加入通話和前三十秒
日本視訊通話的開頭是壓縮的。您打招呼，說出自己的名字，然後確認音訊正常工作，通常在兩句話內。同事們得到 otsukaresama desu;公司以外的任何人都可以獲得 osewa ni natte orimasu。即使您的圖塊顯示了您的公司和姓名，也要說出您的公司和姓名，因為一半的參與者仍在加入，而且還沒有人閱讀姓名標籤。
如果您是主持人，您也可以大聲標記開始。默默地等待人們注意到每個人都已經到達，會浪費每個電話的第一分鐘。一句簡短的台詞說成員們已經在這裡，你將開始就足夠了，它給遲到者一個明確的道歉點。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| お疲れ様です。株式会社さくらの田中です。 | Otsukaresama desu. Kabushiki-gaisha Sakura no Tanaka desu. | 大家好。我是櫻花公司的田中。 |
| お世話になっております。よろしくお願いいたします。 | Osewa ni natte orimasu. Yoroshiku onegai itashimasu. | 感謝您繼續支持我們的業務。我期待著與您交談。 |
| 音声、聞こえていますでしょうか。 | Onsei, kikoete imasu deshō ka. | 你聽得到我說話嗎？ |
| はい、問題なく聞こえております。 | Hai, mondai naku kikoete orimasu. | 是的，我們可以完美地聽到您的聲音。 |
| 皆さんお揃いのようですので、始めさせていただきます。 | Minasan osoroi no yō desu node, hajimesasete itadakimasu. | 看來大家都到齊了，那我們就開始吧。 |
| 遅れて申し訳ございません。 | Okurete mōshiwake gozaimasen. | 很抱歉加入晚了。 |
每一件出錯的事情都有一個短語
連線問題是遠端會議中您無法從頭開始撰寫句子的一個部分。有什麼東西打破了，接下來是十秒鐘的沉默，每個人都在等待。解決方法是每次失敗時學習一條固定線路，以便自動做出反應。他們中的每一位都保持中立的禮貌，與同事和客戶合作。
| 出了什麼問題 | 日本人 | 羅馬字 |
|---|---|---|
| 他們可能聽不到你的聲音 | 聞こえていますでしょうか。 | Kikoete imasu deshō ka。 |
| 你聽不到他們的聲音 | お聲が聞こえておりません。 | Okoe ga kikoete orimasen。 |
| 他們的聲音正在破裂 | お聲が途切れているようです。 | Okoe ga togirete iru yō desu。 |
| 迴聲或回饋 | ハウringuしているようです。 | Hauringu shite iru yō desu。 |
| 他們仍然保持沉默 | マイクがミュートになっているようです。 | Maiku ga myūto ni natte iru yō desu。 |
| 他們的影片已凍結 | 畫が止まっているようです。 | Gamen ga tomatte iru yō desu。 |
| 你將離開並重新加入 | 一次退出して、入り直します。 | Ichido taishutsu shite，hairinaoshimasu。 |
| 你退學又回來了 | 迴線が切れてしまい、失禮いたしました。 | Kaisen ga kirete shimai，shitsurei itashimashita。 |
| 你錯過了所說的話 | 恐れ入ります、もう短暫お願いできますでしょうか。 | Osore irimasu，mō ichido onegai dekimasu deshō ka。 |
| 你的線路不穩定 | 電波が不安定なので、カメラをオfuにいたします。 | 電波 ga fuantei na 節點，鏡頭 o ofu ni itashimasu。 |
| 你們兩個同時說話 | 失禮しました、お先にどうぞ。 | Shitsurei shimashita，osaki ni dōzo。 |
注意 yō desu 出現的頻率。說某件事似乎正在發生，而不是直白地陳述它，可以使言論免受指責，當問題可能出現在問題的任何一端時，這一點很重要。這與你用來指出工作中任何不便的事實時所用的軟化語氣是一樣的。
完整句子中的音訊問題
