Văn phòng thành phố thực sự xử lý những gì
Văn phòng thành phố, shiyakusho ở một thành phố và kuyakusho ở một phường, lưu giữ hồ sơ về những người sống ở địa chỉ nào. Hầu hết mọi thứ nó làm cho một cư dân đều bắt nguồn từ hồ sơ đó. Đăng ký một động thái sẽ cập nhật nó, giấy chứng nhận cư trú được in từ nó, bảo hiểm y tế quốc gia và lương hưu được quản lý theo nó, và thẻ My Number được cấp cho người mà nó nêu tên.
Biết điều đó rất hữu ích vì nó giải thích thứ tự thực hiện các thao tác. Đăng ký địa chỉ của bạn trước tiên giúp bạn có thể thực hiện các công việc lặt vặt khác và đó là lý do tại sao đôi khi nhân viên sẽ đưa bạn đến một cửa sổ khác trước khi họ có thể giúp bạn. Các thủ tục, tài liệu và thậm chí cả tên của các cửa sổ đều khác nhau giữa các thành phố, vì vậy hãy xác nhận thông tin cụ thể với văn phòng của chính bạn thay vì cho rằng trải nghiệm của một người bạn ở thành phố khác áp dụng cho bạn.
Chiếc vé, tấm bảng và chiếc cửa sổ
Hầu hết các văn phòng đều đặt máy bán vé hoặc quầy thông tin ngay bên trong lối vào. Bạn có thể nhấn nút cho loại hình kinh doanh mà bạn có hoặc nói với một nhân viên và bạn sẽ nhận được một vé được đánh số. Sau đó, số của bạn sẽ xuất hiện trên màn hình và được thông báo qua loa cùng với số cửa sổ, đây là thời điểm hầu hết người học đều đứng hình. Những con số được nghe qua loa khó hơn nhiều so với những con số được đọc trên trang, vì vậy hãy luyện tập con số của bạn trong khi chờ đợi.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 番号札はどこで取りますか？ | Bangōfuda wa doko de torimasu ka? | Tôi lấy vé số ở đâu? |
| どのボタンを押せばいいですか？ | Dono botan o oseba ii desu ka? | Tôi nên nhấn nút nào? |
| どのくらい待ちますか？ | Dono kurai machimasu ka? | Thời gian chờ đợi là bao lâu? |
| 四十二番のお客様、三番窓口へどうぞ。 | Yonjūni-ban no okyakusama, sanban madoguchi e dōzo. | Khách hàng số 42, vui lòng đến cửa sổ số 3. (nhân viên) |
| はい、四十二番です。お願いします。 | Hai, yonjūni-ban desu. Onegai shimasu. | Vâng, đó là số bốn mươi hai. Cảm ơn. |
Chuyển đến, chuyển đi và thay đổi địa chỉ
Thay đổi địa chỉ có ba hình dạng và chúng có ba tên khác nhau. Tennyū todoke đăng ký cho bạn một địa chỉ mới khi bạn đến từ một đô thị khác, tenshutsu todoke thông báo cho đô thị cũ của bạn rằng bạn sẽ rời đi, và tenkyo todoke thông báo việc di chuyển trong cùng một thành phố hoặc phường. Có những thời hạn kèm theo những thông báo này và chúng rất quan trọng, vì vậy hãy kiểm tra ngày với văn phòng của bạn ngay khi bạn biết ngày chuyển đi.
