Trước khi bạn quay số
Hãy quyết định ba điều trước khi điện thoại đổ chuông: bạn đang gọi cho ai, bạn yêu cầu cả ngày hay nửa ngày và điều gì khẩn cấp trong công việc của bạn hôm nay. Hầu hết các nơi làm việc đều mong đợi cuộc gọi sẽ được chuyển đến cấp trên trực tiếp của bạn chứ không phải đồng nghiệp và đến sớm trước khi ca làm việc hoặc ngày làm việc bắt đầu. Ngoài ra, những kỳ vọng rất khác nhau tùy theo công ty và ngành, vì vậy hãy xác nhận trước quy tắc tại nơi làm việc của bạn thay vì ứng biến nó khi bị ốm.
Đặt trước mặt bạn một tờ ghi chú có tên phần, từ mô tả triệu chứng của bạn và tên của người có thể giải quyết bất kỳ vấn đề khẩn cấp nào. Đọc từ một ghi chú không phải là gian lận; Các cuộc gọi kinh doanh của người Nhật có công thức chính xác để cả hai bên có thể tiến hành nhanh chóng và một người gọi biết rõ đường dây của họ nghe có vẻ thành thạo hơn là luyện tập.
- Gọi cho cấp trên trực tiếp của bạn, trừ khi nơi làm việc của bạn nêu tên người khác.
- Hãy gọi điện sớm trước khi công việc bắt đầu và xin lỗi về thời gian nếu còn quá sớm.
- Biết liệu bạn đang yêu cầu trong ngày, buổi sáng hay về sớm.
- Chuẩn bị sẵn một câu về bất cứ điều gì khẩn cấp và ai có thể giải quyết nó.
- Kiểm tra trước cách chủ lao động của bạn ghi lại sự vắng mặt và liệu việc nghỉ phép có lương có được áp dụng hay không.
Sáu phần của cuộc gọi
Đây là bộ xương. Mỗi hàng là một lần di chuyển và chỉ riêng dòng mô hình là đủ; bạn có thể nói toàn bộ cuộc gọi trong vòng chưa đầy một phút. Lưu ý rằng bản thân yêu cầu là câu dài duy nhất và mọi thứ khác chỉ là một mệnh đề ngắn.
| Di chuyển | Nó làm gì | Dòng mô hình |
|---|---|---|
| Khai mạc | Chào mừng và xác định bạn | Otsukaresama desu. Eigyō-bu no Tanaka desu. |
| Lời xin lỗi về thời gian | Ghi nhận cuộc gọi sớm | Asa hayaku kara mōshiwake arimasen. |
| triệu chứng | Một điều khoản, không có chi tiết | Sakuya kara netsu ga arimashite. |
| Lời yêu cầu | Khiêm nhường xin ngày nghỉ | Honjitsu oyasumi o itadakitai no desu ga, yoroshii deshō ka. |
| Bàn giao | Nêu tên những gì khẩn cấp và ai có thể giải quyết | Kyō no kaigi wa Satō-san ni onegai dekimasu deshō ka. |
| Trở lại và đóng | Sự trở lại mong đợi, lời xin lỗi cuối cùng | Ashita wa shussha dekiru đến omoimasu. Moshiwake arimasen. |
Phần mở đầu nhận dạng bạn
Cuộc gọi điện thoại của người Nhật bắt đầu bằng nhận dạng chứ không phải bằng lời chào. Hãy cho biết phần và họ của bạn theo thứ tự đó vì người quản lý của bạn có thể trả lời nửa tỉnh nửa mơ. Otsukaresama desu là lời chào nội bộ tiêu chuẩn vào bất kỳ giờ nào; osewa ni natte orimasu dành cho người gọi bên ngoài, vì vậy đừng sử dụng nó cho người quản lý của chính bạn. Sau đó thừa nhận thời điểm trước khi bạn nói bất cứ điều gì về bản thân.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お疲れ様です。営業部の田中です。 | Otsukaresama desu. Eigyō-bu no Tanaka desu. | Xin chào, đây là Tanaka từ bộ phận bán hàng. |
| 朝早くから申し訳ありません。 | Asa hayaku kara mōshiwake arimasen. | Tôi xin lỗi vì đã gọi sớm thế này. |
| 今、お時間よろしいでしょうか。 | Ima, o-jikan yoroshii deshō ka. | Bây giờ bạn có thời gian không? |
| はい、大丈夫ですよ。どうしましたか。 | Hai, daijōbu desu yo. Dō shimashita ka. | Người quản lý: Vâng, điều đó ổn. Có chuyện gì vậy? |
| お休みのご連絡でお電話しました。 | Oyasumi no go-renraku de o-denwa shimashita. | Tôi gọi để báo cho bạn biết tôi cần nghỉ một ngày. |
Nếu cuộc gọi chuyển sang hộp thư thoại, hãy để lại thông tin tương tự theo thứ tự cũ và nói rằng bạn sẽ gọi lại: rusuban denwa ni nokoshimasu ga, ato de mō ichido o-denwa itashimasu. Sau đó gửi tin nhắn cũng được, thế là có biên bản.