除了一行反應之外，你還需要一些較長的句子：一個用來檢查問題是你的還是他們的，一個用來說明你將要採取的措施，還有一個用來接電話。在做之前先說清楚你在做什麼，因為一個參與者突然一聲不吭地消失，會讓會議陷入僵局，而每個人都在猜測。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 音声が少し聞こえづらいのですが、いかがでしょうか。 | Onsei ga sukoshi kikoezurai no desu ga, ikaga deshō ka. | 你的聲音有點難以聽清楚。你那邊怎麼樣了？ |
| こちらの声は届いていますでしょうか。 | Kochira no koe wa todoite imasu deshō ka. | 我的聲音傳來了嗎？ |
| はい、こちらは問題ございません。 | Hai, kochira wa mondai gozaimasen. | 是的，我們這邊一切都很好。 |
| 少し音が遅れているようです。 | Sukoshi oto ga okurete iru yō desu. | 音訊似乎有輕微的延遲。 |
| 有線に切り替えますので、少々お待ちください。 | Yūsen ni kirikaemasu node, shōshō omachi kudasai. | 我將切換到有線連接，所以請稍等一下。 |
| 電話でおかけ直ししてもよろしいでしょうか。 | Denwa de okakenaoshi shite mo yoroshii deshō ka. | 我可以回電給您嗎？ |
您支票上的回覆應該很簡短：hai、kikoete orimasu 或 sukoshi togiremashita。如果您聽到第二個，請不要重複整個段落。僅重複最後一句話，速度稍慢，然後詢問該部分是否完成。
分享您的螢幕
螢幕共享有一個小的固定腳本：宣布它，檢查它是否可見，透過文件敘述您的動作，然後宣布結束。動詞 kyōyū suru 涵蓋共享，而 sasete itadakimasu 是表示您即將在人們面前做某事的禮貌方式。確認一次可見性並不麻煩；未能出現的共享視窗可能會浪費幾分鐘的時間。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 画面を共有させていただきます。 | Gamen o kyōyū sasete itadakimasu. | 我將分享我的螢幕。 |
| 画面は見えていますでしょうか。 | Gamen wa miete imasu deshō ka. | 你看得到我的螢幕嗎？ |
| はい、見えております。 | Hai, miete orimasu. | 是的，我們可以看到它。 |
| 少し文字が小さいので、拡大していただけますか。 | Sukoshi moji ga chiisai node, kakudai shite itadakemasu ka. | 文字有點小。你能放大嗎？ |
| 次のページに進みます。 | Tsugi no pēji ni susumimasu. | 我將轉到下一頁。 |
| 共有を止めます。 | Kyōyū o tomemasu. | 我現在將停止分享。 |
| 資料は後ほどお送りいたします。 | Shiryō wa nochihodo o-okuri itashimasu. | 之後我會把材料寄過去。 |
請某人取消靜音
為此有兩個暫存器。請求表 myūto o kaijo shite itadakemasu deshō ka 禮貌而直接。觀察形式「maiku ga myūto ni natte iru yō desu」是針對情況而不是針對人，對於客戶或資深同事來說是更溫和的選擇。兩者都會經常使用，除非你的語氣有刺激性，否則兩者都不會產生任何刺激。
當您一直在靜音說話時，請保持簡短的恢復時間。一首shissurei shimashita，然後重複這一點，然後繼續。學習者在這裡往往會過度道歉，這會將兩秒鐘的失誤變成對通話中其他人來說三十秒的打擾。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| ミュートを解除していただけますでしょうか。 | Myūto o kaijo shite itadakemasu deshō ka. | 請你把自己取消靜音好嗎？ |
| 田中さん、マイクがミュートのようです。 | Tanaka-san, maiku ga myūto no yō desu. | 田中，你的麥克風好像被靜音了。 |
| 失礼しました、ミュートのままでした。 | Shitsurei shimashita, myūto no mama deshita. | 抱歉，我還是靜音。 |
