Ba loại hikitsugi và thời điểm chúng bắt đầu
Hikitsugi đề cập đến ba tình huống có vẻ khác nhau nhưng sử dụng cùng một ngôn ngữ. Trước khi kyūka rời đi, bạn giao những nhiệm vụ cần thực hiện khi bạn đi vắng, thường là cho một đồng nghiệp và thường bằng một tin nhắn ngắn kèm theo một lời nói trực tiếp. Trước jinji idō, một sự thuyên chuyển trong công ty, bạn sẽ bàn giao toàn bộ vai trò, thường là trong vài tuần kể từ khi thông báo đến ngày chuyển đi. Trước taishoku, từ chức, bạn bàn giao mọi thứ và công ty sẽ mong đợi nó sẽ hoàn thành trước ngày cuối cùng của bạn.
Thời gian là nơi người học bị bắt. Nghỉ phép cần một hoặc hai ngày chuẩn bị. Việc chuyển giao bắt đầu vào ngày nó được công bố. Quá trình bàn giao từ chức diễn ra trong suốt thời gian thông báo và nhiều nhà quản lý sẽ yêu cầu một kế hoạch bàn giao hikitsugi keikaku trong tuần đầu tiên. Kỳ vọng của các công ty là khác nhau, vì vậy hãy hỏi hikitsugi của đội thường trông như thế nào.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 来週の休暇中の業務について、引き継ぎをお願いしたいのですが。 | Raishū no kyūka-chū no gyōmu ni tsuite, hikitsugi o onegai shitai no desu ga. | Tôi muốn bàn giao công việc để nghỉ phép vào tuần tới. |
| 異動に伴い、担当業務を田中さんに引き継ぎます。 | Idō ni tomonai, tantō gyōmu o Tanaka-san ni hikitsugimasu. | Với việc chuyển trường của tôi, tôi sẽ giao nhiệm vụ của mình cho Tanaka. |
| 退職までに、すべての業務を引き継ぐ予定です。 | Taishoku made ni, subete no gyōmu o hikitsugu yotei desu. | Tôi dự định sẽ bàn giao lại toàn bộ công việc của mình trước khi rời đi. |
| 引き継ぎの計画を今週中にまとめます。 | Hikitsugi no keikaku o konshū-chū ni matomemasu. | Tôi sẽ lập kế hoạch bàn giao trong tuần này. |
| 後任はどなたになりますか。 | Kōnin wa donata ni narimasu ka. | Người kế nhiệm tôi sẽ là ai? |
Hikitsugisho: nội dung trong tài liệu
Hikitsugisho là xương sống của quá trình chuyển giao. Nó được đọc bởi người kế nhiệm, người quản lý của bạn và vài tháng sau, bởi bất kỳ ai phải trả lời một câu hỏi mà không ai khác có thể trả lời được. Viết nó bằng desu và masu hoặc theo phong cách nặng về danh từ của các tài liệu nội bộ, tùy theo nhóm của bạn sử dụng và sắp xếp nó theo nhiệm vụ thay vì theo ngày. Đối với mỗi nhiệm vụ: nó dùng để làm gì, tần suất xảy ra, trạng thái của nó, ai có liên quan, tệp ở đâu và điều gì có thể xảy ra.
Có hai điều khiến hikitsugisho thực sự hữu ích. Đầu tiên là keii, lịch sử: tại sao khách hàng được xử lý theo một cách nhất định, quyết định nào được đưa ra và bởi ai. Thứ hai là quy luật bất thành văn: khách hàng không thích gọi điện thì báo cáo trước phải đến gặp một người cụ thể. Những điều này không bao giờ xuất hiện trong các thủ tục chính thức và chúng chính xác là điều mà người kế nhiệm không thể tự mình tìm ra.
