理解是註冊決定，而不是翻譯
用英語你可以說“got it to your 最親密的朋友和公司董事”，並調整語氣以體現差異。日語將這種差異融入單字本身。在 ryōkai 和 kashikomarimashita 之間進行選擇並不是一個抽象的形式問題，而是關於誰高於誰的聲明，無論這個人是在您的組織內部還是外部，以及這是語音還是書面訊息。沒有人會糾正你，這正是這個錯誤多年來持續存在的原因。
好消息是梯子很短。四個梯級幾乎涵蓋了工作學習者遇到的所有情況，其中一個梯級，wakarimashita，足夠安全，當你無法閱讀房間時可以依靠它。這篇文章僅處理確認本身；專門的 sonkeigo 和 kenjougo 指南涵蓋了提高他人和降低自己的更廣泛的系統。
梯子一目了然
| 形式 | 羅馬字 | 與它一起使用 | 典型設定 |
|---|---|---|---|
| 了解 | 良海 | 親密的同儕、後輩 | 團隊聊天，快速語音回覆 |
| 了解です | 良海德蘇 | 同事，友善的資深同事 | 團隊聊天、非正式辦公室談話 |
| 了解しました | 島下良海 | 同行；向上有風險 | 平等之間的聊天和電子郵件 |
| 分かりました | 若林下 | 幾乎任何人 | 不確定排名時的口頭回复 |
| 承知しました | 島下翔地 | 前輩、其他部門 | 標準商務演講和電子郵件 |
| 承知いたしました | 板島下翔一 | 客戶、高階主管 | 正式電子郵件、客戶電話 |
| かしこまりました | 賢子丸下 | 顧客和嘉賓 | 商店、飯店、接待處、電話 |
| 承りました | 受玉成下 | 客戶下訂單 | 接受訂單和請求 |
將表格視為一行而不是一組框。向上移動一級總是安全的，只需要花費一兩個音節。向下移動一級是造成損害的地方，因為過於隨意的回復會被視為對你的地位的主張，而你可能並不打算這樣做。
Ryōkai：快速、平坦且嚴格水平
Ryōkai 最初屬於命令和無線電通訊的語言，這就是它簡潔的感覺的來源。在現代辦公室裡，溝通主要是同等級的人之間的聊天，速度比儀式更重要，一句話回覆是一種善意而不是輕蔑。同伴之間這是完全正常的，而且有點溫暖，書面上相當於點頭。
陷阱是島下良海看起來很有禮貌。它有正確的禮貌過去結尾，因此學習者可以合理地假設它爬上了梯子。許多日本工人不這麼讀，因為禮貌位於結尾，而詞幹聽起來仍然像是在承認下屬的報告。許多公司從不大聲提及這條規則，只是注意到誰遵守它。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 了解。 | Ryōkai. | 知道了。 （隨意，同伴之間） |
| 了解です。 | Ryōkai desu. | 明白了。 （隨意-禮貌，常見於團隊聊天） |
| 了解しました。 | Ryōkai shimashita. | 明白了。 （形式上有禮貌，但最好還是對同行保持） |
| 了解、あとでやっておきます。 | Ryōkai, ato de yatte okimasu. | 明白了，以後我會處理的。 |
| 了解です。ありがとうございます。 | Ryōkai desu. Arigatō gozaimasu. | 明白了，謝謝。 |
Wakarimashita：中立的中間
Wakarimashita 是四人中最簡單的一個，從不冒犯別人。它說內容已經登陸，但沒有任何關於排名的聲明。這種中立性使它成為你最初幾週在某個地方、在混合群體中、與你無法判斷立場的人、以及在任何你必須立即回答的口頭交流中的正確默認設置。
它的一個弱點是它報告的是理解而不是承諾。如果你的經理給你一項任務，wakarimashita 本身聽起來就像你遵循了解釋，而不是你會採取行動。添加你將要做的事情以及何時做，就會變成一種適當的認可，這種習慣比任何單一的詞彙升級更有價值。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 分かりました。 | Wakarimashita. | 我明白。 |
| はい、分かりました。すぐに始めます。 | Hai, wakarimashita. Sugu ni hajimemasu. | 是的，明白了。我馬上開始。 |
| 分かりました。今日中に送ります。 | Wakarimashita. Kyō-jū ni okurimasu. | 明白了。我會在今天結束前發送。 |
| よく分かりました。ありがとうございます。 | Yoku wakarimashita. Arigatō gozaimasu. | 現在非常清楚了，謝謝。 |
Shochi shimashita，商業標準
Shochi shimashita 是日本辦公室的運作基礎。它是謙虛的，而不是儀式性的，它適用於口頭和書面，並且對於您的經理、其他部門、供應商和高級同事來說都是正確的。如果你用這句話取代你工作詞彙中的每一個“ryōkai”，那麼你一步就解決了大部分問題。