Nêu rõ triệu chứng mà không giải thích quá mức
Một điều khoản là chuẩn mực. Kết thúc -mashite liên kết lý do của bạn với yêu cầu theo sau và nghe trang trọng hơn đáng kể so với -mashita: netsu ga arimashite, mōshiwake arimasen ga. Nếu bạn không muốn đặt tên cụ thể thì taichō ga suguremasen và taichō furyō no tame đều được chấp nhận và có mục đích mơ hồ. Đừng thuật lại đêm của bạn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 昨夜から熱がありまして。 | Sakuya kara netsu ga arimashite. | Tôi bị sốt từ tối qua. |
| 三十八度の熱があります。 | Sanjūhachi-do no netsu ga arimasu. | Tôi có nhiệt độ ba mươi tám độ. |
| 体調が優れません。 | Taichō ga suguremasen. | Tôi cảm thấy không khỏe. |
| 喉が痛くて、咳が止まりません。 | Nodo ga itakute, seki ga tomarimasen. | Cổ họng tôi đau và tôi không thể ngừng ho. |
| お腹の調子が悪くて、何度もトイレに行っています。 | Onaka no chōshi ga warukute, nando mo toire ni itte imasu. | Tôi bị đau dạ dày và liên tục phải đi vệ sinh. |
| 吐き気がして、食事が取れません。 | Hakike ga shite, shokuji ga toremasen. | Tôi cảm thấy buồn nôn và không thể ăn được. |
| 頭痛がひどくて、起き上がれません。 | Zutsū ga hidokute, okiagaremasen. | Tôi bị đau đầu dữ dội và không thể đứng dậy được. |
| 昨日、インフルエンザと診断されました。 | Kinō, infuruenza to shindan saremashita. | Tôi được chẩn đoán mắc bệnh cúm ngày hôm qua. |
Xin ngày nghỉ bằng ngôn ngữ khiêm tốn
Yêu cầu là nơi đăng ký thực hiện công việc của nó. Oyasumi o itadaku sử dụng động từ khiêm tốn itadaku, nhận, vậy là bạn đang được nghỉ thay vì nghỉ. Việc thêm no desu ga và bỏ dòng là có chủ ý: câu chưa hoàn thành sẽ để người quản lý của bạn quyết định. Yasumasete itadakemasu deshō ka lại trang trọng hơn một bước, được xây dựng trên nguyên nhân, để tôi được phép nghỉ ngơi.
Việc ngày đó được tính là nghỉ phép có lương, vắng mặt không lương hay điều gì khác đều là vấn đề đối với các quy tắc của người sử dụng lao động của bạn và những điều đó khác nhau. Hãy yêu cầu sự vắng mặt trước và sắp xếp cách ghi lại nó sau đó, trừ khi nơi làm việc của bạn yêu cầu bạn ghi rõ.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 申し訳ありませんが、本日お休みをいただきたいのですが。 | Mōshiwake arimasen ga, honjitsu oyasumi o itadakitai no desu ga. | Tôi rất xin lỗi, nhưng tôi muốn nghỉ hôm nay. |
| 本日、お休みをいただけますでしょうか。 | Honjitsu, oyasumi o itadakemasu deshō ka. | Hôm nay tôi có thể nghỉ được không? |
| 本日、休ませていただけますでしょうか。 | Honjitsu, yasumasete itadakemasu deshō ka. | Bạn có cho phép tôi nghỉ hôm nay không? |
| 午前中は休ませていただき、午後から出社したいと思います。 | Gozen-chū wa yasumasete itadaki, gogo kara shussha shitai to omoimasu. | Tôi muốn nghỉ ngơi sáng nay và trở về từ buổi chiều. |
| 病院に行ってから、改めてご連絡いたします。 | Byōin ni itte kara, aratamete go-renraku itashimasu. | Mình sẽ đến phòng khám và liên hệ lại với bạn sau. |
| 分かりました。ゆっくり休んでください。 | Wakarimashita. Yukkuri yasunde kudasai. | Người quản lý: Hiểu rồi. Hãy nghỉ ngơi thật tốt nhé. |
| 病院には行きましたか。 | Byōin ni wa ikimashita ka. | Quản lý: Bạn đã đi khám bác sĩ chưa? |
