Nhận tin nhắn trên điện thoại
Trình tự được cố định đủ để học dưới dạng tập lệnh. Bạn xác định rằng người đó không có mặt, cho biết khi nào họ sẽ quay lại, đề nghị nhận tin nhắn, nhận, đọc lại và cho biết tên của bạn để người gọi biết ai có tin nhắn đó. Bước cuối cùng đó là bước thực hành tiêu chuẩn tại các văn phòng Nhật Bản và thường là bước mà người học bỏ qua.
Đề nghị nhận tin nhắn trước khi người gọi hỏi là động thái được mong đợi. Dengon o oazukari shimashō ka, tôi sẽ nhận một tin nhắn, coi bạn là người hữu ích hơn là kẻ cản trở, và đó là điều mà một đồng nghiệp người Nhật sẽ nói.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 申し訳ございません。田中は席を外しております。 | Mōshiwake gozaimasen. Tanaka wa seki o hazushite orimasu. | Tôi xin lỗi, Tanaka đang rời khỏi bàn làm việc của họ. |
| 三時ごろ戻る予定です。 | San-ji goro modoru yotei desu. | Họ dự kiến sẽ trở lại vào khoảng ba giờ. |
| 伝言をお預かりしましょうか。 | Dengon o oazukari shimashō ka. | Tôi có cần nhắn tin không? |
| 折り返しお電話するように伝えましょうか。 | Orikaeshi odenwa suru yō ni tsutaemashō ka. | Tôi có nên yêu cầu họ gọi lại cho bạn không? |
| 恐れ入りますが、お名前をもう一度伺ってもよろしいでしょうか。 | Osoreirimasu ga, onamae o mō ichido ukagatte mo yoroshii deshō ka. | Xin lỗi, tôi có thể hỏi tên bạn một lần nữa được không? |
| 私、山田が承りました。 | Watakushi, Yamada ga uketamawarimashita. | Tôi, Yamada, đã nhận được tin nhắn của bạn. |
Xác nhận những gì bạn đã viết ra
Việc đọc lại tin nhắn không phải là điều bắt buộc ở văn phòng Nhật Bản và đó là nơi dễ mắc lỗi. Tên, số và ngày tháng là ba mục phải được xác nhận, bởi vì chúng là ba mục không thể được xây dựng lại từ ngữ cảnh nếu bạn hiểu sai.
Đối với tên, hãy hỏi cách viết chữ kanji nếu bạn cần viết chúng. Đối với các số, hãy đọc ngược từng chữ số. Đối với ngày tháng, hãy nói ngày trong tuần cùng với ngày, vì ngày đó sẽ sai lệch ngay lập tức.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 復唱させていただきます。 | Fukushō sasete itadakimasu. | Cho phép tôi nhắc lại điều đó. |
| お電話番号は、090の1234の5678でよろしいでしょうか。 | Odenwa bangō wa, zero-kyū-zero no ichi-ni-san-yon no go-roku-nana-hachi de yoroshii deshō ka. | Số của bạn là 090-1234-5678 đúng không? |
| 漢字はどのように書きますか。 | Kanji wa dono yō ni kakimasu ka. | Nó được viết bằng chữ kanji như thế nào? |
| 十五日の水曜日ですね。 | Jūgo-nichi no suiyōbi desu ne. | Ngày mười lăm, thứ Tư, đúng không? |
| 確かに承りました。 | Tashika ni uketamawarimashita. | Tôi chắc chắn đã gỡ nó xuống. |
| 念のため、もう一度確認させてください。 | Nen no tame, mō ichido kakunin sasete kudasai. | Để an toàn, hãy để tôi xác nhận lại một lần nữa. |
Fukushō, nhắc lại, là một thực hành được đặt tên hơn là một thói quen cá nhân. Thông báo rằng bạn đang làm điều đó là bình thường và được mong đợi.
Bài tường thuật: gửi itte imashita và những người thân của nó
Để chuyển tiếp những gì ai đó đã nói, hãy đính kèm phần trích dẫn vào một mệnh đề dạng đơn giản và theo sau nó là một động từ nói. Mệnh đề bên trong vẫn rõ ràng ngay cả khi câu của bạn lịch sự, đó là quy tắc mà người học thường vi phạm nhất: ashita kuru to itte imashita, không phải ashita kimasu to itte imashita.