Shochi itashimashita 是同一個片語，用卑微的動詞 itashimasu 取代 shimasu，這會進一步降低你的地位。為客戶、高階管理層以及離開公司的書面資訊保存下來。 Shochi shite orimasu 是一種略有不同的動物：這意味著我已經意識到了這一點，當有人告訴你一些你以前被告知過的事情時，這很有用。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 承知しました。 | Shōchi shimashita. | 明白了。 （標準商務回覆） |
| 承知いたしました。 | Shōchi itashimashita. | 明白了。 （比較謙虛，針對客戶和老年人） |
| 承知しました。本日中に提出いたします。 | Shōchi shimashita. Honjitsu-chū ni teishutsu itashimasu. | 明白了。我將在今天結束之前提交。 |
| 承知いたしました。修正のうえ、改めてお送りいたします。 | Shōchi itashimashita. Shūsei no ue, aratamete o-okuri itashimasu. | 明白了。我會修改並再次發送。 |
| 承知しております。 | Shōchi shite orimasu. | 我已經意識到了這一點。 |
| お引き受けいたします。 | Ohikiuke itashimasu. | 我會接受它。 |
Kashikomarimashita 在櫃檯和客戶電話中
Kashikomarimashita 是日常形式中最恭敬的一種，它與之具有服務關係。服務員、酒店接待員、呼叫中心代理和店員每個班次都要使用它數十次，在這些座位上聽起來很溫暖、專業。它通常會打開一個句子，說明你將要做什麼，因為在服務工作中，沒有行動的確認只是一半的答案。
在您自己的團隊中，同一個詞可能會感覺很奇怪，因為它將您的同事視為客戶。 Uketamawarimashita 的範圍更窄：這表示您的訂單或要求已收到，屬於接受公司外部的預訂、訂單和指示，而不是一般協議。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| かしこまりました。 | Kashikomarimashita. | 當然。 （服務和麵向客戶） |
| かしこまりました。少々お待ちくださいませ。 | Kashikomarimashita. Shōshō omachi kudasaimase. | 當然。請稍等。 |
| かしこまりました。ただいまお持ちいたします。 | Kashikomarimashita. Tadaima omochi itashimasu. | 當然。我馬上拿來。 |
| かしこまりました。確認のうえ、折り返しご連絡いたします。 | Kashikomarimashita. Kakunin no ue, orikaeshi gorenraku itashimasu. | 當然。我會檢查並回覆您。 |
| 承りました。 | Uketamawarimashita. | 您的訂單已收到。 |
書面聊天與大聲說出的內容
介質改變了計算。在聊天工具中，同伴之間的簡單交流是高效且完全正常的，而對坐在你旁邊的人輸入 shōchi itashimashita 可能會顯得很僵硬。在電子郵件中，這種郵件更持久且經常轉發，大多數人至少會爬到 shōchi shimashita，因為讀者可能不是你寫信的人。
口頭致謝有一項書面致謝沒有的額外任務：它必須足夠快地到達，以表明您正在關注。一個緩慢而完美的短語比一個迅速的“hai”然後是更完整的回應更糟糕。將“hai”訓練成一種反射，然後讓句子的其餘部分跟上它。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 承知しました。よろしくお願いします。 | Shōchi shimashita. Yoroshiku onegai shimasu. | 明白了。先感謝您。 |
| 確認しました。問題ありません。 | Kakunin shimashita. Mondai arimasen. | 我已經查過了。沒有問題。 |
| 拝見しました。ありがとうございます。 | Haiken shimashita. Arigatō gozaimasu. | 我已經讀過了，謝謝。 |
| ご連絡ありがとうございます。承知しました。 | Gorenraku arigatō gozaimasu. Shōchi shimashita. | 謝謝你讓我知道。明白了。 |
當你明白但還無法開始時
對於無法滿足的請求，最糟糕的答案是沉默，其次是不尊重的承認。日本工作場所的處理方式分為兩部分：接受指示，然後同時協商時間。因為接受是第一位的，所以談判不代表拒絕。
要求截止日期也是同樣技能的一部分。請求通常是在沒有任何請求的情況下到達的，而當一個人請求“itsu made ni”時，會被認為是有組織的而不是困難的。如果任務必須離開你的手並稍後再回來，請明確地說出有關檢查和報告的內容。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 承知しました。いつまでに必要でしょうか。 | Shōchi shimashita. Itsu made ni hitsuyō deshō ka. | 明白了。什麼時候需要它？ |
