Khung: khó khăn của bạn, không phải thất bại của họ
Sự khác biệt về cấu trúc so với nhiều nền văn hóa đàm phán là vấn đề nằm ở đâu. Phong cách thẳng thắn cho rằng giá của bạn quá cao. Công ước của Nhật Bản nói rằng ngân sách của chúng tôi bị hạn chế. Cả hai đều giao tiếp giống nhau, nhưng bên thứ hai không yêu cầu đối phương phải làm gì sai, nghĩa là họ có thể di chuyển mà không bị mất mặt.
Đây là lý do tại sao có rất nhiều cụm từ đàm phán trông giống như lời xin lỗi. Osoreirimasu ga, otesū o okake shimasu ga và kokorogurushii no desu ga không phải là tín hiệu điểm yếu; chúng là cách mở đầu tiêu chuẩn của một yêu cầu và sự vắng mặt của chúng được cho là mang tính hung hăng.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 予算が限られておりまして… | Yosan ga kagirarete orimashite... | Ngân sách của chúng tôi có hạn và... |
| 社内の事情で恐縮なのですが、 | Shanai no jijō de kyōshuku na no desu ga, | Tôi xin lỗi, điều này là do hoàn cảnh nội bộ, nhưng |
| こちらの都合で申し訳ないのですが、 | Kochira no tsugō de mōshiwake nai no desu ga, | Tôi xin lỗi, đây là vấn đề về phía chúng tôi, nhưng |
| ご相談させていただきたいことがございます。 | Gosōdan sasete itadakitai koto ga gozaimasu. | Có điều này tôi muốn tư vấn cho bạn. |
| 少し難しい状況になっておりまして。 | Sukoshi muzukashii jōkyō ni natte orimashite. | Chúng tôi thấy mình đang ở trong một tình huống hơi khó khăn. |
Hỏi về giá cả
Cuộc trò chuyện về giá tuân theo một trật tự đáng tin cậy: thừa nhận giá trị, nêu rõ ràng buộc, đặt tên cho hình ảnh và đưa ra thứ gì đó để trao đổi. Đặt tên cho một số cụ thể là quan trọng. Một yêu cầu giảm giá mơ hồ sẽ khiến đối phương không có cơ hội hợp tác và thường tạo ra sự từ chối lịch sự chỉ vì không có đề nghị nào được chấp nhận.
Đổi lại, việc đưa ra một cái gì đó sẽ biến yêu cầu giảm giá thành một cuộc thương lượng hơn là một ân huệ. Hợp đồng dài hơn, khối lượng lớn hơn, thanh toán nhanh hơn và tham chiếu công khai đều là tiền tệ tiêu chuẩn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お見積もりありがとうございます。 | Omitsumori arigatō gozaimasu. | Cảm ơn bạn đã báo giá. |
| 大変魅力的なご提案なのですが、 | Taihen miryokuteki na goteian na no desu ga, | Đó là một đề nghị rất hấp dẫn, nhưng |
| 予算が三百万円までとなっております。 | Yosan ga sanbyaku-man-en made to natte orimasu. | Ngân sách của chúng tôi lên tới ba triệu yên. |
| 一割ほどお願いすることは可能でしょうか。 | Ichi-wari hodo onegai suru koto wa kanō deshō ka. | Khoảng mười phần trăm có thể được không? |
| 期間を長くする代わりに、単価を見直していただけませんか。 | Kikan o nagaku suru kawari ni, tanka o minaoshite itadakemasen ka. | Để đổi lấy thời gian dài hơn, bạn có thể xem lại đơn giá được không? |
| 社内で通しやすい形にできればと思っております。 | Shanai de tōshiyasui katachi ni dekireba to omotte orimasu. | Tôi hy vọng chúng ta có thể định hình nó để nó đi vào nội bộ. |
Việc đóng khung nó như cần được thông qua sự chấp thuận nội bộ là cực kỳ phổ biến và hiệu quả, bởi vì nó tạo ra những ràng buộc bên ngoài đối với cả hai bạn.
Di chuyển thời hạn
Yêu cầu về thời hạn là cuộc đàm phán phổ biến nhất mà một nhân viên nước ngoài thực sự thực hiện và các quy tắc rất nghiêm ngặt: càng sớm càng tốt, kèm theo lý do, ngày mới và tuyên bố về những gì bạn sẽ làm để hạn chế tác động. Hỏi trong ngày là một vấn đề lớn hơn nhiều so với việc trì hoãn.