| Phần | Đọc | Viết gì |
|---|---|---|
| 業務一覧 | gyōmu ichiran | Danh sách nhiệm vụ có mục đích và tần suất |
| 進捗状況 | shinchoku jōkyō | Hiện trạng của từng nhiệm vụ |
| 担当者・関係者 | tantōsha, kankeisha | Những người có trách nhiệm và những người liên quan |
| 取引先連絡先 | torihikisaki renrakusaki | Thông tin liên hệ của khách hàng và nhà cung cấp |
| 期限・スケジュール | kigen, sukejūru | Thời hạn và lịch định kỳ |
| 保管場所 | hokan basho | Nơi lưu giữ các tập tin, biểu mẫu và hồ sơ |
| 懸案事項 | ken'an jikō | Các vấn đề đang chờ xử lý và các vấn đề mở |
| 経緯 | keii | Lịch sử và lý do đằng sau các quyết định |
| 注意点 | chūi-ten | Những điểm cần xem, bao gồm cả những quy định bất thành văn |
| マニュアル | manyuaru | Liên kết đến các thủ tục và hướng dẫn |
Mật khẩu và chi tiết tài khoản thường được chuyển qua hệ thống riêng của công ty, không được ghi trong văn bản. Hãy hỏi CNTT cách công ty của bạn xử lý chúng.
Các cụm từ để bàn giao
Hướng dẫn nói theo tài liệu. Hãy ngồi với người kế nhiệm của bạn, xem xét từng nhiệm vụ và nói những gì tài liệu không thể: giọng điệu mà khách hàng mong đợi, các phần của quy trình chậm hơn so với vẻ ngoài của họ. Sử dụng hikitsugimasu cho hành động, o-negai shimasu cho yêu cầu và go-fumei na ten, những điểm không rõ ràng, để mời gọi câu hỏi. Giữ hướng dẫn trong desu và masu ngay cả với một đồng nghiệp thân thiết; hình thức báo hiệu rằng đây là sự chuyển giao trách nhiệm chính thức.
Kết thúc bằng cách nói khi nào bạn sẽ có thể liên lạc được và trong bao lâu. Ở nhiều công ty, việc trả lời các câu hỏi của người kế nhiệm trong vài tuần sau khi thuyên chuyển là điều bình thường; sau khi từ chức, đó là phép lịch sự chứ không phải nghĩa vụ và bạn có thể đặt ra giới hạn một cách lịch sự.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| この案件は、現在見積もりを提出した段階です。 | Kono anken wa, genzai mitsumori o teishutsu shita dankai desu. | Dự án này hiện đang ở giai đoạn ước tính đã được đệ trình. |
| 詳細は引き継ぎ書の三ページ目にまとめてあります。 | Shōsai wa hikitsugisho no sanpēji-me ni matomete arimasu. | Chi tiết được tóm tắt ở trang ba của biên bản bàn giao. |
| この取引先は、メールより電話の方が話が早いです。 | Kono torihikisaki wa, mēru yori denwa no hō ga hanashi ga hayai desu. | Với ứng dụng khách này, một cuộc gọi điện thoại sẽ hoàn thành công việc nhanh hơn email. |
| ご不明な点があれば、いつでも聞いてください。 | Go-fumei na ten ga areba, itsu demo kiite kudasai. | Nếu có điều gì chưa rõ, hãy hỏi tôi bất cứ lúc nào. |
| 来月末までは、質問があれば対応できます。 | Raigetsu-matsu made wa, shitsumon ga areba taiō dekimasu. | Cho đến cuối tháng sau tôi có thể trả lời các câu hỏi. |
| 以上で、私の担当業務の引き継ぎは完了です。 | Ijō de, watashi no tantō gyōmu no hikitsugi wa kanryō desu. | Thế là hoàn thành việc bàn giao nhiệm vụ của tôi. |
Các cụm từ để nhận bàn giao
Khi bạn là người kế nhiệm, việc của bạn là hỏi. Các đồng nghiệp Nhật Bản thường đưa ra những gì họ cho là quan trọng và quên đi những gì họ không còn để ý nữa, vì vậy những câu hỏi bạn đưa ra sẽ định hình những gì bạn nhận được. Hỏi về mức độ ưu tiên trước, sau đó là lịch sử, sau đó là các vấn đề đang chờ xử lý, sau đó là con người. Xác nhận những gì bạn đã nghe với iu koto desu ne, đúng như vậy và tự mình viết câu trả lời vào tài liệu, vì người hướng ngoại sẽ không có thời gian.
