Tại sao sự im lặng được coi là một rủi ro
Nhiều đội bên ngoài Nhật Bản khen thưởng nhân viên nào tiếp thu được vấn đề và chỉ báo cáo kết quả cuối cùng. Nơi làm việc của người Nhật thường hoạt động theo hướng ngược lại. Người quản lý phải biết trạng thái công việc một cách liên tục, vì vậy luồng cập nhật nhỏ là thứ cho phép họ chuyển hướng nỗ lực trước khi nó bị lãng phí. Khi một nhân viên im lặng trong một tuần và sau đó báo cáo một nhiệm vụ đã hoàn thành, phản ứng thường là nhẹ nhõm xen lẫn khó chịu vì không ai có thể sửa chữa được tiến trình đó.
Đây là lý do tại sao thói quen này được đào tạo rõ ràng ở nhiều công ty và tại sao một nhân viên nước ngoài thực sự có năng lực vẫn có thể bị coi là shinpai, một điều đáng lo ngại. Khoảng cách không phải là khả năng. Đó là phần bình luận đang chạy bị thiếu. Các phương pháp thực hành khác nhau tùy theo công ty, ngành và thế hệ, đồng thời một số nhóm thoải mái hơn nhiều so với các nhóm khác, vì vậy hãy xem đồng nghiệp của bạn thực sự làm gì thay vì giả định phiên bản nghiêm ngặt nhất.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 報告・連絡・相談は大事だと言われました。 | Hōkoku, renraku, sōdan wa daiji da to iwaremashita. | Tôi được biết rằng việc báo cáo, cung cấp thông tin và tư vấn là rất quan trọng. |
| こまめに報告するようにしています。 | Komame ni hōkoku suru yō ni shite imasu. | Tôi cố gắng báo cáo thường xuyên. |
| 自分で解決しようとしてしまいました。 | Jibun de kaiketsu shiyō to shite shimaimashita. | Cuối cùng tôi đã cố gắng tự mình giải quyết nó. |
| 次からは早めにお伝えします。 | Tsugi kara wa hayame ni otsutae shimasu. | Từ lần sau tôi sẽ nói với bạn sớm hơn. |
Sơ lược về ba chức năng
| Chức năng | Câu mở đầu | Khi nào nên sử dụng nó |
|---|---|---|
| 報告 hōkoku (báo cáo) | ご報告があります。Gohōkoku ga arimasu. | Một nhiệm vụ đã được tiến hành, hoàn thành hoặc sai sót và người quản lý của bạn phải chịu trách nhiệm về việc đó |
| 連絡 renraku (thông báo) | 共有させてください。Kyōyū sasete kudasai. | Thông tin người khác cần mà không cần phải đưa ra quyết định: thay đổi lịch trình, tin nhắn của khách hàng, sự vắng mặt của bạn |
| 相談 sodan (tư vấn) | ご相談があるのですが。Gosōdan ga aru no desu ga. | Bạn sắp quyết định điều gì đó và muốn có sự phán xét hoặc ý kiến trước tiên |
Đặt tên cho chức năng trước khi nói là một nửa kỹ năng. Người nghe sử dụng cụm từ đầu tiên đó để quyết định mức độ chú ý trong 30 giây tiếp theo, liệu họ có nên dừng việc họ đang làm hay không và liệu họ có được yêu cầu đưa ra quyết định hay không. Mở đầu sai là nguyên nhân phổ biến gây nhầm lẫn: một sōdan được đưa ra dưới dạng một bản báo cáo khiến người quản lý không chắc chắn rằng cần có câu trả lời, và một bản báo cáo được mở ra như một cuộc tư vấn khiến họ phải chuẩn bị cho một câu hỏi không bao giờ xuất hiện.
Xác định đúng thời điểm trước khi bạn nói
Hầu hết mọi khoảnh khắc hou-ren-sou đều bắt đầu bằng việc yêu cầu sự chú ý, bởi vì ngắt lời mà không có ai là phần mà hầu hết người học đều mắc sai lầm. Lời mở đầu tiêu chuẩn thừa nhận rằng người kia đang bận, nói rõ bạn cần bao lâu và cho họ một cách dễ dàng để trì hoãn bạn. Đặt tên cho độ dài quan trọng hơn âm thanh của nó: sanpun hodo nói với người quản lý rằng họ có thể nghe thấy bạn ngay bây giờ thay vì lên lịch cho bạn sau.
