Trước khi đến: xác nhận cuộc hẹn và thời gian
Chuyến thăm khách hàng bắt đầu vào ngày hôm trước, với một email dài một dòng xác nhận ngày, giờ và địa điểm; nó cho phép khách hàng có cơ hội đề cập đến việc thay đổi phòng hoặc thêm một người tham dự. Cuộc hẹn là cách nói xin lỗi trong cách nói thông thường và o-yakusoku trong keigo khi bạn nói chuyện với nhân viên của khách hàng.
Vào ngày đó, hãy có mặt tại tòa nhà sớm mười phút và có mặt tại quầy lễ tân sớm năm phút. Hãy tận dụng thời gian rảnh rỗi để kiểm tra giấy tờ, tắt tiếng điện thoại và vào mùa đông, hãy cởi áo khoác trước khi vào nhà; du khách bước vào văn phòng của khách hàng với chiếc áo khoác trên tay. Nếu chuyến tàu bị trễ khiến bạn đến muộn, hãy gọi điện trước giờ hẹn để thông báo thời gian đến mới thực tế.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 明日十時のお打ち合わせ、よろしくお願いいたします。 | Ashita jūji no o-uchiawase, yoroshiku onegai itashimasu. | Mong chờ cuộc gặp của chúng ta vào lúc 10 giờ ngày mai. |
| 場所は貴社の本社でよろしいでしょうか。 | Basho wa kisha no honsha de yoroshii deshō ka. | Địa điểm có phải là trụ sở chính của bạn theo kế hoạch không? |
| 申し訳ございません、電車の遅延で十分ほど遅れます。 | Mōshiwake gozaimasen, densha no chien de juppun hodo okuremasu. | Tôi rất xin lỗi, tôi sẽ đến trễ khoảng mười phút vì tàu bị trễ. |
| 少し早く着きましたので、ロビーでお待ちしております。 | Sukoshi hayaku tsukimashita node, robī de o-machi shite orimasu. | Tôi đến hơi sớm nên tôi sẽ đợi ở sảnh. |
Kịch bản đón tiếp: uketsuke
Lễ tân, uketsuke, có ba hình thức và kịch bản hầu như không thay đổi. Tòa nhà lớn có nhân viên trực, thường có cổng bảo vệ; một công ty cỡ trung bình có một chiếc điện thoại trên quầy với danh sách các số máy nhánh; một văn phòng nhỏ có một cánh cửa bạn vừa mở vừa nói shitsurei itashimasu. Trong mọi trường hợp, bạn cung cấp ba thông tin theo thứ tự: công ty của bạn, tên của bạn và bạn có cuộc hẹn với ai và khi nào.
Chú ý các động từ. To mōshimasu là dạng khiêm tốn của to iimasu và là cách duy nhất để giới thiệu bản thân ở đây. O-yakusoku o itadaite orimasu, Tôi đã được hẹn, ghi cuộc hẹn vào quà tặng của khách hàng, đó là đóng khung lịch sự. Gắn sama vào tên của người bạn đang đến thăm và thêm bộ phận của họ nếu bạn biết, vì một công ty lớn có thể có nhiều người có cùng họ.
Nhân viên tiếp tân sẽ nói shōshō o-machi kudasai, gọi điện cho người đó và sau đó nói tadaima mairimasu, họ đang trên đường đến hoặc đặt tên phòng. Nếu có phù hiệu của khách, nyūkanshō, hãy đeo nó rõ ràng và trả lại khi bạn rời đi.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Tanaka to mōshimasu. | Tên tôi là Tanaka, đến từ Tập đoàn ABC. |
| 十時に営業部の佐藤様とお約束をいただいております。 | Jūji ni Eigyōbu no Satō-sama to o-yakusoku o itadaite orimasu. | Tôi có cuộc hẹn với ông Sato ở phòng Kinh doanh lúc 10 giờ. |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō o-machi kudasaimase. | Xin vui lòng chờ một lát. |
| ただいま佐藤が参りますので、こちらにおかけください。 | Tadaima Satō ga mairimasu node, kochira ni o-kake kudasai. | Sato đang trên đường tới; xin vui lòng ngồi ở đây. |
| お待たせいたしました。 | O-matase itashimashita. | Xin lỗi đã để bạn chờ đợi. |
Phòng chờ và được chiếu vào
Bạn có thể đợi ở sảnh, trong ōsetsushitsu, phòng tiếp tân hoặc ngay trong phòng họp. Khi một nhân viên dẫn bạn đi, hãy đi phía sau họ một chút và để họ nhấn nút thang máy; trong thang máy người hướng dẫn đứng cạnh bảng điều khiển và bạn đứng ở phía sau.
