Chu trình đánh giá: jinji hyōka, mokuhyō settei và mendan
Jinji hyōka, đánh giá nhân sự, là hệ thống; mendan là cuộc gặp gỡ bên trong nó. Một chu trình điển hình bắt đầu với mokuhyō settei, thiết lập mục tiêu, trong đó bạn thống nhất ba đến năm mục tiêu với người quản lý của mình, mỗi mục tiêu có thước đo và trọng lượng. Vào cuối giai đoạn, bạn hoàn thành jiko hyōka, bản tự đánh giá. Người quản lý của bạn viết bản đánh giá của riêng họ, cả hai được so sánh trong hyōka mendan và điểm như S, A, B hoặc C sẽ được quyết định.
Thang điểm, trọng số dành cho kết quả so với hành vi và liệu đánh giá có gắn liền với tiền thưởng hay lương cơ bản hay không, tất cả đều khác nhau tùy theo công ty. Đọc hyōka seido, hướng dẫn đánh giá của công ty bạn trước khi giai đoạn bắt đầu; các từ trong biểu mẫu, chẳng hạn như gyōseki, kết quả và kōdō, hành vi, cho bạn biết người quản lý sẽ tìm kiếm điều gì.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 今期の目標設定について、ご相談したいのですが。 | Konki no mokuhyō settei ni tsuite, go-sōdan shitai no desu ga. | Tôi muốn thảo luận về việc thiết lập mục tiêu cho giai đoạn này. |
| 評価面談はいつ頃の予定でしょうか。 | Hyōka mendan wa itsu goro no yotei deshō ka. | Đại khái là khi nào cuộc họp đánh giá được lên kế hoạch? |
| 自己評価の提出期限は今週金曜日です。 | Jiko hyōka no teishutsu kigen wa konshū kin'yōbi desu. | Hạn chót tự đánh giá là thứ Sáu tuần này. |
| 評価基準を改めて確認させてください。 | Hyōka kijun o aratamete kakunin sasete kudasai. | Hãy để tôi xác nhận lại các tiêu chí đánh giá. |
Viết và nói bản tự đánh giá của bạn
Jiko hyōka được quản lý của bạn đọc trước cuộc họp và thường được quản lý của họ đọc sau cuộc họp, vì vậy hãy viết nó cẩn thận. Đối với mỗi mục tiêu, hãy viết bốn điều: mục tiêu là gì, bạn đã đạt được những gì, bằng chứng và điều gì bạn sẽ cải thiện. Các động từ rất đơn giản và thực tế: tassei shimashita, đạt được; ichibu tassei, đạt được một phần; mi-tassei, không đạt được. Những con số thực hiện công việc nặng nhọc; một câu có một số có giá trị bằng ba tính từ.
Trong cuộc họp, bạn thường sẽ được yêu cầu tóm tắt lại mẫu đơn, thường là với jibun de wa dō hyōka shite imasu ka, bạn đánh giá bản thân như thế nào. Thực hiện theo thứ tự tương tự nhưng thêm khung khiêm tốn: kết quả, sau đó ghi công cho người khác, sau đó là phản ánh. Đừng đọc từng từ một; chọn hai hoặc ba điểm quan trọng nhất.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 今期の目標は、新規顧客を十社獲得することでした。 | Konki no mokuhyō wa, shinki kokyaku o jussha kakutoku suru koto deshita. | Mục tiêu của giai đoạn này là giành được 10 khách hàng mới. |
| 結果として、十二社を獲得し、目標を達成しました。 | Kekka to shite, jūnisha o kakutoku shi, mokuhyō o tassei shimashita. | Kết quả là tôi đã thắng mười hai và đạt được mục tiêu. |
| 自己評価としては、Aに近いBだと考えています。 | Jiko hyōka to shite wa, A ni chikai B da to kangaete imasu. | Theo tự đánh giá thì tôi cho là điểm B gần điểm A. |
| 二つ目の目標は、納期の遅れがあり、一部達成にとどまりました。 | Futatsume no mokuhyō wa, nōki no okure ga ari, ichibu tassei ni todomarimashita. | Mục tiêu thứ hai chỉ đạt được một phần vì giao hàng chậm trễ. |
| 改善点としては、進捗の共有が遅れがちだった点です。 | Kaizen-ten to shite wa, shinchoku no kyōyū ga okure-gachi datta ten desu. | Để cải thiện, tôi có xu hướng chậm chia sẻ tiến độ. |
Nói về thành tích: con số rõ ràng, khung hình khiêm tốn
Sự cân bằng mà người học gặp khó khăn là phải nói cụ thể mà không có vẻ như họ đang đòi được tín nhiệm. Người Nhật giải quyết vấn đề này bằng một câu gồm hai phần: sự thật, sau đó là một cụm từ lan truyền tín nhiệm. Okage-sama de, cảm ơn mọi người và chīmu no kyōryoku mo ari, với sự giúp đỡ của cả nhóm, đã hoàn thành công việc này. Con số không hề nhẹ nhàng hơn; khung hình thì có.
