Áp dụng: shucchō shinsei
Không có gì trong một chuyến công tác xảy ra trước shinsei. Biểu mẫu yêu cầu điểm đến, ngày tháng, mục đích trong một dòng, những người hoặc công ty bạn sẽ đến thăm và ước tính chi phí. Nó sẽ được chuyển đến người quản lý của bạn và đôi khi đến người phê duyệt thứ hai. Ở nhiều công ty, nó là một tấm bình phong trong hệ thống chi phí; ở một số nơi nó vẫn là một dạng giấy có hanko. Hỏi đồng nghiệp đó là gì và sao chép một cái gần đây.
Phiên bản nói được ưu tiên trước: hãy nói với người quản lý của bạn lý do tại sao chuyến đi là cần thiết và nhận được sự đồng ý trước khi bạn điền bất cứ điều gì vào. Shucchō o mōshiagemasu là không tự nhiên; nói shucchō shitai no desu ga hoặc shucchō no kyoka o itadakitai no desu ga, đồng thời thêm ngày tháng và mục đích.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 来月、大阪支社に出張したいのですが、よろしいでしょうか。 | Raigetsu, Ōsaka shisha ni shucchō shitai no desu ga, yoroshii deshō ka. | Tôi muốn đi công tác tới chi nhánh Osaka vào tháng tới; liệu điều đó có ổn không? |
| 目的は、新システムの導入打ち合わせです。 | Mokuteki wa, shin shisutemu no dōnyū uchiawase desu. | Mục đích là cuộc họp giới thiệu hệ thống mới. |
| 日程は十日から十二日の二泊三日を予定しています。 | Nittei wa tōka kara jūninichi no nihaku mikka o yotei shite imasu. | Tôi đang lên kế hoạch từ ngày 10 đến ngày 12, ba ngày hai đêm. |
| 出張申請を出しましたので、ご承認をお願いいたします。 | Shucchō shinsei o dashimashita node, go-shōnin o onegai itashimasu. | Tôi đã gửi đơn đăng ký chuyến đi, vì vậy tôi rất biết ơn sự chấp thuận của bạn. |
| 概算の費用は交通費と宿泊費で五万円ほどです。 | Gaisan no hiyō wa kōtsūhi to shukuhakuhi de goman-en hodo desu. | Chi phí sơ bộ là khoảng năm mươi nghìn yên cho việc đi lại và chỗ ở. |
Đặt phương tiện đi lại và khách sạn thông qua quản trị viên
Sau khi shinsei được phê duyệt, việc đặt chỗ thường thông qua sōmu, các công việc chung hoặc bàn du lịch theo hợp đồng. Một số công ty cho phép bạn đặt chỗ trong giới hạn và yêu cầu sau đó, còn một số thì cấp thẻ công ty. Bạn sẽ được hỏi về lộ trình, thời gian khởi hành bạn muốn, chỗ ngồi ưu tiên và khu vực của khách sạn. Ghế dành riêng, shiteiseki, là tiêu chuẩn cho tàu shinkansen; xe xanh và các chuyến bay thường bị hạn chế về hạng.
