撥打前
在電話響起之前決定三件事：你要打電話給誰，你是要求一整天還是半天，以及你今天工作中的緊急事項。大多數工作場所都希望電話打給你的直接上級而不是同事，並且在輪班或工作日開始之前儘早打來。除此之外，不同公司和行業的期望差異很大，因此請提前確認自己工作場所的規則，而不是在生病時即興制定。
在您面前放一張紙條，寫上您的部門名稱、您的症狀的字詞以及可以處理緊急情況的人員姓名。閱讀筆記並不是作弊，而是作弊。日本的商務電話非常公式化，讓雙方都可以快速行動，熟悉台詞的來電者聽起來很有能力，而不是排練過。
- 打電話給你的直接上級，除非你的工作場所指定了其他人。
- 在工作開始之前儘早打電話，如果時間太早，請道歉。
- 知道你是在要求這一天、早上還是早退。
- 準備好一句話來說明任何緊急情況以及誰可以負責。
- 提前檢查您的雇主如何記錄缺勤以及是否適用帶薪休假。
通話的六個部分
這是骨架。每一行都是一招，模型線本身就夠了；你可以在一分鐘之內說出整個通話內容。請注意，請求本身是唯一的長句子，其他所有內容都是一個短子句。
| 移動 | 它的作用 | 模型線 |
|---|---|---|
| 開幕 | 問候並識別您的身份 | 大塚大將。英行部的田中出。 |
| 對時間安排表示歉意 | 確認早期通話 | Asa hayaku kara mōshiwake arimasen。 |
| 症狀 | 一項條款，無細節 | Sakuya kara netsu ga arimashite。 |
| 要求 | 謙虛地請一天假 | Honjitsu oyasumi o itadakitai no desu ga, yoroshii deshō ka。 |
| 交出 | 列出緊急事項以及誰可以負責 | 京之會議是佐藤先生的 Onegai dekimasu deshō ka。 |
| 返回並關閉 | 預期回報，最後道歉 | Ashita wa shussha dekiru to omoimasu。 Mōshiwake arimasen。 |
識別您身分的開口
日本打電話以識別身份開始，而不是打招呼。按順序給出您的部門和您的姓氏，因為您的經理可能會半夢半醒地回答。 Otsukaresama desu 是任何時間的標準內部問候語； osewa ni natte orimasu 適用於外部呼叫者，因此請勿對您自己的經理使用它。然後在你談論自己之前確認一下。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| お疲れ様です。営業部の田中です。 | Otsukaresama desu. Eigyō-bu no Tanaka desu. | 您好，我是銷售部的田中。 |
| 朝早くから申し訳ありません。 | Asa hayaku kara mōshiwake arimasen. | 很抱歉這麼早就打電話來。 |
| 今、お時間よろしいでしょうか。 | Ima, o-jikan yoroshii deshō ka. | 你現在有時間嗎？ |
| はい、大丈夫ですよ。どうしましたか。 | Hai, daijōbu desu yo. Dō shimashita ka. | 經理：是的，沒問題。什麼事？ |
| お休みのご連絡でお電話しました。 | Oyasumi no go-renraku de o-denwa shimashita. | 我打電話是想讓你知道我需要休息一天。 |
如果電話轉到語音信箱，請按相同的順序留下相同的訊息，並說您將再次致電：rusuban denwa ni nokoshimasu ga, ato de mō ichido o-denwa itashimasu。然後也發一封訊息，這樣就有了書面記錄。
陳述症狀而不過度解釋
一個條款就是常態。 -mashite 結尾將您的原因與隨後的請求聯繫起來，並且聽起來明顯比 -mashita 更正式：netsu ga arimashite, mōshiwake arimasen ga。如果您不想具體說出任何具體名稱，則「taicho ga suguremasen」和「taicho Furyō no tame」都被接受，但故意含糊不清。不要敘述你的夜晚。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 昨夜から熱がありまして。 | Sakuya kara netsu ga arimashite. | 我從昨晚開始就發燒了。 |
| 三十八度の熱があります。 | Sanjūhachi-do no netsu ga arimasu. | 我的體溫三十八度。 |
| 体調が優れません。 | Taichō ga suguremasen. | 我覺得不舒服。 |
| 喉が痛くて、咳が止まりません。 | Nodo ga itakute, seki ga tomarimasen. | 我的喉嚨很痛，無法停止咳嗽。 |
| お腹の調子が悪くて、何度もトイレに行っています。 | Onaka no chōshi ga warukute, nando mo toire ni itte imasu. | 我胃有問題，老是要上廁所。 |
