A ideia central: uma decisão que fica no papel
Ringi (稟議) é construído a partir de rin, relatar humildemente a um superior, e gi, deliberação, portanto, é literalmente um assunto apresentado aos superiores para deliberação. O documento é o ringisho (稟議書), sho que significa documento escrito. A ringi é usado para decisões que precisam da autoridade de outra pessoa: comprar equipamentos, assinar um contrato, contratar, viajar acima de um custo definido.
O sistema reflete uma visão das decisões compartilhadas. Todo mundo que vai conviver com o resultado vê a proposta e coloca seu nome nela, para depois ninguém dizer que nunca foi informado e a responsabilidade é espalhada ao longo do percurso. O preço é o tempo. A quantidade necessária de ringi varia muito de acordo com a empresa; as start-ups podem usar uma mensagem de chat enquanto uma empresa mais antiga usa um formulário. A postagem relacionada em nemawashi cobre o que vem primeiro, e a postagem sobre cargos cobre as classificações na rota. Dois colegas estão discutindo uma compra.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| この件、稟議が必要ですか。 | Kono ken, ringi ga hitsuyō desu ka. | Isso precisa de um ringi? |
| 五十万円以上は稟議が要ります。 | Gojū-man-en ijō wa ringi ga irimasu. | Qualquer coisa a partir de 500.000 ienes precisa de ringi. |
| 来週までに稟議を上げます。 | Raishū made ni ringi o agemasu. | Enviarei o ringi na próxima semana. |
| 稟議、今どこまで行ってる？ | Ringi, ima doko made itteru? | Quão longe o ringi chegou? |
A rota: de kiansha a kessaisha
O redator, o kiansha (起案者), literalmente a pessoa que eleva o draft, envia o ringisho uma posição de cada vez. Quem aprova por último é definido pelas regras da empresa sobre autoridade de aprovação, kessai kengen (決裁権限), geralmente por tipo e valor: uma compra pequena pode parar no gerente do departamento, uma compra grande pode ir para um diretor ou presidente. No caminho, pode ir para os departamentos relacionados para aigi (合議), geralmente lido desta forma nas rotas de aprovação, embora gōgi também seja ouvido, para que a contabilidade ou o jurídico possam verificá-lo. Qualquer aprovador pode devolvê-lo.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| この金額だと、決裁者は本部長になります。 | Kono kingaku da to, kessaisha wa honbuchō ni narimasu. | Para este valor, o aprovador final é o chefe de divisão. |
| 経理の合議も必要です。 | Keiri no aigi mo hitsuyō desu. | Ele também precisa de uma aprovação da contabilidade. |
| 係長、ハンコをお願いできますか。 | Kakarichō, hanko o onegai dekimasu ka. | Posso pedir seu carimbo, por favor? |
| Papel | Leitura | O que eles fazem na rota |
|---|---|---|
| 起案者 | kiansha | Elabora a proposta e reúne os anexos |
| 係長 | kakarichō | Primeira verificação: fatos, números e formato |
| 課長 | kachō | Julga o caso de negócios da seção |
| 部長 | buchō | Aprova para o departamento; muitas vezes final para pequenas somas |
| 合議先 | aigi-saki | Departamentos relacionados, como contabilidade ou jurídico |
| 決裁者 | kessaisha | Detém autoridade para este valor e o torna oficial |
Lendo um ringisho: o cabeçalho e as caixas de carimbo
Os formatos variam de acordo com a empresa, mas a maioria dos ringisho carrega os mesmos campos: a data da redação, kianbi; o redator e seu departamento; o assunto, kenmei, que convencionalmente termina em no ken, relativo; a quantia, kingaku; anexos, tenpu shiryō, como aspas; e uma caixa para o resultado. O corpo abaixo expõe a finalidade, os motivos e as opções consideradas.
