用四句話認識年終郵件
每封年終電子郵件，無論長短，都圍繞著四個想法。一個說明它是什麼的主題。感謝這一年。關閉（如果你要宣布關閉）。並祝福新的一年一切順利。下面幾行是每行的最簡單版本；它們後面的部分顯示了正式的變體以及它們的去向。
如果您什麼都不記得，請記住順序。日本讀者期待在提供實用資訊之前表示感謝，並在最後的日期之後表達良好的祝愿。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 年末のご挨拶 | Nenmatsu no goaisatsu | 年終問候（主旨） |
| 本年もお世話になりました。 | Honnen mo osewa ni narimashita. | 感謝您今年的幫忙。 |
| 年末年始休業のお知らせ | Nenmatsu nenshi kyūgyō no oshirase | 新年休業通知（主旨） |
| 良いお年をお迎えください。 | Yoi otoshi o omukae kudasai. | 祝您新年快樂。 |
兩種年終郵件
首先決定你要寫哪封電子郵件。你向聯絡人發出的個人問候語聽起來像您：它提到了您今年一起完成的工作。關閉通知從公司發給每個人，聽起來就像公司一樣：它是正式的、真實的，對每個讀者來說都是一樣的。小公司和自由工作者經常將它們結合起來，在通知中添加個人資訊。
| 觀點 | 個人年終祝福 | 放假通知 |
|---|---|---|
| 寄件人 | 您，致聯絡人 | 本公司，致所有客戶 |
| 主題 | Nenmatsu no goaisatsu | Nenmatsu nenshi kyūgyō no oshirase |
| 語氣 | 熱情、有禮貌 | 正式、實際 |
| 重點內容 | 感謝今年的共同努力 | 截止日期以及如何處理查詢 |
| 長度 | 五到八行 | 簡短，通常帶有日期塊 |
如果您同時傳送兩者，則通知可以是普通公告，問候語可以在一行中提到關閉日期。讀者不需要兩次完整的日期。
誰傳送什麼也取決於你的角色。銷售人員和客戶經理通常會向自己的聯絡人傳送個人問候，而關閉通知通常來自管理員或出現在公司網站上。如果你不確定，請詢問你的團隊去年是如何完成的：zennen wa dō shimashita ka 在 12 月初是一個非常自然的問題。
容易找到的主旨
日文的商業主題是短標籤，而不是句子。方括號【】通常用於使通知在繁忙的收件匣中脫穎而出，許多人在圓括號中添加他們的公司和姓名，以便以後可以找到電子郵件。對於關閉通知，日期也可以放在主題中，這樣讀者就無需打開它。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 【年末年始休業のお知らせ】 | Nenmatsu nenshi kyūgyō no oshirase | 【元旦放假通知】 |
| 年末のご挨拶（さくら物産 佐藤） | Nenmatsu no goaisatsu (Sakura Bussan Satō) | 年終祝福(Sato,Sakura Bussan) |
| 年末のご挨拶と休業日のご案内 | Nenmatsu no goaisatsu to kyūgyōbi no goannai | 年終問候與我們的休息日 |
感謝收信人這一年的關照
在通常的開場白“itsumo osewa ni natte orimasu”之後，這封電子郵件向讀者表示感謝。共有三個常見等級。最正式的用在公司通知中，表達了對讀者的特殊考慮，gokōhai，並表示深深的感謝。中間層是個人問候客戶的標準選擇。最輕的等級適合每週與你一起工作的聯絡人。
在一封個人電子郵件中，在設定的行後添加一個具體的句子：您完成的項目，你一起參加的活動。正是這一行使得模板感覺像是一條真實的訊息。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 本年も格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 | Honnen mo kakubetsu no gokōhai o tamawari, atsuku onrei mōshiagemasu. | 我們衷心感謝您今年的特別支持。 （非常正式） |
| 本年は大変お世話になり、誠にありがとうございました。 | Honnen wa taihen osewa ni nari, makoto ni arigatō gozaimashita. | 非常感謝您今年的所有幫助。 （標準） |
| 今年も一年、大変お世話になりました。 | Kotoshi mo ichinen, taihen osewa ni narimashita. | 感謝您又一年的支持。 （溫暖） |
| 秋のイベントでは大変お世話になりました。 | Aki no ibento de wa taihen osewa ni narimashita. | 非常感謝你對秋季活動的幫助。 |
休業通知：日期與洽詢
結束部分以一個不起眼的固定短語開始，makoto ni katte nagara，字面意思是我們非常自私，但是。它軟化了你將無法聯繫的事實。然後是日期，通常作為單獨的行或區塊，並將工作日放在括號中，然後是查詢情況，最後是對造成的不便表示歉意。
典型的區塊如下：休業期間：2026年12月29日（火）〜2027年1月4日（月）。許多辦事處在 12 月 28 日或 29 日至 1 月 3 日或 4 日之間關閉，但日期因公司和行業而異，因此請務必檢查自己的日曆並清楚地註明第一天。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 誠に勝手ながら、下記の期間を年末年始休業とさせていただきます。 | Makoto ni katte nagara, kaki no kikan o nenmatsu nenshi kyūgyō to sasete itadakimasu. | 我們將在以下期間因新年假期休息。 |
