Trả lời điện thoại
Điện thoại văn phòng là phần khó nhất của công việc này và có nhiều kịch bản nhất, đó là một sự kết hợp tốt: nó có thể được chuẩn bị gần như hoàn chỉnh.
Phần mở đầu được cố định và moshi moshi không được sử dụng trong các cuộc gọi công việc. Bạn đưa ra tên công ty và tên của riêng bạn, sau đó lấy tên của họ.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。株式会社サンプルの田中でございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. Kabushiki-gaisha Sanpuru no Tanaka de gozaimasu. | Cảm ơn bạn đã gọi. Đây là Tanaka của Sample Ltd. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | Cảm ơn bạn đã tiếp tục hỗ trợ. |
| 恐れ入りますが、お名前を伺えますか。 | Osoreirimasu ga, onamae o ukagaemasu ka. | Tôi có thể hỏi tên bạn được không? |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō omachi kudasaimase. | Xin vui lòng giữ một lát. |
| おつなぎいたします。 | Otsunagi itashimasu. | Tôi sẽ đưa bạn qua. |
| お電話が遠いようです。 | Odenwa ga tōi yō desu. | Đường dây có vẻ mờ nhạt. |
Nhận tin nhắn
Nhận tin nhắn là nơi mà sai sót phải trả giá đắt và kỷ luật là xác nhận lại mọi thứ: tên, công ty, số điện thoại và nội dung.
Xác nhận từng chữ số của số điện thoại là thông lệ tiêu chuẩn và các cách đọc an toàn hơn cho bốn và bảy tồn tại chính xác cho việc này.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| あいにく田中は席を外しております。 | Ainiku Tanaka wa seki o hazushite orimasu. | Thật không may, Tanaka đã rời khỏi bàn làm việc của mình. |
| 折り返しお電話いたしましょうか。 | Orikaeshi odenwa itashimashō ka. | Chúng tôi sẽ gọi lại cho bạn nhé? |
| ご伝言を承ります。 | Godengon o uketamawarimasu. | Tôi sẽ nhận một tin nhắn. |
| お電話番号を確認させていただきます。 | Odenwa bangō o kakunin sasete itadakimasu. | Hãy để tôi xác nhận số điện thoại của bạn. |
| 復唱いたします。 | Fukushō itashimasu. | Tôi sẽ lặp lại điều đó. |
| 田中に申し伝えます。 | Tanaka ni mōshitsutaemasu. | Tôi sẽ chuyển nó cho Tanaka. |
Lưu ý rằng đồng nghiệp của bạn được nhắc đến mà không có kính ngữ khi nói chuyện với người gọi bên ngoài. Đây là điểm người học thường mắc sai lầm nhất.
Sổ đăng ký dịch chuyển
Khó khăn duy nhất về mặt khái niệm của công việc này là việc đăng ký phụ thuộc vào người ở đầu bên kia hơn là vào việc bạn đang làm. Cùng một người được nhắc đến khác nhau tùy thuộc vào người bạn đang nói chuyện.
Có được hướng đi khiêm tốn đúng đắn quan trọng hơn việc hoàn hảo mọi hình thức, và đó là điều đánh dấu ai là người hiểu được quy ước.
| Đang nói chuyện với | Người quản lý của bạn là | Người quản lý của họ là |
|---|---|---|
| Một khách hàng | 田中 | 田中様 |
| Một đồng nghiệp | 田中部長 | Tiêu đề của họ |
| Người quản lý của bạn | Các hình thức kính trọng | Không áp dụng |
| Một nhà cung cấp | 田中 | kính ngữ |
| Bộ phận khác | 田中部長 | Tiêu đề của họ |
Hàng đầu tiên là hàng để nội hóa. Việc thêm kính ngữ vào tên người quản lý của chính bạn trước mặt khách hàng sẽ ngay lập tức được coi là lỗi.
Yêu cầu nội bộ
Những yêu cầu trong văn phòng lịch sự nhưng nhẹ nhàng hơn và thường xuyên: yêu cầu tài liệu, xin phê duyệt, kiểm tra thời hạn. Việc đăng ký lịch sự mà không có keigo đầy đủ.
Rượt đuổi là một phần bình thường của vai diễn và có những chất làm mềm thông thường khiến nó không có gì nổi bật.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お忙しいところ、すみません。 | Oisogashii tokoro, sumimasen. | Xin lỗi đã làm phiền bạn khi bạn đang bận. |
| こちらの書類、ご確認いただけますか。 | Kochira no shorui, gokakunin itadakemasu ka. | Bạn có thể kiểm tra tài liệu này? |
| 先日の件、いかがでしょうか。 | Senjitsu no ken, ikaga deshō ka. | Chuyện hôm nọ thế nào rồi? |
| 締め切りが明日となっております。 | Shimekiri ga asu to natte orimasu. | Hạn chót là ngày mai. |
| ご都合のよいときで結構です。 | Gotsugō no yoi toki de kekkō desu. | Bất cứ khi nào thuận tiện là được. |
| 念のため、確認させてください。 | Nen no tame, kakunin sasete kudasai. | Hãy để tôi xác nhận chỉ trong trường hợp. |
Du khách
Trao đổi tiếp nhận ngắn gọn, cố định và thường xuyên. Chào hỏi, xác nhận xem họ đến đây để gặp ai, xếp chỗ cho họ và thông báo cho người đó.
Mời trà là thông lệ ở nhiều văn phòng và là một phần của kế hoạch chứ không phải là một sáng kiến.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| いらっしゃいませ。 | Irasshaimase. | Chào mừng. |
| お約束はございますか。 | Oyakusoku wa gozaimasu ka. | Bạn có một cuộc hẹn? |
| ただいま担当者を呼んでまいります。 | Tadaima tantōsha o yonde mairimasu. | Tôi sẽ đón người đó ngay bây giờ. |
| こちらでお掛けになってお待ちください。 | Kochira de okake ni natte omachi kudasai. | Xin hãy ngồi ở đây và chờ đợi. |
| お茶をお持ちいたします。 | Ocha o omochi itashimasu. | Tôi sẽ mang cho bạn một ít trà. |
| お待たせいたしました。 | Omatase itashimashita. | Cảm ơn bạn đã chờ đợi. |
Khoan điện thoại
Trong tất cả mọi thứ ở công việc này, điện thoại là thứ cần phải luyện tập, vì ba lý do: nó là phương tiện khó nhất, là nội dung có kịch bản nhất và là thứ mà nhân viên hành chính mới sợ nhất.
Bởi vì nó có kịch bản nên nó diễn ra rất tốt. Chạy tập lệnh cuộc gọi với AI Sensei trong lớp học 3D sống động của Unihongo, nói thay vì gõ, sẽ mở đầu và gửi tin nhắn theo tốc độ mà một cuộc gọi thực tế cần và phòng thí nghiệm phát âm đáng sử dụng trên các con số, vì đường dây điện thoại giảm chính xác sự khác biệt về độ dài phân biệt bốn với bảy.
Phần giữa của cuộc gọi không có kịch bản và đó là điều mà trò chơi nhập vai bổ sung: người gọi nói điều gì đó mà bạn không lường trước được, lúc đó các cụm từ xác nhận phải đến mà không có bố cục.
Tìm hiểu cách mở đầu và nhận tin nhắn để hoàn toàn tự động. Giữa họ, họ thực hiện hầu hết các cuộc gọi và sự tự tin khi nói chuyện điện thoại sẽ thay đổi toàn bộ công việc.