Ryōshūsho hoặc reshīto: yêu cầu nhận hóa đơn nào
Quyết định đầu tiên xảy ra vào lúc cho đến khi. Reshīto là phiếu ghi thành từng khoản được in trong sổ đăng ký; ryōshūsho là một biên lai trang trọng có dòng người nhận tiền, atena, dòng mục đích, tadashigaki, ngày tháng, số tiền, tên và tem của cửa hàng. Một số cửa hàng in ryōshūsho từ sổ đăng ký; nhà hàng nhỏ thường viết từng chữ một. Hãy yêu cầu nó bằng ryōshūsho o onegai shimasu và mong đợi hai câu hỏi: tên viết và mục đích.
Việc bạn có cần một ryōshūsho hay không phụ thuộc vào công ty của bạn và thường là vào số lượng. Nhiều người chấp nhận reshīto cho các vật dụng hàng ngày vì nó được chia thành từng món, trong khi ryōshūsho cho bữa tối của khách hàng hoặc một giao dịch mua lớn là phổ biến. Khi nghi ngờ, hãy dùng cả hai. Nếu bạn làm mất biên lai, hầu hết các công ty đều có biểu mẫu hoặc ghi chú giải thích việc mất mát nhưng họ có thể không chấp nhận yêu cầu bồi thường, vì vậy hãy hỏi keiri trước khi giả định.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 領収書をお願いします。 | Ryōshūsho o onegai shimasu. | Xin vui lòng cho một biên lai. |
| 宛名はどうなさいますか。 | Atena wa dō nasaimasu ka. | Tôi nên viết tên gì trên đó? |
| 株式会社ABCでお願いします。 | Kabushiki-gaisha ABC de onegai shimasu. | Tập đoàn ABC, làm ơn. |
| 但し書きは飲食代でお願いします。 | Tadashigaki wa inshokudai de onegai shimasu. | Hãy viết mục đích là đồ ăn thức uống. |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | Tôi đã làm mất biên lai; tôi nên làm gì? |
Kōtsūhi và tatekae: tiền chảy như thế nào
Kōtsūhi, chi phí vận chuyển, là khoản yêu cầu bồi thường thường xuyên nhất và có ít khoản thu nhất. Đối với tàu hỏa và xe buýt bạn ghi lại ngày, lộ trình từ ga này đến ga khác, mục đích và giá vé, thường là lộ trình hợp lý nhất với giá rẻ nhất; công ty có thể kiểm tra nó dựa trên tìm kiếm giá vé. Lưu giữ lịch sử thẻ IC của bạn, riyō rireki, mà bạn có thể in ở nhiều máy trạm vì một số công ty yêu cầu. Taxi cần có biên nhận và thường là lý do, chẳng hạn như hành lý nặng hoặc về đích muộn. Việc đi lại là riêng biệt: tsūkin teate được trả như một khoản phụ cấp và không được yêu cầu thông qua keihi seisan.
Bản thân tiền thường di chuyển theo tatekae: bạn trả tiền trước và yêu cầu trả lại. Đối với một khoản chi phí lớn hoặc theo kế hoạch, hãy yêu cầu tạm ứng karibarai trước khi bạn đi du lịch. Khoản hoàn trả thường được cộng vào lương hoặc thanh toán bằng chuyển khoản vào một ngày cố định và ngày thay đổi tùy theo công ty.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 交通費は経路と金額を書けばいいですか。 | Kōtsūhi wa keiro to kingaku o kakeba ii desu ka. | Đối với giao thông, chỉ cần viết lộ trình và giá vé là đủ? |
| ICカードの利用履歴を印刷してきました。 | Ai-shī kādo no riyō rireki o insatsu shite kimashita. | Tôi đã in lịch sử sử dụng thẻ IC của mình. |
| 終電がなかったので、タクシーを使いました。 | Shūden ga nakatta node, takushī o tsukaimashita. | Không có chuyến tàu cuối cùng nên tôi bắt taxi. |
| 出張の費用は仮払いをお願いできますか。 | Shutchō no hiyō wa karibarai o onegai dekimasu ka. | Tôi có thể tạm ứng chi phí cho chuyến công tác được không? |
| 立替分はいつ振り込まれますか。 | Tatekae-bun wa itsu furikomaremasu ka. | Khi nào số tiền tôi đã thanh toán sẽ được chuyển? |
Các trường biểu mẫu: hizuke, kingaku, tekiyō, kanjō kamoku
Cho dù biểu mẫu là giấy hay hệ thống web, mỗi dòng đều có bốn trường giống nhau. Hizuke là ngày số tiền được chi tiêu chứ không phải ngày bạn nộp hồ sơ. Kingaku là số tiền, đã bao gồm thuế trừ khi có hình thức tách biệt zeinuki và zeikomi. Tekiyō là sự mô tả hoặc mục đích, và nó là kế toán hiện trường được đọc cẩn thận nhất: viết ai, cái gì và tại sao bằng một vài từ, chẳng hạn như A-sha uchiawase, kōhī nimei-bun, cà phê cho hai người tại cuộc họp với Công ty A. Kanjō kamoku là loại tài khoản được chọn từ danh sách.