Tại phòng, hướng dẫn viên nói dōzo o-hairi kudasai hoặc kochira e dōzo. Nói shitsurei itashimasu khi bạn bước vào, ngay cả khi phòng trống và ngồi vào chỗ mà bạn được chỉ. Nếu không có gì được nói, hãy đứng gần chiếc ghế gần cửa nhất hoặc ngồi vào đó và đứng lại khi người bạn sắp gặp bước vào. Đặt túi xách của bạn xuống sàn cạnh ghế chứ không phải trên bàn. Nếu trà được mang đến, hãy cảm ơn người đó và đợi dozo của chủ nhà trước khi uống, trừ khi việc chờ đợi quá lâu.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| こちらへどうぞ。 | Kochira e dōzo. | Làm ơn đi lối này. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Xin lỗi (vào phòng). |
| おかけになってお待ちください。 | O-kake ni natte o-machi kudasai. | Xin vui lòng ngồi xuống và chờ đợi. |
| こちらの席でよろしいでしょうか。 | Kochira no seki de yoroshii deshō ka. | Chỗ ngồi này ổn chứ? |
| 奥へどうぞ。 | Oku e dōzo. | Xin vui lòng ngồi ở ghế phía sau. |
Chỗ ngồi, danh thiếp và lời chào khai mạc
Phòng họp có ghế trên, kamiza, xa cửa nhất và ghế dưới, shimoza, gần cửa nhất. Kamiza thuộc về khách, với vị khách cao cấp nhất ở xa cửa nhất và chủ nhà cao cấp nhất ở đối diện. Nếu nghi ngờ, hãy đợi để được đặt.
Khi người bạn đang gặp bước vào, hãy đứng dậy. Cuộc gặp đầu tiên bắt đầu bằng việc trao đổi danh thiếp: cầm danh thiếp bằng cả hai tay hướng về phía người đối diện, đưa công ty, bộ phận và tên của bạn cho mōshimasu, nhận danh thiếp của họ bằng cả hai tay, liếc nhìn và đặt nó lên bàn trước mặt bạn. Một hướng dẫn riêng về nghi thức meishi trình bày chi tiết; ở đây chỉ cần biết rằng việc trao đổi diễn ra trước khi có người ngồi là đủ.
Sau đó cảm ơn họ đã dành thời gian và nêu mục đích của chuyến thăm chỉ bằng một câu. Một món quà nhỏ, temiyage, hiện đang được trao tặng với kokoro bakari desu ga. Người dẫn chương trình thường mở đầu bằng dewa, hajimemashō ka hoặc một câu hỏi về hành trình của bạn mà chỉ cần một câu trả lời ngắn gọn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa o-isogashii tokoro o-jikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Cảm ơn bạn đã dành thời gian cho chúng tôi hôm nay khi bạn bận rộn. |
| 本日は新しいプランについてご説明に伺いました。 | Honjitsu wa atarashii puran ni tsuite go-setsumei ni ukagaimashita. | Hôm nay tôi đến để giải thích về kế hoạch mới. |
| 心ばかりですが、皆様でどうぞ。 | Kokoro bakari desu ga, minasama de dōzo. | Một token nhỏ xin hãy chia sẻ với mọi người. |
| では、早速ですが始めさせていただきます。 | Dewa, sassoku desu ga hajimesasete itadakimasu. | Sau đó, nếu có thể, hãy bắt đầu ngay. |
Kết thúc: tóm tắt các bước tiếp theo
Một cuộc họp ở Nhật Bản hiếm khi kết thúc bằng một quyết định được công bố ngay tại chỗ. Nó kết thúc bằng một danh sách rõ ràng về những gì mỗi bên sẽ làm tiếp theo và khi nào, và khách truy cập phải nói to điều đó. Giới thiệu phần tóm tắt bằng honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu, sau đó liệt kê các mục bằng mazu, tsugi ni, saigo ni. Phía khách hàng sẽ sửa bất cứ điều gì họ thấy khác đi, đó chính là vấn đề.
Nếu khách hàng cần tham khảo ý kiến của người khác, họ sẽ nói shanai de kentō shite, go-renraku itashimasu. Hãy yêu cầu một khoảng thời gian cụ thể với itsu goro, nhưng đừng ép buộc phải hẹn hò ngay tại chỗ. Khi người chủ trì nói honjitsu wa arigatō gozaimashita, hãy trả lời bằng kochira koso và đứng lên khi họ đứng.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| では、本日の内容を確認させていただきます。 | Dewa, honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu. | Vậy hãy để tôi xác nhận những gì chúng ta đã thảo luận ngày hôm nay. |
| まず、弊社から来週中に見積もりをお送りします。 | Mazu, heisha kara raishū-chū ni mitsumori o o-okuri shimasu. | Đầu tiên, chúng tôi sẽ gửi cho bạn báo giá trong tuần tới. |
| 社内で検討して、来週ご連絡いたします。 | Shanai de kentō shite, raishū go-renraku itashimasu. | Chúng tôi sẽ xem xét nội bộ và liên hệ với bạn vào tuần tới. |
| ご返事はいつ頃いただけますでしょうか。 | O-henji wa itsu goro itadakemasu deshō ka. | Khoảng khi nào chúng tôi có thể mong đợi câu trả lời của bạn? |
| 他にご不明な点はございますか。 | Hoka ni go-fumei na ten wa gozaimasu ka. | Còn có điều gì chưa rõ ràng? |
| 本日はありがとうございました。こちらこそ、よろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Kochira koso, yoroshiku onegai itashimasu. | Cảm ơn bạn vì ngày hôm nay. Niềm vui là của chúng tôi; chúng tôi mong muốn được làm việc với bạn. |
Rời đi: shitsurei itashimasu ở mọi cửa
Ra đi cũng có nhiều giai đoạn như đến. Tập hợp các giấy tờ của bạn và danh thiếp của khách hàng, cho vào hộp đựng danh thiếp của bạn. Đẩy ghế vào. Đến cửa phòng họp, quay người lại, nói shitsurei itashimasu và cúi chào. Chủ nhà thường sẽ dẫn bạn đến thang máy hoặc lối vào; giữ cho cuộc trò chuyện nhẹ nhàng và cảm ơn họ một lần nữa khi bạn bước đi.