Mang theo thẻ cư trú của bạn. Nhân viên thường muốn xem nó và trong nhiều trường hợp, địa chỉ trên thẻ được cập nhật trong cùng một lần ghé thăm. Nếu bạn đăng ký hộ gia đình chứ không phải một người, hãy nói như vậy ngay từ đầu vì mẫu đơn và các yêu cầu nhận dạng sẽ thay đổi.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 先週引っ越してきました。 | Senshū hikkoshite kimashita. | Tôi chuyển đến đây vào tuần trước. |
| 転入届を出したいのですが。 | Tennyū todoke o dashitai no desu ga. | Tôi muốn gửi thông báo chuyển đến. |
| 前の市で転出届をもらいました。 | Mae no shi de tenshutsu todoke o moraimashita. | Tôi nhận được thông báo chuyển đi từ thành phố trước đây của tôi. |
| 在留カードを持ってきました。 | Zairyū kādo o motte kimashita. | Tôi đã mang theo thẻ cư trú của mình. |
| 家族の分もお願いします。 | Kazoku no bun mo onegai shimasu. | Xin hãy làm điều này cho các thành viên trong gia đình tôi nữa. |
| 在留カードの住所も変えてもらえますか？ | Zairyū kādo no jūsho mo kaete moraemasu ka? | Bạn có thể cập nhật địa chỉ trên thẻ cư trú của tôi được không? |
Tên thủ tục và những điều cần nói
| Những gì bạn cần | Tên tiếng Nhật | Nói điều này ở cửa sổ |
|---|---|---|
| Đăng ký di chuyển vào thành phố | 転入届 tennyū todoke | 転入届を出したいのですが。 Tennyū todoke o dashitai no desu ga. |
| Đăng ký chuyển đi | 転出届 tenshutsu todoke | 転出届をお願いします。 Tenshutsu todoke o onegai shimasu. |
| Thay đổi địa chỉ trong thành phố | 転居届 tenkyo todoke | 引っ越したので転居届を出したいです。 Hikkoshita node tenkyo todoke o dashitai desu. |
| Giấy chứng nhận cư trú | 住民票 jūminhyō | 住民票がほしいのですが。 Jūminhyō ga hoshii no desu ga. |
| Bảo hiểm y tế quốc gia | 国民健康保険 kokumin kenkō hoken | 国民健康保険に入りたいのですが。 Kokumin kenkō hoken ni hairitai no desu ga. |
| Lương hưu quốc gia | 国民年金 kokumin nenkin | 国民年金の手続きをお願いします。 Kokumin nenkin no tetsuzuki o onegai shimasu. |
| Ứng dụng thẻ My Number | マイナンバーカード mainanbā kādo | マイナンバーカードを申請したいのですが。 Mainanbā kādo o shinsei shitai no desu ga. |
| Đăng ký con dấu | 印鑑登録 inkan tōroku | 印鑑登録をしたいのですが。 Inkan tōroku o shitai no desu ga. |
| Giấy chứng nhận thuế | 課税証明書 kazei shōmeisho | 課税証明書を二通お願いします。 Kazei shōmeisho o ni-tsū onegai shimasu. |
| Hỏi cần những giấy tờ gì | 必要書類 hituyō shorui | 必要な書類は何ですか？ Hitsuyō na shorui wa nan desu ka? |
Mẫu đằng sau bảng này có giá trị hơn các hàng riêng lẻ. Tên thủ tục cộng với o dashitai no desu ga cho thông báo bạn đang gửi, tên thủ tục cộng với o onegai shimasu cho việc bạn muốn thực hiện và tên thủ tục cộng với o shinsei shitai no desu ga cho đơn đăng ký. Hoán đổi danh từ và câu vẫn hoạt động, có nghĩa là một khung được ghi nhớ bao gồm mọi việc vặt trong tòa nhà.
Các bản sao được tính bằng hậu tố tsū, nên ni-tsū là hai bản và san-tsū là ba. Yêu cầu nhiều hơn một lần vào thời điểm phát hành là điều bình thường và về thời gian sẽ rẻ hơn so với việc quay lại.
