從報價到付款的文件鏈
兩家日本公司之間的典型交易是這樣的。買家詢問報價，賣家發送三森。買方透過發送“hatchūsho”（採購訂單）來接受；在賣方方面，收到該訂單是“juchū”，他們可以透過“chūmon ukesho”或“juchū kakuninsho”進行確認。賣方在交貨時會附上 nōhinsho（交貨單），通常還附有 kenshūsho 或 juryōsho，供買方簽署作為接受。然後，賣方開立「seikyūsho」（發票），買方透過「furikomi」（銀行轉帳）付款，賣方可開立「ryōshūsho」（收據）。
keiyakusho（合約）位於此鏈之上，用於持續或大型關係，而 kihon keiyakusho（基本協議）通常涵蓋許多小訂單，因此每個訂單只需要報價和訂單。小額採購會跳過幾個步驟，但無論如何都要了解順序，因為每個文件都按編號引用其前面的文檔。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| お見積もりをお願いできますでしょうか。 | O-mitsumori o onegai dekimasu deshō ka. | 您能給我們報價嗎？ |
| 見積書の内容で発注いたします。 | Mitsumorisho no naiyō de hatchū itashimasu. | 我們將根據報價下訂單。 |
| ご注文を承りました。 | Go-chūmon o uketamawarimashita. | 我們已收到您的訂單。 |
| 納品書を添えてお送りします。 | Nōhinsho o soete o-okuri shimasu. | 我們將連同送貨單一起發送。 |
| 請求書は月末に発行いたします。 | Seikyūsho wa getsumatsu ni hakkō itashimasu. | 我們將在月底開立發票。 |
讀三森書和初書
報價單的標題包含買方姓名和 onchū（相當於 sama 的公司名稱）、賣方姓名和印章、編號、mitsumori bangō 和日期。正文列出了項目、hinmei、數量、sūryō、單位、tan'i、單價、tanka 和金額、kingaku。下面是小計（shōkei）、消費稅（shōhizei）和總計（gōkei）。靠近底部的三個字段最重要：nōki，交貨時間； shiharai jōken，付款條件；和 yūkō kigen，價格的有效期是多長時間。美甲行有備註。
Hatchūsho 會鏡像報價並添加交貨地址、nōhin-saki、要求的交貨日期、nōhin kibōbi 以及買方的訂單號碼（賣方將在發票上註明）。當您收到報價時，請檢查單價，檢查是否含稅，並查看有效期：在內部審批完成之前過期的報價意味著第二輪。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| この金額は税込みですか、税抜きですか。 | Kono kingaku wa zeikomi desu ka, zeinuki desu ka. | 這個金額是含稅還是不含稅？ |
| 見積もりの有効期限を延ばしていただけますか。 | Mitsumori no yūkō kigen o nobashite itadakemasu ka. | 您能延長報價的效期嗎？ |
| 納期はいつ頃になりますでしょうか。 | Nōki wa itsu goro ni narimasu deshō ka. | 大概什麼時候出貨？ |
| 数量を変更した場合、単価は変わりますか。 | Sūryō o henkō shita baai, tanka wa kawarimasu ka. | 如果我們改變數量，單價會改變嗎？ |
閱讀 Seikūsho 和付款條件
發票重複項目和總計，並新增決定資金何時以及如何流動的欄位。 Hakkōbi 是發行日期。 Shiharai kigen 是預產期。 Furikomisaki 是銀行帳戶：銀行、分行、帳戶類型、futsu 或 tōza、號碼和帳戶名稱、kōza meigi。 Furikomi tesūryō（轉帳費）通常由付款人承擔，發票上可能會這樣寫。自實施合格發票制度以來，註冊企業的發票也帶有以T開頭的註冊號碼；詢問會計這對您的公司有何影響。
付款條件寫成兩半的公式。前半部是shime，關閉一批發票的截止時間；第二個是巴萊（barai），當批次付款時。 Getsumatsu Shime yokugetsu matsu barai：月底關閉，下個月月底付款。二重日施予月月十日巴井：二十號休息，下個月十號付款。 「Yokuyokugetsu」的意思是「後下個月」。 Sokin 是一個簡單的詞，表示匯款； nyūkin 是錢到賬，所以 nyūkin kakunin 正在檢查錢是否到賬。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| お支払い条件は月末締め翌月末払いです。 | O-shiharai jōken wa getsumatsu shime yokugetsu matsu barai desu. | 付款條件為月末結算，於下個月月底付款。 |