Hãy thể hiện rằng bạn đang thực hiện công việc một cách nghiêm túc mà không hứa hẹn quá nhiều. Hikitsugasete itadakimasu, tôi sẽ tiếp quản nó, và shikkari hikitsugimasu, tôi sẽ tiếp quản nó một cách đàng hoàng, là những câu thoại tiêu chuẩn và một lời cảm ơn ngắn gọn ở cuối bài về thời gian đã bỏ ra.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| この中で、一番急ぐのはどれですか。 | Kono naka de, ichiban isogu no wa dore desu ka. | Trong đó, việc nào cấp thiết nhất? |
| この案件の経緯を教えていただけますか。 | Kono anken no keii o oshiete itadakemasu ka. | Bạn có thể cho tôi biết lịch sử của dự án này? |
| 今、懸案になっている問題はありますか。 | Ima, ken'an ni natte iru mondai wa arimasu ka. | Hiện tại có vấn đề gì đang chờ xử lý không? |
| 先方で、特に気をつけるべき方はいらっしゃいますか。 | Senpō de, toku ni ki o tsukeru beki kata wa irasshaimasu ka. | Có ai ở khách hàng mà tôi nên đặc biệt cẩn thận không? |
| つまり、月末までに請求書を出すということですね。 | Tsumari, getsumatsu made ni seikyūsho o dasu to iu koto desu ne. | Vậy có nghĩa là hóa đơn sẽ hết vào cuối tháng phải không? |
| しっかり引き継ぎます。お時間をいただき、ありがとうございました。 | Shikkari hikitsugimasu. O-jikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Tôi sẽ xử lý nó một cách đàng hoàng. Cảm ơn bạn đã dành thời gian. |
Giới thiệu người kế nhiệm cho khách hàng
Khách hàng được bàn giao theo hai bước. Đầu tiên là email kōnin no go-shōkai: bạn thông báo sự thay đổi, nêu tên người kế nhiệm, sao chép chúng vào và cảm ơn khách hàng vì sự hỗ trợ của họ. Sau đó, người kế nhiệm sẽ trả lời chủ đề bằng một đoạn giới thiệu ngắn gọn về bản thân. Thứ hai là một chuyến thăm hoặc cuộc gọi chung, nơi bạn giới thiệu trực tiếp với họ và lùi lại trong khi họ nói. Sau ngày cuối cùng của bạn, người kế nhiệm sẽ tự mình gửi thư theo dõi.
Các hàng bên dưới là các phần của email đó và phần giới thiệu bằng giọng nói. Giữ giọng điệu ấm áp và hơi trang trọng, đồng thời tránh giải thích lý do bạn rời đi; một isshin ni yori đơn giản, vì lý do cá nhân, là tất cả những gì khách hàng cần.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 件名：担当者変更のご挨拶 | Kenmei: Tantōsha henkō no go-aisatsu | Chủ đề: Thông báo thay đổi người liên hệ |
| この度、四月一日付で担当を離れることになりました。 | Kono tabi, shigatsu tsuitachi-zuke de tantō o hanareru koto ni narimashita. | Kể từ ngày 1 tháng 4, tôi sẽ không còn là người liên lạc của bạn nữa. |
| 後任は、同じ部署の佐藤が担当いたします。 | Kōnin wa, onaji busho no Satō ga tantō itashimasu. | Người kế nhiệm của tôi sẽ là Sato ở cùng bộ phận. |
| 在任中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。 | Zainin-chū wa taihen o-sewa ni nari, kokoro yori kansha mōshiagemasu. | Xin chân thành cảm ơn mọi sự hỗ trợ của các bạn trong suốt thời gian tôi đảm nhiệm vai trò này. |
| 後日、佐藤と共にご挨拶に伺います。 | Gojitsu, Satō to tomo ni go-aisatsu ni ukagaimasu. | Sato và tôi sẽ sớm đến thăm để chào đón bạn. |
| 後任の佐藤でございます。今後ともよろしくお願いいたします。 | Kōnin no Satō de gozaimasu. Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Tôi là Sato, người kế vị. Tôi mong được làm việc với bạn. |
Danh sách kiểm tra bàn giao cho bên cho
Danh sách dưới đây bao gồm phía tặng từ khi thông báo cho đến ngày cuối cùng. Không phải mọi hạng mục đều áp dụng cho thời gian nghỉ phép ngắn hạn, nhưng đối với việc thuyên chuyển hoặc từ chức, việc giải quyết tất cả là điều mà đồng nghiệp sẽ âm thầm mong đợi.