Bảo hiểm y tế và lương hưu
Nếu bạn không được bảo hiểm theo chương trình của người sử dụng lao động, bạn sẽ được đăng ký bảo hiểm y tế quốc gia và tùy theo tình hình của bạn, lương hưu quốc gia. Cả hai đều được xử lý tại văn phòng thành phố, thường là tại cửa sổ riêng của họ và cả hai thường được thực hiện trong cùng một lần đăng ký địa chỉ của bạn. Các khoản đóng góp, miễn trừ và hoãn học tập của sinh viên khác nhau tùy theo hoàn cảnh và đô thị, vì vậy đây là nơi để đặt câu hỏi hơn là đoán mò.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 国民健康保険に加入したいのですが。 | Kokumin kenkō hoken ni kanyū shitai no desu ga. | Tôi muốn đăng ký tham gia bảo hiểm y tế quốc gia. |
| 保険証はいつもらえますか？ | Hokenshō wa itsu moraemasu ka? | Khi nào tôi sẽ nhận được thẻ bảo hiểm? |
| 保険料はどうやって払いますか？ | Hokenryō wa dō yatte haraimasu ka? | Làm thế nào để tôi trả phí bảo hiểm? |
| 会社の保険に入っています。 | Kaisha no hoken ni haitte imasu. | Tôi được bảo hiểm bởi công ty của tôi. |
| 年金の手続きも必要ですか？ | Nenkin no tetsuzuki mo hitsuyō desu ka? | Tôi có cần phải làm thủ tục hưởng lương hưu không? |
| 学生なのですが、免除はありますか？ | Gakusei na no desu ga, menjo wa arimasu ka? | Tôi là sinh viên, vậy có được miễn trừ không? |
Số của tôi và các chứng chỉ mà mọi người yêu cầu
Your My Number là số nhận dạng cá nhân được gán cho cư dân và phiên bản thẻ có vai trò như một ID có ảnh. Người sử dụng lao động, ngân hàng và một số hợp đồng yêu cầu số lượng, trong khi bản thân thẻ thường có thể được sử dụng để in chứng chỉ từ máy thay vì xếp hàng. Các bước đăng ký, yêu cầu về ảnh và thời gian thu thập khác nhau, vì vậy hãy hỏi quy trình ở khu vực đô thị của bạn là gì.
Chứng chỉ là việc vặt thường xuyên khác. Jūminhyō chứng minh địa chỉ đã đăng ký của bạn và giấy chứng nhận thuế chứng minh thu nhập đã khai báo. Cả hai đều được in theo yêu cầu, cả hai đều tốn một khoản phí nhỏ và cả hai đều được người khác cần trong thời gian ngắn, đó là lý do tại sao mọi người yêu cầu bản sao dự phòng.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| マイナンバーカードを申請したいのですが。 | Mainanbā kādo o shinsei shitai no desu ga. | Tôi muốn đăng ký thẻ My Number. |
| 写真はここで撮れますか？ | Shashin wa koko de toremasu ka? | Tôi có thể chụp ảnh ở đây được không? |
| 住民票を二通お願いします。 | Jūminhyō o ni-tsū onegai shimasu. | Xin vui lòng cho hai bản sao giấy chứng nhận cư trú. |
| マイナンバーの記載は必要ですか？ | Mainanbā no kisai wa hitsuyō desu ka? | Bạn có cần Số của tôi được in trên đó không? (nhân viên) |
| 会社に出すので、必要だと思います。 | Kaisha ni dasu node, hitsuyō da to omoimasu. | Tôi đang gửi nó cho công ty của tôi, vì vậy tôi nghĩ nó là cần thiết. |
| 手数料はいくらですか？ | Tesūryō wa ikura desu ka? | Lệ phí là bao nhiêu? |
Đọc biểu mẫu
| Cánh đồng | Romaji | Viết gì |
|---|---|---|
| 氏名 | Shimei | Tên đầy đủ của bạn, trùng với thẻ cư trú của bạn |
