Ý tưởng cốt lõi: một con dấu chỉ mạnh bằng hồ sơ của nó
Chữ ký và con dấu giải quyết cùng một vấn đề theo những cách khác nhau. Chữ ký rất khó sao chép vì bàn tay của bạn là duy nhất. Một con dấu rất dễ bị bắt chước, do đó sức mạnh của nó phải đến từ nơi khác: một ấn tượng đã được ghi nhận mà con dấu mới có thể so sánh được. Từ trang trọng inkan (印鑑) thể hiện điều này. Theo nghĩa đen, nó là mẫu dấu niêm phong, bản sao tham chiếu được lưu trong hồ sơ.
Mọi thứ về con dấu đều bắt nguồn từ việc hỏi hồ sơ ở đâu. Văn phòng thành phố giữ hồ sơ về jitsuin của bạn nên nó được chấp nhận đối với tài sản và các hợp đồng lớn. Ngân hàng của bạn giữ hồ sơ cho ginkōin của bạn, vì vậy nó hoạt động tại ngân hàng đó. Không ai giữ hồ sơ về mitomein của bạn, vì vậy nó chỉ cho thấy rằng bạn đã nhìn thấy và chấp nhận điều gì đó. Bạn sẽ nghe về con dấu ở cửa, trong văn phòng và tại quầy.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| ハンコかサインをお願いします。 | Hanko ka sain o onegai shimasu. | Xin vui lòng cho một con tem hoặc một chữ ký. (tài xế giao hàng) |
| サインでいいですか。 | Sain de ii desu ka. | Chữ ký có được không? |
| ここにハンコ、押してもらえる？ | Koko ni hanko, oshite moraeru? | Bạn có thể đóng dấu ở đây không? (đồng nghiệp, bình thường) |
| 印鑑をお持ちですか。 | Inkan o o-mochi desu ka. | Bạn có mang theo con dấu bên mình không? (nhân viên văn phòng) |
Hanko, inkan và các từ xung quanh chúng
Trong lời nói hàng ngày hanko (判子) và inkan đều có nghĩa là con dấu. Hanko là từ thường ngày; inkan nghe có vẻ trang trọng hơn và đó là những gì các nhân viên nói. Nói đúng ra, đối tượng là inshō (印章) và dấu đỏ mà nó để lại là in'ei (印影), một sự phân biệt chủ yếu quan trọng trong các văn bản pháp luật.
Động từ là osu, nhấn: hanko o osu. Trên biểu mẫu và trong keigo, natsuin (捺印) và ōin (押印) đều có nghĩa là đóng dấu, và nhân viên sẽ nói go-natsuin kudasai. Trong sử dụng hàng ngày, cả hai có thể hoán đổi cho nhau.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| ハンコを押す | Hanko o osu | Để đóng dấu |
| こちらにご捺印ください。 | Kochira ni go-natsuin kudasai. | Hãy đóng dấu con dấu của bạn ở đây. (nhân viên văn phòng) |
| ハンコ、どこに押せばいい？ | Hanko, doko ni oseba ii? | Tôi nên đóng dấu ở đâu? (bình thường) |
| Từ | Đọc | Nghĩa |
|---|---|---|
| 判子 | hanko | Con dấu, từ hàng ngày |
| 印鑑 | inkan | Con dấu, từ trang trọng; theo nghĩa đen là mẫu vật niêm phong |
| 印影 | in'ei | Ấn tượng mà hải cẩu để lại |
| 朱肉 | shuniku | Tấm mực đỏ; đúng nghĩa là thịt đỏ son |
| 捺印・押印 | natsuin, ōin | Dập, trên các hình thức và trong keigo |
| 三文判 | sanmonban | Con dấu làm sẵn giá rẻ; nghĩa đen là con dấu ba mon, một mon là một đồng xu cũ ít giá trị |
Ba con dấu, ba công việc
Những người sử dụng con dấu thường giữ ba con dấu, và việc giữ chúng riêng biệt chính là điểm quan trọng: nếu một con bị mất hoặc bị sao chép, thiệt hại sẽ dừng ở mức độ của nó. jitsuin (実印), con dấu thật theo nghĩa đen, được đăng ký tại văn phòng thành phố. ginkōin (銀行印) được đăng ký với ngân hàng khi bạn mở tài khoản. mitomein (認印), con dấu xác nhận theo nghĩa đen, không được đăng ký ở đâu và thực hiện công việc hàng ngày.