Công cụ thứ hai là đuôi động từ. Tôi tin rằng thay vì tassei shimashita trần trụi, gần với omotte imasu, hoặc với ninshiki shite imasu, đó là cách hiểu của tôi. Điều này nhường chỗ cho quan điểm của người quản lý mà không cần rút lại quan điểm của bạn. Cũng nên tránh thái cực ngược lại: taishita koto wa arimasen, chẳng là gì cả, là tự chuốc lấy thất bại trong một cuộc đánh giá, bởi vì người quản lý phải chứng minh việc thăng hạng của bạn bằng lời nói của bạn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| おかげさまで、売上は前年比二割増となりました。 | Okage-sama de, uriage wa zennen-hi niwari-zō to narimashita. | Nhờ mọi người mà doanh số bán hàng đã tăng 20% so với năm trước. |
| チームの協力もあり、予定より一か月早くリリースできました。 | Chīmu no kyōryoku mo ari, yotei yori ikkagetsu hayaku rirīsu dekimashita. | Với sự hợp tác của nhóm, chúng tôi đã ra mắt trước thời hạn một tháng. |
| この案件では、主に顧客との調整を担当しました。 | Kono anken de wa, omo ni kokyaku to no chōsei o tantō shimashita. | Trong dự án này, tôi chịu trách nhiệm chính trong việc điều phối với khách hàng. |
| 私としては、一定の成果を出せたと考えています。 | Watashi to shite wa, ittei no seika o daseta to kangaete imasu. | Về phần mình, tôi tin mình đã đạt được kết quả vững chắc. |
Tiếp nhận phản hồi và xử lý điểm thấp hơn
Các nhà quản lý đưa ra phản hồi bằng một bản ghi mềm, vì vậy hãy lắng nghe hình dạng hơn là âm lượng. Mō sukoshi, thêm một chút nữa, và dekiru to ii ne, sẽ tốt hơn nếu bạn có thể, là những lời chỉ trích. Câu trả lời mong đợi có ba phần: cảm ơn họ, ghi nhận quan điểm và nêu tên một hành động cụ thể.