Tên các danh mục trông giống nhau, vì vậy hãy tìm hiểu những tên phổ biến: ryohi kōtsūhi nghĩa là du lịch và vận chuyển, kōsaihi là chiêu đãi khách hàng, kaigihi là đồ uống giải khát trong cuộc họp, shōmōhinhi là vật tư, tsūshinhi là điện thoại và bưu phí, shinbun toshohi là sách. Một khoản chi phí nhất định thuộc loại nào là quyết định của công ty; nếu danh sách không rõ ràng, hãy hỏi thay vì đoán, vì danh mục sai là nguyên nhân phổ biến nhất khiến một dòng bị trả lại.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| この費用の勘定科目は何になりますか。 | Kono hiyō no kanjō kamoku wa nani ni narimasu ka. | Chi phí này thuộc loại tài khoản nào? |
| 摘要にはどこまで書けばいいですか。 | Tekiyō ni wa doko made kakeba ii desu ka. | Tôi nên đưa bao nhiêu chi tiết vào phần mô tả? |
| 金額は税込みで書きますか。 | Kingaku wa zeikomi de kakimasu ka. | Tôi có ghi số tiền bao gồm thuế không? |
| 日付は支払った日でよろしいですか。 | Hizuke wa shiharatta hi de yoroshii desu ka. | Ngày đó có phải là ngày tôi thanh toán không? |
| 会議費と交際費の違いを教えていただけますか。 | Kaigihi to kōsaihi no chigai o oshiete itadakemasu ka. | Bạn có thể cho tôi biết sự khác biệt giữa chi phí hội họp và chi phí giải trí không? |
Phê duyệt trước, nộp và thời hạn
Nhiều công ty yêu cầu jizen shōnin, phê duyệt trước, cho bất kỳ khoản nào ngoài chi tiêu nhỏ thường lệ: bữa tối cho khách hàng, thiết bị, du lịch. Đây có thể là một biểu mẫu, một đồng ringisho được lưu hành để lấy tem hoặc một tin nhắn gửi đến người quản lý của bạn. Hãy hỏi trước khi chi tiêu, nêu rõ mục đích, con người và số tiền; người quản lý đã phê duyệt trước hiếm khi đặt câu hỏi về yêu cầu đó sau đó.