jitsuin thường lớn nhất và thường mang tên đầy đủ; những cái khác có xu hướng nhỏ hơn và có thể chỉ hiển thị họ. Đây là những thói quen chứ không phải quy tắc và nhiều cư dân nước ngoài chỉ sở hữu một chiếc mitomein.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 実印は家に置いてあります。 | Jitsuin wa ie ni oite arimasu. | Tôi giữ con dấu đã đăng ký ở nhà. |
| 認印で大丈夫です。 | Mitomein de daijōbu desu. | Một con dấu hàng ngày là tốt. (nhân viên văn phòng) |
| Niêm phong | Đọc | Đã đăng ký với | Công dụng điển hình |
|---|---|---|---|
| 実印 | jitsuin | Văn phòng thành phố | Tài sản, đăng ký xe, vay vốn, thừa kế |
| 銀行印 | ginkōin | Ngân hàng của bạn | Mở tài khoản, rút tiền tại quầy, ghi nợ trực tiếp |
| 認印 | mitomein | Không ai | Bưu kiện, thông tư khu phố, giấy tờ nội bộ |
| 浸透印 | shintōin | Không ai | Chỉ bưu kiện và ghi chú nội bộ |
Tại sao tem tự in bị từ chối
Con dấu tự đổ mực, shintōin (浸透印), theo nghĩa đen là dấu thấm, lưu trữ mực bên trong một mặt cao su mềm. Hầu hết mọi người gọi nó là shachihata, theo tên nhà sản xuất nổi tiếng nhất của nó. Nó nhanh chóng và sạch sẽ, và hoàn toàn phù hợp cho bưu kiện hoặc để viết tắt một thông tư.
Hãy áp dụng ý tưởng cốt lõi và việc từ chối sẽ có ý nghĩa. Cao su mềm có độ nén hơi khác một chút sau mỗi lần ấn và bị mòn trong quá trình sử dụng, do đó, hai lần hiển thị từ cùng một con tem có thể không khớp chính xác. Những cái giống hệt nhau được sản xuất hàng loạt cho những họ thông thường, vì vậy dù sao thì việc trùng khớp cũng sẽ chẳng chứng tỏ được gì. Khi một bản in phải được so sánh với một bản ghi, một con tem tự viết mực không thể thực hiện được công việc đó và các biểu mẫu đã nói trước điều đó.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| シャチハタ不可 | Shachihata fuka | Không chấp nhận tem tự in (in trên biểu mẫu) |
| 朱肉を使う印鑑でお願いします。 | Shuniku o tsukau inkan de onegai shimasu. | Vui lòng sử dụng con dấu có miếng mực. (nhân viên văn phòng) |
| 朱肉をお借りできますか。 | Shuniku o o-kari dekimasu ka. | Tôi có thể mượn một miếng mực được không? |
Đóng dấu ở đâu và như thế nào
Trên một biểu mẫu, vị trí dành cho con dấu được đánh dấu 印, thường ở dạng vòng tròn in nhỏ ở cuối dòng tên, đôi khi là ㊞. Đóng dấu để ấn tượng của bạn che dấu. Thay vào đó, nếu ô có tiêu đề là ōin hoặc natsuin, hãy đóng dấu vào bên trong. Viết tên trước rồi đóng dấu.