Sự khẩn cấp thay đổi cách diễn đạt. Đối với bất cứ điều gì thực sự quan trọng về mặt thời gian, hãy nói như vậy ngay từ đầu bằng isogi no ken de hoặc torisogi, và đừng biến nó thành một lời yêu cầu vào một thời điểm thuận tiện. Đối với bất cứ điều gì có thể chờ đợi, hãy tự đề nghị hoãn lại. Người quản lý được lựa chọn thường sẽ thực hiện ngay hai phút.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 今、お時間よろしいでしょうか。 | Ima, ojikan yoroshii deshō ka? | Bây giờ bạn có thời gian không? |
| 三分ほどお時間いただけますか。 | San-pun hodo ojikan itadakemasu ka? | Tôi có thể có khoảng ba phút được không? |
| お忙しいところ失礼します。 | Oisogashii tokoro shitsurei shimasu. | Xin lỗi đã làm gián đoạn trong khi bạn đang bận. |
| 急ぎの件でご報告があります。 | Isogi no ken de gohōkoku ga arimasu. | Tôi có chuyện khẩn cấp cần báo cáo. |
| お手が空いたときで結構です。 | Ote ga aita toki de kekkō desu. | Lúc nào rảnh cũng được. |
| 後ほどでも構いません。 | Nochihodo demo kamaimasen. | Sau này cũng ổn. |
| どうぞ、何ですか。 | Dōzo, nan desu ka? | Tiếp tục đi, nó là gì vậy? (câu trả lời của người quản lý) |
| 十分後でもいい？ | Juppun-go demo ii? | Mười phút sau có hiệu quả không? (câu trả lời của người quản lý, bình thường) |
Hōkoku: báo cáo tiến độ và kết quả
Một báo cáo ngắn gọn và có trình tự: kết luận, sau đó là chi tiết hỗ trợ, rồi điều gì sẽ xảy ra tiếp theo. Ketsuron kara mōshiagemasu, nghĩa là tôi sẽ bắt đầu với phần kết luận, rất đáng để ghi nhớ thành một bài riêng lẻ, bởi vì dẫn đầu với nền tảng là thói quen mà hầu hết người học đều mắc phải và là thói quen khiến những người nghe bận rộn khó chịu nhất. Hãy nhắm mục tiêu trong ba mươi giây trừ khi bạn được yêu cầu nhiều hơn.
Đóng báo cáo một cách rõ ràng. Ijō desu đánh dấu sự kết thúc để người nghe biết bạn đã kết thúc và điều đó ngăn cản sự tạm dừng khó xử khi cả hai cùng chờ đợi. Một câu hỏi tiếp theo ngắn gọn mời họ kiểm tra bất cứ điều gì chưa rõ ràng chỉ mất một câu và thường lưu lại cuộc trò chuyện thứ hai sau đó.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| ご報告があります。 | Gohōkoku ga arimasu. | Tôi có chuyện cần báo cáo. |
| A社の件について、ご報告します。 | A-sha no ken ni tsuite, gohōkoku shimasu. | Tôi đang báo cáo về vấn đề của Công ty A. |
| 結論から申し上げます。 | Ketsuron kara mōshiagemasu. | Tôi sẽ bắt đầu với kết luận. |
| 予定どおり進んでいます。 | Yotei dōri susunde imasu. | Nó đang diễn ra theo đúng kế hoạch. |
| 本日、作業が完了しました。 | Honjitsu, sagyō ga kanryō shimashita. | Công việc đã được hoàn thành ngày hôm nay. |
| 現在、半分ほど終わっています。 | Genzai, hanbun hodo owatte imasu. | Hiện tại đã hoàn thành được khoảng một nửa. |
| 明日中に終わる見込みです。 | Ashita-jū ni owaru mikomi desu. | Dự kiến cuối ngày mai sẽ hoàn thành. |
| 残っているのは確認作業だけです。 | Nokotte iru no wa kakunin sagyō dake desu. | Tất cả những gì còn lại là việc kiểm tra. |
| 以上です。 | Ijō desu. | Đó là tất cả. |
| 何かご不明な点はありますか。 | Nani ka gofumei na ten wa arimasu ka? | Có điều gì chưa rõ ràng? |
| ありがとう、助かります。 | Arigatō, tasukarimasu. | Cảm ơn bạn, điều đó có ích. (câu trả lời của người quản lý) |
| そのまま進めてください。 | Sono mama susumete kudasai. | Hãy tiếp tục như bạn đang có. (câu trả lời của người quản lý) |
Renraku: truyền lại những điều người khác cần biết
Renraku là thông tin không có quyết định kèm theo và là loại thông tin nhẹ nhất trong ba loại. Kyōyū sasete kudasai, hãy để tôi chia sẻ điều này, có tác dụng với hầu hết mọi việc: khách hàng đổi ngày, giao hàng trễ, phòng họp đã chuyển đi, bạn sẽ không có mặt ở văn phòng. Sai lầm mà người học mắc phải là sàng lọc quá kỹ và quyết định một điều quá nhỏ để đề cập đến. Những món đồ nhỏ chính xác là mục đích của renraku.
