Três tipos de hikitsugi e quando eles começam
Hikitsugi cobre três situações que parecem diferentes, mas usam a mesma linguagem. Antes de kyūka, sair, você entrega as tarefas que serão devidas enquanto você estiver ausente, geralmente para um colega e geralmente em uma mensagem curta e uma palavra pessoalmente. Antes do jinji idō, uma transferência dentro da empresa, você transfere toda uma função, geralmente nas semanas entre o anúncio e a data da mudança. Antes do taishoku, da demissão, você entrega tudo, e a empresa espera que tudo esteja completo antes do seu último dia.
O tempo é onde os alunos são pegos. A licença precisa de um ou dois dias de preparação. Uma transferência começa no dia em que é anunciada. A transferência de demissão ocorre durante o período de aviso prévio, e muitos gerentes solicitarão um hikitsugi keikaku, um plano de transferência, na primeira semana. As expectativas da empresa são diferentes, então pergunte como é normalmente o hikitsugi da equipe.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 来週の休暇中の業務について、引き継ぎをお願いしたいのですが。 | Raishū no kyūka-chū no gyōmu ni tsuite, hikitsugi o onegai shitai no desu ga. | Gostaria de entregar o trabalho para minha licença na próxima semana. |
| 異動に伴い、担当業務を田中さんに引き継ぎます。 | Idō ni tomonai, tantō gyōmu o Tanaka-san ni hikitsugimasu. | Com a minha transferência, passarei minhas funções para Tanaka. |
| 退職までに、すべての業務を引き継ぐ予定です。 | Taishoku made ni, subete no gyōmu o hikitsugu yotei desu. | Pretendo entregar todo o meu trabalho antes de partir. |
| 引き継ぎの計画を今週中にまとめます。 | Hikitsugi no keikaku o konshū-chū ni matomemasu. | Vou montar um plano de transferência esta semana. |
| 後任はどなたになりますか。 | Kōnin wa donata ni narimasu ka. | Quem será meu sucessor? |
O hikitsugisho: o que consta no documento
O hikitsugisho é a espinha dorsal da transferência. É lido pelo seu sucessor, pelo seu gestor e, meses depois, por quem tiver que responder a uma pergunta que ninguém mais consegue. Escreva-o em desu e masu simples ou no estilo com muitos substantivos de documentos internos, o que sua equipe usar, e organize-o por tarefa e não por data. Para cada tarefa: para que serve, com que frequência acontece, em que estado se encontra, quem está envolvido, onde estão os arquivos e o que pode dar errado.
Duas coisas tornam um hikitsugisho genuinamente útil. A primeira é a keii, a história: por que um cliente é tratado de determinada maneira, quais decisões foram tomadas e por quem. A segunda são as regras não escritas: o cliente que não gosta de telefonemas, o relatório que deve ser enviado primeiro a uma determinada pessoa. Estes nunca aparecem nos procedimentos oficiais e são exatamente o que um sucessor não consegue descobrir sozinho.
| Seção | Leitura | O que escrever |
|---|---|---|
| 業務一覧 | gyōmu ichiran | Lista de tarefas com propósito e frequência |
| 進捗状況 | shinchoku jōkyō | Status atual de cada tarefa |
| 担当者・関係者 | tantōsha, kankeisha | Pessoas responsáveis e pessoas envolvidas |
| 取引先連絡先 | torihikisaki renrakusaki | Detalhes de contato do cliente e fornecedor |
| 期限・スケジュール | kigen, sukejūru | Prazos e calendário recorrente |
| 保管場所 | hokan basho | Onde arquivos, formulários e registros são mantidos |
| 懸案事項 | ken'an jikō | Questões pendentes e problemas em aberto |
| 経緯 | keii | História e as razões por trás das decisões |
| 注意点 | chūi-ten | Pontos a serem observados, incluindo regras não escritas |
| マニュアル | manyuaru | Links para procedimentos e manuais |
As senhas e dados da conta geralmente são entregues por meio de sistema próprio da empresa, não escritos no documento. Pergunte à TI como sua empresa lida com eles.