A linha de caixas de carimbo é ōinran (押印欄), literalmente a coluna para prensar selos. Em muitos formulários, a caixa mais antiga fica à esquerda e a do redator à direita, portanto, os carimbos são preenchidos da direita para a esquerda, na direção da escrita vertical tradicional. Cada aprovador pressiona um pequeno selo pessoal com seu sobrenome, um mitomein, literalmente um selo de reconhecimento. Alguns locais de trabalho mantêm o costume de inclinar levemente o selo em direção à caixa do patrão, como se estivesse se curvando; muitas pessoas nunca o conheceram, então siga o que seus colegas fazem.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 件名の書き方はこれで合っていますか。 | Kenmei no kakikata wa kore de atte imasu ka. | Esta é a maneira correta de escrever o assunto? |
| 見積書を二通添付しました。 | Mitsumorisho o ni-tsū tenpu shimashita. | Anexei duas citações. |
| ハンコ、逆さまになってるよ。 | Hanko, sakasama ni natteru yo. | (Colega) Seu carimbo está de cabeça para baixo. |
Pares que confundem os alunos
Kessai é a armadilha clássica. Escrito 決裁, é a aprovação da pessoa com autoridade; o segundo kanji significa julgar, como na decisão de um tribunal. Escrito em 決済, é a liquidação de um pagamento, a palavra nos terminais de cartão e em kessai-bi, data de liquidação. Os métodos de entrada geralmente oferecem primeiro a ortografia do pagamento. Um recém-chegado que verifica um rascunho faz a pergunta que todos fazem uma vez.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 決裁と決済、どっちの漢字でしたっけ。 | Kessai to kessai, dotchi no kanji deshitakke. | Kessai e kessai: qual kanji era mesmo? |
| Prazo | Leitura | Significado | Não deve ser confundido com |
|---|---|---|---|
| 決裁 | kessai | Aprovação final pela pessoa com autoridade | 決済 kessai, liquidando um pagamento |
| 承認 | shōnin | Um aprovador está bem em uma etapa do processo | 決裁 kessai, o final, vinculativo |
| 稟議 | ringi | Circulado para aprovação | 回覧 kairan, distribuído apenas para leitura |
| 差し戻し | sashimodoshi | Enviado de volta para ser revisado e reenviado | 却下 kyakka, rejeitado imediatamente |
| 根回し | nemawashi | Conversas informais de antemão | 稟議 ringi, o registro formal posterior |
Ringi e nemawashi: a palestra antes, o artigo depois
Nemawashi, literalmente contornando as raízes, é o trabalho informal de conversar sobre uma proposta com cada pessoa antes de ela ser enviada. Ringi é o que oficializa o resultado. Um ringi sem nemawashi tende a voltar com perguntas, porque a primeira vez que um aprovador ouve falar da ideia é quando ela chega à mesa; nemawashi sem ringi não tem efeito formal. É por isso que os aprovadores bem preparados ringi raramente o leem pela primeira vez. Um colega sênior dá conselhos a um recém-chegado.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 稟議を上げる前に、部長に一度相談しておいたほうがいいよ。 | Ringi o ageru mae ni, buchō ni ichido sōdan shite oita hō ga ii yo. | Antes de enviar o ringi, é melhor conversar uma vez com o gerente do departamento. |
| 経理には事前に話を通してあります。 | Keiri ni wa jizen ni hanashi o tōshite arimasu. | Já passei pela contabilidade. |
| 根回しは済んでいます。 | Nemawashi wa sunde imasu. | O trabalho de base foi feito. |
Além do básico: eletrônico ringi e o hanko desbotado
Muitas empresas agora executam denshi ringi (電子稟議), eletrônico ringi, em um sistema de fluxo de trabalho, wākufurō shisutemu. A rota é definida no software, cada aprovador recebe uma notificação e a aprovação é um botão, às vezes exibido com uma imagem do selo do aprovador. Sashimodoshi chega com um comentário por escrito, e o histórico mostra quem aprovou e quando. Quando um aprovador estiver ausente, um deputado poderá aprovar em seu lugar, dairi shōnin.