Sự vắng mặt và muộn màng cũng thuộc về nơi này, và chúng có những quy ước riêng. Hãy báo cáo họ càng sớm càng tốt, nêu lý do ngắn gọn và đưa ra thời gian đến dự kiến thay vì chỉ đưa ra lời xin lỗi. Thêm sumimasen một lần ở phía trước là đủ; một lời xin lỗi dài dòng sẽ làm chậm trễ những thông tin hữu ích.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 共有させてください。 | Kyōyū sasete kudasai. | Hãy để tôi chia sẻ điều này với bạn. |
| 念のため共有します。 | Nen no tame kyōyū shimasu. | Tôi đang chia sẻ điều này chỉ trong trường hợp. |
| 先方から連絡がありました。 | Senpō kara renraku ga arimashita. | Chúng tôi đã nghe từ khách hàng. |
| 会議の時間が変更になりました。 | Kaigi no jikan ga henkō ni narimashita. | Thời gian họp đã được thay đổi. |
| 納品が一日遅れるそうです。 | Nōhin ga ichinichi okureru sō desu. | Hình như giao hàng sẽ trễ một ngày. |
| 明日は午後から外出します。 | Ashita wa gogo kara gaishutsu shimasu. | Tôi sẽ ra khỏi văn phòng từ chiều ngày mai. |
| 電車が遅れており、十分ほど遅れます。 | Densha ga okurete ori, juppun hodo okuremasu. | Tàu bị trễ nên tôi sẽ trễ khoảng mười phút. |
| 体調が悪いため、本日はお休みをいただきます。 | Taichō ga warui tame, honjitsu wa oyasumi o itadakimasu. | Tôi không khỏe nên hôm nay tôi xin nghỉ. |
| 席を外していました、すみません。 | Seki o hazushite imashita, sumimasen. | Xin lỗi, tôi đã rời khỏi bàn làm việc của mình. |
| 了解しました、共有ありがとう。 | Ryōkai shimashita, kyōyū arigatō. | Đã hiểu, cảm ơn vì đã chia sẻ. (trả lời của đồng nghiệp) |
Sodan: tham khảo ý kiến trước khi quyết định
Sōdan là chức năng mà nhân viên nước ngoài ít sử dụng nhất, bởi vì việc tự quyết định có vẻ giống như sự chủ động. Trong thực tế, việc tham khảo ý kiến trước khi đưa ra quyết định là điều tạo nên sự tin tưởng: nó cho bạn biết lựa chọn nào là của bạn và lựa chọn nào không. Cụm từ gosōdan ga aru no desu ga kết thúc bằng ga nhẹ nhàng và cố tình ngắt quãng, điều này báo hiệu rằng bạn đang hỏi hơn là thông báo.