Frases para entregar
O passo a passo falado segue o documento. Sente-se com seu sucessor, analise cada tarefa e diga o que o documento não pode: o tom que um cliente espera, as partes de um processo que são mais lentas do que parecem. Use hikitsugimasu para o ato, o-negai shimasu para o pedido e go-fumei na dez, pontos pouco claros, para gerar perguntas. Mantenha o passo a passo em desu e masu mesmo com um colega próximo; a formalidade sinaliza que se trata de uma transferência oficial de responsabilidade.
Termine dizendo quando você estará acessível e por quanto tempo. Em muitas empresas é normal responder às perguntas do sucessor durante algumas semanas após a transferência; após a demissão, é uma cortesia, não uma obrigação, e você pode estabelecer limites educadamente.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| この案件は、現在見積もりを提出した段階です。 | Kono anken wa, genzai mitsumori o teishutsu shita dankai desu. | Este projecto encontra-se actualmente na fase de apresentação do orçamento. |
| 詳細は引き継ぎ書の三ページ目にまとめてあります。 | Shōsai wa hikitsugisho no sanpēji-me ni matomete arimasu. | Os detalhes estão resumidos na página três do documento de entrega. |
| この取引先は、メールより電話の方が話が早いです。 | Kono torihikisaki wa, mēru yori denwa no hō ga hanashi ga hayai desu. | Com este cliente, um telefonema realiza tarefas mais rapidamente do que um e-mail. |
| ご不明な点があれば、いつでも聞いてください。 | Go-fumei na ten ga areba, itsu demo kiite kudasai. | Se algo não estiver claro, pergunte-me a qualquer momento. |
| 来月末までは、質問があれば対応できます。 | Raigetsu-matsu made wa, shitsumon ga areba taiō dekimasu. | Até o final do próximo mês posso responder perguntas. |
| 以上で、私の担当業務の引き継ぎは完了です。 | Ijō de, watashi no tantō gyōmu no hikitsugi wa kanryō desu. | Isso completa a transferência de minhas funções. |
Frases para receber uma transferência
Quando você é o sucessor, sua função é perguntar. Os colegas japoneses muitas vezes entregam o que acham que é importante e esquecem o que pararam de perceber, então as perguntas que você traz moldam o que você recebe. Pergunte primeiro sobre a prioridade, depois a história, depois os problemas pendentes e depois as pessoas. Confirme o que ouviu com to iu koto desu ne, se assim for, e escreva você mesmo a resposta no documento, pois a pessoa que está saindo não terá tempo.
Mostre que você está levando o trabalho a sério, sem prometer demais. Hikitsugasete itadakimasu, eu assumirei o controle, e shikkari hikitsugimasu, eu assumirei o controle corretamente, são as falas padrão, e um breve agradecimento no final pelo tempo gasto é esperado.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| この中で、一番急ぐのはどれですか。 | Kono naka de, ichiban isogu no wa dore desu ka. | Destes, qual é o mais urgente? |
| この案件の経緯を教えていただけますか。 | Kono anken no keii o oshiete itadakemasu ka. | Você poderia me contar a história desse projeto? |
| 今、懸案になっている問題はありますか。 | Ima, ken'an ni natte iru mondai wa arimasu ka. | Há algum problema pendente no momento? |
| 先方で、特に気をつけるべき方はいらっしゃいますか。 | Senpō de, toku ni ki o tsukeru beki kata wa irasshaimasu ka. | Há alguém no cliente com quem eu deveria ter cuidado especial? |
| つまり、月末までに請求書を出すということですね。 | Tsumari, getsumatsu made ni seikyūsho o dasu to iu koto desu ne. | Então isso significa que a fatura sai até o final do mês, certo? |
| しっかり引き継ぎます。お時間をいただき、ありがとうございました。 | Shikkari hikitsugimasu. O-jikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Eu vou cuidar disso direito. Obrigado pelo seu tempo. |
Apresentando o sucessor aos clientes
Os clientes são entregues em duas etapas. Primeiro vem o e-mail kōnin no go-shōkai: você anuncia a mudança, nomeia o sucessor, copia-o e agradece ao cliente pelo apoio. O sucessor então responde ao tópico com uma breve introdução. Em segundo lugar, vem uma visita ou ligação conjunta, onde você os apresenta cara a cara e dá um passo atrás enquanto eles falam. Após o seu último dia, o sucessor envia um acompanhamento por conta própria.