Khi đến thang máy, bước vào, quay mặt về phía chủ nhà, nói honjitsu wa arigatō gozaimashita và cúi đầu khi cửa đóng lại. Tại lối vào tầng trệt, hãy cúi đầu trước cửa. Hãy mặc áo khoác bên ngoài tòa nhà. Trả lại huy hiệu của bất kỳ du khách nào tại quầy lễ tân cùng với o-kaeshi shimasu và cũng cảm ơn nhân viên tiếp tân.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| それでは、失礼いたします。 | Sore dewa, shitsurei itashimasu. | Vậy thì tôi sẽ nghỉ phép. |
| お見送りは結構でございます。 | O-miokuri wa kekkō de gozaimasu. | Xin đừng phiền lòng khi tiễn tôi ra ngoài. |
| 本日はありがとうございました。失礼いたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Shitsurei itashimasu. | Cảm ơn bạn vì ngày hôm nay. Tạm biệt. |
| 入館証をお返しします。ありがとうございました。 | Nyūkanshō o o-kaeshi shimasu. Arigatō gozaimashita. | Tôi đang trả lại huy hiệu của khách. Cảm ơn. |
Từ vựng khi đi thăm khách hàng
Đây là những từ bạn sẽ nghe thấy ở quầy lễ tân, ở hành lang và trong phòng họp. Một số, chẳng hạn như kisha và heisha, chỉ có ý nghĩa khi đi thành một cặp.
| Từ | Đọc | Nghĩa |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | uchiawase | cuộc họp làm việc, thảo luận với khách hàng |
| 受付 | uketsuke | bàn tiếp tân |
| 入館証 | nyūkanshō | huy hiệu hoặc thẻ vào cửa của khách truy cập |
| 応接室 | ōsetsushitsu | phòng tiếp đón du khách |
| 会議室 | kaigishitsu | phòng họp |
| 上座 | kamiza | ghế trên, xa cửa nhất |
| 下座 | shimoza | ghế thấp hơn, gần cửa nhất |
| 貴社 | kisha | công ty của bạn (nói chuyện với khách hàng) |
| 弊社 | heisha | công ty chúng tôi (khiêm tốn) |
| 名刺 | meishi | danh thiếp |
| 手土産 | temiyage | món quà nhỏ mang về thăm |
| お礼メール | o-rei mēru | email cảm ơn sau chuyến thăm |
Chức danh cũng quan trọng: buchō, trưởng phòng; kachō, trưởng bộ phận. Sử dụng chức danh với họ, Satō-kachō, hoặc họ với sama, không bao giờ sử dụng cả hai cùng nhau.
Email tiếp theo và những sai lầm cần tránh
Chuyến thăm kết thúc với một o-rei mēru được gửi cùng ngày. Nó có hình dạng cố định: công ty, bộ phận và tên của khách hàng với sama ở dòng đầu tiên; một lời cảm ơn vì đã dành thời gian; hai hoặc ba dòng xác nhận những gì đã được thống nhất và bước tiếp theo có ghi ngày tháng; và một câu kết thúc như hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. Đính kèm bất kỳ tài liệu nào bạn đã hứa.
Những sai lầm nổi bật là về thứ tự và đăng ký. Ngồi trước khi được mời là để ý. Bỏ danh thiếp của khách hàng vào túi quần hoặc viết lên đó là một sự xúc phạm nhỏ. Trong lời nói, những lỗi phổ biến là sử dụng anata cho khách hàng, quên sama trong tên của người bạn đang đến thăm và trả lời keigo một cách bình thường desu ne. Nếu bạn trượt, hãy sửa nó ở câu tiếp theo và tiếp tục. Phong tục của công ty khác nhau, vì vậy hãy làm theo sự hướng dẫn của chủ nhà và hỏi đồng nghiệp đã từng đến thăm khách hàng đó trước đây.
- Đừng đến sớm hơn mười phút hoặc muộn hơn một phút mà không gọi điện
- Đừng ngồi cho đến khi bạn được mời và đừng nhận kamiza khi không được mời
- Giữ thẻ của khách hàng trên bàn trong cuộc họp, sau đó cho vào hộp đựng thẻ của bạn
- Không sử dụng anata, kimi hoặc kaisha đơn giản cho khách hàng hoặc công ty của họ
- Không mặc áo khoác khi vào trong tòa nhà hoặc trong thang máy
- Gửi email cảm ơn cùng ngày với các bước tiếp theo đã thống nhất