| 吐き気がして、食事が取れません。 | Hakike ga shite, shokuji ga toremasen. | 我感到噁心，無法進食。 |
| 頭痛がひどくて、起き上がれません。 | Zutsū ga hidokute, okiagaremasen. | 我頭痛得厲害，起不來。 |
| 昨日、インフルエンザと診断されました。 | Kinō, infuruenza to shindan saremashita. | 我昨天被診斷出患有流感。 |
用謙虛的語言請假
請求是寄存器發揮作用的地方。 Oyasumi o itadaku 使用了不起眼的動詞 itadaku（接收），因此您是在接受休息，而不是休假。不添加 desu ga 並拖尾是故意的：未完成的句子將決定權留給您的經理。 Yasumasete itadakemasu deshō ka 又更正式了一步，建立在使役的基礎上，讓我可以休息一下。
這一天是否算是帶薪休假、無薪缺勤或其他情況取決於雇主的規定，而這些規定有所不同。首先詢問缺勤情況，然後再確定如何記錄缺勤情況，除非您的工作場所要求您指定。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 申し訳ありませんが、本日お休みをいただきたいのですが。 | Mōshiwake arimasen ga, honjitsu oyasumi o itadakitai no desu ga. | 非常抱歉，但我今天想請假。 |
| 本日、お休みをいただけますでしょうか。 | Honjitsu, oyasumi o itadakemasu deshō ka. | 今天可以請假嗎？ |
| 本日、休ませていただけますでしょうか。 | Honjitsu, yasumasete itadakemasu deshō ka. | 你能允許我今天請假嗎？ |
| 午前中は休ませていただき、午後から出社したいと思います。 | Gozen-chū wa yasumasete itadaki, gogo kara shussha shitai to omoimasu. | 我想今天早上休息一下，下午就來。 |
| 病院に行ってから、改めてご連絡いたします。 | Byōin ni itte kara, aratamete go-renraku itashimasu. | 我會去診所然後再聯絡你。 |
| 分かりました。ゆっくり休んでください。 | Wakarimashita. Yukkuri yasunde kudasai. | 經理：明白了。好好休息。 |
| 病院には行きましたか。 | Byōin ni wa ikimashita ka. | 經理：你去看醫生了嗎？ |
| これから行く予定です。 | Kore kara iku yotei desu. | 我打算很快就去。 |
提供移交
這部分改變了缺席的接收方式。用一句話說出什麼是緊急的，什麼是已經完成的，以及誰可以承擔，然後提供你在家裡實際可以做的任何事情，而不承諾帶病工作。如果沒有任何緊急的事情，就直白地說出來； isogi no shigoto wa arimasen 對於經理來說在早上七點確實是有用的信息。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 急ぎの仕事は特にありません。 | Isogi no shigoto wa toku ni arimasen. | 今天沒有什麼特別緊急的事情。 |
| 見積書は昨日提出済みです。 | Mitsumorisho wa kinō teishutsu-zumi desu. | 報價已於昨天提交。 |
| 本日の会議は佐藤さんにお願いできますでしょうか。 | Honjitsu no kaigi wa Satō-san ni onegai dekimasu deshō ka. | 我可以請佐藤參加今天的會議嗎？ |
| 十時のお客様に、私から連絡を入れておきます。 | Jū-ji no okyakusama ni, watashi kara renraku o irete okimasu. | 我會親自聯絡十點鐘的客戶。 |
| メールは携帯で確認できますので、何かあればご連絡ください。 | Mēru wa keitai de kakunin dekimasu node, nanika areba go-renraku kudasai. | 我可以在手機上查看電子郵件，因此如果有任何問題請與我聯絡。 |
| 資料は共有フォルダに入っています。 | Shiryō wa kyōyū forudā ni haitte imasu. | 文件位於共用資料夾中。 |
| 引き継ぎの内容はチャットに書いておきます。 | Hikitsugi no naiyō wa chatto ni kaite okimasu. | 我會在聊天中寫下交接細節。 |
kaite okimasu 和 irete okimasu 中的 -te oku 形式意味著為了以後的利益而提前做某事，這正是交接的意思。這是本次通話中最有用的動詞形式。