A mudança acelerou-se em 2020. Em Junho desse ano, o Gabinete do Governo, o Ministério da Justiça e o Ministério da Economia, Comércio e Indústria publicaram uma sessão de perguntas e respostas afirmando que, a menos que uma lei o exija, um contrato é válido sem selo, e o trabalho remoto tornou o envio de papel impraticável. O papel e o hanko sobrevivem em algumas empresas e repartições públicas, então pergunte qual sistema o seu usa. Uma equipe está lidando com aprovações on-line.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| システムで申請しておいてください。 | Shisutemu de shinsei shite oite kudasai. | Por favor, envie-o através do sistema. |
| 承認ボタンを押しておきました。 | Shōnin botan o oshite okimashita. | Eu pressionei aprovar. |
| 部長が出張中なので、代理承認になります。 | Buchō ga shutchō-chū na node, dairi shōnin ni narimasu. | O gerente do departamento está viajando a negócios, então um deputado irá aprová-lo. |
| 差し戻しのコメントを確認してください。 | Sashimodoshi no komento o kakunin shite kudasai. | Por favor, verifique os comentários na solicitação retornada. |
Os verbos da viagem: ageru, mawasu, tōru, oriru
A conversa de escritório descreve um ringi por seu movimento. Você ringi o ageru, levante-o e ringi o mawasu, envie-o. Ou ringi ga tōru, passa, ou sashimodosareru, é enviado de volta. Aprovação final kessai ga oriru, desce, porque desce de cima. Para os fornecedores, as pessoas dizem shanai de ringi-chū desu, está passando por aprovação interna, uma forma educada de dizer ainda não. Com os superiores, os mesmos verbos aparecem em keigo.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 稟議を回しておきました。 | Ringi o mawashite okimashita. | Eu enviei a rodada ringi. |
| 課長のハンコをもらいに行ってきます。 | Kachō no hanko o morai ni itte kimasu. | Vou buscar o carimbo do gerente da seção. |
| やっと決裁が下りました。 | Yatto kessai ga orimashita. | A aprovação finalmente chegou. |
| 稟議が通ったので、発注を進めます。 | Ringi ga tōtta node, hatchū o susumemasu. | O ringi foi processado, então prosseguirei com o pedido. |
| 金額の根拠が弱いと差し戻されました。 | Kingaku no konkyo ga yowai to sashimodosaremashita. | Foi devolvido porque a base para o montante era fraca. |
| 現在、社内で稟議中です。 | Genzai, shanai de ringi-chū desu. | (Para um fornecedor) Atualmente está em fase de aprovação interna. |
| ご確認のうえ、ご承認をお願いいたします。 | Go-kakunin no ue, go-shōnin o onegai itashimasu. | (E-mail para um aprovador) Revise e aprove. |
Erros comuns que os recém-chegados cometem com ringi
Escrever 決済 em um documento de aprovação. A causa é o método de entrada, que geralmente oferece primeiro a palavra de pagamento para kessai. Marque cada kessai em ringi e use 決裁.
Usando o ringi para persuadir. Os recém-chegados de culturas onde as propostas são discutidas numa reunião incluem o caso no documento e esperam que este conquiste os aprovadores. A persuasão pertence a nemawashi; o ringisho registra o que foi acordado.
Pulando um nível para economizar tempo. Levá-lo direto para buchō parece eficiente, mas a ordem da rota faz parte do respeito mostrado a cada classificação, e um kakarichō ignorado pode devolvê-lo. Siga a rota mesmo quando ela estiver lenta.
Tratar um carimbo antecipado como decisão. Cada shōnin parece um progresso, e é, mas apenas kessai compromete a empresa. Fazer um pedido antecipadamente pode fazer com que você explique pessoalmente uma compra que nunca foi aprovada.