Một sổ đăng ký của riêng mình
Trò chuyện nằm giữa email và lời nói. Nó giữ lại các đuôi động từ lịch sự đánh dấu tiếng Nhật ở nơi làm việc và bỏ đi bộ máy nghi lễ mà email mang theo: mở đầu theo mùa, kết thúc trang trọng, các hình thức khiêm tốn xếp tầng.
Người học có xu hướng bỏ lỡ một trong hai hướng. Viết một email mở vào cửa sổ trò chuyện thật khó khăn; việc nhập các chữ viết tắt và các phần nhỏ của tin nhắn cá nhân là quá bình thường đối với một kênh làm việc.
| Yếu tố | Trò chuyện | |
|---|---|---|
| Lời chào mở đầu | Luôn luôn | Ngắn gọn hoặc không có |
| Kết thúc lịch sự | Đúng | Đúng |
| Cụm từ theo mùa | Thỉnh thoảng | Không bao giờ |
| Đóng cửa chính thức | Luôn luôn | Hiếm khi |
| Hạt rơi | KHÔNG | Thỉnh thoảng |
| phản ứng | KHÔNG | Chung |
Hàng giữa là hàng để giữ. Những kết thúc lịch sự vẫn tồn tại trong cuộc trò chuyện, đó là điểm khác biệt giữa nó với tin nhắn cá nhân.
Mở một tin nhắn
Trong một nhóm, tin nhắn trò chuyện thường mở đầu bằng một lời chào ngắn gọn hoặc không có gì cả. Việc mở toàn bộ email không phù hợp và việc lặp lại lời chào trên mỗi thư trong một chuỗi đang diễn ra là không cần thiết.
Với một bên bên ngoài trong kênh được chia sẻ, đăng ký sẽ được nâng lên và lời chào kinh doanh tiêu chuẩn sẽ xuất hiện lại.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | Dụng cụ mở nội bộ tiêu chuẩn |
| おはようございます。 | Ohayō gozaimasu. | Tin nhắn đầu tiên trong ngày |
| ご確認お願いします。 | Gokakunin onegai shimasu. | Vui lòng kiểm tra điều này. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | Đối với bên ngoài |
| 連投失礼します。 | Rentō shitsurei shimasu. | Xin lỗi vì đã gửi nhiều tin nhắn. |
| 取り急ぎご共有まで。 | Toriisogi gokyōyū made. | Chia sẻ điều này một cách nhanh chóng ngay bây giờ. |
Một tin nhắn, không phải năm
Thói quen đọc tệ nhất trong kênh làm việc của người Nhật là gửi suy nghĩ qua nhiều tin nhắn, mỗi dòng một dòng. Mỗi người sẽ thông báo cho mọi người và kết quả được coi là thiếu suy nghĩ hơn là mang tính trò chuyện.
Soạn toàn bộ tin nhắn và gửi nó một lần, sử dụng ngắt dòng trong tin nhắn để cấu trúc có ích.
- Viết tin nhắn đầy đủ trước khi gửi bất cứ điều gì.
- Sử dụng ngắt dòng bên trong một tin nhắn thay vì các tin nhắn riêng biệt.
- Đặt yêu cầu hoặc câu hỏi trước, sau đó mới đến chi tiết.
- Nói xem kênh đó dành cho ai nếu kênh có nhiều người.
- Tránh gửi lời chào và sau đó chờ đợi trước khi nói những gì bạn muốn.
Đề cập và ai đang được giải quyết
Trong một kênh bận rộn, việc nói tin nhắn dành cho ai là một phép lịch sự giúp những người khác không đọc nó một cách cẩn thận. Đề cập được sử dụng cho việc này và thường được hoan nghênh hơn là bực bội.
Việc đề cập đến mọi người trong một kênh được coi trọng hơn ở một số nơi làm việc và thường được dành cho những điều thực sự ảnh hưởng đến cả nhóm.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 田中さん、ご確認いただけますか。 | Tanaka-san, gokakunin itadakemasu ka. | Tanaka, bạn có thể kiểm tra điều này được không? |
| みなさま、ご共有です。 | Minasama, gokyōyū desu. | Mọi người cùng chia sẻ điều này nhé |
| ご担当の方、お願いいたします。 | Gotantō no kata, onegai itashimasu. | Xin hỏi ai chịu trách nhiệm. |
| 急ぎではありません。 | Isogi de wa arimasen. | Việc này không khẩn cấp. |
| お手すきの際にお願いします。 | Otesuki no sai ni onegai shimasu. | Bất cứ khi nào bạn có một khoảnh khắc. |
| ご対応ありがとうございます。 | Gotaiō arigatō gozaimasu. | Cảm ơn bạn đã xử lý nó. |
Đánh dấu tin nhắn là không khẩn cấp là một phép lịch sự thực sự trong một nền văn hóa mà yêu cầu có thể được coi là ngay lập tức.
Xác nhận mà không trả lời
Phản ứng được sử dụng rộng rãi tại nơi làm việc ở Nhật Bản để ghi nhận một tin nhắn mà không cần thêm một tin nhắn khác vào kênh. Phản ứng với một yêu cầu báo hiệu rằng bạn đã nhìn thấy nó, thường là tất cả những gì cần thiết.
Khi cần có một câu trả lời ngắn gọn, cuộc trò chuyện có một loạt những lời xác nhận rất ngắn gọn mà sẽ quá cộc lốc trong email.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 承知しました。 | Shōchi shimashita. | Đã hiểu. |
| 了解です。 | Ryōkai desu. | Hiểu rồi. (thông thường; kiểm tra nơi làm việc của bạn) |
| 確認します。 | Kakunin shimasu. | Tôi sẽ kiểm tra. |
| あとで対応します。 | Ato de taiō shimasu. | Tôi sẽ giải quyết nó sau. |
| ありがとうございます。 | Arigatō gozaimasu. | Cảm ơn. |
| すみません、見落としていました。 | Sumimasen, miotoshite imashita. | Xin lỗi, tôi đã bỏ lỡ điều đó. |
Khi nào nên rời khỏi cuộc trò chuyện
Trò chuyện kém trong bất kỳ điều gì kéo dài, bất cứ điều gì cần ghi lại và bất cứ điều gì đã trở nên căng thẳng. Nhận biết khi nào cần di chuyển là một phần của việc sử dụng nó tốt.
Việc nói rõ ràng rằng bạn sẽ chuyển cuộc thảo luận sang nơi khác là điều bình thường và ngăn chặn tình trạng lan rộng chủ đề.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 長くなるので、メールで送ります。 | Nagaku naru node, mēru de okurimasu. | Chuyện này sẽ dài nên tôi sẽ gửi nó qua email. |
| 一度お電話してもよろしいですか。 | Ichido odenwa shite mo yoroshii desu ka. | Tôi có thể gọi cho bạn về việc này được không? |
| 別途、打ち合わせをしましょう。 | Beppo, uchiawase o shimashō. | Hãy để chúng ta có một cuộc họp riêng. |
| この件は別のスレッドで。 | Kono ken wa betsu no sureddo de. | Hãy để chúng tôi đưa điều này sang một chủ đề khác. |
| 記録として残しておきます。 | Kiroku to shite nokoshite okimasu. | Tôi sẽ giữ điều này như một kỷ lục. |
| あとでまとめて共有します。 | Ato de matomete kyōyū shimasu. | Tôi sẽ chia sẻ tóm tắt sau. |
Bất cứ điều gì cần nhiều hơn một vài lần trao đổi thường thuộc về một cuộc gọi hoặc một tài liệu. Di chuyển nó sớm sẽ lưu chủ đề.