聽起來很自然的日本商務電子郵件短語

日本商業電子郵件的固定骨架

日本的每封外部商務電子郵件都是由相同的七個部分按相同的順序建構的。那些在日語電子郵件上遇到困難的學習者通常並不缺乏詞彙量。他們正在用日語寫一封英語電子郵件，因此各個部分以錯誤的順序到達，並且禮貌用語也丟失了。記住框架，文字就會縮小到中間的兩三個句子。

您實際組成的部分是目的行和正文。其他一切都是固定文本，這就是為什麼日本同事可以在 90 秒內產生正確的電子郵件，以及為什麼了解框架的學習者也可以做同樣的事情。

收件人線路和開頭問候語

打開一封日文電子郵件，收件人寫在第一行，在任何問候語之前。完整形式是公司、部門、個人姓名加様：株式會社ABC 営業部田中様。幾次交流後才刪除株式會社，絕對不要刪除様。如果你不知道誰會讀它，ご擔當者様會覆蓋你。在你自己的公司裡，這條線通常是“田中部長”或“田中さん”，如果有職稱，則用職稱代替“様”。

第二行是いつもお世話になっております，既不是疑問句，也不是事實陳述。它基本上出現在每封外部商業電子郵件和回覆中，因此沒有看到它的讀者會注意到其中的差距。第一次聯絡時，請使用初めてご連絡いたします，如果你以某人的客戶而非供應商的身份寫作，則お世話になっております而不帶になっております而不帶にとや是完全正常的。

給自己取個名字並進入正題

第三行是你自己的名字，加上你的公司前綴：ABC社の山田です，或者如果你想要更正式的話，就是株式會社ABCの山田と申します。句子不要以「私」開頭，也不要在自己的名字後面加上「様」或「さん」。然後在任何背景之前用一句話說明為什麼要寫作，使用〜の件でご連絡いたしました。日語商務寫作是結論優先的，就像商務日語一樣：讀者應該在第四行末尾知道訊息想要什麼，然後進行解釋。

要求某人做某事

請求根據留給讀者拒絕的餘地進行分級。 お願いいたします 樸素、中性。 ご確認いただけますでしょうか比較溫和，因為它的措辭是詢問讀者是否能夠提供幫助。 ご対応いただけますと幸いです 語氣更輕，字面意思是這對你來說是幸運的。剩下的大部分工作由兩個墊子完成：お手數ですが，意思是抱歉給你帶來的麻煩，以及恐れ入りますが，意思是我很抱歉強加，兩者都坐在請求的前面。給出一個截止日期作為日期而不是盡快。

尋求回應並為延遲道歉

追逐是透過允許訊息誤入歧途的可能性來完成的，這可以讓讀者保住面子。 その後いかがでしょうか詢問事情的進展情況，但不指責任何人。 如果我們的資料有交叉，行き違いでしたら申し訳ございません表示抱歉，這是第二次提醒的標準緩衝。只有在其中兩次之後，日本作家才會堅定地規定最後期限，即便如此，這句話仍然保持禮貌。

對於您自己遲到的回复，ご返信が遅くなり申し訳ございません是主力。用一句話道歉，不要進行長篇大論的解釋，直接進入實質內容，因為冗長的藉口讀起來比拖延本身更大的失敗。 申し訳ございません 是書面形式； すみません對於外部郵件來說太輕，申し訳ありません位於兩者之間，適合內部使用。

附件、日程安排和拒絕

三個日常目的各有自己的固定線路。附件以「添付いたします」宣布，並在同一句話中進行描述，因為沒有附帶文字的裸文件讀起來很粗心。日程安排以清單的形式提供候選位置，並詢問哪一個適合，而不是要求讀者為您發明時間。拒絕從不單獨使用できません：模式是感謝、遺憾、原因和敞開的門。

いたしかねます是表示你不能的禮貌方式，表達為困難而不是不願意：今回はお受けいたしかねます。將任何拒絕與また機會がございましたら配對，這樣關係就可以在「不」之後繼續存在，這是學習者最常忽略的部分。