Ấn tượng tốt là hình tròn, đầy đủ và thẳng đứng. Các lỗi có tên: nijimi, bị nhòe hoặc hình kép do dùng quá nhiều mực hoặc bị trượt; kasure, vết mực mờ hoặc bị vỡ do quá ít mực hoặc lực ấn không đều; và katamuki, bị nghiêng do giữ con dấu sai cách.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| ハンコがかすれてしまいました。 | Hanko ga kasurete shimaimashita. | Con tem đã mờ đi. |
| 横にもう一度押していただけますか。 | Yoko ni mō ichido oshite itadakemasu ka. | Bạn có thể đóng dấu lại bên cạnh nó được không? (nhân viên văn phòng) |
- Kiểm tra xem nó đi theo hướng nào: nhiều con dấu có một dấu chấm hoặc vết khía nhỏ làm hướng dẫn.
- Gõ nhẹ con dấu lên miếng mực nhiều lần thay vì ấn vào một lần.
- Đặt một vật gì đó hơi mềm bên dưới tờ giấy, chẳng hạn như tấm dán tem hoặc sổ tay.
- Nhấn thẳng xuống với lực đều trong một giây, sau đó nhấc thẳng lên mà không lắc lư.
- Lau sạch mặt seal trước khi cất đi.
Ngoài những điều cơ bản: làm con dấu và đăng ký
Con dấu làm sẵn cho các họ thông dụng của người Nhật được bán ở các cửa hàng văn phòng phẩm và cửa hàng trăm yên. Tên nước ngoài phải được đặt hàng tại hankoya (はんこ屋), một cửa hàng đóng dấu, thường bằng katakana, đôi khi bằng bảng chữ cái Latinh hoặc bằng chữ kanji được chọn cho âm thanh. Mong đợi để chờ đợi ngày chứ không phải là phút.
Việc đăng ký jitsuin, inkan tōroku (印鑑登録), được thực hiện tại văn phòng thành phố nơi bạn là cư dân đã đăng ký, có con dấu và thẻ cư trú. Bạn nhận được thẻ đăng ký và sau đó có thể lấy giấy chứng nhận đăng ký con dấu, thường được gọi là inkan shōmei (印鑑証明), bất cứ khi nào hợp đồng yêu cầu. Mỗi đô thị đặt ra các quy tắc riêng về kích thước và hình thức tên của bạn được chấp nhận, vì vậy hãy kiểm tra trước khi bạn đặt hàng. Con dấu cao su và tự mực không được chấp nhận.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 印鑑登録をしたいんですが。 | Inkan tōroku o shitai n desu ga. | Tôi muốn đăng ký con dấu. |
| カタカナの印鑑でも登録できますか。 | Katakana no inkan demo tōroku dekimasu ka. | Tôi có thể đăng ký con dấu bằng katakana không? |
| 印鑑登録証はお持ちですか。 | Inkan tōroku-shō wa o-mochi desu ka. | Bạn có thẻ đăng ký con dấu không? (nhân viên văn phòng) |
| 印鑑証明を一通お願いします。 | Inkan shōmei o ittsū onegai shimasu. | Làm ơn cho tôi một bản sao giấy chứng nhận con dấu. |
Con dấu hiệu chỉnh, dự phòng và tách rời
Trên hợp đồng và các biểu mẫu chính thức, các chỉnh sửa đều được niêm phong. Vẽ một đường đôi qua lỗi sai, viết phần sửa gần đó và nhấn dấu teisei-in (訂正印), dấu sửa, trên hoặc bên cạnh dòng, sử dụng cùng một dấu như ở nơi khác trong tài liệu. Một số văn phòng chỉ đơn giản thích một hình thức mới.