完整的模型調用
以下是按順序排列的整個通話內容，並標記了經理可能說的台詞，以便您知道哪些是您聽到的而不是說出來的。大聲朗讀兩遍，一次作為你自己，一次作為經理，這樣你的答覆就不會令你感到驚訝。讓學習者感到困惑的兩個問題是溫度問題和緊急工作問題，這兩個問題都出現在你最不準備即興發揮的時候。每個問題用一個簡短的句子回答，然後回到劇本。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| もしもし、お疲れ様です。営業部の田中です。 | Moshi moshi, otsukaresama desu. Eigyō-bu no Tanaka desu. | 大家好，我是銷售部的田中。 |
| お疲れ様です。どうしましたか。 | Otsukaresama desu. Dō shimashita ka. | 經理：您好。什麼事？ |
| 朝早くから申し訳ありません。昨夜から熱がありまして。 | Asa hayaku kara mōshiwake arimasen. Sakuya kara netsu ga arimashite. | 抱歉這麼早打電話。我從昨晚開始就發燒了。 |
| それは大変ですね。何度ぐらいありますか。 | Sore wa taihen desu ne. Nan-do gurai arimasu ka. | 經理：聽起來很糟。你的體溫是多少？ |
| 三十八度あります。申し訳ありませんが、本日お休みをいただきたいのですが。 | Sanjūhachi-do arimasu. Mōshiwake arimasen ga, honjitsu oyasumi o itadakitai no desu ga. | 三十八度。抱歉，我今天想請假。 |
| 分かりました。急ぎの仕事はありますか。 | Wakarimashita. Isogi no shigoto wa arimasu ka. | 經理：明白了。有什麼緊急的事情嗎？ |
| 十時の会議だけです。佐藤さんにお願いできますでしょうか。 | Jū-ji no kaigi dake desu. Satō-san ni onegai dekimasu deshō ka. | 只有十點鐘的會議。我可以請佐藤來報道嗎？ |
| こちらで調整します。病院に行ってくださいね。 | Kochira de chōsei shimasu. Byōin ni itte kudasai ne. | 經理：我們會在這裡解決的。一定要去診所。 |
| ありがとうございます。明日は出社できると思います。 | Arigatō gozaimasu. Ashita wa shussha dekiru to omoimasu. | 謝謝。我想我明天可以進來。 |
| ご迷惑をおかけして申し訳ありません。失礼いたします。 | Go-meiwaku o okake shite mōshiwake arimasen. Shitsurei itashimasu. | 很抱歉給您帶來麻煩。再見。 |
| お大事に。 | Odaiji ni. | 經理：照顧好自己。 |
訊息版本
如果接受聊天訊息或電子郵件，請保持相同的順序，但不要閒聊。主旨、缺席、一般原因、交接、聯絡方式和道歉。書面缺勤通知通常比口頭通知更為正式，因此 gozaimasen 取代了 arimasen，itashimasu 取代了 shimasu。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 件名：本日の欠勤のご連絡 | Kenmei: Honjitsu no kekkin no go-renraku | 主題：今天缺席通知 |
| おはようございます。営業部の田中です。 | Ohayō gozaimasu. Eigyō-bu no Tanaka desu. | 早安.我是銷售部的田中。 |
| 体調不良のため、本日お休みをいただきます。 | Taichō furyō no tame, honjitsu oyasumi o itadakimasu. | 由於身體不適，今天請假。 |
| 急ぎの案件はございません。 | Isogi no anken wa gozaimasen. | 沒有緊急的事情要處理。 |
| 何かありましたら、携帯にご連絡ください。 | Nanika arimashitara, keitai ni go-renraku kudasai. | 如果有任何事情請聯絡我的手機。 |
| ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。 | Go-meiwaku o okake shi, mōshiwake gozaimasen. | 對於造成您的不便，我深表歉意。 |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, go-renraku made. | 目前這只是一個快速通知。 |
即使在允許留言的情況下，許多經理也喜歡在第一天早上打個簡短的電話。在您生病之前詢問您的團隊更喜歡哪一種，如果有疑問，請發送訊息並主動致電。