| 振込手数料はご負担いただけますでしょうか。 | Furikomi tesūryō wa go-futan itadakemasu deshō ka. | 可以負擔轉會費嗎？ |
| 入金を確認いたしました。ありがとうございます。 | Nyūkin o kakunin itashimashita. Arigatō gozaimasu. | 我們已確認收到付款。謝謝。 |
| 支払期限を過ぎておりますが、ご入金の予定を教えていただけますか。 | Shiharai kigen o sugite orimasu ga, go-nyūkin no yotei o oshiete itadakemasu ka. | 截止日期已過；您能告訴我們計劃何時付款嗎？ |
| 請求書の宛名を部署名まで入れていただけますか。 | Seikyūsho no atena o bushomei made irete itadakemasu ka. | 發票上可以註明部門名稱嗎？ |
農事所、領州所和經濟所
nohinsho 帶著貨物旅行並列出所交付的物品；買方根據訂單進行檢查，kenshū，並保留它。十兩書或簽名副本將作為證據退還給賣方。當交貨短缺或損壞時，nōhinsho 號碼就是您致電時引用的號碼。
ryōshūsho 確認收到款項。對於銀行轉賬，許多公司將轉帳記錄視為收據，除非要求，否則不會開立收據。 keiyakusho 規定了整個關係：雙方、kō 和 otsu、範圍、價格、期限、kikan、續約、kōshin、終止、kaijo 和保密、himitsu hoji。合約通常一式兩份，雙方各一份，每家公司都在兩份合約上蓋章。依編號參閱文章，jō：dai-san-jō，第三條。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 納品書の数量と実際の数が合いません。 | Nōhinsho no sūryō to jissai no kazu ga aimasen. | 交貨單上的數量與到達的數量不符。 |
| 受領書に署名してご返送ください。 | Juryōsho ni shomei shite go-hensō kudasai. | 請簽署確認書並寄回。 |
| 領収書は必要でしょうか。 | Ryōshūsho wa hitsuyō deshō ka. | 您需要收據嗎？ |
| 契約書の第三条について確認させてください。 | Keiyakusho no dai-san-jō ni tsuite kakunin sasete kudasai. | 讓我確認一下合約的第三條。 |
| 契約期間は一年で、自動更新でよろしいですか。 | Keiyaku kikan wa ichinen de, jidō kōshin de yoroshii desu ka. | 期限是一年，自動續訂，對嗎？ |
印館、學院和電子藥劑
傳統合約是蓋章而不是簽字。簽名欄上有公司的註冊印章“jitsuin”； keiin 被壓過每對頁面的邊界，這樣頁面就不能交換；定成院標記任何手寫更正。普通的內紙使用方形的角印或人稱的mitome-in，印章的動詞是ōin或nattsuin。誰持有印章、誰可以使用印章，是嚴格的內部規定。
透過網路服務簽署的電子合約（denshi keiyaku）現在很普遍。詞彙轉變為「denshi shomei」（電子簽名）； denshi shoshiki，文件的電子形式；和 shōnin（審批）在工作流程中。有些交易對手仍然要求提供紙本文件，因此請求中可能需要說明您可以接受哪種表格。特定合約是否需要印章、簽名或電子簽名取決於公司、文件和交易對方，因此請諮詢您的法律或總務團隊 somu。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 契約書に押印をお願いいたします。 | Keiyakusho ni ōin o onegai itashimasu. | 請在合約上蓋章。 |
| 割印は各ページの綴じ目にお願いします。 | Wariin wa kaku-pēji no tojime ni onegai shimasu. | 請在每頁的裝訂上加蓋跨頁印章。 |
| 電子契約でも対応可能でしょうか。 | Denshi keiyaku demo taiō kanō deshō ka. | 電子合約可以接受嗎？ |
| 原本を二部作成し、一部をご返送ください。 | Genpon o nibu sakusei shi, ichibu o go-hensō kudasai. | 請準備兩份正本並退回一份。 |