Nếu điểm thấp hơn mức tự đánh giá của bạn, đừng tranh cãi ngay tại chỗ. Hỏi điểm nào nặng nhất. Nếu bạn tin rằng một thông tin nào đó đã bị bỏ sót, hãy cung cấp thông tin đó bằng watashi no ninshiki de wa, theo như tôi hiểu. Sau đó chấp nhận quyết định. Việc chấm điểm hiếm khi được đảo ngược trong phòng, nhưng phản ứng bình tĩnh sẽ định hình quan điểm của người quản lý về chu kỳ tiếp theo.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| ご指摘ありがとうございます。おっしゃる通りだと思います。 | Go-shiteki arigatō gozaimasu. Ossharu tōri da to omoimasu. | Cảm ơn bạn đã chỉ ra điều đó. Tôi nghĩ bạn đúng. |
| 具体的には、どの点が評価に影響したのでしょうか。 | Gutai-teki ni wa, dono ten ga hyōka ni eikyō shita no deshō ka. | Cụ thể, điểm nào ảnh hưởng đến việc đánh giá? |
| 私の認識では、その件は先方の都合で延期になったと理解しています。 | Watashi no ninshiki de wa, sono ken wa senpō no tsugō de enki ni natta to rikai shite imasu. | Theo tôi hiểu thì vấn đề đó đã bị hoãn lại vì lý do của khách hàng. |
| 今後は週次で進捗を報告するようにします。 | Kongo wa shūji de shinchoku o hōkoku suru yō ni shimasu. | Từ bây giờ tôi sẽ báo cáo tiến độ hàng tuần. |
| もう少し周りを巻き込めるといいね。 | Mō sukoshi mawari o makikomeru to ii ne. | Sẽ thật tốt nếu bạn có thể lôi kéo những người xung quanh tham gia nhiều hơn một chút. (Quản lý, một lời chỉ trích nhẹ nhàng.) |
Hỏi về thăng chức và trả tiền một cách lịch sự
Shōshin, thăng chức, và shōkyū, tăng lương, là những chủ đề chính đáng trong mendan, nhưng cách để nâng cao chúng là thông qua hệ thống chứ không phải thông qua mong muốn của bạn. Hỏi yōken, yêu cầu đối với cấp độ tiếp theo là gì, thời gian thực tế là bao nhiêu và người quản lý cần xem những gì. Ở nhiều công ty, lương được ấn định theo bảng xếp hạng, vì vậy người quản lý có thể giải thích lộ trình nhưng không thể thương lượng một con số.
Tránh kyūryō o agete hoshii, tôi muốn tăng lương, điều này nghe có vẻ giống như một yêu cầu và dồn ép người quản lý. Lời đề nghị bên ngoài là một cuộc trò chuyện khác, thường là với bộ phận nhân sự. Trong quá trình đánh giá, hãy giữ khung về các tiêu chí và mức tăng trưởng.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 昇進の要件について教えていただけますか。 | Shōshin no yōken ni tsuite oshiete itadakemasu ka. | Bạn có thể cho tôi biết về các yêu cầu để được thăng chức? |
| 次の等級に上がるには、何が必要でしょうか。 | Tsugi no tōkyū ni agaru ni wa, nani ga hitsuyō deshō ka. | Cần những gì để lên lớp tiếp theo? |
| 昇給の基準はどのように決まるのでしょうか。 | Shōkyū no kijun wa dono yō ni kimaru no deshō ka. | Tiêu chí tăng lương được quyết định như thế nào? |
| 将来的にはリーダー職を目指したいと考えています。 | Shōrai-teki ni wa rīdā-shoku o mezashitai to kangaete imasu. | Về lâu dài tôi muốn hướng tới vị trí lãnh đạo. |
| 今の評価ですと、昇格の時期はいつ頃が現実的でしょうか。 | Ima no hyōka desu to, shōkaku no jiki wa itsu goro ga genjitsu-teki deshō ka. | Với đánh giá hiện tại của tôi, thời điểm thăng tiến nào là thực tế? |
Xem lại từ vựng bạn sẽ thấy trên mẫu
Các hình thức đánh giá sử dụng vốn từ vựng viết gọn, ít xuất hiện trong hội thoại. Bảng tập hợp những từ bạn sẽ gặp trong hệ thống nhân sự và nhận xét của người quản lý. Các điều khoản chính xác khác nhau giữa các công ty.
| Từ | Đọc | Nghĩa |
|---|---|---|
| 人事評価 | jinji hyōka | Đánh giá nhân sự, toàn bộ hệ thống |
| 目標設定 | mokuhyō settei | Đặt mục tiêu vào đầu kỳ |
| 自己評価 | jiko hyōka | Tự đánh giá |
| 上司評価 | jōshi hyōka | Đánh giá của nhà quản lý |
| 業績評価 | gyōseki hyōka | Đánh giá kết quả |
| 行動評価 | kōdō hyōka | Đánh giá hành vi hoặc năng lực |
| 達成度 | tasseido | Mức độ thành tích, thường là phần trăm |
| 評価面談 | hyōka mendan | Cuộc họp đánh giá |
| フィードバック | fīdobakku | Nhận xét |
| 改善点 | kaizen-ten | Điểm cần cải thiện |
| 昇格 | shōkaku | Lên lớp |
| 賞与 | shōyo | Tiền thưởng, thường được liên kết với cấp bậc |
Bạn cũng có thể thấy kitai yakuwari, vai trò mong đợi đối với cấp lớp của bạn và konpitenshī, năng lực, trong các phần hành vi. Nếu một từ trong biểu mẫu của bạn không có ở đây, hãy hỏi bộ phận nhân sự hoặc senpai trước khi bạn viết thư cho nó; các định nghĩa thường dành riêng cho từng công ty.