Biết các từ chỉ loại vé bạn sẽ nhận được: jōshaken là vé giá cơ bản, tokkyūken là vé bổ sung nhanh và eki-uketori là vé được lấy tại máy ở ga có mã. Những thay đổi sau khi đặt phòng sẽ được quay lại cùng một bàn, vì vậy hãy hỏi sớm thay vì thay đổi trong ngày.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 十日の朝の新幹線と、二泊分のホテルをお願いできますか。 | Tōka no asa no shinkansen to, nihaku-bun no hoteru o onegai dekimasu ka. | Bạn có thể đặt tàu shinkansen vào sáng ngày 10 và hai đêm ở khách sạn không? |
| 席は窓側の指定席でお願いします。 | Seki wa madogawa no shiteiseki de onegai shimasu. | Vui lòng đặt chỗ ngồi gần cửa sổ. |
| ホテルは支社の近くであればどこでも構いません。 | Hoteru wa shisha no chikaku de areba doko demo kamaimasen. | Khách sạn nào cũng được miễn là gần chi nhánh. |
| 帰りの時間を一本遅らせることはできますか。 | Kaeri no jikan o ippon okuraseru koto wa dekimasu ka. | Chuyến trở về có thể được chuyển đi sau một chuyến tàu không? |
| チケットは駅で受け取る形ですか。 | Chiketto wa eki de uketoru katachi desu ka. | Tôi có thu vé tại nhà ga không? |
Đề cương các quy định về chi phí
Mỗi công ty đều có ryohi Kitei, quy định về chi phí đi lại, quy định những gì sẽ được hoàn trả và cách thức hoàn trả. Các phần thông thường là kōtsūhi, vận chuyển; shukuhakuhi, chỗ ở, thường được giới hạn mỗi đêm; nittō, một khoản trợ cấp hàng ngày cho những chi phí nhỏ; và settai, giải trí cho khách hàng, thường cần được phê duyệt riêng. Các bữa ăn một mình thường được chi trả bởi nittō hơn là được yêu cầu, nhưng điều này khác nhau.
Một quy tắc không thay đổi là biên nhận. Hãy yêu cầu ryōshūsho, một biên lai trang trọng, ở mọi khách sạn, taxi và cửa hàng, đồng thời yêu cầu ghi tên công ty nếu công ty của bạn yêu cầu điều đó. Taxi thường chỉ được phép sử dụng khi không có giải pháp thay thế thực tế nào và có ghi chú giải thích lý do dự kiến. Gửi sesan, giải quyết chi phí, trong thời hạn quy định, nếu không yêu cầu bồi thường có thể bị từ chối.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 領収書を会社名でお願いします。 | Ryōshūsho o kaisha-mei de onegai shimasu. | Xin vui lòng cho một biên nhận có tên công ty. |
| 宛名は株式会社山田商事でお願いします。 | Atena wa kabushiki-gaisha Yamada Shōji de onegai shimasu. | Vui lòng liên hệ với Công ty TNHH Yamada Shoji. |
| タクシーは終電後だったので利用しました。 | Takushī wa shūden-go datta node riyō shimashita. | Tôi sử dụng taxi vì nó chạy sau chuyến tàu cuối cùng. |
| 出張の精算は帰社後一週間以内でよろしいですか。 | Shucchō no seisan wa kisha-go isshūkan inai de yoroshii desu ka. | Có phải trong vòng một tuần kể từ khi trả lại tiền phạt để thanh toán chi phí không? |
| この費用は日当に含まれますか。 | Kono hiyō wa nittō ni fukumaremasu ka. | Chi phí này có được bao gồm trong trợ cấp hàng ngày không? |
Đến văn phòng đích
Đến chi nhánh hoặc văn phòng khách hàng theo một kịch bản nhỏ. Tại quầy lễ tân, bạn cung cấp thông tin về công ty, tên của mình và người bạn sẽ đến thăm. Khi người chủ trì của bạn xuất hiện, dòng đầu tiên là o-sewa ni natte orimasu, cảm ơn bạn đã tiếp tục hỗ trợ, hoặc tại chi nhánh công ty của bạn, o-tsukaresama desu. Sau đó đến dòng tōi tokoro: người dẫn chương trình sẽ nói tōi tokoro o arigatō gozaimasu, cảm ơn bạn đã đến đây và bạn trả lời bằng một câu kochira koso ngắn gọn.
