Ý tưởng cốt lõi: một quyết định được viết trên giấy
Ringi (稟議) được xây dựng từ rin, để báo cáo cấp trên một cách khiêm tốn, và gi, bàn bạc, vì vậy nó thực sự là một vấn đề được đưa lên cấp trên để bàn bạc. Tài liệu này là ringisho (稟議書), sho có nghĩa là văn bản. A ringi được sử dụng cho những quyết định cần có sự ủy quyền của người khác: mua thiết bị, ký hợp đồng, tuyển dụng, đi lại vượt quá chi phí đã định.
Hệ thống phản ánh quan điểm về các quyết định được chia sẻ. Mọi người sẽ sống với kết quả đều nhìn thấy đề xuất và ghi tên mình vào đó, vì vậy sau này không ai có thể nói rằng họ chưa bao giờ được thông báo, và trách nhiệm được chia đều dọc theo lộ trình. Cái giá là thời gian. Nhu cầu ringi là bao nhiêu tùy theo công ty; các công ty khởi nghiệp có thể sử dụng tin nhắn trò chuyện trong đó một công ty cũ hơn sử dụng một biểu mẫu. Bài đăng liên quan trên nemawashi đề cập đến việc nói chuyện trước tiên và bài đăng về chức danh công việc bao gồm các cấp bậc trên tuyến đường. Hai đồng nghiệp đang thảo luận về việc mua hàng.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| この件、稟議が必要ですか。 | Kono ken, ringi ga hitsuyō desu ka. | Cái này có cần ringi không? |
| 五十万円以上は稟議が要ります。 | Gojū-man-en ijō wa ringi ga irimasu. | Bất cứ thứ gì từ 500.000 yên trở lên đều cần có ringi. |
| 来週までに稟議を上げます。 | Raishū made ni ringi o agemasu. | Tôi sẽ gửi ringi vào tuần tới. |
| 稟議、今どこまで行ってる？ | Ringi, ima doko made itteru? | ringi đã đi được bao xa? |
Lộ trình: từ kiansha đến kessaisha
Người phác thảo, kiansha (起案者), nghĩa đen là người nâng bản nháp, gửi ringisho lên một bậc mỗi lần. Ai phê duyệt cuối cùng được quy định theo quy định của công ty về thẩm quyền phê duyệt, kessai kengen (決裁権限), thường theo loại hình và số lượng: một giao dịch mua nhỏ có thể dừng lại ở người quản lý bộ phận, một giao dịch lớn có thể đến tay giám đốc hoặc chủ tịch. Trên đường đi nó có thể đi ngang đến các phòng ban liên quan cho aigi (合議), thường đọc theo cách này trong các tuyến phê duyệt, mặc dù gōgi cũng được nghe, để kế toán hoặc pháp lý có thể kiểm tra. Bất kỳ người phê duyệt nào cũng có thể gửi lại.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| この金額だと、決裁者は本部長になります。 | Kono kingaku da to, kessaisha wa honbuchō ni narimasu. | Đối với số tiền này, người phê duyệt cuối cùng là trưởng bộ phận. |
| 経理の合議も必要です。 | Keiri no aigi mo hitsuyō desu. | Nó cũng cần có sự xác nhận của kế toán. |
| 係長、ハンコをお願いできますか。 | Kakarichō, hanko o onegai dekimasu ka. | Tôi có thể xin tem của bạn được không? |
| Vai trò | Đọc | Họ làm gì trên tuyến đường |
|---|---|---|
| 起案者 | kiansha | Soạn thảo đề xuất và tập hợp các tài liệu đính kèm |
| 係長 | kakarichō | Kiểm tra lần đầu: sự kiện, số liệu và định dạng |
| 課長 | kachō | Thẩm phán trường hợp kinh doanh cho phần |
| 部長 | buchō | Phê duyệt cho bộ phận; thường là cuối cùng đối với số tiền nhỏ |
| 合議先 | aigi-saki | Các bộ phận liên quan như kế toán, pháp lý |
| 決裁者 | kessaisha | Giữ thẩm quyền đối với số tiền này và biến nó thành chính thức |
Đọc ringisho: tiêu đề và hộp tem
Các định dạng khác nhau tùy theo công ty, nhưng hầu hết ringisho đều có cùng các trường: ngày soạn thảo, kianbi; người soạn thảo và bộ phận của họ; chủ đề, kenmei, thường kết thúc bằng no ken, liên quan; số tiền, kingaku; phần đính kèm, tenpu shiryō, chẳng hạn như dấu ngoặc kép; và một hộp cho kết quả. Phần dưới đây nêu ra mục đích, lý do và các phương án được xem xét.
