Hình thức phản hồi tại nơi làm việc ở Nhật Bản
Phản hồi trong văn phòng Nhật Bản tuân theo một hình thức mà bạn có thể dễ dàng nhận ra ngay khi nhìn thấy: một tấm đệm, một quan sát cụ thể, một gợi ý và một kết thúc hướng tới tương lai. Chiếc đệm báo hiệu rằng một điều gì đó tế nhị đang đến. Sự quan sát là về công việc, không phải con người. Đề xuất được đưa ra như một khả năng. Việc đóng trả lại mối quan hệ bình thường. Bỏ lỡ bất kỳ ai và nhận xét sẽ khó hơn bạn muốn.
Thời gian và địa điểm cũng quan trọng như lời nói. Những nhận xét phê bình được đưa ra từng người một, không phải trước mặt nhóm và ngay sau sự kiện thay vì được lưu lại để xem xét. Những bình luận tích cực có thể được công khai nhưng ngay cả những bình luận đó cũng phải được giữ ngắn gọn. Tin nhắn trò chuyện riêng tư một điểm hiện là kênh phản hồi phổ biến nhất ở nhiều công ty.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 今、少しいいですか。 | Ima, sukoshi ii desu ka. | Bây giờ bạn có thời gian không? |
| 一つだけ気になった点があるのですが。 | Hitotsu dake ki ni natta ten ga aru no desu ga. | Chỉ có một điều tôi nhận thấy. |
| 資料のことで、ちょっとお話ししてもいいですか。 | Shiryō no koto de, chotto o-hanashi shite mo ii desu ka. | Tôi có thể nói chuyện ngắn gọn với bạn về tài liệu này được không? |
| 差し支えなければ、一つ提案があります。 | Sashitsukae nakereba, hitotsu teian ga arimasu. | Nếu bạn không phiền, tôi có một đề nghị. |
Những từ đệm mở ra một bình luận
Kusshon kotoba, những từ đệm, là những cụm từ nhỏ đi trước bất cứ điều gì khó xử. Họ không thay đổi nội dung; họ thay đổi cách nó được nhận. Những phản hồi hữu ích nhất là hitotsu ki ni natta no desu ga, một điều khiến tôi chú ý; osore-irimasu ga, xin lỗi nhưng; và đối với cấp trên là sashidegamashii no desu ga, có nguy cơ vượt quá giới hạn. Trong trò chuyện, chotto ii desu ka hoặc ichiten dake nhẹ hơn, chỉ một điểm, cũng có tác dụng tương tự.
Việc quan sát sau đó diễn ra bằng ngôn ngữ trung lập. Hãy mô tả những gì bạn nhìn thấy: sūji ga chigatte iru yō desu, các hình ảnh có vẻ khác nhau, chứ không phải machigatte imasu, sai rồi. Có vẻ như Yō desu, và mitai desu, có vẻ như, hãy tiếp tục quan sát một cách thăm dò ngay cả khi bạn chắc chắn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、一点確認させてください。 | Osore-irimasu ga, itten kakunin sasete kudasai. | Xin lỗi, nhưng hãy để tôi kiểm tra một điểm. |
| 気になったので共有しますね。 | Ki ni natta node kyōyū shimasu ne. | Nó thu hút sự chú ý của tôi, vì vậy tôi sẽ chia sẻ nó. |
| 私の見落としかもしれませんが、二ページ目の数字が違うようです。 | Watashi no miotoshi kamo shiremasen ga, nipēji-me no sūji ga chigau yō desu. | Có thể tôi đang thiếu thứ gì đó, nhưng con số ở trang hai có vẻ khác. |
| 細かい点で恐縮ですが、日付が先月のままになっています。 | Komakai ten de kyōshuku desu ga, hizuke ga sengetsu no mama ni natte imasu. | Xin lỗi vì đã kén chọn, nhưng ngày vẫn là tháng trước. |
| 念のためですが、送付先はこちらで合っていますか。 | Nen no tame desu ga, sōfu-saki wa kochira de atte imasu ka. | Để đảm bảo an toàn, đây có phải là người nhận phù hợp không? |
Phản hồi tích cực nghe không có vẻ trịch thượng
Khen ngợi khó hơn chỉ trích trong tiếng Nhật, bởi vì đánh giá ai đó bản thân nó là hành động của cấp trên. Jōzu desu ne hoặc yoku dekimashita, làm tốt lắm, nghe có vẻ tự nhiên từ một người quản lý đến một nhân viên mới và tỏ ra trịch thượng giữa các đồng nghiệp. Cách an toàn nhất là khen ngợi công việc và ảnh hưởng của nó đối với bạn. Tasukarimashita, điều đó đã giúp tôi, là từ duy nhất hữu ích nhất ở đây, bởi vì nó đặt bạn vào vị trí của người được hưởng lợi.