Omiyage, nếu bạn mang theo, lúc này sẽ được giao trong một câu, tsumaranai mono desu ga hoặc bật lửa minasan de dōzo, hãy chia sẻ và chủ nhà đặt nó sang một bên mà không cần mở ra. Những câu chuyện nhỏ về chuyến đi hay thời tiết trên đường đi đến phòng họp; giữ nó cho hai hoặc ba trao đổi.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 東京本社の田中と申します。佐藤部長にお約束をいただいております。 | Tōkyō honsha no Tanaka to mōshimasu. Satō buchō ni o-yakusoku o itadaite orimasu. | Tôi là Tanaka đến từ trụ sở chính ở Tokyo. Tôi có hẹn với ông Sato. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | Cảm ơn bạn đã tiếp tục hỗ trợ. |
| 遠いところをありがとうございます。 | Tōi tokoro o arigatō gozaimasu. | Cảm ơn bạn đã đi một chặng đường dài như vậy. (Chủ nhà.) |
| こちらこそ、お時間をいただきありがとうございます。 | Kochira koso, o-jikan o itadaki arigatō gozaimasu. | Cảm ơn bạn đã dành thời gian. |
| 東京の菓子です。皆さんでどうぞ。 | Tōkyō no kashi desu. Minasan de dōzo. | Đây là đồ ngọt từ Tokyo. Hãy chia sẻ chúng. |
| 新幹線は混んでいましたが、予定通り着きました。 | Shinkansen wa konde imashita ga, yotei-dōri tsukimashita. | Shinkansen rất đông nhưng tôi vẫn đến đúng lịch. |
Từ vựng về chuyến đi trên các biểu mẫu và trong cuộc trò chuyện
Những từ bên dưới xuất hiện trên shinsei, trong hệ thống chi phí và trong tin nhắn quản trị viên sẽ gửi cho bạn. Tìm hiểu các bài đọc để bạn có thể đọc to tại bàn làm việc chứ không chỉ nhận dạng chúng trên màn hình.
| Từ | Đọc | Nghĩa |
|---|---|---|
| 出張申請 | shucchō shinsei | Đơn xin đi công tác |
| 出張命令 | shucchō meirei | Đặt hàng chuyến đi, phê duyệt chính thức ở một số công ty |
| 旅費規程 | ryohi kitei | Quy định chi phí đi lại |
| 交通費 | kōtsūhi | Chi phí vận chuyển |
| 宿泊費 | shukuhakuhi | Chi phí chỗ ở |
| 日当 | nittō | Trợ cấp hàng ngày |
| 精算 | seisan | quyết toán chi phí |
| 仮払い | karibarai | Tạm ứng tiền trước chuyến đi |
| 領収書 | ryōshūsho | Biên nhận chính thức |
| 出張報告 | shucchō hōkoku | Báo cáo chuyến đi |
| 直行直帰 | chokkō chokki | Đi thẳng từ nhà và trở về thẳng nhà |
| 帰社 | kisha | Trở lại văn phòng |
Bạn nên biết Chokkō chokki: nó có nghĩa là bạn đi thẳng từ nhà đến đích và về nhà mà không cần qua văn phòng, và thông tin này thường cần được nêu trên shinsei hoặc trong cuộc trò chuyện để nhóm biết bạn đang ở đâu.
Báo cáo chuyến đi và trở về
Shucchō hōkoku kết thúc chuyến đi. Nó ngắn gọn và thực tế: ngày tháng, điểm đến, những người gặp nhau, mục đích, kết quả, hành động tiếp theo và chi phí, theo thứ tự đó. Hầu hết các công ty đều có biểu mẫu hoặc mẫu; một số chấp nhận email cho người quản lý. Dự kiến nó sẽ diễn ra trong vòng một hoặc hai ngày và người quản lý của bạn thường sẽ muốn có một bản tóm tắt bằng giọng nói vào buổi sáng đầu tiên của bạn trước khi họ đọc nó. Dẫn đầu với kết quả, sau đó là bước tiếp theo, sau đó là bất cứ điều gì sai sót.