Hàng hộp tem là ōinran (押印欄), nghĩa đen là cột để ép con dấu. Trên nhiều biểu mẫu, hộp cao cấp nhất nằm ở bên trái và hộp của người soạn thảo ở bên phải, vì vậy tem sẽ điền từ phải sang trái, hướng viết dọc truyền thống. Mỗi người phê duyệt sẽ đóng một con dấu cá nhân nhỏ có họ của họ, mitomein, nghĩa đen là con dấu xác nhận. Một số nơi làm việc có thói quen nghiêng nhẹ con dấu về phía hộp của sếp, như thể đang cúi đầu; nhiều người chưa bao giờ gặp nó, vì vậy hãy làm theo những gì đồng nghiệp của bạn làm.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 件名の書き方はこれで合っていますか。 | Kenmei no kakikata wa kore de atte imasu ka. | Đây có phải là cách viết chủ đề đúng không? |
| 見積書を二通添付しました。 | Mitsumorisho o ni-tsū tenpu shimashita. | Tôi đã đính kèm hai dấu ngoặc kép. |
| ハンコ、逆さまになってるよ。 | Hanko, sakasama ni natteru yo. | (Đồng nghiệp) Con dấu của bạn bị lộn ngược. |
Những cặp đôi gây nhầm lẫn cho người học
Kessai là cái bẫy cổ điển. Viết 決裁, được người có thẩm quyền phê duyệt; chữ kanji thứ hai có nghĩa là phán xét, như trong phán quyết của tòa án. Được viết 決済, đó là việc thanh toán một khoản thanh toán, chữ trên thiết bị đầu cuối thẻ và trong kessai-bi, ngày thanh toán. Phương thức nhập thường cung cấp chính tả thanh toán trước tiên. Một người mới kiểm tra bản nháp hỏi câu hỏi mà mọi người đều hỏi một lần.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 決裁と決済、どっちの漢字でしたっけ。 | Kessai to kessai, dotchi no kanji deshitakke. | Kessai và kessai: đó là chữ kanji nào? |
| Thuật ngữ | Đọc | Nghĩa | Đừng nhầm lẫn với |
|---|---|---|---|
| 決裁 | kessai | Sự phê duyệt cuối cùng của người có thẩm quyền | 決済 kessai, giải quyết thanh toán |
| 承認 | shōnin | Người phê duyệt đồng ý ở một bước của lộ trình | 決裁 kessai, cái cuối cùng, ràng buộc |
| 稟議 | ringi | Lưu hành để phê duyệt | 回覧 kairan, lưu hành chỉ để đọc |
| 差し戻し | sashimodoshi | Gửi lại để sửa đổi và gửi lại | 却下 kyakka, bị từ chối thẳng thừng |
| 根回し | nemawashi | Nói chuyện thân mật trước | 稟議 ringi, hồ sơ chính thức sau đó |
Ringi và nemawashi: bài nói trước, bài viết sau
Nemawashi, theo nghĩa đen là đi tìm nguồn gốc, là công việc không chính thức để trao đổi kỹ lưỡng về một đề xuất với mỗi người trước khi nó được gửi. Ringi là yếu tố làm cho kết quả chính thức. ringi không có nemawashi có xu hướng quay lại với các câu hỏi, bởi vì lần đầu tiên người phê duyệt nghe về ý tưởng là khi nó nằm trên bàn làm việc; nemawashi không có ringi không có hiệu lực chính thức. Đó là lý do tại sao những người phê duyệt một bản thảo được chuẩn bị kỹ lưỡng ringi hiếm khi đọc nó lần đầu tiên. Một đồng nghiệp cấp cao đưa ra lời khuyên cho người mới đến.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 稟議を上げる前に、部長に一度相談しておいたほうがいいよ。 | Ringi o ageru mae ni, buchō ni ichido sōdan shite oita hō ga ii yo. | Trước khi gửi ringi, tốt nhất bạn nên trao đổi vấn đề này với người quản lý bộ phận một lần. |
| 経理には事前に話を通してあります。 | Keiri ni wa jizen ni hanashi o tōshite arimasu. | Tôi đã chạy nó qua kế toán. |
| 根回しは済んでいます。 | Nemawashi wa sunde imasu. | Nền tảng đã được thực hiện. |
Ngoài những điều cơ bản: điện tử ringi và hanko mờ dần
Nhiều công ty hiện nay vận hành denshi ringi (電子稟議), điện tử ringi, trong một hệ thống quy trình công việc, wākufurō shisutemu. Lộ trình được thiết lập trong phần mềm, mỗi người phê duyệt sẽ nhận được một thông báo, phê duyệt là một nút bấm, đôi khi hiển thị kèm theo hình ảnh con dấu của người phê duyệt. Sashimodoshi đi kèm với một nhận xét bằng văn bản và lịch sử cho biết ai đã phê duyệt khi nào. Khi người duyệt đi vắng, cấp phó có thể duyệt thay, dairi shōnin.