Đặt mục tiêu cho giai đoạn tiếp theo
Phần cuối cùng của mendan thường chuyển sang raiki no mokuhyō, mục tiêu của giai đoạn tiếp theo. Các mục tiêu tốt là cụ thể, có thể đo lường được và được liên kết với kế hoạch của nhóm và người quản lý sẽ đánh giá cao nếu bạn đến với một bản dự thảo thay vì chờ đợi để được thông báo.
- Đọc lại hướng dẫn đánh giá và kế hoạch của nhóm trong giai đoạn
- Soạn thảo ba đến năm mục tiêu, mỗi mục tiêu có một con số hoặc mục tiêu có thể thực hiện được và thời hạn
- Liên kết ít nhất một mục tiêu với điểm cải thiện từ đánh giá gần đây nhất của bạn
- Bao gồm một mục tiêu về hành vi hoặc tinh thần đồng đội nếu biểu mẫu của bạn đạt được mục tiêu đó
- Lưu ý những hỗ trợ bạn cần và sẵn sàng nói như vậy
- Mang bản thảo của bạn đến cuộc họp và xin ý kiến của người quản lý
- Ghi lại các mục tiêu đã thống nhất vào hệ thống nhân sự trong cùng ngày
- Đặt lời nhắc giữa kỳ để kiểm tra tiến độ
Khi bạn trình bày một mục tiêu dự thảo, hãy nói kono yō na mokuhyō o kangaete imasu ga, ikaga deshō ka, tôi đang nghĩ về một mục tiêu như thế này, bạn nghĩ sao. Các nhà quản lý điều chỉnh và phê duyệt dễ dàng hơn họ nghĩ ra.
Những sai lầm cần tránh
Sai lầm đầu tiên là sự mơ hồ: ganbarimashita, tôi đã làm việc chăm chỉ, không phải là thành tích. Mọi yêu cầu đều cần một con số, một ngày tháng hoặc một sản phẩm có thể giao được. Thứ hai thì ngược lại: kết quả không có khung hình khiêm tốn, điều này được coi là khoe khoang ngay cả khi đúng.
Thứ ba là tranh cãi phản hồi trong phòng. Hỏi, thừa nhận, hành động; nếu có sai sót thực tế, hãy trình bày sự thật và bỏ qua. Thứ tư là xin tiền trực tiếp. Thứ năm là ra đi mà không có mục tiêu đã thống nhất, nghĩa là lần đánh giá tiếp theo sẽ bắt đầu từ con số không.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 今期は頑張りました。 | Konki wa ganbarimashita. | Tôi đã làm việc chăm chỉ trong khoảng thời gian này. (Quá mơ hồ; hãy thêm một kết quả.) |
| 今期は目標の百二十パーセントを達成しました。 | Konki wa mokuhyō no hyaku-nijuppāsento o tassei shimashita. | Giai đoạn này tôi đã đạt được 120% mục tiêu. (Cụ thể.) |
| その評価は納得できません。 | Sono hyōka wa nattoku dekimasen. | Tôi không thể chấp nhận đánh giá đó. (Quá trực tiếp; tránh né.) |
| 評価の理由をもう少し詳しく伺ってもよろしいでしょうか。 | Hyōka no riyū o mō sukoshi kuwashiku ukagatte mo yoroshii deshō ka. | Tôi có thể hỏi thêm một chút về lý do đánh giá được không? (Phiên bản lịch sự.) |
| 給料を上げてほしいです。 | Kyūryō o agete hoshii desu. | Tôi muốn lương của tôi được tăng lên. (Một yêu cầu; thay vào đó hãy hỏi về tiêu chí.) |