Tại sao nói chuyện qua điện thoại lại khó hơn nói chuyện trực tiếp
Trên điện thoại, bạn sẽ mất mọi thứ thường dùng để trò chuyện. Không có khuôn mặt để đọc, không có cử chỉ, không có menu hoặc tài liệu nào bạn có thể chỉ vào và không có cơ hội để nói một từ chậm hơn. Ngoài ra, người Nhật còn thêm hai khó khăn nữa. Các cuộc gọi đến văn phòng diễn ra bằng những động từ khiêm tốn và kính trọng mà các khóa học dành cho người mới bắt đầu hầu như không đề cập đến, và cuộc trao đổi đầu tiên tuân theo một khuôn mẫu cố định mà mọi đồng nghiệp Nhật Bản đều thuộc lòng.
Tin tốt là đây chính xác là điều khiến tiếng Nhật có thể học được trên điện thoại. Một cuộc trò chuyện ở nhà hàng có thể diễn ra ở bất cứ đâu, nhưng một cuộc gọi công việc có lẽ có tám động thái có thể xảy ra và mỗi động tác có một đường dây tiêu chuẩn. Sau khi việc mở, giữ và tin nhắn được tự động hóa, bạn sẽ không còn chú ý đến một phần không thể đoán trước, đó là lý do thực sự khiến người đó gọi điện.
- Giữ bút và giấy cạnh điện thoại trước khi bạn trả lời, không phải sau đó.
- Viết tên công ty của người gọi trước, sau đó là tên của họ, sau đó là yêu cầu.
- Nói những dòng cố định ở tốc độ bình thường; làm họ chậm lại nghe có vẻ kém tự tin hơn, không lịch sự hơn.
- Quyết định trước những gì bạn sẽ nói khi bạn không hiểu, để sự im lặng không bao giờ xảy ra.
Quy tắc moshi moshi
Moshi moshi thân thiện và hơi thân mật. Đúng khi một người bạn gọi cho bạn, khi bạn gọi cho một người bạn và bất cứ lúc nào bạn cần kiểm tra xem người kia có còn ở đó không. Đó không phải là cách bạn trả lời điện thoại của công ty, vì nó thuộc danh sách đăng ký thông thường và người gọi lần đầu có thể là khách hàng. Thay vào đó hãy trả lời bằng hai cộng với tên công ty ở dạng de gozaimasu hoặc cảm ơn họ đã gọi điện trước.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| もしもし、田中です。 | Moshi moshi, Tanaka desu. | Xin chào, tôi là Tanaka. (cuộc gọi cá nhân) |
| もしもし、聞こえますか？ | Moshi moshi, kikoemasu ka? | Xin chào, bạn có thể nghe thấy tôi nói không? |
| はい、ユニ商事でございます。 | Hai, Yuni Shōji de gozaimasu. | Xin chào, đây là Uni Trading. (cuộc gọi công việc) |
Trả lời cuộc gọi công việc và cho biết tên của bạn
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。ユニ商事でございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. Yuni Shōji de gozaimasu. | Cảm ơn bạn đã gọi. Đây là Uni Trading. |
| はい、ユニ商事の田中でございます。 | Hai, Yuni Shōji no Tanaka de gozaimasu. | Xin chào, đây là Tanaka tại Uni Trading. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | Cảm ơn bạn, như mọi khi, cho doanh nghiệp của bạn. |
| 恐れ入りますが、お名前を伺えますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, onamae o ukagaemasu deshō ka. | Xin hỏi ai đang gọi vậy? |
Osewa ni natte orimasu hầu như không có nghĩa gì bạn có thể dịch được. Đó là cái bắt tay của một cuộc gọi kinh doanh và cả hai bên đều nói điều đó trước bất kỳ nội dung nào. Mong người gọi trả lời lời chào của bạn bằng tên công ty và tên của họ theo cùng thứ tự: công ty trước, sau đó là người. Hãy viết cả hai điều đó ra giấy ngay lập tức vì bạn sẽ cần chúng lần nữa khi chuyển tin nhắn.