Một cuộc tư vấn tốt không phải là một câu hỏi trống rỗng. Hãy mô tả tình huống đó trong một câu, nêu tên các lựa chọn bạn nhìn thấy, cho biết bạn hướng tới điều gì và sau đó hỏi. Handan ni mayotte orimashite, có nghĩa là tôi không hài lòng với sự phán xét, là cầu nối hữu ích giữa tình huống và câu hỏi. Kết thúc bằng ikaga deshō ka mời gọi họ xem mà không đòi hỏi điều đó.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| ご相談があるのですが、今よろしいでしょうか。 | Gosōdan ga aru no desu ga, ima yoroshii deshō ka? | Có điều này tôi muốn hỏi ý kiến bạn; bây giờ ổn chứ? |
| 少しご相談させてください。 | Sukoshi gosōdan sasete kudasai. | Hãy để tôi tư vấn cho bạn một thời gian ngắn. |
| 判断に迷っておりまして。 | Handan ni mayotte orimashite. | Tôi bị giằng xé về cách đánh giá điều này. |
| 対応案が二つあります。 | Taiō-an ga futatsu arimasu. | Có hai cách tiếp cận có thể. |
| 私はA案がよいと思いますが、いかがでしょうか。 | Watashi wa A-an ga yoi to omoimasu ga, ikaga deshō ka? | Tôi nghĩ phương án A tốt hơn; bạn nghĩ gì? |
| ご意見をいただけますか。 | Goiken o itadakemasu ka? | Tôi có thể có ý kiến của bạn? |
| 進める前に確認させてください。 | Susumeru mae ni kakunin sasete kudasai. | Hãy để tôi kiểm tra với bạn trước khi tôi tiếp tục. |
| これは私が決めてよい範囲でしょうか。 | Kore wa watashi ga kimete yoi han'i deshō ka? | Đây có phải là trong phạm vi tôi có thể tự quyết định? |
| B案のほうが安全だと思うよ。 | B-an no hō ga anzen da to omou yo. | Tôi nghĩ phương án B an toàn hơn. (câu trả lời của người quản lý, bình thường) |
| それは自分で判断して大丈夫です。 | Sore wa jibun de handan shite daijōbu desu. | Bạn có thể tự quyết định điều đó. (câu trả lời của người quản lý) |
Bản cập nhật ngắn hàng ngày
Nhiều nhóm thực hiện một nhịp điệu nhỏ hàng ngày: một dòng vào buổi sáng về những gì bạn dự định làm và một dòng vào cuối ngày về những gì đã xảy ra. Giữ nó thành ba mục sẽ làm cho nó bền vững và tính nhất quán quan trọng hơn nhiều so với chi tiết. Người quản lý nhận được thông tin cập nhật giống nhau hàng ngày sẽ không cần phải hỏi nữa.
Cấu trúc mỗi bản cập nhật là xong, đang làm, bị chặn. Đường dây bị chặn là đường dây có giá trị vì đó là nơi ẩn náu của sự leo thang sớm. Nếu không có gì bị chặn, hãy nói điều đó một cách rõ ràng thay vì bỏ qua, vì dòng chặn bị thiếu sẽ được coi là đã quên thay vì rõ ràng.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 本日の予定をお伝えします。 | Honjitsu no yotei o otsutae shimasu. | Hãy để tôi kể cho bạn nghe kế hoạch ngày hôm nay. |
| 午前中は資料を作成します。 | Gozen-chū wa shiryō o sakusei shimasu. | Tôi sẽ chuẩn bị tài liệu vào sáng nay. |
| 本日の進捗をご報告します。 | Honjitsu no shinchoku o gohōkoku shimasu. | Tôi đang báo cáo tiến độ ngày hôm nay. |
| 完了したのは二件です。 | Kanryō shita no wa ni-ken desu. | Hai hạng mục đã được hoàn thành. |
| 残りは明日対応します。 | Nokori wa ashita taiō shimasu. | Tôi sẽ xử lý phần còn lại vào ngày mai. |
| 今のところ問題はありません。 | Ima no tokoro mondai wa arimasen. | Hiện tại không có vấn đề gì. |
| 一点だけ止まっている作業があります。 | Itten dake tomatte iru sagyō ga arimasu. | Chỉ có một nhiệm vụ bị đình trệ. |
| お先に失礼します。 | Osaki ni shitsurei shimasu. | Tôi sẽ đi ngay bây giờ, xin lỗi. |
Lên cấp sớm và báo tin xấu
Báo cáo khó khăn nhất là báo cáo thừa nhận có điều gì đó không ổn và bản năng chờ đợi cho đến khi bạn có cách khắc phục chính xác là điều mà thói quen này được thiết kế để ngăn chặn. Nói sớm đi, lúc đó vẫn còn rẻ. Hayame ni otsutae shita hō ga yoi to omoimasite, nghĩa là tôi nghĩ tốt hơn là nên nói với bạn sớm, coi một bản báo cáo chưa hoàn chỉnh là một sự lựa chọn có chủ ý hơn là không hoàn thành được.