Đối với cấp trên, tránh đánh giá hoàn toàn. Benkyō ni narimashita, tôi đã học được từ đó, và Sanko ni narimashita, đó là một tài liệu tham khảo hữu ích, thể hiện sự đánh giá cao mà không phán xét. Hãy khen ngợi ngắn gọn; một lời khen dài dòng khiến đồng nghiệp khó chịu và tạo ra làn sóng phủ nhận.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 資料、とても分かりやすかったです。助かりました。 | Shiryō, totemo wakariyasukatta desu. Tasukarimashita. | Tài liệu này rất dễ theo dõi. Điều đó đã giúp ích rất nhiều. |
| 先方への返信、早くて助かりました。 | Senpō e no henshin, hayakute tasukarimashita. | Câu trả lời nhanh chóng của bạn cho khách hàng thực sự có ích. |
| あのまとめ方、参考になりました。 | Ano matomekata, sankō ni narimashita. | Cách bạn tóm tắt rất hữu ích với tôi. |
| 昨日のプレゼン、とても勉強になりました。 | Kinō no purezen, totemo benkyō ni narimashita. | Tôi đã học được rất nhiều từ bài thuyết trình ngày hôm qua. |
| この部分、いいですね。このまま進めましょう。 | Kono bubun, ii desu ne. Kono mama susumemashō. | Phần này là tốt. Hãy cứ tiếp tục như vậy. |
Chỉ ra lỗi và đề xuất thay đổi
Sau khi quan sát được đưa lên bàn, gợi ý sẽ được đưa ra sau. Hình thức cốt lõi là shita hō ga ii kamo shiremasen, nó có thể tốt hơn, biến một chỉ dẫn thành một khả năng. Đối với kōhai bạn có thể chuyển sang shita hō ga ii yo; đối với cấp trên, hãy sử dụng ikaga deshō ka, bạn sẽ nghĩ gì và để họ quyết định. Nếu có một số vấn đề, hãy chọn vấn đề quan trọng và đề nghị gửi phần còn lại bằng văn bản.
Đưa ra lý do kèm theo gợi ý. Đồng nghiệp chấp nhận thay đổi dễ dàng hơn nhiều khi họ có thể hiểu lý do: khách hàng sử dụng định dạng cũ, các con số phải khớp với báo cáo. Một lý do cũng cho thấy nhận xét là về tác phẩm chứ không phải về họ.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| ここは表にした方が見やすいかもしれません。 | Koko wa hyō ni shita hō ga miyasui kamo shiremasen. | Điều này có thể dễ đọc hơn dưới dạng bảng. |
| 先方は旧フォーマットを使っているので、合わせた方がいいと思います。 | Senpō wa kyū fōmatto o tsukatte iru node, awaseta hō ga ii to omoimasu. | Khách hàng sử dụng định dạng cũ nên tôi nghĩ chúng ta nên làm phù hợp với định dạng đó. |
| 結論を先に書くと、もっと伝わりやすくなると思います。 | Ketsuron o saki ni kaku to, motto tsutawariyasuku naru to omoimasu. | Nếu bạn đặt kết luận trước, tôi nghĩ nó sẽ dễ hiểu hơn. |
| 他にも二、三点あるので、後でチャットで送りますね。 | Hoka ni mo ni-san ten aru node, ato de chatto de okurimasu ne. | Có hai hoặc ba điểm khác, vì vậy tôi sẽ gửi chúng trong phần trò chuyện sau. |
| もしよければ、私の方で直しておきましょうか。 | Moshi yokereba, watashi no hō de naoshite okimashō ka. | Nếu thích thì bên mình sửa nhé? |
Thanh ghi dịch chuyển: kōhai, dōryō và jōshi
Nhận xét tương tự thay đổi hình dạng theo cấp bậc. Đối với một kōhai, một đàn em, bạn có thể thẳng thắn và chỉ đạo nhiều hơn, nhưng cái đệm và lý do vẫn quan trọng, bởi vì các đàn em nhớ rõ họ đã được sửa chữa như thế nào trong nhiều năm. Đối với một dōryō, một người ngang hàng, hãy giữ mọi thứ như một gợi ý giữa những người ngang bằng và tránh bất cứ điều gì nghe giống như chấm điểm. Đối với một jōshi, người quản lý của bạn, bạn đang đặt ra một câu hỏi để bạn hiểu, một cách riêng tư, một lần, và bỏ qua nếu nó không được quan tâm.