Động từ nói thay đổi theo trạng thái của người nói. Itte imashita là trung lập và bao trùm hầu hết các trường hợp. Osshatte imashita là kính ngữ và được sử dụng khi báo cáo khách hàng hoặc người cấp cao. Mōshite orimashita là người khiêm tốn và được sử dụng khi báo cáo quan điểm của mình với người ngoài.
| Ai đã nói | Động từ để sử dụng | Ví dụ |
|---|---|---|
| Đồng nghiệp, trung lập | と言っていました to itte imashita | 田中さんは明日来ると言っていました |
| Một khách hàng hoặc người cấp cao | とおっしゃっていました tới osshatte imashita | お客様は資料が必要だとおっしゃっていました |
| Phía riêng của bạn, với một người ngoài cuộc | と申しておりました tới mōshite orimashita | 山田は席を外していると申しておりました |
| Báo cáo yêu cầu | ように言っていました yō ni itte imashita | 折り返してほしいと言っていました |
| Báo cáo một câu hỏi | かと聞いていました ka to kiite imashita | 何時に着くかと聞いていました |
Chuyển tin nhắn đi
Khi bạn gửi tin nhắn, hãy cho biết người gửi tin nhắn là ai và họ muốn gì, sau đó đưa ra chi tiết. Đồng nghiệp của bạn cần quyết định xem có nên hành động ngay bây giờ hay không và việc chôn vùi yêu cầu ở cuối bản trình bày theo trình tự thời gian sẽ khiến việc đó trở nên khó khăn hơn.
Giữ lời nói của người gọi có thể phân biệt được với bản tóm tắt của riêng bạn. Ra hiệu bằng no koto desu, họ nói thế, hoặc to itte imashita tách biệt những gì được nói ra khỏi những gì bạn suy luận, điều này quan trọng nếu thông điệp sau đó được thực hiện.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| ABC商事の佐藤様からお電話がありました。 | ABC Shōji no Satō-sama kara odenwa ga arimashita. | Có cuộc gọi từ Sato của ABC Trading. |
| 折り返しお電話がほしいとのことです。 | Orikaeshi odenwa ga hoshii to no koto desu. | Họ muốn được gọi lại. |
| 納期の件で確認したいとおっしゃっていました。 | Nōki no ken de kakunin shitai to osshatte imashita. | Họ nói họ muốn kiểm tra ngày giao hàng. |
| 五時までなら会社にいらっしゃるそうです。 | Go-ji made nara kaisha ni irassharu sō desu. | Họ nói họ sẽ ở văn phòng đến năm giờ. |
| メモを机の上に置いておきました。 | Memo o tsukue no ue ni oite okimashita. | Tôi đã để lại một ghi chú trên bàn của bạn. |
| 急ぎではないとのことでした。 | Isogi de wa nai to no koto deshita. | Họ nói việc đó không khẩn cấp. |
To no koto desu là cụm từ hữu ích nhất trong phần này. Nó đánh dấu toàn bộ câu nói được tường thuật mà không cần động từ để nói.
Cái bẫy kính trọng trong các tin nhắn được chuyển tiếp
Các quy tắc trong nhóm và ngoài nhóm của Nhật Bản áp dụng cho toàn bộ tin nhắn và chúng thay đổi tùy thuộc vào người bạn đang nói chuyện. Đối với người gọi bên ngoài, người quản lý của bạn là uchi, bên trong, vì vậy bạn bỏ chức danh và sử dụng những hình thức khiêm tốn về họ. Đối với đồng nghiệp của bạn sau đó, người quản lý đó là cấp cao và lại được kính trọng.
