Viagem de negócios ao Japão (Shucchō): inscrição, reserva, saudações e relatório

Aplicando: o shucchō shinsei

Nada em uma viagem de negócios acontece antes do shinsei. O formulário pede em uma linha o destino, as datas, a finalidade, as pessoas ou empresa que você visitará e uma estimativa de custos. Ele vai para o seu gerente e, às vezes, para um segundo aprovador. Em muitas empresas é uma tela do sistema de despesas; em alguns, ainda é um formulário de papel com um hanko. Pergunte a um colega qual é e copie um recente.

A versão falada vem primeiro: diga ao seu gerente por que a viagem é necessária e receba um aceno de cabeça antes de preencher qualquer coisa. Shucchō o mōshiagemasu não é natural; diga shucchō shitai no desu ga ou shucchō no kyoka o itadakitai no desu ga e adicione as datas e o propósito.

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来月らいげつ、大阪おおさか支社ししゃに出張しゅっちょうしたいのですが、よろしいでしょうか。Gostaria de fazer uma viagem de negócios à filial de Osaka no próximo mês; tudo bem?

Reserva de transporte e hotéis através do administrador

Depois que o shinsei é aprovado, a reserva geralmente passa pelo sōmu, assuntos gerais ou por um balcão de viagens contratado. Algumas empresas permitem que você reserve dentro de limites e reivindique depois, e algumas emitem um cartão corporativo. Será solicitado o percurso, o horário de saída desejado, a preferência de assento e a área do hotel. Assentos reservados, shiteiseki, são padrão para o shinkansen; o carro verde e os voos são frequentemente restritos por grau.

Conheça as palavras dos bilhetes que você receberá: um jōshaken é o bilhete da tarifa básica, um tokkyūken o suplemento expresso e um eki-uketori é um bilhete recolhido na máquina da estação com um código. As alterações após a reserva são repassadas ao mesmo balcão, portanto, pergunte com antecedência em vez de alterar no dia.

Regras de despesas em resumo

Toda empresa possui um ryohi kitei, regulamento de despesas de viagem, que define o que é reembolsado e como. As peças habituais são kōtsūhi, transporte; shukuhakuhi, acomodação, geralmente limitada por noite; nittō, uma diária para pequenos custos; e settai, entretenimento de um cliente, que normalmente precisa de aprovação separada. As refeições consumidas isoladamente são geralmente cobertas pelo nittō, e não reivindicadas, mas isso varia.

A única regra que não varia é o recebimento. Peça um ryōshūsho, um recibo formal, em todos os hotéis, táxis e lojas, e peça-o em nome da empresa, se sua empresa exigir. Muitas vezes, os táxis só são permitidos quando não há alternativa prática e é esperada uma nota explicando o motivo. Apresentar o seisan, liquidação de despesas, no prazo estabelecido pelas regras, ou a reclamação poderá ser recusada.

Chegando ao escritório de destino

A chegada a uma filial ou escritório de um cliente segue um pequeno roteiro. Na recepção você informa sua empresa, seu nome e quem está visitando. Quando seu anfitrião aparecer, a primeira linha é o-sewa ni natte orimasu, obrigado por seu apoio contínuo, ou, na filial de sua própria empresa, o-tsukaresama desu. Depois vem a frase tōi tokoro: o anfitrião dirá tōi tokoro o arigatō gozaimasu, obrigado por ter vindo até aqui, e você responde com um breve kochira koso.

Omiyage, se você trouxer, é entregue neste momento em uma frase, tsumaranai mono desu ga ou o isqueiro minasan de dōzo, por favor, compartilhe, e o anfitrião o coloca de lado sem abri-lo. Conversas fiadas sobre a viagem ou o clima preenchem a caminhada até a sala de reuniões; limite-se a duas ou três trocas.

Vocabulário de viagens em formulários e no chat

As palavras abaixo aparecem no shinsei, no sistema de despesas e nas mensagens que o administrador enviará para você. Aprenda as leituras para poder dizê-las em voz alta na mesa, e não apenas reconhecê-las na tela.

Vale a pena conhecer Chokkō chokki: significa que você vai de casa direto para o destino e volta para casa sem passar pelo escritório, e geralmente precisa ser informado no shinsei ou no chat para que a equipe saiba onde você está.

O relatório de viagem e retorno

O shucchō hōkoku encerra a viagem. É curto e factual: datas, destino, pessoas atendidas, propósito, resultados, próximas ações e custos, nesta ordem. A maioria das empresas possui um formulário ou modelo; alguns aceitam um e-mail para o gerente. Espera-se que seja dentro de um ou dois dias, e seu gerente geralmente desejará um resumo falado na primeira manhã de volta, antes de lê-lo. Comece com o resultado, depois com a próxima etapa e depois com qualquer coisa que deu errado.

O retorno em si tem suas próprias linhas. Diga tadaima modorimashita ao entrar, agradeça a quem o atendeu e coloque o omiyage no espaço compartilhado com uma palavra para a equipe. Em seguida, envie o seisan com os recibos. Use a lista de verificação abaixo nas primeiras vezes.

• Diga tadaima modorimashita e agradeça aos colegas que cobriram
• Dê ao gerente um resumo falado de dois minutos, com a conclusão primeiro
• Envie o shucchō hōkoku dentro do prazo da empresa
• Anexe todos os recibos ao seisan e explique qualquer táxi ou custo extra
• Envie um e-mail de agradecimento ao escritório ou cliente que você visitou
• Coloque o omiyage e diga à equipe que ele está lá
• Registre as próximas ações e datas da reunião no calendário compartilhado

Erros a evitar

O primeiro erro é reservar antes da aprovação. Se o shinsei for recusado ou as datas mudarem, um bilhete reservado automaticamente se tornará seu problema. A segunda é perder receitas; uma reivindicação sem ryōshūsho é frequentemente recusada imediatamente. A terceira é usar o cadastro de clientes em sua própria agência ou o cadastro de colegas com um cliente. O quarto é um relatório tardio ou vago: um hōkoku que diz que a reunião correu bem não diz nada ao gerente, e um que chega uma semana depois sugere que a viagem não importou.

Por fim, não trate a viagem como uma folga da equipe. Uma mensagem rápida de bate-papo na chegada e na partida, e acessível durante o horário comercial, é esperada na maioria das empresas, a menos que você tenha acordado o contrário.