Trật tự rất quan trọng khi có tin xấu. Sự thật, nguyên nhân, tác động, kế hoạch và một lời xin lỗi ngắn gọn. Người học thường đảo ngược điều này và mở đầu bằng một lời xin lỗi dài dòng hoặc bảo vệ lý lẽ của mình, điều này làm trì hoãn thông tin mà người nghe thực sự cần. Hãy giữ lời xin lỗi trong một câu duy nhất và dồn sức lực của bạn vào kế hoạch cũng như phòng ngừa.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 一点、問題が発生しました。 | Itten, mondai ga hassei shimashita. | Một vấn đề đã nảy sinh. |
| 早めにお伝えしたほうがよいと思いまして。 | Hayame ni otsutae shita hō ga yoi to omoimashite. | Tôi nghĩ sẽ tốt hơn nếu nói với bạn sớm. |
| まだ解決していませんが、状況をご報告します。 | Mada kaiketsu shite imasen ga, jōkyō o gohōkoku shimasu. | Nó vẫn chưa được giải quyết, nhưng hãy để tôi báo cáo tình hình. |
| 納期に間に合わない可能性があります。 | Nōki ni maniawanai kanōsei ga arimasu. | Có khả năng chúng tôi sẽ không đáp ứng được thời hạn. |
| 原因は私の確認漏れです。 | Gen'in wa watashi no kakunin more desu. | Nguyên nhân là do tôi đã bỏ lỡ một lần kiểm tra. |
| 影響は一件のみです。 | Eikyō wa ikken nomi desu. | Tác động được giới hạn trong một trường hợp. |
| ご迷惑をおかけして申し訳ありません。 | Gomeiwaku o okake shite mōshiwake arimasen. | Tôi xin lỗi vì những rắc rối gây ra. |
| 再発防止策を考えます。 | Saihatsu bōshi-saku o kangaemasu. | Tôi sẽ tìm cách ngăn chặn điều đó xảy ra lần nữa. |
| すぐに報告すべきでした。 | Sugu ni hōkoku subeki deshita. | Đáng lẽ tôi phải báo cáo ngay lập tức. |
| 報告してくれて助かりました。 | Hōkoku shite kurete tasukarimashita. | Tôi vui mừng vì bạn đã báo cáo nó. (câu trả lời của người quản lý) |
Yêu cầu quyết định, không bàn giao vấn đề
Có sự khác biệt thực sự giữa việc nói rằng chúng tôi gặp vấn đề và việc nói rằng đây là hai lựa chọn mà bạn thích hơn. Việc đầu tiên chuyển toàn bộ nhiệm vụ lên trên; người thứ hai giữ suy nghĩ của bạn và chỉ yêu cầu phán quyết thuộc về người quản lý. Đây là nơi gặp nhau của báo cáo và tư vấn, và đó là hình thức được hầu hết những người cấp cao đánh giá cao.
Đóng khung sự lựa chọn một cách cụ thể. Hãy nêu tên hai lựa chọn, đưa ra sự cân bằng trong mỗi điều khoản, nêu khuyến nghị của bạn và yêu cầu đưa ra phán quyết. Gohandan o onegai dekimasu deshō ka là một cách trang trọng để yêu cầu đưa ra quyết định và phù hợp với người quản lý cấp hai trở lên; dochira ga yoroshii deshō ka là phiên bản hàng ngày.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 二つの案をご説明します。 | Futatsu no an o gosetsumei shimasu. | Hãy để tôi giải thích hai lựa chọn. |
| A案は早いですが、費用が上がります。 | A-an wa hayai desu ga, hiyō ga agarimasu. | Lựa chọn A nhanh hơn nhưng chi phí tăng lên. |
| B案は安全ですが、一週間かかります。 | B-an wa anzen desu ga, isshūkan kakarimasu. | Lựa chọn B an toàn hơn nhưng phải mất một tuần. |
| どちらがよろしいでしょうか。 | Dochira ga yoroshii deshō ka? | Bạn thích cái nào hơn? |
| ご判断をお願いできますでしょうか。 | Gohandan o onegai dekimasu deshō ka? | Tôi có thể yêu cầu bạn đưa ra quyết định được không? |
| 本日中にご返答いただけると助かります。 | Honjitsu-chū ni gohentō itadakeru to tasukarimasu. | Sẽ rất hữu ích nếu tôi có thể nhận được câu trả lời của bạn vào cuối ngày hôm nay. |
| A案で進めてください。 | A-an de susumete kudasai. | Hãy tiếp tục với phương án A. (câu trả lời của người quản lý) |
| 承知しました。A案で進めます。 | Shōchi shimashita. A-an de susumemasu. | Đã hiểu. Tôi sẽ tiếp tục với lựa chọn A. |
Phiên bản viết trong trò chuyện và email
Văn hou-ren-sou giữ nguyên thứ tự nhưng thêm nhãn ở phía trước để người đọc có thể xem nhanh phân loại. Một thẻ trong ngoặc chẳng hạn như [報告], [連絡] hoặc [相談] sẽ cho họ biết ngay lập tức liệu có cần câu trả lời hay không. Tin nhắn trò chuyện thường mở đầu bằng otsukaresama desu và tên của bạn, sau đó là thẻ, rồi ba dòng ngắn.