Sute-in (捨印), theo nghĩa đen là con dấu bị vứt đi, là một ấn tượng bổ sung bên lề để cho phép bên kia sửa những lỗi nhỏ sau này. Nó thuận tiện nhưng nó cho phép trước, vì vậy chỉ để lại một cái khi bạn tin tưởng người nhận. Hai loại khác dễ bị nhầm lẫn: keiin (契印) xếp giữa các trang của một tài liệu để các trang không thể bị hoán đổi, trong khi wariin (割印) xếp hai tài liệu riêng biệt, chẳng hạn như hợp đồng và bản sao của nó, để cho thấy chúng thuộc về nhau.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 捨印は必要ですか。 | Sute-in wa hitsuyō desu ka. | Con dấu dự phòng ở lề có cần thiết không? |
| こちらに訂正印をお願いします。 | Kochira ni teisei-in o onegai shimasu. | Vui lòng đóng dấu chỉnh sửa của bạn ở đây. (nhân viên văn phòng) |
| 契約書二部に割印をお願いします。 | Keiyakusho nibu ni wariin o onegai shimasu. | Vui lòng đóng dấu trên cả hai bản sao của hợp đồng. |
Ít con dấu hơn trước
Kể từ năm 2020, chính phủ trung ương đã loại bỏ yêu cầu về con dấu khỏi phần lớn các thủ tục hành chính và nhiều văn phòng thành phố, ngân hàng và công ty đã chuyển sang chữ ký hoặc biểu mẫu trực tuyến. Con dấu đã đăng ký vẫn được giữ nguyên đối với các vấn đề quan trọng hơn như tài sản, đăng ký ô tô và một số hợp đồng.
Thực tiễn vẫn khác nhau tùy theo văn phòng, ngân hàng và người sử dụng lao động. Một số công ty phê duyệt mọi thứ trực tuyến; những người khác vẫn chuyền giấy để mua một hàng tem. Cách tiếp cận thực tế là hãy hỏi trước khi xếp hàng: có cần con dấu không, con dấu nào và liệu chữ ký có phù hợp hay không. Việc điền vào phần còn lại của biểu mẫu và quầy giao dịch ngân hàng sẽ được đề cập trong các bài đăng riêng biệt.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 印鑑は不要になりました。 | Inkan wa fuyō ni narimashita. | Con dấu không còn cần thiết nữa. (nhân viên văn phòng) |
| 署名だけで大丈夫ですよ。 | Shomei dake de daijōbu desu yo. | Chỉ cần chữ ký là được. |
| 念のため、印鑑も持ってきてください。 | Nen no tame, inkan mo motte kite kudasai. | Vui lòng mang theo con dấu của bạn để đề phòng. |
| どの印鑑が必要ですか。 | Dono inkan ga hitsuyō desu ka. | Bạn cần con dấu nào? |
Những lỗi thường gặp với hanko
Sử dụng một con dấu cho tất cả mọi thứ. Điều này rất thuận tiện, nhưng nếu jitsuin của bạn nhân đôi mitomein của bạn, thì mỗi phiếu bưu kiện sẽ lan truyền ấn tượng đã đăng ký của bạn. Giữ con dấu đã đăng ký ở nhà và chỉ mang theo khi được yêu cầu.
Mang tem tự in đến ngân hàng hoặc văn phòng thành phố. Nó trông giống như một con dấu thích hợp nên những người mới đến cho rằng nó có giá trị. Mang theo một cái sử dụng miếng mực bất cứ khi nào số tiền đặt cược cao hơn một bưu kiện.
Quên con dấu bạn đã đăng ký tại ngân hàng. Với hai con dấu giống nhau, người học sẽ đoán và nếu không khớp sẽ dừng giao dịch. Hãy lưu ý vào ngày bạn mở tài khoản.
Dập lại lên trên một vết bẩn. Bản năng là sửa chữa ấn tượng, nhưng ấn lần thứ hai vào cùng một chỗ sẽ khiến ấn tượng trở nên tồi tệ hơn. Hãy đóng dấu bên cạnh hoặc hỏi xem văn phòng muốn sửa nó như thế nào.
Dập ngược. Con dấu tròn không cung cấp manh mối gì, vì vậy người học nhấn theo bất kỳ cách nào họ đang giữ chúng. Kiểm tra dấu hướng dẫn trước khi bạn đổ mực.