As linhas abaixo são as partes desse e-mail e a introdução falada. Mantenha o tom caloroso e levemente formal e evite explicar por que está saindo; um isshin ni yori simples, por motivos pessoais, é tudo o que um cliente precisa.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 件名：担当者変更のご挨拶 | Kenmei: Tantōsha henkō no go-aisatsu | Assunto: Aviso de mudança de pessoa de contato |
| この度、四月一日付で担当を離れることになりました。 | Kono tabi, shigatsu tsuitachi-zuke de tantō o hanareru koto ni narimashita. | A partir de 1º de abril deixarei de ser seu contato. |
| 後任は、同じ部署の佐藤が担当いたします。 | Kōnin wa, onaji busho no Satō ga tantō itashimasu. | Meu sucessor será Sato, do mesmo departamento. |
| 在任中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。 | Zainin-chū wa taihen o-sewa ni nari, kokoro yori kansha mōshiagemasu. | Obrigado sinceramente por todo o seu apoio durante meu tempo nesta função. |
| 後日、佐藤と共にご挨拶に伺います。 | Gojitsu, Satō to tomo ni go-aisatsu ni ukagaimasu. | Sato e eu visitaremos você pessoalmente em breve. |
| 後任の佐藤でございます。今後ともよろしくお願いいたします。 | Kōnin no Satō de gozaimasu. Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Eu sou Sato, o sucessor. Estou ansioso para trabalhar com você. |
Uma lista de verificação de transferência para o lado doador
A lista abaixo cobre o lado doador desde o anúncio até o último dia. Nem todos os itens se aplicam a uma licença curta, mas para uma transferência ou demissão, resolver tudo isso é o que os colegas esperam silenciosamente.
- Acorde primeiro o sucessor e o cronograma de transferência com seu gerente
- Atualize ou escreva o hikitsugisho, organizado por tarefa, com status e histórico
- Organize pastas compartilhadas e nomeie arquivos para que um estranho possa encontrá-los
- Acompanhe o sucessor pessoalmente pelo documento, tarefa por tarefa
- Envie o e-mail de notificação do cliente com o sucessor copiado em
- Faça visitas conjuntas ou ligações para os clientes mais importantes
- Entregar contas e senhas através do processo oficial da empresa
- Cancelar ou transferir reuniões recorrentes, assinaturas e funções do sistema
- Diga quando você ainda responderá perguntas e por quanto tempo
- Agradeça ao sucessor, ao seu gerente e à equipe em seu último dia
Para uma licença curta, a lista se reduz a três linhas: diga a um colega o que é devido, escreva onde estão os arquivos e coloque uma mensagem de ausência do escritório.
Erros a evitar
O erro mais comum é uma transferência que vive apenas na sua cabeça, entregue como uma conversa apressada na última tarde. Escreva com antecedência e deixe a conversa seguir o documento. A segunda é listar tarefas sem história: um sucessor que sabe o que fazer mas não sabe por que repetirá velhos erros. A terceira é esquecer os clientes, que se lembrarão de saber da mudança por meio de um e-mail devolvido.
Do lado receptor, o erro é a educação que impede você de perguntar. Assentir com um passo a passo e descobrir as lacunas um mês depois não ajuda ninguém. Pergunte, confirme, anote. E de ambos os lados, não trate o hikitsugi como opcional porque você só vai de férias; uma mensagem de duas linhas sobre o que está pendente ainda é uma transferência, e ignorá-la é notado.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 時間がなかったので、口頭で説明します。 | Jikan ga nakatta node, kōtō de setsumei shimasu. | Não tive tempo, então vou explicar verbalmente. (Evite; anote.) |
| 引き継ぎ書を先にお送りしますので、ご確認の上お時間をください。 | Hikitsugisho o saki ni o-okuri shimasu node, go-kakunin no ue o-jikan o kudasai. | Enviarei o documento de entrega primeiro, então, por favor, leia-o e depois me dê algum tempo. |
| 特に問題はありません。 | Toku ni mondai wa arimasen. | Não há problemas específicos. (Raramente é verdade; liste as questões pendentes.) |
| この件は先方と一度もめたことがあるので、経緯を説明します。 | Kono ken wa senpō to ichido mometa koto ga aru node, keii o setsumei shimasu. | Houve uma disputa com o cliente sobre isso uma vez, então vou explicar a história. |
| 分かりました。 | Wakarimashita. | Entendido. (Tudo bem, mas siga com uma pergunta.) |