Thực hiện cuộc gọi và yêu cầu ai đó
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お世話になっております。さくら物産の田中と申します。 | Osewa ni natte orimasu. Sakura Bussan no Tanaka to mōshimasu. | Xin chào, đây là Tanaka từ Sakura Bussan. |
| 営業部の佐藤様はいらっしゃいますでしょうか。 | Eigyō-bu no Satō-sama wa irasshaimasu deshō ka. | Anh Sato ở bộ phận kinh doanh có rảnh không? |
| 佐藤様をお願いできますでしょうか。 | Satō-sama o onegai dekimasu deshō ka. | Làm ơn cho tôi nói chuyện với ông Sato được không? |
| 今、お時間よろしいでしょうか。 | Ima, ojikan yoroshii deshō ka. | Bây giờ có phải là thời điểm thuận tiện không? |
| 夜分に失礼いたします。 | Yabun ni shitsurei itashimasu. | Tôi xin lỗi vì đã gọi vào lúc tối muộn như vậy. |
Sử dụng sama cho khách hàng hoặc bất kỳ ai bên ngoài công ty của bạn và san cho người liên hệ mà bạn đã hợp tác chặt chẽ. Irasshaimasu deshō ka là kính ngữ của iru, nên nó hỏi liệu người đó có mặt ở đó một cách tôn trọng hay không; onegai dekimasu deshō ka chỉ yêu cầu được kết nối. Cả hai đều an toàn. Thêm ima, ojikan yoroshii deshō ka khi người nhấc máy là một phép lịch sự nhỏ mà người Nhật hiếm khi bỏ qua.
Giữ người gọi và chuyển cuộc gọi
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 少々お待ちください。 | Shōshō omachi kudasai. | Xin vui lòng chờ một lát. |
| 少々お待ちいただけますでしょうか。 | Shōshō omachi itadakemasu deshō ka. | Bạn có thể giữ máy một lát được không? |
| 営業部におつなぎいたします。 | Eigyō-bu ni otsunagi itashimasu. | Tôi sẽ chuyển bạn đến bộ phận bán hàng. |
| お待たせいたしました。 | Omatase itashimashita. | Cảm ơn bạn đã chờ đợi. |
Shōshō omachi kudasai là dòng hữu ích nhất trong bài viết này. Nó ngắn, được mong đợi và bạn sẽ mất năm hoặc mười giây để tìm tên, kiểm tra nhật ký hoặc đơn giản là thở. Kiểu shōshō omachi itadakemasu deshō ka nhẹ nhàng hơn là hỏi hơn là hướng dẫn và phù hợp với khách hàng. Khi bạn quay lại nói chuyện, hãy luôn mở đầu bằng omatase itashimashita trước khi nói bất cứ điều gì khác.
Nói rằng ai đó đang đi vắng hoặc đang họp
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| あいにく佐藤は席を外しております。 | Ainiku Satō wa seki o hazushite orimasu. | Tôi e rằng Sato đã rời khỏi bàn làm việc của mình. |
| ただいま会議中でございます。 | Tadaima kaigi-chū de gozaimasu. | Lúc này anh ấy đang họp. |
| 本日は休みを取っております。 | Honjitsu wa yasumi o totte orimasu. | Hôm nay anh ấy nghỉ làm. |
| 外出しておりまして、三時ごろ戻る予定です。 | Gaishutsu shite orimashite, san-ji goro modoru yotei desu. | Anh ấy ra khỏi văn phòng và sẽ về vào khoảng ba giờ. |
Lưu ý rằng đồng nghiệp mất san của mình. Đối với người gọi bên ngoài, toàn bộ công ty của bạn chỉ là một bên, nên Satō đứng một mình và động từ trở nên khiêm tốn: orimasu thay vì imasu, gozaimasu thay vì desu. Ainiku làm dịu đi những tin xấu giống như cách mà tôi sợ bằng tiếng Anh. Luôn theo dõi những tin xấu bằng một lời đề nghị, bởi vì việc để người gọi không có gì để làm tiếp theo nghe có vẻ vô ích.