Sự thay đổi tăng tốc vào năm 2020. Vào tháng 6 năm đó, Văn phòng Nội các, Bộ Tư pháp và Bộ Kinh tế, Thương mại và Công nghiệp đã công bố một câu hỏi và trả lời nêu rõ rằng, trừ khi luật pháp yêu cầu, hợp đồng sẽ có hiệu lực mà không cần con dấu và làm việc từ xa khiến các tuyến đường giấy tờ trở nên không thực tế. Giấy và hanko tồn tại ở một số công ty và văn phòng công cộng, vì vậy hãy hỏi bạn sử dụng hệ thống nào. Một nhóm đang xử lý phê duyệt trực tuyến.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| システムで申請しておいてください。 | Shisutemu de shinsei shite oite kudasai. | Vui lòng gửi nó qua hệ thống. |
| 承認ボタンを押しておきました。 | Shōnin botan o oshite okimashita. | Tôi đã nhấn phê duyệt. |
| 部長が出張中なので、代理承認になります。 | Buchō ga shutchō-chū na node, dairi shōnin ni narimasu. | Trưởng phòng đi công tác xa nên cấp phó sẽ phê duyệt. |
| 差し戻しのコメントを確認してください。 | Sashimodoshi no komento o kakunin shite kudasai. | Vui lòng kiểm tra các ý kiến về yêu cầu trả lại. |
Các động từ của cuộc hành trình: ageru, mawasu, tōru, oriru
Cuộc nói chuyện văn phòng mô tả ringi bằng chuyển động của nó. Bạn ringi o ageru, nâng nó lên và ringi o mawasu, đưa nó vòng tròn. Nó ringi ga tōru, vượt qua được, hoặc sashimodosareru, bị gửi trở lại. Sự chấp thuận cuối cùng kessai ga oriru, đi xuống, bởi vì nó từ trên xuống. Đối với nhà cung cấp, người ta nói shanai de ringi-chū desu, nó đang được phê duyệt nội bộ, một cách nói lịch sự là chưa. Với cấp trên, các động từ tương tự xuất hiện trong keigo.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 稟議を回しておきました。 | Ringi o mawashite okimashita. | Tôi đã gửi vòng ringi. |
| 課長のハンコをもらいに行ってきます。 | Kachō no hanko o morai ni itte kimasu. | Tôi đi lấy dấu của người quản lý khu vực. |
| やっと決裁が下りました。 | Yatto kessai ga orimashita. | Sự chấp thuận cuối cùng đã được thông qua. |
| 稟議が通ったので、発注を進めます。 | Ringi ga tōtta node, hatchū o susumemasu. | ringi đã xong nên tôi sẽ tiếp tục đặt hàng. |
| 金額の根拠が弱いと差し戻されました。 | Kingaku no konkyo ga yowai to sashimodosaremashita. | Nó đã được gửi lại vì cơ sở cho số tiền này không đủ. |
| 現在、社内で稟議中です。 | Genzai, shanai de ringi-chū desu. | (Gửi nhà cung cấp) Sản phẩm hiện đang được phê duyệt nội bộ. |
| ご確認のうえ、ご承認をお願いいたします。 | Go-kakunin no ue, go-shōnin o onegai itashimasu. | (Gửi email cho người phê duyệt) Vui lòng xem xét và phê duyệt. |
Những lỗi người mới thường mắc phải với ringi
Viết 決済 trong văn bản phê duyệt. Nguyên nhân là do phương thức nhập thường đưa ra từ thanh toán đầu tiên cho kessai. Kiểm tra mọi kessai trong ringi và sử dụng 決裁.
Sử dụng ringi để thuyết phục. Những người mới đến từ các nền văn hóa nơi các đề xuất được tranh luận trong một cuộc họp sẽ đóng gói vụ việc vào tài liệu và mong đợi nó sẽ giành được sự chấp thuận của những người phê duyệt. Sự thuyết phục thuộc về nemawashi; ringisho ghi lại những gì đã được thỏa thuận.
Bỏ qua một cấp độ để tiết kiệm thời gian. Đưa thẳng đến buchō có vẻ hiệu quả, nhưng thứ tự của lộ trình là một phần thể hiện sự tôn trọng đối với từng cấp bậc và việc bỏ qua kakarichō có thể khiến nó bị gửi lại. Đi theo lộ trình ngay cả khi nó chậm.
Coi việc đóng dấu sớm là quyết định. Mỗi shōnin đều có cảm giác như một sự tiến bộ, và đúng như vậy, nhưng chỉ có kessai cam kết với công ty. Việc đặt hàng sớm có thể khiến bạn phải giải thích về việc mua hàng chưa bao giờ được chấp thuận.