | 您能告訴我這個專案的歷史嗎？ |
| 今、懸案になっている問題はありますか。 | Ima, ken'an ni natte iru mondai wa arimasu ka. | 目前還有什麼問題需要解決嗎？ |
| 先方で、特に気をつけるべき方はいらっしゃいますか。 | Senpō de, toku ni ki o tsukeru beki kata wa irasshaimasu ka. | 客戶中有我應該特別小心的人嗎？ |
| つまり、月末までに請求書を出すということですね。 | Tsumari, getsumatsu made ni seikyūsho o dasu to iu koto desu ne. | 這意味著發票將在月底發出，對吧？ |
| しっかり引き継ぎます。お時間をいただき、ありがとうございました。 | Shikkari hikitsugimasu. O-jikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | 我會好好接管的。感謝您抽出時間。 |
向客戶介紹繼任者
客戶分兩步移交。首先是 kōnin no go-shōkai 電子郵件：您宣布變更，指定繼任者，將其抄入，並感謝客戶的支持。然後繼任者透過簡短的自我介紹回覆該貼文。其次是聯合訪問或通話，您可以面對面介紹他們，並在他們講話時退後一步。在您的最後一天之後，繼任者將自行發送後續訊息。
下面的行是該電子郵件的部分內容和口頭介紹。保持語氣溫暖且稍微正式，避免解釋你離開的原因；出於個人原因，客戶所需要的就是簡單的一心二日。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 件名：担当者変更のご挨拶 | Kenmei: Tantōsha henkō no go-aisatsu | 主題：關於變更聯絡人的通知 |
| この度、四月一日付で担当を離れることになりました。 | Kono tabi, shigatsu tsuitachi-zuke de tantō o hanareru koto ni narimashita. | 自 4 月 1 日起，我將不再擔任您的聯絡人。 |
| 後任は、同じ部署の佐藤が担当いたします。 | Kōnin wa, onaji busho no Satō ga tantō itashimasu. | 我的繼任者將是同一部門的佐藤。 |
| 在任中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。 | Zainin-chū wa taihen o-sewa ni nari, kokoro yori kansha mōshiagemasu. | 衷心感謝您在我擔任此職位期間給予我的所有支持。 |
| 後日、佐藤と共にご挨拶に伺います。 | Gojitsu, Satō to tomo ni go-aisatsu ni ukagaimasu. | 佐藤和我很快就會親自拜訪您。 |
| 後任の佐藤でございます。今後ともよろしくお願いいたします。 | Kōnin no Satō de gozaimasu. Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | 我是繼承者佐藤。我期待與您合作。 |
給方的移交清單
下面的清單涵蓋了從公告到最後一天的給予方。並不是所有的事情都適用於短暫的休假，但對於調動或辭職來說，把所有事情都辦好是同事們默默的期盼。
- 首先與您的經理商定繼任者和交接時間表
- 更新或撰寫 hikittsugisho，按任務組織，包含狀態和歷史記錄
- 整理共用資料夾和命名文件，以便陌生人可以找到它們
- 親自帶領繼任者逐一閱讀文檔
- 發送客戶通知電子郵件並複製繼任者
- 共同拜訪或致電最重要的客戶
- 透過公司官方流程交接帳號和密碼
- 取消或轉移定期會議、訂閱和系統角色
- 說明何時仍會回答問題以及多長時間
- 在最後一天感謝繼任者、你的經理和團隊
對於短暫休假，該清單會折疊為三行：告訴一位同事到期的日期，寫下文件的位置，並添加外出訊息。
要避免的錯誤
最常見的錯誤是交接只存在於你的腦海中，是在最後一天下午匆忙進行的對話。儘早寫下來，讓對話跟著文件進行。二是列出沒有歷史的任務：繼任者知其然不知其所以然，就會重蹈覆轍。第三種是忘記客戶，他們會記得從退回的電子郵件中得知更改。
在接收方，錯誤在於出於禮貌而阻止了你的詢問。點頭完成演練並在一個月後發現差距對任何人都沒有幫助。詢問、確認、寫下來。雙方都不要把引繼視為可選的，因為你只是去度假；關於到期內容的兩行訊息仍然是移交，並且會注意到跳過它。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 時間がなかったので、口頭で説明します。 | Jikan ga nakatta node, kōtō de setsumei shimasu. | 我沒有時間，所以我會口頭解釋。 （避免；寫下來。） |
| 引き継ぎ書を先にお送りしますので、ご確認の上お時間をください。 | Hikitsugisho o saki ni o-okuri shimasu node, go-kakunin no ue o-jikan o kudasai. | 我會先發送交接文件，請您閱讀後給我一些時間。 |
| 特に問題はありません。 | Toku ni mondai wa arimasen. | 沒有特別的問題。 （很少如此；列出未決問題。） |
| この件は先方と一度もめたことがあるので、経緯を説明します。 | Kono ken wa senpō to ichido mometa koto ga aru node, keii o setsumei shimasu. | 曾經和客戶在這件事上發生過爭執，所以我來解釋一下歷史。 |
| 分かりました。 | Wakarimashita. | 明白了。 （好吧，但後面要問一個問題。） |