Nhận và để lại tin nhắn
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 折り返しお電話いたしましょうか。 | Orikaeshi odenwa itashimashō ka. | Tôi bảo anh ấy gọi lại cho bạn nhé? |
| ご伝言を承りましょうか。 | Godengon o uketamawarimashō ka. | Tôi có thể nhận lời nhắn được không? |
| 承知いたしました。申し伝えます。 | Shōchi itashimashita. Mōshitsutaemasu. | Chắc chắn. Tôi sẽ chuyển nó đi. |
| 伝言をお願いできますでしょうか。 | Dengon o onegai dekimasu deshō ka. | Tôi có thể để lại lời nhắn được không? |
| お電話があったとお伝えいただけますか。 | Odenwa ga atta to otsutae itadakemasu ka. | Bạn có thể nói với anh ấy rằng tôi đã gọi điện không? |
Uketamawaru là động từ khiêm tốn để chỉ việc tiếp nhận, vì vậy godengon o uketamawarimashō ka theo đúng nghĩa đen là đề nghị chấp nhận thông điệp thay mặt người nghe. Mōshitsutaemasu là hình thức khiêm tốn để truyền đạt điều gì đó và đó là điều người gọi mong đợi được nghe trước khi cúp máy. Nếu bạn là người để lại tin nhắn, hãy giữ ba sự thật trong đó: bạn là ai, bạn muốn gì và khi nào có thể liên lạc được với bạn.
Đánh vần tên và đọc số trên một dòng xấu
Đồng nghiệp Nhật Bản không đánh vần từng chữ kanji. Họ giải thích mỗi ký tự bằng một từ chung có chứa ký tự đó, đó là lý do tại sao bạn nghe thấy tanbo no ta cho ký tự hiện trường trong Tanaka. Đối với tên nước ngoài, katakana cộng với các chữ cái tiếng Anh đọc như âm tiếng Nhật là điều bình thường. Các con số có những mối nguy hiểm riêng: ichi và shichi phát âm giống nhau ở một dòng kém, vì vậy hãy nói nana cho bảy và yon cho bốn, đọc các chữ số riêng lẻ và nối các khối với hạt không.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 田中の田は、田んぼの田でございます。 | Tanaka no ta wa, tanbo no ta de gozaimasu. | Ta của Tanaka là ta của tanbo, cánh đồng lúa. |
| スミスです。エス、エム、アイ、ティー、エイチです。 | Sumisu desu. Esu, emu, ai, tī, eichi desu. | Đó là Smith. S, M, I, T, H. |
| 番号は03の1234の5678です。 | Bangō wa zero-san no ichi-ni-san-yon no go-roku-nana-hachi desu. | Số điện thoại là 03-1234-5678. |
| 七時、夜の七時でございます。 | Shichi-ji, yoru no shichi-ji de gozaimasu. | Bảy, bảy giờ tối. |
| 四日ではなく、八日でございます。 | Yokka dewa naku, yōka de gozaimasu. | Không phải thứ tư, thứ tám. |
Yêu cầu người gọi lặp lại
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、お電話が少し遠いようです。 | Osoreirimasu ga, odenwa ga sukoshi tōi yō desu. | Tôi xin lỗi, dòng này có vẻ hơi mờ. |
| もう一度おっしゃっていただけますか。 | Mō ichido osshatte itadakemasu ka. | Bạn có thể nói điều đó một lần nữa được không? |
| もう少しゆっくりお願いできますでしょうか。 | Mō sukoshi yukkuri onegai dekimasu deshō ka. | Bạn có thể nói chậm hơn một chút được không? |
| 電波が悪いようですので、こちらからかけ直します。 | Denpa ga warui yō desu node, kochira kara kakenaoshimasu. | Tín hiệu có vẻ kém nên tôi sẽ gọi lại cho bạn. |
Odenwa ga tōi, nghĩa là điện thoại ở xa, là cách nói lịch sự của người Nhật khi nói rằng đường dây kém. Nó đổ lỗi cho sự kết nối hơn là vào lời nói của người khác hoặc sự lắng nghe của chính bạn, đó là lý do tại sao nó không bao giờ nghe có vẻ thô lỗ. Nói sớm đi. Đấu tranh trong hai phút phỏng đoán và sau đó thừa nhận rằng bạn đã bỏ lỡ mọi thứ tốn nhiều thời gian hơn một cụm từ sửa chữa ngay từ đầu.