| これから行く予定です。 | Kore kara iku yotei desu. | Tôi đang có kế hoạch đi trong thời gian ngắn. |
Đề nghị bàn giao
Đây là phần thay đổi cách tiếp nhận sự vắng mặt. Nói trong một câu điều gì là khẩn cấp, điều gì đã hoàn thành và ai có thể lo liệu, sau đó đưa ra bất cứ điều gì bạn thực tế có thể làm ở nhà mà không hứa sẽ làm việc khi bị ốm. Nếu không có việc gì gấp thì hãy nói rõ ràng; isogi no shigoto wa arimasen thực sự là thông tin hữu ích cho người quản lý vào lúc bảy giờ sáng.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 急ぎの仕事は特にありません。 | Isogi no shigoto wa toku ni arimasen. | Hôm nay không có gì đặc biệt khẩn cấp cả. |
| 見積書は昨日提出済みです。 | Mitsumorisho wa kinō teishutsu-zumi desu. | Báo giá đã được gửi ngày hôm qua. |
| 本日の会議は佐藤さんにお願いできますでしょうか。 | Honjitsu no kaigi wa Satō-san ni onegai dekimasu deshō ka. | Tôi có thể mời Sato tham gia cuộc họp hôm nay được không? |
| 十時のお客様に、私から連絡を入れておきます。 | Jū-ji no okyakusama ni, watashi kara renraku o irete okimasu. | Tôi sẽ tự mình liên lạc với khách hàng lúc mười giờ. |
| メールは携帯で確認できますので、何かあればご連絡ください。 | Mēru wa keitai de kakunin dekimasu node, nanika areba go-renraku kudasai. | Tôi có thể kiểm tra email trên điện thoại của mình, vì vậy vui lòng liên hệ với tôi nếu có chuyện gì xảy ra. |
| 資料は共有フォルダに入っています。 | Shiryō wa kyōyū forudā ni haitte imasu. | Các tài liệu nằm trong thư mục chia sẻ. |
| 引き継ぎの内容はチャットに書いておきます。 | Hikitsugi no naiyō wa chatto ni kaite okimasu. | Mình sẽ ghi chi tiết bàn giao trong phần chat. |
Hình thức -te oku trong kaite okimasu và irete okimasu có nghĩa là làm điều gì đó trước để có lợi sau này, đó chính xác là ý tưởng về sự bàn giao. Đây là dạng động từ hữu ích nhất trong cuộc gọi này.
Một cuộc gọi mô hình đầy đủ
Đây là toàn bộ cuộc gọi theo thứ tự, với những dòng có thể do người quản lý đánh dấu để bạn biết bạn sẽ nghe thấy những dòng nào hơn là nói. Hãy đọc to nó hai lần, một lần với tư cách là chính bạn và một lần với tư cách là người quản lý, để những câu trả lời không làm bạn ngạc nhiên. Hai câu hỏi thu hút người học là câu hỏi nhiệt độ và câu hỏi công việc khẩn cấp, và cả hai đều đến vào thời điểm mà bạn ít chuẩn bị nhất để ứng biến. Trả lời mỗi câu bằng một câu ngắn và quay lại kịch bản.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| もしもし、お疲れ様です。営業部の田中です。 | Moshi moshi, otsukaresama desu. Eigyō-bu no Tanaka desu. | Xin chào, đây là Tanaka từ bộ phận bán hàng. |
| お疲れ様です。どうしましたか。 | Otsukaresama desu. Dō shimashita ka. | Quản lý: Xin chào. Có chuyện gì vậy? |
| 朝早くから申し訳ありません。昨夜から熱がありまして。 | Asa hayaku kara mōshiwake arimasen. Sakuya kara netsu ga arimashite. | Xin lỗi vì đã gọi sớm thế này. Tôi bị sốt từ tối qua. |
| それは大変ですね。何度ぐらいありますか。 | Sore wa taihen desu ne. Nan-do gurai arimasu ka. | Người quản lý: Nghe tệ quá. Nhiệt độ của bạn là bao nhiêu? |