| 承知しました。本日は立て込んでおりまして、明日の午前中でもよろしいでしょうか。 | Shōchi shimashita. Honjitsu wa tatekonde orimashite, ashita no gozen-chū demo yoroshii deshō ka. | 明白了。今天很滿，明天早上可以嗎？ |
| 少しお時間をいただけますでしょうか。 | Sukoshi ojikan o itadakemasu deshō ka. | 能給我一點時間嗎？ |
| 一度持ち帰って確認いたします。 | Ichido mochikaette kakunin itashimasu. | 讓我收回這個並檢查一下。 |
| 今の作業が終わり次第、取りかかります。 | Ima no sagyō ga owari shidai, torikakarimasu. | 一旦我目前的任務完成，我就會開始做。 |
當你完全不明白的時候
每個學習者都對他們沒有聽懂的東西說過“wakarimashita”，並且每個人後來都為此付出了代價。立即再次詢問是一個更便宜的選擇，並且有一套陳舊的短語可以讓你在不尷尬的情況下這樣做。以「osoreirimasu ga」或「sumimasen」開頭可以緩和氣氛，並說出你錯過的內容、速度、一個字、一個步驟，讓其他人很容易提供幫助。
它還有助於區分兩種不同的故障。聽不到這些話是 kikitoremasen deshita，它會導致重複。聽到但不知道這個術語是一個詞彙問題，即使是日本同事之間，當出現行話時，直接詢問含義也是很正常的。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、もう一度おっしゃっていただけますか。 | Osoreirimasu ga, mō ichido osshatte itadakemasu ka. | 對不起，你能再說一次嗎？ |
| すみません、聞き取れませんでした。 | Sumimasen, kikitoremasen deshita. | 抱歉，我沒聽清楚。 |
| もう少しゆっくりお願いできますか。 | Mō sukoshi yukkuri onegai dekimasu ka. | 你能說得慢一點嗎？ |
| 勉強不足で申し訳ありません。この言葉の意味を教えていただけますか。 | Benkyō-busoku de mōshiwake arimasen. Kono kotoba no imi o oshiete itadakemasu ka. | 我很抱歉我的知識匱乏。你能告訴我這個字的意思嗎？ |
| 念のため確認させてください。 | Nen no tame kakunin sasete kudasai. | 讓我確認一下，只是為了確定。 |
檢查您是否理解相同的事情
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 私の理解では、まず見積もりを作るということでよろしいでしょうか。 | Watashi no rikai de wa, mazu mitsumori o tsukuru to iu koto de yoroshii deshō ka. | 據我了解，我首先進行估計。這是正確的嗎？ |
| 確認ですが、締め切りは金曜日ということでしょうか。 | Kakunin desu ga, shimekiri wa kin-yōbi to iu koto deshō ka. | 只是為了確認一下，截止日期是周五嗎？ |
| 認識に相違がないか確認させていただきます。 | Ninshiki ni sōi ga nai ka kakunin sasete itadakimasu. | 讓我檢查一下我們是否以同樣的方式理解這一點。 |
| 承知しました。不明な点があればご連絡します。 | Shōchi shimashita. Fumei na ten ga areba gorenraku shimasu. | 明白了。如果有任何不清楚的地方我會聯絡你。 |
回讀是這個清單中最有價值的習慣。它將含糊的點頭轉化為可核查的陳述，讓對方有機會廉價地糾正你，並且讓你的承認變得有意義。在許多團隊中，讀回指令的人會得到更多而不是更少的信任，正是因為循環是大聲關閉的。
讓梯子自動化的練習
- 將同一指令重複四遍，攀爬 ryōkai、wakarimashita、shōchi shimashita、kashikomarimashita，並感受每個指令在哪裡停止。
- 一週內，用鬆地島下方取代你要向上送的所有靈怪，看看是否遺失了任何東西。
- 將每一次確認都與一個行動和時間配對，這樣 shōchi shimashita 就不會獨自旅行。
- 練習半秒內發出一句“hai”，然後在其後面說出一個完整的句子。
- 排練兩條修復線，直到它們比它們所取代的沉默更快。
- 每天以問題的形式讀回一條指令，並檢查答覆是否糾正了任何內容。