| 休業期間中にいただいたお問い合わせは、年明けより順次対応いたします。 | Kyūgyō kikanchū ni itadaita otoiawase wa, toshiake yori junji taiō itashimasu. | 關閉期間收到的詢問將在新的一年中按順序回覆。 |
| ご不便をおかけいたしますが、何卒ご了承ください。 | Gofuben o okake itashimasu ga, nanitozo goryōshō kudasai. | 對於造成你的不便，我們深表歉意，並請求你的理解。 |
| 新年は一月五日より通常営業いたします。 | Shinnen wa ichigatsu itsuka yori tsūjō eigyō itashimasu. | 我們將於 1 月 5 日照常重新營業。 |
郵件的結尾：明年與祝福
最後幾行是向前看的。首先，請求明年繼續保持這種關係，然後祝新的一年一切順利，並且經常會說一句關於在寒冷中照顧的話。在公司通知中，大家會看到讀者被稱為 minasama。在個人電子郵件中，可以使用讀者的姓名或根本不使用標題。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 来年も変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。 | Rainen mo kawaranu goaiko o tamawarimasu yō, onegai mōshiagemasu. | 希望明年繼續得到你的惠顧。 （非常正式） |
| 来年もどうぞよろしくお願いいたします。 | Rainen mo dōzo yoroshiku onegai itashimasu. | 我們期待明年與您合作。 |
| 寒さ厳しき折、どうぞご自愛ください。 | Samusa kibishiki ori, dōzo gojiai kudasai. | 在這個寒冷的季節，請照顧好自己。 |
| 皆様どうぞ良いお年をお迎えください。 | Minasama dōzo yoi otoshi o omukae kudasai. | 我們祝大家新年快樂。 |
寄給熟識客戶的簡短範例
這是完整的個人問候語，並在一行中提到了結束語。禮貌但不生硬，對於與您合作了一整年的客戶來說，這是正確的水平。將其作為一封電子郵件從頭到尾閱讀；每一行都是身體的一條線。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 山田様 | Yamada sama | 親愛的先生或女士Yamada， |
| いつもお世話になっております。さくら物産の佐藤です。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. Sakura Bussan no Satō desu. | 感謝你的支持。這是 Sakura Bussan 中的 Sato。 |
| 本年は大変お世話になり、誠にありがとうございました。 | Honnen wa taihen osewa ni nari, makoto ni arigatō gozaimashita. | 非常感謝您今年的所有幫助。 |
| 新商品の発売では、多くのご協力をいただきました。 | Shinshōhin no hatsubai de wa, ōku no gokyōryoku o itadakimashita. | 你為我們的新產品發布提供了很大幫助。 |
| 弊社は十二月二十九日から一月四日まで休業いたします。 | Heisha wa jūnigatsu nijūkunichi kara ichigatsu yokka made kyūgyō itashimasu. | 我們的辦公室將於 12 月 29 日至 1 月 4 日關閉。 |
| 来年もどうぞよろしくお願いいたします。 | Rainen mo dōzo yoroshiku onegai itashimasu. | 我們期待明年與您合作。 |
| どうぞ良いお年をお迎えください。 | Dōzo yoi otoshi o omukae kudasai. | 祝您新年快樂。 |
寄送時機與其他常見的錯誤
- 在你的辦公室關閉後傳送問候語。如果關閉通知在關閉第一天到達，則毫無用處。
- 在給客戶的通知中使用 kyūka 而不是 kyūgyō。公司要關門了，不是放假。
- 十二月寫kyūnenchū或akemashite。這些屬於新年電子郵件，而不是年終電子郵件。
- 把願望放在日期之前。首先是實用訊息，然後是最後的美好祝福。
- 混合正式與休閒等級：kakubetsu no gokōhai 位於一行，kotoshi mo arigatō ne 位於下一行。
- 忘記了第一天回來的情景。讀者最關心的是什麼時候再回答。
寄出之前，讓 Mocchi 檢查你的草稿
首先寫下你真正的年終電子郵件，然後打開 Mocchi 並輸入 /correct，然後是你的草稿和一行關於讀者的訊息，例如兩年的客戶。 Mocchi 更正了日語，標記了錯誤寄存器中的任何行，並解釋了原因。如果你想理解其中一個正式的固定短語而不是複製它，請對其使用 /explain 並 Mocchi 將其分解為多個部分。 Mocchi 記錄你發現困難的表達方式，因此一月份的新年電子郵件從那裡開始。
對於固定短語本身，請使用 /create-flashcards 製作一個小卡片組，並在傳送前一周間隔重複地複習它。