Bản thân sự trở lại có dòng riêng của nó. Nói tadaima modorimashita khi bạn bước vào, cảm ơn người đã che chở cho bạn và gửi lời chào đến nhóm vào không gian chung. Sau đó nộp seisan cùng với biên lai. Hãy sử dụng danh sách kiểm tra dưới đây trong vài lần đầu tiên.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| ただいま戻りました。出張中はありがとうございました。 | Tadaima modorimashita. Shucchō-chū wa arigatō gozaimashita. | Tôi đã trở lại. Cảm ơn bạn đã che chở trong lúc tôi đi vắng. |
| 大阪の土産です。休憩室に置いておきますね。 | Ōsaka no miyage desu. Kyūkeishitsu ni oite okimasu ne. | Quà lưu niệm từ Osaka. Tôi sẽ để họ trong phòng nghỉ. |
| 結論から申しますと、導入時期は来春で合意しました。 | Ketsuron kara mōshimasu to, dōnyū jiki wa raishun de gōi shimashita. | Để bắt đầu với kết luận, chúng tôi đã đồng ý triển khai vào mùa xuân tới. |
| 詳細は本日中に出張報告にまとめて提出します。 | Shōsai wa honjitsu-chū ni shucchō hōkoku ni matomete teishutsu shimasu. | Tôi sẽ viết chi tiết vào bản báo cáo chuyến đi và nộp nó ngay hôm nay. |
| 経費の精算も明日までに済ませます。 | Keihi no seisan mo ashita made ni sumasemasu. | Tôi cũng sẽ hoàn thành việc thanh toán chi phí vào ngày mai. |
- Nói tadaima modorimashita và cảm ơn các đồng nghiệp đã hỗ trợ
- Đưa cho người quản lý một bản tóm tắt bằng giọng nói dài hai phút, kết luận trước
- Gửi shucchō hōkoku trong thời hạn của công ty
- Đính kèm mọi biên lai vào sesan và giải thích mọi khoản taxi hoặc chi phí bổ sung
- Gửi email cảm ơn đến văn phòng hoặc khách hàng bạn đã ghé thăm
- Đặt omiyage ra và nói với nhóm rằng nó ở đó
- Ghi lại các hành động và ngày tiếp theo của cuộc họp vào lịch chung
Những sai lầm cần tránh
Sai lầm đầu tiên là đặt chỗ trước khi được phê duyệt. Nếu shinsei bị từ chối hoặc ngày thay đổi, việc tự đặt vé sẽ trở thành vấn đề của bạn. Thứ hai là mất biên lai; yêu cầu bồi thường không có ryōshūsho thường bị từ chối thẳng thừng. Thứ ba là sử dụng đăng ký khách hàng tại chi nhánh của bạn hoặc đăng ký đồng nghiệp với khách hàng. Thứ tư là một báo cáo muộn hoặc mơ hồ: một hōkoku nói rằng cuộc họp diễn ra tốt đẹp không nói gì với người quản lý, và một báo cáo đến một tuần sau đó cho thấy chuyến đi không thành vấn đề.
Cuối cùng, đừng coi chuyến đi là thời gian nghỉ ngơi của cả nhóm. Hầu hết các công ty đều mong đợi một tin nhắn trò chuyện nhanh khi đến và đi và có thể liên lạc được trong giờ hành chính trừ khi bạn có thỏa thuận khác.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 先に自分で新幹線を取ってしまいました。 | Saki ni jibun de shinkansen o totte shimaimashita. | Tôi đã tự mình đặt tàu Shinkansen rồi. (Tình huống cần tránh.) |
| 承認が下りてから手配をお願いします。 | Shōnin ga orite kara tehai o onegai shimasu. | Vui lòng sắp xếp nó sau khi phê duyệt được thông qua. (Quản trị viên sẽ nói gì.) |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | Tôi đã làm mất biên nhận; tôi nên làm gì? |
| 会議はうまくいきました。 | Kaigi wa umaku ikimashita. | Cuộc họp diễn ra tốt đẹp. (Quá mơ hồ cho một báo cáo.) |
| 先方と納期を三月末で合意し、次回は二月に再訪の予定です。 | Senpō to nōki o sangatsu-matsu de gōi shi, jikai wa nigatsu ni saihō no yotei desu. | Chúng tôi đã đồng ý giao hàng vào cuối tháng 3 với khách hàng và chuyến thăm tiếp theo được lên kế hoạch vào tháng Hai. (Cụ thể.) |
| 大阪支社に到着しました。夕方に一度連絡します。 | Ōsaka shisha ni tōchaku shimashita. Yūgata ni ichido renraku shimasu. | Tôi đã đến chi nhánh Osaka. Tôi sẽ kiểm tra một lần vào tối nay. |