Đây thực sự là nguồn gốc của lỗi vì thông điệp giống nhau còn ngôn ngữ thì không. Quy tắc thực tế là hỏi ai đang lắng nghe thay vì ai đang được mô tả và đặt lại kính ngữ mỗi khi khán giả thay đổi.
| Nói chuyện với | Giới thiệu về người quản lý của bạn Tanaka | Về người gọi Sato |
|---|---|---|
| Người gọi bên ngoài | 田中は外出しております Tanaka wa gaishutsu shite orimasu | 佐藤様がおっしゃっていました Satō-sama ga osshatte imashita |
| Đồng nghiệp của bạn | 田中部長は外出されています Tanaka-buchō wa gaishutsu sarete imasu | 佐藤さんから電話がありました Satō-san kara denwa ga arimashita |
| Người quản lý của bạn trực tiếp | ご不在の間に Gofuzai no aida ni | 佐藤様からお電話がございました Satō-sama kara odenwa ga gozaimashita |
Lưu ý rằng người gọi giữ kính ngữ của họ ở mỗi hàng. Chỉ có phía bạn mới có ngôn ngữ thay đổi theo khán giả.
Tin nhắn bằng văn bản và trò chuyện
Hầu hết các tin nhắn được chuyển tiếp hiện nay đều được chuyển qua trò chuyện hoặc email thay vì ghi chú bằng giấy và các quy ước được nén lại. Hình dạng mong đợi là nguồn, yêu cầu, thời hạn và tên của bạn, theo thứ tự đó, trên bốn dòng ngắn. Văn xuôi dài không có ích gì cho những gì đồng nghiệp đọc giữa các cuộc họp.
Giữ các dấu hiệu báo cáo bài phát biểu ngay cả trong văn bản. Một tin nhắn trò chuyện cho biết thời hạn là thứ Sáu sẽ được coi là tuyên bố của bạn; một trong đó nói rằng họ cho biết thời hạn là thứ Sáu làm cho nguồn rõ ràng và bảo vệ mọi người nếu điều đó hóa ra là sai.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 【伝言】ABC商事・佐藤様より | Dengon: ABC Shōji Satō-sama yori | Lời nhắn: từ Sato của ABC Trading |
| ご用件：納期の確認 | Goyōken: nōki no kakunin | Chủ đề: xác nhận ngày giao hàng |
| 本日十七時までに折り返しご希望とのことです。 | Honjitsu jūshichi-ji made ni orikaeshi gokibō to no koto desu. | Họ muốn được gọi lại trước 17 giờ hôm nay. |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, gorenraku made. | Chỉ cần một ghi chú nhanh chóng để cho bạn biết. |
| 詳細は口頭でお伝えします。 | Shōsai wa kōtō de otsutae shimasu. | Tôi sẽ truyền đạt chi tiết trực tiếp. |
Khi bạn không thể nhận tin nhắn đúng cách
Đôi khi đường dây bị lỗi, người gọi nói nhanh hoặc đơn giản là bạn không theo dõi. Phản hồi sai là đoán và chuyển nửa tin nhắn; cách đúng đắn là nói rõ ràng những gì bạn đã làm và không nhận được, với cả người gọi và đồng nghiệp của bạn.
Với người gọi, việc yêu cầu họ giảm tốc độ là điều hoàn toàn có thể chấp nhận được và được mong đợi đối với bất kỳ ai đang gặp trục trặc. Với đồng nghiệp của bạn, việc nêu rõ sự không chắc chắn của bạn là điều giúp họ quyết định xem có nên gọi lại và kiểm tra hay không.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、少しゆっくりお願いできますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, sukoshi yukkuri onegai dekimasu deshō ka. | Tôi xin lỗi, bạn có thể nói chậm hơn một chút được không? |
| お電話が遠いようです。 | Odenwa ga tōi yō desu. | Đường dây có vẻ tệ. |
| 聞き取れなかったので、もう一度お願いします。 | Kikitorenakatta node, mō ichido onegai shimasu. | Tôi không thể nắm bắt được điều đó, vì vậy xin vui lòng một lần nữa. |
| お名前は聞き取れましたが、ご用件が不確かです。 | Onamae wa kikitoremashita ga, goyōken ga futashika desu. | Tôi có tên nhưng tôi không chắc chắn về chủ đề. |
| 念のため、確認していただけますか。 | Nen no tame, kakunin shite itadakemasu ka. | Bạn có thể kiểm tra để đảm bảo an toàn không? |