Kết thúc cuộc gọi một cách sạch sẽ
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| それでは、よろしくお願いいたします。 | Sore dewa, yoroshiku onegai itashimasu. | Đúng, cảm ơn bạn trước vì sự giúp đỡ của bạn. |
| お忙しいところ、ありがとうございました。 | Oisogashii tokoro, arigatō gozaimashita. | Cảm ơn bạn đã dành thời gian. |
| ご連絡お待ちしております。 | Gorenraku omachi shite orimasu. | Tôi mong muốn được nghe từ bạn. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Tạm biệt. |
Sayōnara không được sử dụng để kết thúc cuộc gọi công việc. Cặp kết thúc là yoroshiku onegai itashimasu, theo sau là shitsurei itashimasu, và người gọi thường thay ống nghe sau người nhận cuộc gọi một lúc. Nếu bạn bắt đầu cuộc gọi, hãy để đối phương nói xong rồi kết thúc. Vội vã rời khỏi dòng ngay sau thông tin cuối cùng là lỗi nước ngoài phổ biến nhất.
Một cuộc gọi đầy đủ từ đầu đến cuối
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| はい、ユニ商事でございます。 | Hai, Yuni Shōji de gozaimasu. | Lễ tân: Xin chào Uni Trading. |
| お世話になっております。さくら物産の田中と申します。 | Osewa ni natte orimasu. Sakura Bussan no Tanaka to mōshimasu. | Người gọi: Xin chào, đây là Tanaka từ Sakura Bussan. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | Nhân viên lễ tân: Cảm ơn bạn đã tiếp tục kinh doanh. |
| 営業部の佐藤様はいらっしゃいますでしょうか。 | Eigyō-bu no Satō-sama wa irasshaimasu deshō ka. | Người gọi: Ông Sato có bán hàng không? |
| 少々お待ちください。 | Shōshō omachi kudasai. | Nhân viên lễ tân: Xin vui lòng chờ một chút. |
| お待たせいたしました。あいにく佐藤は会議中でございます。 | Omatase itashimashita. Ainiku Satō wa kaigi-chū de gozaimasu. | Lễ tân: Cảm ơn quý khách đã chờ đợi. Tôi e là Sato đang họp. |
| では、折り返しお電話をいただけますでしょうか。 | Dewa, orikaeshi odenwa o itadakemasu deshō ka. | Người gọi: Trong trường hợp đó, anh ấy có thể gọi lại cho tôi không? |
| 承知いたしました。お電話番号を伺えますでしょうか。 | Shōchi itashimashita. Odenwa bangō o ukagaemasu deshō ka. | Nhân viên lễ tân: Chắc chắn rồi. Tôi có thể lấy số của bạn được không? |
| 03の1234の5678です。 | Zero-san no ichi-ni-san-yon no go-roku-nana-hachi desu. | Người gọi: Đó là 03-1234-5678. |
| 復唱いたします。03の1234の5678、さくら物産の田中様ですね。 | Fukushō itashimasu. Zero-san no ichi-ni-san-yon no go-roku-nana-hachi, Sakura Bussan no Tanaka-sama desu ne. | Lễ tân: Hãy để tôi nhắc lại điều đó. 03-1234-5678, ông Tanaka của Sakura Bussan. |
| はい、よろしくお願いいたします。失礼いたします。 | Hai, yoroshiku onegai itashimasu. Shitsurei itashimasu. | Người gọi: Vâng, cảm ơn bạn rất nhiều. Tạm biệt. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Nhân viên lễ tân: Tạm biệt. |
Đọc to cuộc gọi này hai lần với tư cách là nhân viên tiếp tân và hai lần với tư cách là người gọi. Lần thứ hai, hãy dùng tiếng Anh và chỉ làm việc bằng tiếng Nhật. Hầu như mọi cuộc gọi thực sự mà bạn nhận được sẽ là một biến thể của mười hai dòng này, với một cái tên khác, một lý do khác và một câu bất ngờ ở giữa. Mọi thứ khác bạn có thể nói.