| ふりがな | Furigana | Cách đọc tên của bạn bằng chữ hiragana hoặc katakana |
| 住所 | Jūsho | Địa chỉ của bạn ở Nhật Bản, bao gồm số tòa nhà và số phòng |
| 生年月日 | Seinengappi | Ngày sinh, đôi khi ở định dạng thời đại Nhật Bản |
| 性別 | Seibetsu | Giới tính, thường được khoanh tròn thay vì viết |
| 電話番号 | Denwa bangō | Một số mà văn phòng có thể liên lạc với bạn |
| 国籍 | Kokuseki | Quốc tịch của bạn |
| 世帯主 | Setainushi | Người chủ gia đình |
| 続柄 | Tsuzukigara | Mối quan hệ của bạn với chủ hộ |
| 前住所 | Zen jūsho | Địa chỉ bạn đã chuyển từ đó |
| 転入日 | Tennyūbi | Ngày bạn chuyển đến |
| 署名 | Shomei | Chữ ký của bạn |
| 押印 | Ōin | Đóng dấu ở đâu nếu có yêu cầu |
| 連絡先 | Renrakusaki | Chi tiết liên hệ |
Những lĩnh vực này xuất hiện trở lại trên hầu hết mọi biểu mẫu chính thức ở Nhật Bản, bao gồm cả đơn đăng ký ngân hàng và hợp đồng cho thuê, vì vậy một giờ dành cho việc học chúng không phải là một khoản đầu tư hạn hẹp. Hai trong số họ thường xuyên gây nhầm lẫn cho người mới đến. Setainushi hỏi hộ gia đình được đăng ký dưới tên ai, có thể không phải là bạn, và tsuzukigara hỏi bạn có mối quan hệ như thế nào với người đó, với câu trả lời như vợ/chồng hoặc con cái.
Viết bằng mực đen, in thay vì nối các chữ cái của bạn và để trống một trường và hỏi thay vì nghĩ ra câu trả lời. Nhân viên sửa biểu mẫu cả ngày và thà trả lời một câu hỏi còn hơn là bỏ chọn một câu đoán.
Hỏi bạn cần cửa sổ nào
Các văn phòng thành phố được phân chia theo chức năng, nhìn từ bên ngoài thì sự phân chia không rõ ràng. Bàn thông tin gần lối vào tồn tại chính xác cho câu hỏi này và việc sử dụng nó sẽ khiến bạn mất ba mươi giây thay vì phải xếp hàng lãng phí. Khi bạn đã ở bên cửa sổ, việc kiểm tra xem bạn đã đến đúng nơi chưa trước khi bắt đầu là điều hoàn toàn bình thường.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| どの窓口に行けばいいですか？ | Dono madoguchi ni ikeba ii desu ka? | Tôi nên vào cửa sổ nào? |
| ここでいいですか？ | Koko de ii desu ka? | Đây có phải là nơi thích hợp không? |
| 保険の窓口はどこですか？ | Hoken no madoguchi wa doko desu ka? | Cửa sổ bảo hiểm ở đâu? |
| それは二番窓口です。 | Sore wa niban madoguchi desu. | Đó là cửa sổ số hai. (nhân viên) |
| 先にあちらで手続きをお願いします。 | Saki ni achira de tetsuzuki o onegai shimasu. | Vui lòng hoàn tất thủ tục ở đó trước. (nhân viên) |
Yêu cầu dạng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật chậm hơn
Yêu cầu giúp đỡ không phải là sự thừa nhận thất bại tại văn phòng thành phố, đó là cách thông thường mà người dân xử lý các thủ tục giấy tờ. Hãy sớm nói rằng tiếng Nhật của bạn vẫn đang phát triển và hầu hết nhân viên sẽ nói chậm lại, đơn giản hóa từ vựng của họ và chỉ vào các ô khi họ giải thích. Việc hỏi về mẫu đơn tiếng Anh trước khi mua vé là điều đáng để bạn đi đường vòng vì tình trạng sẵn có rất khác nhau giữa các thành phố.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 英語の用紙はありますか？ | Eigo no yōshi wa arimasu ka? | Bạn có mẫu đơn tiếng Anh không? |