| 発言される際はミュートを解除してください。 | Hatsugen sareru sai wa myūto o kaijo shite kudasai. | 當您想發言時請取消靜音。 |
在沒有房間提示的情況下輪流
在會議室裡，你要求身體轉動：你向前坐，深吸一口氣，目光注視著椅子。所有這些都無法在小瓷磚網格和延遲圖片中倖存下來，因此訊號必須轉換為文字。日本人有現成的。 Itten, yoroshii deshō ka 要求單點並承諾簡短，這樣很容易獲得批准。
結束回合同樣重要。 Ijō desu 是一個清晰的句號，告訴房間裡麥克風是空閒的，沒有麥克風兩個人將立即開始。當這種情況發生時，不要談判：你們中的一個立即說“osaki ni dōzo”，另一個只是繼續。說出下一位發言者的名字是解決尷尬的沉默的最快方法。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 一点、よろしいでしょうか。 | Itten, yoroshii deshō ka. | 我可以提出一點嗎？ |
| 恐れ入ります、途中で失礼します。 | Osore irimasu, tochū de shitsurei shimasu. | 請原諒我插話。 |
| 以上です。 | Ijō desu. | 這就是我的全部。 |
| 佐藤さん、いかがでしょうか。 | Satō-san, ikaga deshō ka. | 佐藤，你有什麼想法？ |
| どうぞお続けください。 | Dōzo otsuzuke kudasai. | 請繼續。 |
| 補足してもよろしいでしょうか。 | Hosoku shite mo yoroshii deshō ka. | 我可以添加一些內容嗎？ |
| ご意見のある方はいらっしゃいますか。 | Goiken no aru kata wa irasshaimasu ka. | 有人有意見嗎？ |
為什麼會土節奏在一條遲緩的線路上崩潰了
日本人的談話是透過頻繁的秘密管道訊號進行的。當面時，你每隔幾秒鐘就會發出“hai”、“ee”和“naruhodo”，說話者用它們來知道你仍然和他們在一起。這是學習者最努力養成的習慣之一，而在視訊通話中，它可能會悄悄地對你不利。你的「hai」離開你的嘴，沿著一條延遲的線行進，到達說話者的下一個單字的上方。
結果就是在通話中，揚聲器不斷停止，因為聽起來好像是你在打斷，或者你們兩個都在同一半秒內僵住，然後道歉。這不是語言問題，也不是粗魯問題。這是時間問題，解決方法是改變訊號的發送位置而不是放棄訊號，因為對於日語使用者來說，完全沉默的聽眾會被視為心不在焉或不高興。
- 保持相機打開並明顯點頭。影片中，點頭承載著房間裡的負荷。
- 將口語相土保留在子句邊界和回合結束處，而不是每個片語。
- 使用一個較長的確認而不是多個較短的確認，這樣它就可以在延遲中倖存下來，而不會落在單字中間。
- 如果你和演講者發生衝突，請完全停止並讓他們繼續，而不是互相道歉。
- 作為演講者，每隔幾句話就故意停頓一下，以便讓延遲的信號到達某個地方。
說什麼而不是不斷的反向溝通
用重量代替數量。在一個部分的末尾有一個清晰的確認表明你遵循它比到達隨機點的分散的海要好得多。這些台詞還為演講者提供了一個自然的簽到位置，這就是主持人在每個議程項目末尾使用它們的原因。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| はい、承知いたしました。 | Hai, shōchi itashimashita. | 是的，明白了。 |
| なるほど、そういうことですね。 | Naruhodo, sō iu koto desu ne. | 我明白了，原來如此。 |
| ここまでで、ご不明な点はございますか。 | Koko made de, gofumei na ten wa gozaimasu ka. | 到目前為止還有什麼不清楚的嗎？ |
| 今の点、もう少し詳しく伺ってもよろしいでしょうか。 | Ima no ten, mō sukoshi kuwashiku ukagatte mo yoroshii deshō ka. | 我能多聽聽關於最後一點的資訊嗎？ |
| 大丈夫です、続けてください。 | Daijōbu desu, tsuzukete kudasai. | 沒關係，請繼續。 |
使用聊天框