Việc nộp hồ sơ, teishutsu, tuân theo quy định của công ty, thường là hàng tháng. Đính kèm biên lai theo thứ tự ngày, ghim hoặc trong một tệp rõ ràng hoặc tải ảnh lên hệ thống và gửi biểu mẫu cho người quản lý của bạn để phê duyệt trước khi gửi đến keiri. Xác nhận thời hạn và ngày thanh toán khi bạn tham gia, vì cả hai đều rất khác nhau và lưu ý những yêu cầu bồi thường nào cần biên lai gốc thay vì ảnh.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 来週、A社との会食を予定しています。事前承認をお願いできますか。 | Raishū, A-sha to no kaishoku o yotei shite imasu. Jizen shōnin o onegai dekimasu ka. | Tôi đang lên kế hoạch ăn tối với công ty A vào tuần tới. Tôi có thể nhận được sự chấp thuận trước không? |
| 三名で、一人あたり五千円程度を見込んでいます。 | Sanmei de, hitori atari gosen-en teido o mikonde imasu. | Ba người, và tôi mong đợi khoảng năm nghìn yên một người. |
| 経費精算はいつまでに提出すればいいですか。 | Keihi seisan wa itsu made ni teishutsu sureba ii desu ka. | Khi nào tôi nên gửi yêu cầu chi phí? |
| 今月分の経費精算を提出します。ご確認をお願いします。 | Kongetsu-bun no keihi seisan o teishutsu shimasu. Go-kakunin o onegai shimasu. | Tôi đang gửi chi phí của tháng này. Vui lòng kiểm tra chúng. |
| 締め日を過ぎてしまったのですが、まだ受け付けていただけますか。 | Shimebi o sugite shimatta no desu ga, mada uketsukete itadakemasu ka. | Tôi đã bỏ lỡ thời điểm giới hạn; bạn vẫn có thể chấp nhận nó chứ? |
Hỏi keiri một câu hỏi một cách lịch sự
Đội ngũ kế toán, keiri, trả lời những câu hỏi giống nhau từ mọi người trong suốt cả tháng, vì vậy cách bạn hỏi rất quan trọng. Mở đầu bằng o-isogashii tokoro sumimasen, đặt tên chủ đề bằng keihi no ken de và hỏi một câu hỏi rõ ràng. Trong email, hãy ghi tháng và tên của bạn vào dòng chủ đề. Tránh đòi hỏi khi: hayaku shite kudasai là một sai lầm ngay cả khi bạn đang chờ tiền. Thay vào đó hãy hỏi itsu goro ni narimasu ka.
Nếu yêu cầu bồi thường được trả lại, sashimodoshi, hãy cảm ơn họ, khắc phục và gửi lại trong cùng ngày. Keiri nhớ ai là người khiến công việc của họ trở nên dễ dàng và thiện chí đó rất quan trọng khi bạn cần một ngoại lệ.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お忙しいところすみません、経費の件で少しお伺いしてもよろしいですか。 | O-isogashii tokoro sumimasen, keihi no ken de sukoshi o-ukagai shite mo yoroshii desu ka. | Xin lỗi đã làm phiền bạn, tôi có thể hỏi vài điều về chi phí được không? |
| この領収書で問題ないでしょうか。 | Kono ryōshūsho de mondai nai deshō ka. | Biên nhận này có được chấp nhận không? |
| 先月分の振り込みは、いつ頃になりますか。 | Sengetsu-bun no furikomi wa, itsu goro ni narimasu ka. | Khoảng khi nào khoản thanh toán của tháng trước sẽ được thực hiện? |
| 差し戻しの理由を教えていただけますか。 | Sashimodoshi no riyū o oshiete itadakemasu ka. | Bạn có thể cho tôi biết tại sao nó được trả lại? |
| 修正して、本日中に再提出します。 | Shūsei shite, honjitsu-chū ni sai-teishutsu shimasu. | Hôm nay tôi sẽ sửa và gửi lại. |
| ご指摘ありがとうございます。 | Go-shiteki arigatō gozaimasu. | Cảm ơn bạn đã chỉ ra điều đó. |
Những câu hỏi bạn có thể được hỏi lại
Các câu hỏi của kế toán có thể đoán trước được. Ai ở đó và bao nhiêu người, dám đến nanmei de: điều này quyết định hạng mục. Mục đích là gì, nan no tame ni. Tại sao tuyến đường này hoặc taxi này. Liệu biên nhận có bao gồm các vật dụng cá nhân hay không; một phiếu cho đến khi có đồ uống cho chính bạn trên đó sẽ được yêu cầu. Liệu số tiền có vượt quá giới hạn của công ty hay không cần có dấu của người quản lý. Chuẩn bị câu trả lời trước khi bạn gửi và viết những câu trả lời chính vào trường tekiyō để chúng không bao giờ bị hỏi.