- Thống nhất người kế nhiệm và lịch bàn giao với người quản lý của bạn trước
- Cập nhật hoặc viết hikitsugisho, sắp xếp theo nhiệm vụ, kèm theo trạng thái và lịch sử
- Sắp xếp gọn gàng các thư mục và tệp tên được chia sẻ để người lạ có thể tìm thấy chúng
- Hướng dẫn người kế nhiệm xem tài liệu trực tiếp, từng nhiệm vụ
- Gửi email thông báo cho khách hàng với email kế nhiệm được sao chép vào
- Thực hiện các chuyến thăm hoặc cuộc gọi chung tới các khách hàng quan trọng nhất
- Bàn giao tài khoản và mật khẩu thông qua quy trình chính thức của công ty
- Hủy hoặc chuyển các cuộc họp định kỳ, đăng ký và vai trò hệ thống
- Cho biết khi nào bạn vẫn sẽ trả lời các câu hỏi và trong bao lâu
- Cảm ơn người kế nhiệm, người quản lý của bạn và nhóm vào ngày cuối cùng của bạn
Trong thời gian nghỉ phép ngắn hạn, danh sách thu gọn thành ba dòng: cho một đồng nghiệp biết thời hạn đến hạn, ghi nơi lưu trữ hồ sơ và gửi tin nhắn vắng mặt.
Những sai lầm cần tránh
Sai lầm phổ biến nhất là sự bàn giao chỉ tồn tại trong đầu bạn, được đưa ra dưới dạng một cuộc trò chuyện vội vã vào buổi chiều cuối cùng. Hãy viết nó ra sớm và để cuộc trò chuyện diễn ra theo tài liệu. Thứ hai là liệt kê những nhiệm vụ không có lịch sử: người kế nhiệm biết phải làm gì nhưng không biết tại sao sẽ lặp lại sai lầm cũ. Thứ ba là quên mất khách hàng, những người sẽ nhớ về sự thay đổi từ một email bị trả lại.
Về phía người nhận, lỗi là do sự lịch sự khiến bạn không dám hỏi. Việc gật đầu thông qua hướng dẫn và phát hiện ra những lỗ hổng một tháng sau đó chẳng giúp được gì cả. Hỏi, xác nhận, viết nó ra. Và ở cả hai bên, đừng coi hikitsugi là tùy chọn vì bạn chỉ đi nghỉ; một thông báo hai dòng về những gì đến hạn vẫn là một sự chuyển giao và việc bỏ qua nó sẽ được chú ý.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 時間がなかったので、口頭で説明します。 | Jikan ga nakatta node, kōtō de setsumei shimasu. | Tôi không có thời gian nên tôi sẽ giải thích bằng lời. (Tránh; viết nó ra.) |
| 引き継ぎ書を先にお送りしますので、ご確認の上お時間をください。 | Hikitsugisho o saki ni o-okuri shimasu node, go-kakunin no ue o-jikan o kudasai. | Tôi sẽ gửi tài liệu bàn giao trước, vì vậy vui lòng đọc nó rồi cho tôi chút thời gian. |
| 特に問題はありません。 | Toku ni mondai wa arimasen. | Không có vấn đề cụ thể. (Hiếm khi đúng; liệt kê các vấn đề đang chờ giải quyết.) |
| この件は先方と一度もめたことがあるので、経緯を説明します。 | Kono ken wa senpō to ichido mometa koto ga aru node, keii o setsumei shimasu. | Đã có tranh chấp với khách hàng về vấn đề này một lần nên tôi sẽ giải thích lịch sử. |
| 分かりました。 | Wakarimashita. | Đã hiểu. (Tốt thôi, nhưng hãy kèm theo một câu hỏi.) |