| 日本語がまだ上手ではありません。ゆっくりお願いします。 | Nihongo ga mada jōzu de wa arimasen. Yukkuri onegai shimasu. | Tiếng Nhật của tôi vẫn chưa tốt lắm. Làm ơn từ từ thôi. |
| 書き方を教えていただけますか？ | Kakikata o oshiete itadakemasu ka? | Bạn có thể chỉ cho tôi cách điền cái này được không? |
| ここは何を書きますか？ | Koko wa nani o kakimasu ka? | Tôi viết gì ở đây? |
| この漢字の読み方を教えてください。 | Kono kanji no yomikata o oshiete kudasai. | Xin vui lòng cho tôi biết làm thế nào để đọc chữ Hán này. |
| 確認させてください。 | Kakunin sasete kudasai. | Hãy để tôi kiểm tra xem tôi đã hiểu chưa. |
Nhân viên bán hàng sẽ nói gì với bạn
Nhân viên quầy liên tục sử dụng các hình thức lịch sự và một số câu giống nhau chiếm phần lớn thời gian ghé thăm. Nhận ra chúng có giá trị hơn là có thể tạo ra chúng, bởi vì công việc của bạn là phản hồi hơn là khớp với đăng ký. Hãy chú ý mức độ thường xuyên yêu cầu được gói trong o cộng với một danh từ, đây là mẫu mà hướng dẫn kính ngữ đề cập chi tiết hơn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 本人確認書類をお願いします。 | Honnin kakunin shorui o onegai shimasu. | Xin vui lòng cung cấp giấy tờ tùy thân. |
| こちらにご記入ください。 | Kochira ni go-kinyū kudasai. | Hãy điền vào đây. |
| 印鑑はお持ちですか？ | Inkan wa o-mochi desu ka? | Bạn có mang theo con dấu bên mình không? |
| あちらでお待ちください。 | Achira de omachi kudasai. | Xin vui lòng đợi ở đó. |
| こちらの書類が足りません。 | Kochira no shorui ga tarimasen. | Tài liệu này bị thiếu. |
| 後日、郵送でお送りします。 | Gojitsu, yūsō de o-okuri shimasu. | Chúng tôi sẽ gửi nó cho bạn vào một ngày sau đó. |
Câu đáng nghe nhất là câu nói về tài liệu bị thất lạc, vì nó quyết định việc bạn đi xong hay quay lại vào ngày mai. Nếu bạn nghe thấy tarimasen hoặc mō ichido, hãy hỏi chính xác những gì bạn nên mang theo vào lần sau và nhờ nhân viên ghi lại.
Cách chuẩn bị trước khi đi
- Quyết định tên thủ tục duy nhất mà bạn sẽ nói và nói to năm lần trước khi rời khỏi nhà.
- Hãy kiểm tra trang web hoặc đường dây điện thoại của chính quyền thành phố của bạn để biết tài liệu và giờ mở cửa vì những thông tin này khác nhau.
- Đặt thẻ cư trú của bạn, bất kỳ thông báo trước đó và một cây bút vào một túi để bạn không phải tìm kiếm ở cửa sổ.
- Hãy luyện tập địa chỉ và ngày sinh của bạn như cách nói tiếng Nhật cho đến khi bạn có thể nói chúng không ngừng nghỉ.
- Tìm hiểu hậu tố đếm tsū để bạn có thể yêu cầu số lượng bản sao chứng chỉ mà bạn thực sự cần.
- Viết trước hai câu hỏi, một câu hỏi về thời gian và một câu hỏi về điều gì sẽ xảy ra tiếp theo.
- Sau chuyến thăm, hãy ghi lại bất kỳ từ nào mà nhân viên bán hàng đã sử dụng mà bạn không biết và thêm nó vào danh sách ôn tập của bạn.