聊天面板體現了日本會議中的真實慣例。連結、拼字、數字和公司名稱都會出現在那裡，而不是出現在音訊中，因為它們即使在連接不良的情況下也能保存下來並且可以被複製。宣布您發布的任何內容，因為並非每個人都打開面板，並說明您何時會以書面形式回答問題，而不是默默回答。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
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| リンクをチャットに貼っておきます。 | Rinku o chatto ni hatte okimasu. | 我會將連結放在聊天中。 |
| 詳細はチャットに記載しました。ご確認ください。 | Shōsai wa chatto ni kisai shimashita. Gokakunin kudasai. | 我已經在聊天中寫下了詳細資訊。請看一下。 |
| チャットでご質問をいただければ、後ほどお答えします。 | Chatto de goshitsumon o itadakereba, nochihodo okotae shimasu. | 如果您在聊天中提出問題，我稍後會回答。 |
| 先ほどチャットに送った資料をご覧ください。 | Sakihodo chatto ni okutta shiryō o goran kudasai. | 請看一下我剛才在聊天中發的文件。 |
錄音和會議記錄
每次錄音前都要詢問，並以容易拒絕的形式詢問。 Sashitsukae nakereba（意思是如果不會造成任何不便）是標準的開場白。會議記錄是gijiroku，大聲說出誰在記錄會議記錄是正常做法，部分原因是當討論時間超過打字速度時，人們可以要求暫停。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 本日の会議を録画してもよろしいでしょうか。 | Honjitsu no kaigi o rokuga shite mo yoroshii deshō ka. | 我可以錄製今天的會議嗎？ |
| 差し支えなければ、録音させていただきます。 | Sashitsukae nakereba, rokuon sasete itadakimasu. | 如果你不反對的話，我就錄音頻。 |
| 録画を開始いたします。 | Rokuga o kaishi itashimasu. | 我現在開始錄音。 |
| 議事録は私が取ります。 | Gijiroku wa watashi ga torimasu. | 我會做會議記錄。 |
| 議事録は後ほど共有いたします。 | Gijiroku wa nochihodo kyōyū itashimasu. | 之後我將分享會議紀要。 |
結束通話
影片的結尾很突然，因為人們沒有走到門口，也沒有在人們收集文件時閒聊。這使得結束序列變得更加重要，而不是更少：發出時間即將結束的信號，總結接下來發生的事情，感謝所有人，然後離開。大聲說出下一個動作，即使它已經過去了幾分鐘，因為這是任何人都記得的最後一件事。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| そろそろお時間ですので、このあたりで。 | Sorosoro ojikan desu node, kono atari de. | 我們快沒時間了，所以就到此為止吧。 |
| 本日の内容をまとめますと、次回までに見積もりをお送りします。 | Honjitsu no naiyō o matomemasu to, jikai made ni mitsumori o o-okuri shimasu. | 今天總結一下，我們會在下次會議之前發送報價。 |
| ありがとうございました。次回もよろしくお願いいたします。 | Arigatō gozaimashita. Jikai mo yoroshiku onegai itashimasu. | 非常感謝。我期待著下次會議。 |
| それでは、本日はこれで失礼いたします。 | Sore de wa, honjitsu wa kore de shitsurei itashimasu. | 那麼，今天就跟大家說再見了。 |
| お疲れ様でした。失礼いたします。 | Otsukaresama deshita. Shitsurei itashimasu. | 謝謝你今天的工作。再見。 |
| お先に失礼いたします。 | Osaki ni shitsurei itashimasu. | 請原諒我先離開。 |
不要在最後一個音節關閉視窗。在「shitsurei itashimasu」之後留下一秒鐘的沉默，以便其他參與者延遲的回應能夠落地，這樣就不會有人在自己的告別中途被打斷。