Bảng hiển thị các bước di chuyển giống nhau ở mỗi cấp độ. Cấp bậc nào phù hợp với một senpai không phải là quản lý của bạn tùy thuộc vào mối quan hệ và văn phòng của bạn; khi nghi ngờ, hãy sử dụng các thể doryō.
| Di chuyển | Gửi tới một kohai | Đến một doryō | Gửi tới một joshi |
|---|---|---|---|
| Khai mạc | Chotto ii? | Ima sukoshi ii desu ka. | Sashidegamashii no desu ga. |
| Quan sát | Koko, sūji ga chigau yo. | Koko no sūji, chigau yō desu. | Koko no sūji, watashi no rikai de wa kotoshi no bun ka to. |
| Gợi ý | Naoshita hō ga ii yo. | Naoshita hō ga ii kamo shiremasen. | Kakunin itadakemasu deshō ka. |
| Lý do | Hōkokusho đến awaseru kara. | Nút Hōkokusho đến awaseru hituyō ga aru. | Hōkokusho to no seigōsei ga ki ni narimashite. |
| Khen | Này, tasukatta yo. | Wakariyasukatta desu. Tasukarimashita. | Taihen benkyō ni narimashita. |
| Đóng | Kore kara mo yoroshiku ne. | Kongo mo yoroshiku onegai shimasu. | O-isogashii tokoro shitsurei itashimashita. |
Sashidegamashii no desu ga theo nghĩa đen có nghĩa là tôi đang tiến về phía trước, nhưng, và đó là cách mở đầu tiêu chuẩn cho một học sinh cấp dưới nêu cao điều gì đó với một cấp trên. Sử dụng nó một lần; nhắc lại nghe có vẻ lo lắng.
Phản hồi trong trò chuyện và email
Phản hồi bằng văn bản mất đi giọng điệu nên cần đệm nhiều hơn chứ không phải ít hơn. Một tin nhắn trò chuyện có chỉnh sửa phải có lời chào, phần đệm, một điểm, gợi ý và một lời kết nhẹ nhàng, ngay cả khi nó dài đến năm dòng. Biểu tượng cảm xúc rất phù hợp trong cuộc trò chuyện ở nhiều nhóm và không phù hợp trong email; sao chép thói quen của nhóm bạn. Phản hồi qua email về một tài liệu thường ở dạng danh sách được đánh số sau một dòng mang lại ấn tượng tổng thể.