| 三十八度あります。申し訳ありませんが、本日お休みをいただきたいのですが。 | Sanjūhachi-do arimasu. Mōshiwake arimasen ga, honjitsu oyasumi o itadakitai no desu ga. | Ba mươi tám độ. Tôi xin lỗi, nhưng tôi muốn nghỉ hôm nay. |
| 分かりました。急ぎの仕事はありますか。 | Wakarimashita. Isogi no shigoto wa arimasu ka. | Người quản lý: Hiểu rồi. Có chuyện gì khẩn cấp à? |
| 十時の会議だけです。佐藤さんにお願いできますでしょうか。 | Jū-ji no kaigi dake desu. Satō-san ni onegai dekimasu deshō ka. | Chỉ có cuộc họp lúc mười giờ. Tôi có thể nhờ Sato cover nó được không? |
| こちらで調整します。病院に行ってくださいね。 | Kochira de chōsei shimasu. Byōin ni itte kudasai ne. | Người quản lý: Chúng tôi sẽ sắp xếp nó ở đây. Hãy đến một phòng khám. |
| ありがとうございます。明日は出社できると思います。 | Arigatō gozaimasu. Ashita wa shussha dekiru to omoimasu. | Cảm ơn. Tôi nghĩ tôi có thể đến vào ngày mai. |
| ご迷惑をおかけして申し訳ありません。失礼いたします。 | Go-meiwaku o okake shite mōshiwake arimasen. Shitsurei itashimasu. | Tôi xin lỗi vì những rắc rối. Tạm biệt. |
| お大事に。 | Odaiji ni. | Quản lý: Hãy tự chăm sóc bản thân. |
Phiên bản tin nhắn
Khi tin nhắn trò chuyện hoặc email được chấp nhận, hãy giữ nguyên trình tự nhưng bỏ qua những cuộc nói chuyện nhỏ. Dòng chủ đề, sự vắng mặt, lý do nói chung, việc bàn giao, chi tiết liên hệ và lời xin lỗi. Thông báo vắng mặt bằng văn bản thường trang trọng hơn cuộc gọi bằng lời nói, vì vậy gozaimasen thay thế arimasen và itashimasu thay thế shimasu.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 件名：本日の欠勤のご連絡 | Kenmei: Honjitsu no kekkin no go-renraku | Chủ đề: Thông báo nghỉ học hôm nay |
| おはようございます。営業部の田中です。 | Ohayō gozaimasu. Eigyō-bu no Tanaka desu. | Chào buổi sáng. Đây là Tanaka từ bộ phận bán hàng. |
| 体調不良のため、本日お休みをいただきます。 | Taichō furyō no tame, honjitsu oyasumi o itadakimasu. | Vì cảm thấy không khỏe nên hôm nay tôi sẽ nghỉ. |
| 急ぎの案件はございません。 | Isogi no anken wa gozaimasen. | Không có việc gì khẩn cấp nổi bật. |
| 何かありましたら、携帯にご連絡ください。 | Nanika arimashitara, keitai ni go-renraku kudasai. | Nếu có gì xảy ra, xin vui lòng liên hệ với điện thoại di động của tôi. |
| ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。 | Go-meiwaku o okake shi, mōshiwake gozaimasen. | Tôi xin lỗi vì sự bất tiện này. |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, go-renraku made. | Hiện tại đây chỉ là thông báo nhanh. |
Ngay cả khi được phép nhắn tin, nhiều nhà quản lý cũng đánh giá cao một cuộc gọi ngắn vào buổi sáng đầu tiên. Hãy hỏi xem nhóm của bạn thích nhóm nào hơn trước khi bạn bị ốm và nếu nghi ngờ, hãy gửi tin nhắn và đề nghị gọi điện.
Những lý do khác và ngày thứ hai
Bệnh của một đứa trẻ, cuộc hẹn đến bệnh viện theo kế hoạch và cơn sốt đột ngột của chính bạn đều được xử lý theo cùng một cấu trúc nhưng các mệnh đề mở đầu khác nhau. Các cuộc hẹn thường được đề cập trước hơn là vào buổi sáng và nửa ngày là điều bình thường đối với họ. Liệu những điều này có được tính là nghỉ phép hay không và tên chúng trên phiếu lương của bạn là gì, là quy tắc kinh doanh của chủ lao động, vì vậy hãy hỏi thay vì đoán.