其他原因和第二天
孩子的病、計畫好的醫院預約和你自己的突然發燒，都是用相同的結構但不同的開頭句來處理的。預約通常是提前提到的，而不是在早上，而且半天的時間也很常見。這些是否算作休假以及工資單上的名稱是雇主的業務規則，因此請詢問而不是猜測。
如果第二天早上您仍然不適，請同時再次致電。 Kinō ni hikitsuzuki，從昨天開始，這句話承認這是第二次電話會議，給出一個現實的預期回報日期比樂觀更重要。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 子どもが熱を出しまして、保育園に迎えに行かなければなりません。 | Kodomo ga netsu o dashimashite, hoikuen ni mukae ni ikanakereba narimasen. | 我的孩子發燒了，我必須去托兒所接他們。 |
| 子どもの看病のため、本日お休みをいただきたいのですが。 | Kodomo no kanbyō no tame, honjitsu oyasumi o itadakitai no desu ga. | 我今天想請假去照顧我的孩子。 |
| 通院のため、来週の火曜日、午前中お休みをいただけますでしょうか。 | Tsūin no tame, raishū no kayōbi, gozen-chū oyasumi o itadakemasu deshō ka. | 我可以在下週二早上請假去醫院預約嗎？ |
| 定期検診の予約が入っています。 | Teiki kenshin no yoyaku ga haitte imasu. | 我預約了定期檢查。 |
| 診断書は必要でしょうか。 | Shindansho wa hitsuyō deshō ka. | 需要醫生證明嗎？ |
| 会社の規則を確認して、あとでお伝えします。 | Kaisha no kisoku o kakunin shite, ato de o-tsutae shimasu. | 經理：我查一下公司的規定，稍後再告訴你。 |
| 昨日に引き続き、本日もお休みをいただきたいのですが。 | Kinō ni hikitsuzuki, honjitsu mo oyasumi o itadakitai no desu ga. | 繼昨天之後，我今天也想請假。 |
| 熱は下がりましたが、まだ咳が残っています。 | Netsu wa sagarimashita ga, mada seki ga nokotte imasu. | 燒已經退了，但是咳嗽還是有。 |
| 明後日には出社できる見込みです。 | Asatte ni wa shussha dekiru mikomi desu. | 我預計後天就能回來。 |
回去工作
回報雖然短暫，但比人們預期的更重要。感謝為你代言的人，為打擾你道歉一次，說你好多了，並說明你今天要趕上什麼。不要整個早上都重複道歉；在受影響的人的辦公桌上明確表示感謝是當地的慣例。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| おはようございます。昨日はご迷惑をおかけしました。 | Ohayō gozaimasu. Sakujitsu wa go-meiwaku o okake shimashita. | 早安.對於昨天的麻煩，我深感抱歉。 |
| お休みをいただき、ありがとうございました。 | Oyasumi o itadaki, arigatō gozaimashita. | 謝謝你讓我抽出時間休息。 |
| おかげさまで、よくなりました。 | Okagesama de, yoku narimashita. | 謝謝你，我好多了。 |
| 会議に代わりに出てくださって、ありがとうございました。 | Kaigi ni kawari ni dete kudasatte, arigatō gozaimashita. | 感謝您代替我參加會議。 |
| 遅れている分は、今日中に片付けます。 | Okurete iru bun wa, kyō-jū ni katazukemasu. | 我將在今天結束之前清除積壓的訂單。 |
| もう大丈夫ですか。無理しないでくださいね。 | Mō daijōbu desu ka. Muri shinaide kudasai ne. | 同事：你現在好點了嗎？不要強迫自己。 |
| ありがとうございます。もう大丈夫です。 | Arigatō gozaimasu. Mō daijōbu desu. | 謝謝。我現在很好。 |
如何在需要之前進行排練
- 用您真實的部門、姓氏和經理的名字寫下您自己的六個動作版本。
- 說它以正常速度站起來，計時，直到需要不到一分鐘。
- 練習在症狀熱線處被打斷並回答 nan-do gurai arimasu ka。
- 僅練習三個症狀子句：發燒、胃病和模糊的 taichō ga suguremasen。
- 將訊息版本儲存為手機上的草稿，這樣您就不會在早上六點撰寫。
- 在健康的情況下，詢問同事您應該打電話給誰以及什麼時間打電話。