Các hàng bên dưới là những phần có thể tái sử dụng cho tin nhắn trò chuyện và email. Thay thế các chi tiết, giữ trật tự.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お疲れさまです。資料、拝見しました。 | O-tsukaresama desu. Shiryō, haiken shimashita. | Xin chào. Tôi đã xem qua tài liệu. |
| 全体的にとても分かりやすいと思います。 | Zentai-teki ni totemo wakariyasui to omoimasu. | Nói chung tôi nghĩ nó rất dễ làm theo. |
| 一点だけ、三ページ目のグラフの単位をご確認いただけますか。 | Itten dake, sanpēji-me no gurafu no tan'i o go-kakunin itadakemasu ka. | Chỉ một điểm thôi, bạn có thể kiểm tra các đơn vị trên biểu đồ trang ba được không? |
| 以下、気づいた点をまとめました。ご参考まで。 | Ika, kizuita ten o matomemashita. Go-sankō made. | Tôi đã liệt kê những điểm tôi nhận thấy bên dưới để tham khảo. |
| 引き続きよろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. | Cảm ơn bạn đã tiếp tục giúp đỡ của bạn. |
Theo dõi
Phản hồi không bao giờ được xem lại sẽ không có tác dụng gì. Một hoặc hai ngày theo dõi ngắn sau đó sẽ kết thúc vòng lặp: kiểm tra xem thay đổi đã được thực hiện chưa, cảm ơn người đó nếu có và đề nghị trợ giúp nếu không. Giữ phần tiếp theo nhẹ nhàng hơn nhận xét ban đầu; vấn đề là cho thấy bạn được chú ý chứ không phải đuổi theo.
- Đưa ra nhận xét một cách riêng tư, từng điểm một, kèm theo lý do
- Đề nghị tự mình sửa chữa những việc nhỏ ở nơi nhanh hơn
- Kiểm tra kết quả một hoặc hai ngày sau mà không thực hiện chỉnh sửa lần thứ hai
- Cảm ơn người cụ thể vì sự thay đổi: naoshite kurete arigatō
- Nếu không có gì thay đổi, hãy hỏi xem có điều gì chưa rõ ràng thay vì lặp lại
- Đối với một kōhai, hãy ghi lại ý chính của lần nói chuyện tiếp theo của họ thay vì lặp lại nó
Phần tiếp theo có thể ngắn gọn như sakki no ken, arigatō, tasukarimashita, về điều trước đó, cảm ơn, điều đó đã giúp ích. Những đồng nghiệp được cảm ơn vì những thay đổi sẽ làm được nhiều hơn.
Những sai lầm cần tránh
Sai lầm đầu tiên là bỏ qua đệm. Machigatte imasu, sai rồi, không có âm dẫn đầu như giáo viên, kể cả với học sinh cuối cấp. Thứ hai là khen ngợi đồng nghiệp hoặc tiền bối bằng những từ mang tính đánh giá như jōzu hoặc erai, những từ ngữ đặt bạn lên trên họ. Thứ ba là đưa ra nhiều sửa chữa cùng một lúc trước mặt người khác. Cách thứ tư là sử dụng sổ đăng ký kōhai với một người bạn trẻ hơn; tuổi tác không quan trọng bằng vai trò.
Thứ năm là theo đuổi quá chặt chẽ, biến lời đề nghị thành lời yêu cầu bằng cách lặp lại nó. Việc cuối cùng là đưa ra phản hồi cho người quản lý ở nơi công cộng hoặc trong cuộc trò chuyện nhóm. Hãy nâng nó lên một lần, một cách riêng tư, với sashidegamashii no desu ga, và chấp nhận bất cứ điều gì họ quyết định.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| それ、間違っています。 | Sore, machigatte imasu. | Điều đó sai. (Không có đệm; tránh.) |
| ここ、少し違っているかもしれません。 | Koko, sukoshi chigatte iru kamo shiremasen. | Điều này có thể hơi tắt. (Phiên bản làm mềm.) |
| 部長、上手ですね。 | Buchō, jōzu desu ne. | Ông thật khéo léo, thưa ông. (Đánh giá cấp trên; tránh.) |
| 部長のご説明、大変勉強になりました。 | Buchō no go-setsumei, taihen benkyō ni narimashita. | Tôi đã học được rất nhiều từ lời giải thích của bạn. (Thay vào đó hãy đánh giá cao.) |
| 先日の件、何か分かりにくい点はありましたか。 | Senjitsu no ken, nanika wakarinikui ten wa arimashita ka. | Về chuyện hôm nọ, có điều gì chưa rõ ràng không? (Theo dõi tốt hơn.) |