Đề nghị giao hàng một phần nếu bạn có thể. Bàn giao một phần công việc vào ngày ban đầu sẽ thay đổi cuộc trò chuyện từ việc trễ thời hạn sang một kế hoạch sửa đổi và đó là điều hiệu quả nhất mà bạn có thể đề xuất.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 納期についてご相談がございます。 | Nōki ni tsuite gosōdan ga gozaimasu. | Tôi muốn được tư vấn về ngày giao hàng. |
| 確認に想定より時間がかかっておりまして。 | Kakunin ni sōtei yori jikan ga kakatte orimashite. | Quá trình xác minh mất nhiều thời gian hơn dự kiến. |
| 三日ほど延ばしていただくことは可能でしょうか。 | Mikka hodo nobashite itadaku koto wa kanō deshō ka. | Có thể kéo dài thời gian thêm khoảng ba ngày không? |
| 一部だけ先にお出しすることもできます。 | Ichibu dake saki ni odashi suru koto mo dekimasu. | Chúng tôi cũng có thể cung cấp một phần của nó trước. |
| ご迷惑をおかけして申し訳ございません。 | Gomeiwaku o okake shite mōshiwake gozaimasen. | Tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện này. |
| 今後は早めにご連絡いたします。 | Kongo wa hayame ni gorenraku itashimasu. | Tôi sẽ liên lạc sớm hơn trong tương lai. |
Thay đổi phạm vi
Các cuộc trò chuyện về phạm vi trở nên khó khăn khi chúng xuất hiện dưới dạng cáo buộc về những gì đã được thỏa thuận. Cách tiếp cận hiệu quả tách biệt sự thật khỏi yêu cầu: trình bày lại những gì đã đồng ý, mô tả những gì đã thay đổi, sau đó hỏi. Làm điều đó theo thứ tự đó sẽ khiến cuộc thảo luận về công việc hơn là về việc ai có lỗi.
Nó cũng giúp nêu tên rõ ràng những gì bạn sẵn sàng từ bỏ. Đưa ra một giao dịch cho thấy bạn hiểu rằng phía bên kia cũng có những hạn chế và nó thường tạo ra câu trả lời nhanh hơn một yêu cầu cho rằng mọi thứ đều có thể phát triển.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 当初のお話では、A と B が対象だったかと存じます。 | Tōsho no ohanashi de wa, A to B ga taishō datta ka to zonjimasu. | Tôi tin rằng cuộc thảo luận ban đầu đã đề cập đến A và B. |
| 状況が変わりまして、C も必要になりました。 | Jōkyō ga kawarimashite, C mo hitsuyō ni narimashita. | Tình hình đã thay đổi và C cũng trở nên cần thiết. |
| その分、B を後回しにしても構いません。 | Sono bun, B o atomawashi ni shite mo kamaimasen. | Đổi lại, chúng tôi không ngại hoãn B. |
| 追加の費用が発生しますでしょうか。 | Tsuika no hiyō ga hassei shimasu deshō ka. | Chi phí bổ sung có phát sinh không? |
| 範囲を一度整理させていただけますか。 | Han'i o ichido seiri sasete itadakemasu ka. | Tôi có thể sắp xếp lại phạm vi một lần nữa được không? |
Đọc một lời từ chối chưa bao giờ được nói ra
Đây chính là kỹ năng quyết định bạn có đàm phán tốt bằng tiếng Nhật hay không. Từ chối trực tiếp là rất hiếm, và người học chờ đợi sẽ kết luận rằng mọi thứ vẫn còn bỏ ngỏ. Các tín hiệu từ chối mang tính từ vựng và nhất quán, khiến chúng có thể học được.
Muzukashii, khó, là rõ ràng nhất. Khi áp dụng vào một đề xuất, nó hầu như không bao giờ có nghĩa là thách thức nhưng có thể thực hiện được; nó có nghĩa là không. Kentō shimasu, kangaete okimasu và hít một hơi dài theo sau là chotto đều cùng một họ. Lời nói là những gì không tuân theo: không có câu hỏi, không có dòng thời gian, không có yêu cầu chi tiết.
| Những gì bạn nghe thấy | nghĩa đen | Thông thường có nghĩa là |
|---|---|---|
| ちょっと難しいですね Chotto muzukashii desu ne | Điều đó hơi khó khăn | KHÔNG |
| 検討します Kentō shimasu | Chúng tôi sẽ xem xét nó | Không, hoặc trì hoãn lâu |
| 考えておきます Kangaete okimasu | tôi sẽ suy nghĩ về nó | KHÔNG |
| 持ち帰ります Mochikaerimasu | Tôi sẽ mang nó trở lại văn phòng | Thực sự chưa quyết định, cần phê duyệt nội bộ |
| 前向きに検討します Maemuki ni kentō shimasu | Chúng tôi sẽ xem xét nó một cách tích cực | Có thể, nhưng không phải là một cam kết |
| 確認して折り返します Kakunin shite orikaeshimasu | Tôi sẽ kiểm tra và liên hệ lại với bạn | Thường là chân thật, mong đợi một câu trả lời thực sự |
Hai hàng ở phía dưới là những hàng có chuyển động thực sự trong đó. Nếu bạn nghe thấy ba điều trên, hãy lên kế hoạch cho một khoảng thời gian thoải mái.