Email trang trọng hơn và lặp lại chủ đề ở dòng đầu tiên. Toriisogi, gohōkoku made là một câu kết thúc có nghĩa là một ghi chú nhanh bằng cách báo cáo và nó báo hiệu một cách lịch sự rằng không cần phải trả lời. Thay vào đó, khi bạn cần một câu trả lời, hãy nói rõ ràng như vậy và cho biết ngày bạn cần. Những quy ước này khác nhau tùy theo công ty, vì vậy hãy sao chép hình thức mà nhóm của bạn đã sử dụng.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お疲れさまです。田中です。 | Otsukaresama desu. Tanaka desu. | Xin chào, đây là Tanaka. (mở trò chuyện tiêu chuẩn) |
| 【報告】本日の進捗について | [Hōkoku] Honjitsu no shinchoku ni tsuite | [Báo cáo] Về tiến trình ngày hôm nay (cuộc trò chuyện hoặc dòng chủ đề) |
| 【相談】対応方針について | [Sōdan] Taiō hōshin ni tsuite | [Tư vấn] Về cách xử lý việc này (trò chuyện hoặc dòng chủ đề) |
| 標題の件につきまして、ご報告いたします。 | Hyōdai no ken ni tsukimashite, gohōkoku itashimasu. | Tôi viết bài này để báo cáo vấn đề ở dòng chủ đề. |
| 取り急ぎ、ご報告まで。 | Toriisogi, gohōkoku made. | Một ghi chú nhanh chóng bằng cách báo cáo. |
| ご確認のほどよろしくお願いいたします。 | Gokakunin no hodo yoroshiku onegai itashimasu. | Tôi sẽ biết ơn nếu bạn có thể kiểm tra điều này. |
| 金曜日までにご返信いただけますでしょうか。 | Kin'yōbi made ni gohenshin itadakemasu deshō ka? | Bạn có thể trả lời trước thứ Sáu được không? |
| ご返信は不要です。 | Gohenshin wa fuyō desu. | Không cần trả lời. |
Những sai lầm làm mất lòng tin
- Chờ cho đến khi vấn đề được giải quyết rồi mới đề cập đến nó, để người quản lý chỉ biết về vấn đề đó sau khi chi phí đã được ấn định.
- Mở đầu bằng bối cảnh thay vì kết luận, khiến bản báo cáo dài 30 giây chỉ mất ba phút.
- Đưa ra lời tư vấn như một lời tuyên bố để không ai nhận ra rằng một quyết định đang được yêu cầu.
- Bỏ qua renraku ở những thay đổi nhỏ vì chúng cảm thấy quá tầm thường nên không đáng để ai đó chú ý.
- Xin lỗi một cách dài dòng trước sự thật, điều này được coi là sự phòng thủ hơn là trách nhiệm giải trình.
- Chỉ báo cáo cho người quản lý trực tiếp của bạn khi nhóm thứ hai bị ảnh hưởng và không ai thông báo cho họ.
- Sử dụng các hình thức thông thường với người quản lý cấp cao vì cuộc trò chuyện nhóm mang lại cảm giác thân mật.
Không có lỗi nào trong số này là lỗi ngôn ngữ, đó là lý do tại sao chúng vẫn tồn tại ngay cả ở những người có trình độ tiếng Nhật tốt. Đó là thói quen sắp xếp trình tự và tính thời gian, đồng thời phản ứng tốt với việc diễn tập: nếu cụm từ mở đầu và thông tin đầu tiên là tự động thì phần còn lại của báo cáo có xu hướng tự tuân theo đúng thứ tự.