Trả lời thực tế và ngắn gọn. Nếu có điều gì đó thực sự là sai lầm, chẳng hạn như yêu cầu một ly cà phê cá nhân, hãy nói như vậy bằng sumimasen, watashi no kojin-teki na mono deshita và yêu cầu họ bỏ dòng này đi. Cố gắng biện minh cho nó đắt hơn cà phê.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| こちらの会食は、どなたと何名で行かれましたか。 | Kochira no kaishoku wa, donata to nanmei de ikaremashita ka. | Bữa tối này bạn đi cùng ai và bao nhiêu người? |
| A社の佐藤様と、当社から二名の計三名です。 | A-sha no Satō-sama to, tōsha kara nimei no kei sanmei desu. | Ông Sato của công ty A và hai người từ phía chúng tôi, tổng cộng là ba người. |
| このタクシー代の理由を教えてください。 | Kono takushī-dai no riyū o oshiete kudasai. | Xin vui lòng cho tôi biết lý do cho giá vé taxi này. |
| このレシートに私物が含まれていませんか。 | Kono reshīto ni shibutsu ga fukumarete imasen ka. | Biên nhận này có bao gồm bất kỳ vật dụng cá nhân nào không? |
| すみません、一点は私の個人的なものでした。その分は外してください。 | Sumimasen, itten wa watashi no kojin-teki na mono deshita. Sono bun wa hazushite kudasai. | Xin lỗi, một mục là cá nhân. Hãy loại bỏ số tiền đó. |
Từ vựng về chi phí
Đây là những từ trên biểu mẫu, trong menu hệ thống và trong email từ keiri.
| Từ | Đọc | Nghĩa |
|---|---|---|
| 経費精算 | keihi seisan | quyết toán chi phí, yêu cầu bồi thường chi phí |
| 領収書 | ryōshūsho | biên nhận chính thức |
| レシート | reshīto | chia thành từng khoản cho đến khi trượt |
| 宛名 | atena | tên biên nhận được thực hiện để |
| 但し書き | tadashigaki | dòng mục đích trên biên nhận |
| 交通費 | kōtsūhi | chi phí vận chuyển |
| 立替 | tatekae | trả tiền túi trước |
| 仮払い | karibarai | tạm ứng tiền mặt |
| 摘要 | tekiyō | mô tả, trường mục đích |
| 勘定科目 | kanjō kamoku | danh mục tài khoản |
| 事前承認 | jizen shōnin | phê duyệt trước |
| 締め日 | shimebi | ngày kết thúc |
| 差し戻し | sashimodoshi | một khiếu nại được gửi lại để sửa chữa |
Những sai lầm khiến yêu cầu bồi thường bị gửi lại
Những vấn đề tương tự xảy ra với hầu hết các món sashimi. Một biên lai không có atena khi công ty yêu cầu. Một tekiyō chỉ nói uchiawase, không có công ty hay số lượng nhân viên. Một danh mục đoán sai. Giao thông vận tải được yêu cầu cho một tuyến đường dài hơn tuyến đường hợp lý. Ảnh biên nhận bị mờ hoặc bị cắt. Một đơn yêu cầu được đệ trình sau vụ chuyển nhượng và được chuyển sang tháng sau mà không có cảnh báo trước. Và, khó xử nhất, là một vật dụng cá nhân trên biên nhận công việc, điều này đặt ra câu hỏi về mọi dòng khác.
Các quy tắc về tất cả những điều này đều là quyết định của công ty: giới hạn, danh mục, liệu ảnh có được chấp nhận hay không và muộn đến mức nào là quá muộn. Những thói quen an toàn ở đâu cũng giống nhau. Yêu cầu biên nhận phù hợp khi đến quầy, ghi lại mục đích ở mặt sau hoặc trong ứng dụng trong cùng ngày, hỏi keiri khi không chắc chắn và nộp trước thời hạn chứ không phải nộp trên đó.
- Hỏi atena wa kaisha-mei de khi cần ryōshūsho
- Viết mục đích, công ty và số lượng nhân viên vào trường tekiyō
- Chọn danh mục từ danh sách; hỏi khi nào hai cái có vẻ phù hợp
- Yêu cầu lộ trình hợp lý và lưu giữ lịch sử thẻ IC
- Nhận được sự chấp thuận trước cho bữa tối, thiết bị và chuyến đi
- Gửi trước shime và sửa mọi dòng được trả lại trong cùng ngày