Từ chối mà không đóng cửa
Khi bạn là người từ chối, các quy ước tương tự sẽ được áp dụng ngược lại. Dekimasen trần trụi là điều cuối cùng không cần thiết. Động thái tiêu chuẩn nêu tên khó khăn, đưa ra lý do nếu bạn có và ngay lập tức đưa ra giải pháp thay thế, giúp cuộc trò chuyện luôn cởi mở và báo hiệu rằng bạn muốn có mối quan hệ.
Lựa chọn thay thế quan trọng hơn việc từ chối. Không với đề xuất phản đối là một động thái thương lượng; không tự nó đã là một sự kết thúc. Ngay cả một bộ đếm nhỏ, chẳng hạn như ghi ngày khác hoặc giảm số lượng, vẫn giữ cho mọi thứ tồn tại.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 申し訳ございませんが、その条件は難しい状況です。 | Mōshiwake gozaimasen ga, sono jōken wa muzukashii jōkyō desu. | Tôi xin lỗi, nhưng những điều khoản đó thật khó khăn đối với chúng tôi. |
| 代わりに、こちらのご提案はいかがでしょうか。 | Kawari ni, kochira no goteian wa ikaga deshō ka. | Thay vào đó, đề xuất này sẽ như thế nào? |
| 数量を増やしていただければ、検討可能です。 | Sūryō o fuyashite itadakereba, kentō kanō desu. | Nếu bạn có thể tăng số lượng, chúng tôi có thể xem xét nó. |
| 今回は見送らせていただきます。 | Konkai wa miokurasete itadakimasu. | Chúng tôi sẽ vượt qua vào dịp này. |
| また機会がございましたら、ぜひお願いいたします。 | Mata kikai ga gozaimashitara, zehi onegaiitashimasu. | Nếu có cơ hội khác, chúng tôi rất mong được hợp tác cùng nhau. |
Chốt và xác nhận
Thông lệ kinh doanh của Nhật Bản đánh giá cao việc xác nhận bằng văn bản sau khi thỏa thuận bằng lời nói và việc đề nghị tự mình gửi nó vừa hữu ích vừa mang tính bảo vệ. Nó cũng làm lộ ra những hiểu lầm trong khi chúng vẫn còn rẻ, điều này càng quan trọng hơn khi cuộc đàm phán diễn ra bằng ngôn ngữ gián tiếp.
Kết thúc bằng cách trình bày lại các điều khoản bằng từ ngữ của riêng bạn và yêu cầu chỉnh sửa. Nếu đối phương do dự vào thời điểm đó thì có nghĩa là có điều gì đó chưa được thống nhất và việc phát hiện ra điều đó trong phòng còn tốt hơn nhiều so với việc phát hiện ra nó trong một tháng.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| では、この内容で進めさせていただきます。 | Dewa, kono naiyō de susumesasete itadakimasu. | Sau đó chúng ta sẽ tiếp tục với các điều khoản này. |
| 確認のため、後ほどメールでお送りします。 | Kakunin no tame, nochihodo mēru de ookuri shimasu. | Tôi sẽ gửi nó qua email sau đó để xác nhận. |
| 私の理解では、納期は月末、金額は据え置きということでよろしいでしょうか。 | Watashi no rikai de wa, nōki wa getsumatsu, kingaku wa sueoki to iu koto de yoroshii deshō ka. | Theo hiểu biết của tôi là cuối tháng sẽ giao hàng và giá không đổi. Điều đó có đúng không? |
| 認識に相違がありましたら、お知らせください。 | Ninshiki ni sōi ga arimashitara, oshirase kudasai. | Xin vui lòng cho tôi biết nếu sự hiểu biết của chúng tôi khác nhau. |
| 本日はありがとうございました。引き続きよろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Hikitsuzuki yoroshiku onegaiitashimasu. | Cảm ơn bạn vì ngày hôm nay. Tôi mong được tiếp tục làm việc với bạn. |