禮貌地索取每份文件
每個文件的請求模式都是相同的。用 o 或 go 來命名它，說出它涵蓋的內容，給出截止日期和格式，最後以感謝您的麻煩結束。核心動詞是 go-sōfu itadakemasu deshō ka, Could you send，或 o-okuri itadakemasu deshō ka；為了發布新文件，go-hakkō itadakemasu deshō ka。如果期限緊迫，請新增原因：shanai shori no tsugō de，用於內部處理。
在電話上，新增您的公司和姓名，然後重複文件編號。當您發送文件時，請使用 o-okuri itashimasu 並要求他們與 go-kakunin kudasai 進行檢查。追趕遲到的文件是禮貌而直接的：sakujitsu o-negai Shita seikyūsho no ken desu ga，然後是問題。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、今月分の請求書を来週金曜日までにご送付いただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, kongetsu-bun no seikyūsho o raishū kin'yōbi made ni go-sōfu itadakemasu deshō ka. | 很抱歉打擾您，您能在下週五之前寄出本月的發票嗎？ |
| PDFでお送りいただければ助かります。 | PDF de o-okuri itadakereba tasukarimasu. | 如果您可以將其以 PDF 格式發送，將會有所幫助。 |
| 見積書を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Mitsumorisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | 我已附上報價；請檢查一下。 |
| 昨日お願いした請求書の件ですが、ご送付の予定はいつ頃でしょうか。 | Sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, go-sōfu no yotei wa itsu goro deshō ka. | 關於我昨天索取的發票，大概什麼時候寄出？ |
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | O-tesū o o-kake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | 抱歉給您帶來麻煩，謝謝。 |
文檔詞彙
該表收集了文檔名稱以及您將在其中閱讀的欄位。
| 單字 | 閱讀 | 意義 |
|---|---|---|
| 見積書 | mitsumorisho | 引述 |
| 発注書 | hatchūsho | 採購訂單 |
| 受注 | juchū | 收到訂單（賣方） |
| 納品書 | nōhinsho | 送貨單 |
| 請求書 | seikyūsho | 發票 |
| 領収書 | ryōshūsho | 收據 |
| 契約書 | keiyakusho | 合約 |
| 支払条件 | shiharai jōken | 付款條件 |
| 締め | shime | 計費週期的截止時間 |
| 翌月末払い | yokugetsu matsu barai | 下個月月底支付 |
| 振込先 | furikomisaki | 用於轉帳的銀行帳戶 |
| 有効期限 | yūkō kigen | 有效期限 |
| 押印 | ōin | 加蓋印章 |
| 電子契約 | denshi keiyaku | 電子合約 |
延遲付款的錯誤
大多數延誤都來自現場，而不是爭議。發票上註明的公司名稱錯誤或缺少部門；採購訂單編號不符；稅線缺失或加倍；銀行詳細資料與帳戶名稱的文字有誤；截止日期忽略了客戶的要求，因此發票晚了一天到達並等待了一個月。在合約中，典型的錯誤是缺少 kein、印章錯誤以及交易對手名稱與其註冊名稱相差一個字元。
在發送任何文件之前，請對照鏈中的前一個文件檢查收件人的姓名、所涉及的號碼以及條款。如果客戶說文件有誤，請簡短道歉，詢問具體字段，並在同一天重新發布，並在主題行中註明「sai-hakkō」。從印章到付款月份，公司的做法幾乎在所有方面都不同，因此請學習語言，然後詢問同事貴公司是如何做到這一點的。
- 檢查每份文件上的姓名、onchū 或 sama 以及部門
- 在下一個文件中引用上一個文件的編號
- 發送前確認 zeikomi 或 zeinuki 以及稅號
- 閱讀客戶的shime並在其之前發送發票
- 蓋章前詢問；海豹有關於誰可以使用它們的規則