Nếu bạn vẫn còn ốm vào sáng hôm sau, hãy gọi lại vào cùng thời điểm đó. Kinō ni hikitsuzuki, tiếp tục từ ngày hôm qua, là cụm từ thừa nhận đây là cuộc gọi thứ hai và việc đưa ra ngày trở lại dự kiến thực tế quan trọng hơn sự lạc quan.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 子どもが熱を出しまして、保育園に迎えに行かなければなりません。 | Kodomo ga netsu o dashimashite, hoikuen ni mukae ni ikanakereba narimasen. | Con tôi bị sốt và tôi phải đón chúng từ nhà trẻ. |
| 子どもの看病のため、本日お休みをいただきたいのですが。 | Kodomo no kanbyō no tame, honjitsu oyasumi o itadakitai no desu ga. | Hôm nay tôi xin nghỉ để chăm sóc con tôi. |
| 通院のため、来週の火曜日、午前中お休みをいただけますでしょうか。 | Tsūin no tame, raishū no kayōbi, gozen-chū oyasumi o itadakemasu deshō ka. | Tôi có thể xin nghỉ vào sáng thứ Ba tuần sau để đến bệnh viện khám được không? |
| 定期検診の予約が入っています。 | Teiki kenshin no yoyaku ga haitte imasu. | Tôi đã đăng ký khám sức khỏe định kỳ. |
| 診断書は必要でしょうか。 | Shindansho wa hitsuyō deshō ka. | Có cần phải có giấy của bác sĩ không? |
| 会社の規則を確認して、あとでお伝えします。 | Kaisha no kisoku o kakunin shite, ato de o-tsutae shimasu. | Quản lý: Tôi sẽ kiểm tra nội quy công ty và thông báo cho bạn sau. |
| 昨日に引き続き、本日もお休みをいただきたいのですが。 | Kinō ni hikitsuzuki, honjitsu mo oyasumi o itadakitai no desu ga. | Tiếp nối ngày hôm qua, hôm nay tôi cũng xin nghỉ. |
| 熱は下がりましたが、まだ咳が残っています。 | Netsu wa sagarimashita ga, mada seki ga nokotte imasu. | Cơn sốt đã giảm nhưng cơn ho vẫn còn. |
| 明後日には出社できる見込みです。 | Asatte ni wa shussha dekiru mikomi desu. | Tôi mong đợi sẽ trở lại vào ngày mốt. |
Trở lại làm việc
Sự trở lại ngắn và quan trọng hơn mọi người mong đợi. Hãy cảm ơn đích danh người đã bảo vệ bạn, xin lỗi một lần vì sự gián đoạn, nói rằng bạn đã tốt hơn và nêu rõ những gì bạn sẽ làm hôm nay. Đừng lặp lại lời xin lỗi suốt buổi sáng; một lời cảm ơn rõ ràng tại bàn làm việc của người bị ảnh hưởng là thông lệ ở địa phương.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| おはようございます。昨日はご迷惑をおかけしました。 | Ohayō gozaimasu. Sakujitsu wa go-meiwaku o okake shimashita. | Chào buổi sáng. Tôi xin lỗi vì sự cố ngày hôm qua. |
| お休みをいただき、ありがとうございました。 | Oyasumi o itadaki, arigatō gozaimashita. | Cảm ơn bạn đã cho tôi thời gian nghỉ ngơi. |
| おかげさまで、よくなりました。 | Okagesama de, yoku narimashita. | Nhờ có bạn mà tôi đã khỏe hơn nhiều. |
| 会議に代わりに出てくださって、ありがとうございました。 | Kaigi ni kawari ni dete kudasatte, arigatō gozaimashita. | Cảm ơn bạn đã tham dự cuộc họp ở chỗ của tôi. |
| 遅れている分は、今日中に片付けます。 | Okurete iru bun wa, kyō-jū ni katazukemasu. | Tôi sẽ xóa hồ sơ tồn đọng vào cuối ngày hôm nay. |
| もう大丈夫ですか。無理しないでくださいね。 | Mō daijōbu desu ka. Muri shinaide kudasai ne. | Đồng nghiệp: Bây giờ bạn đã khỏe hơn chưa? Đừng thúc ép bản thân. |
| ありがとうございます。もう大丈夫です。 | Arigatō gozaimasu. Mō daijōbu desu. | Cảm ơn. Bây giờ tôi ổn rồi. |
Làm thế nào để luyện tập điều này trước khi bạn cần nó
- Viết phiên bản sáu bước di chuyển của riêng bạn với phần thật, họ và tên người quản lý của bạn.
- Nói nó đứng ở tốc độ bình thường, hẹn giờ, cho đến khi mất chưa đầy một phút.
- Luyện tập bị gián đoạn ở dòng triệu chứng và trả lời nan-do gurai arimasu ka.
- Chỉ khoan ba mệnh đề về triệu chứng: sốt, đau bụng và taichō ga suguremasen mơ hồ.
- Lưu phiên bản tin nhắn dưới dạng bản nháp trên điện thoại để bạn không phải soạn nó vào lúc sáu giờ sáng.
- Hãy hỏi một đồng nghiệp, khi khỏe mạnh, bạn nên gọi cho ai và vào lúc nào.