正確結束電子郵件的結束行

よろしくお願いいたします幾乎用於結束所有日語商務電子郵件，並且不會翻譯為任何特定內容，因此請將其視為相當於結束鞠躬的書面形式。 何卒よろしくお願い申し上げます是最重的版本，適合第一次接觸、道歉或對客戶的實質性要求，而引き続きよろしくお願いいたします適合持續的線索。下面是簽名區塊：姓名、公司、部門、地址、電話、電子郵件。不要試圖翻譯成“最誠摯的問候”，因為沒有對應的詞，而結束禮節已經做到了這一點。

公司內部與外部

最重要的區別是 uchi 和 soto：你的公司在內部，其他人在外部。寫信給客戶時，你不會在同事的名字上加上様或さん，甚至連社長的名字也不行，所以這是弊社の田中がご対応いたします。當你謙虛時，你自己的公司是弊社；當你中立時，你自己的公司是當社；他們的文字是貴社，言語是御社。內部電子郵件更輕：お疲れ様です取代了お世話になっております，而お願いします通常代表まい，而お願いします與您要加入的線程的語氣相匹配，而不是自己選擇級別。

• 外在開口：いつもお世話になっております。內部開口：お疲れ様です。
• 你的公司對外人來說：弊社表示謙虛，當社表示中立的事實陳述。
• 他們的公司：書面的貴社，大聲說出來的御社。
• 一位同事向客戶提及失去了様和さん：弊社の田中が侍います。
• 資深同事內部只保留職稱：田中部長，從來沒有田中部長様。
• 內部截止日期可以是直接的；同樣的最後期限在外部需要緩衝。

主題行、副本和回复

日文的主旨行是描述性的，並且經常用方括號括起來，例如【ご確認のお願い】新商品の件，因為方括號告訴讀者在打開任何東西之前需要採取什麼行動。回覆時保持主題不變，以便執行緒保持可搜尋狀態，並保留 Re: 鏈。抄送有自己的慣例：如果有人在抄送中，請在正文中用一行字命名他們，例如田中部長をCCに入れております，這樣就沒有人會驚訝地發現自己在那裡。給幾個人寫信，在回覆中保留相同的副本方式，並在收件者行中使用「與會者」。

• 將主詞中的動作括起來：【お願い】【ご報告】【ご確認】。
• 回覆時保留原始主題，以便稍後可以再次找到主題。
• 在正文中宣布抄送收件人，而不是讓他們被注意到。
• 寫給一群人時，用關係者地址或チームの皆様而不是一個名字開頭。
• 即使答案只是確認のうえ、改めてご連絡いたします，也要當天回覆。

完整的電子郵件，逐行

再次閱讀範例並注意缺少的內容。沒有詢問讀者的健康狀況，沒有單獨的段落感謝他們之前的訊息，正文中也沒有簽名名稱，因為簽名區塊帶有它。整個訊息是四個真實的句子包裹著固定的短語，這個比例很正常。

不遷移的英文電子郵件習慣

學習者寫的大多數尷尬的日文電子郵件並非不符合文法。它們是帶有日語詞彙的英語電子郵件，即使每個單字都是正確的，日本讀者也會立即感覺到不匹配。以下的習慣是導致這種情況的原因，每個習慣都有一個簡單的日語替換而不是翻譯。

• 帶著希望這封電子郵件能找到他們的希望而打開。日文中沒有對應的詞，而いつもお世話になっております已經填補了這個空缺。
• 將親愛的田中先生翻譯成「親愛的なる田中様」。第一行寫上公司、部門、田中様，然後停。
• 將請求隱藏在最後一段。日本商業郵件在前四行中說明了其目的。
• 在寫作中使用すみません或ごめんなさい。兩者都是口語語域：使用申し訳ございません或恐れ入りますが代替。
• 附加一個沒有任何句子描述的文件，或編寫相當於請查找附件的日語，僅此而已。
• 在底部以「田中より」取代適當的簽名欄進行簽名。
• 在發給客戶的訊息中給同事的名字加上さん，這會悄悄提升你自己的公司。
• 盡快要求一些東西。給出一個實際的日期：「なるはや」是隨意的，「至急」聽起來像是緊急情況。