Chuỗi tài liệu từ báo giá đến thanh toán
Một thỏa thuận điển hình giữa hai công ty Nhật Bản diễn ra như thế này. Người mua yêu cầu báo giá và người bán gửi mitsumorisho. Người mua chấp nhận bằng cách gửi một lệnh mua hàng; Về phía người bán, việc nhận đơn hàng đó là juchū và họ có thể xác nhận bằng chūmon ukesho hoặc juchū kakuninsho. Người bán giao hàng kèm theo nōhinsho, phiếu giao hàng và thường là kenshūsho hoặc Jujuōsho để người mua ký xác nhận chấp nhận. Sau đó, người bán phát hành seikyūsho, hóa đơn, người mua thanh toán bằng furikomi, chuyển khoản ngân hàng và người bán có thể xuất ryōshūsho, biên lai.
Keiyakusho, một hợp đồng, nằm phía trên chuỗi này dành cho các mối quan hệ đang diễn ra hoặc lớn, và kihon keiyakusho, một thỏa thuận cơ bản, thường bao gồm nhiều đơn đặt hàng nhỏ để mỗi đơn hàng chỉ cần một báo giá và một đơn đặt hàng. Các giao dịch mua nhỏ có thể bỏ qua một số bước nhưng vẫn tìm hiểu thứ tự vì mỗi tài liệu đều đề cập đến tài liệu trước đó theo số.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お見積もりをお願いできますでしょうか。 | O-mitsumori o onegai dekimasu deshō ka. | Bạn có thể cho chúng tôi một báo giá? |
| 見積書の内容で発注いたします。 | Mitsumorisho no naiyō de hatchū itashimasu. | Chúng tôi sẽ đặt hàng theo báo giá. |
| ご注文を承りました。 | Go-chūmon o uketamawarimashita. | Chúng tôi đã nhận được đơn đặt hàng của bạn. |
| 納品書を添えてお送りします。 | Nōhinsho o soete o-okuri shimasu. | Chúng tôi sẽ gửi nó kèm theo phiếu giao hàng. |
| 請求書は月末に発行いたします。 | Seikyūsho wa getsumatsu ni hakkō itashimasu. | Chúng tôi sẽ xuất hóa đơn vào cuối tháng. |
Đọc mitsumorisho và Hatchūsho
Báo giá có tiêu đề với tên người mua và onchū, công ty tương đương với sama, tên và con dấu của người bán, một con số, mitsumori bangō và ngày tháng. Phần thân liệt kê các vật phẩm, hinmei, với số lượng, sūryō, đơn vị, tan'i, đơn giá, tanka, và số lượng, kingaku. Dưới đây là tổng phụ, shōkei, thuế tiêu dùng, shōhizei và tổng gōkei. Ba lĩnh vực gần cuối quan trọng nhất: nōki, thời gian giao hàng; shiharai jōken, điều kiện thanh toán; và yūkō kigen, giá có hiệu lực trong bao lâu. Một dòng bikō chứa các nhận xét.
Hatchūsho phản chiếu báo giá và thêm địa chỉ giao hàng, nōhin-saki, ngày giao hàng được yêu cầu, nōhin kibōbi và số đơn đặt hàng của người mua mà người bán sẽ báo trên hóa đơn. Khi bạn nhận được báo giá, hãy kiểm tra đơn giá, kiểm tra xem có bao gồm thuế hay không và đọc thời hạn hiệu lực: báo giá hết hạn trước khi quá trình phê duyệt nội bộ của bạn kết thúc có nghĩa là cần phải thực hiện vòng thứ hai.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| この金額は税込みですか、税抜きですか。 | Kono kingaku wa zeikomi desu ka, zeinuki desu ka. | Số tiền này có hoặc không có thuế? |
| 見積もりの有効期限を延ばしていただけますか。 | Mitsumori no yūkō kigen o nobashite itadakemasu ka. | Bạn có thể mở rộng hiệu lực của báo giá? |
| 納期はいつ頃になりますでしょうか。 | Nōki wa itsu goro ni narimasu deshō ka. | Đại khái là khi nào thì giao hàng? |
| 数量を変更した場合、単価は変わりますか。 | Sūryō o henkō shita baai, tanka wa kawarimasu ka. | Nếu thay đổi số lượng thì đơn giá có thay đổi không? |
Đọc seikyūsho và các điều khoản thanh toán
Hóa đơn lặp lại các mục và tổng số, đồng thời thêm các trường quyết định thời điểm và cách thức tiền di chuyển. Hakkōbi là ngày phát hành. Shiharai kigen là ngày đáo hạn. Furikomisaki là tài khoản ngân hàng: ngân hàng, chi nhánh, loại tài khoản, futsū hoặc tōza, số và tên tài khoản, kōza meigi. Furikomi tesūryō, phí chuyển nhượng, thường do người trả tiền chịu và hóa đơn có thể ghi như vậy. Kể từ khi hệ thống hóa đơn đủ điều kiện ra đời, hóa đơn của các doanh nghiệp đã đăng ký cũng mang số đăng ký bắt đầu bằng chữ T; hãy hỏi kế toán xem nó ảnh hưởng đến công ty của bạn như thế nào.
Các điều khoản thanh toán được viết dưới dạng công thức hai nửa. Nửa đầu là shime, phần cắt ghép đóng một loạt hóa đơn; thứ hai là barai, khi đợt đó được thanh toán. Getsumatsu shime yokugetsu matsu barai: đóng cửa vào cuối tháng, thanh toán vào cuối tháng sau. Nijū-nichi shime yokugetsu jū-nichi barai: đóng cửa vào ngày 20, thanh toán vào ngày 10 tháng sau. Yokuyokugetsu có nghĩa là tháng sau. Sōkin là một từ đơn giản để chỉ việc gửi tiền; Nyūkin sắp có tiền nên Nyūkin kakunin đang kiểm tra xem tiền đã đến chưa.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お支払い条件は月末締め翌月末払いです。 | O-shiharai jōken wa getsumatsu shime yokugetsu matsu barai desu. | Thời hạn thanh toán là cuối tháng, thanh toán vào cuối tháng sau. |
| 振込手数料はご負担いただけますでしょうか。 | Furikomi tesūryō wa go-futan itadakemasu deshō ka. | Bạn có thể trả phí chuyển nhượng không? |
| 入金を確認いたしました。ありがとうございます。 | Nyūkin o kakunin itashimashita. Arigatō gozaimasu. | Chúng tôi đã xác nhận đã nhận được thanh toán. Cảm ơn. |
| 支払期限を過ぎておりますが、ご入金の予定を教えていただけますか。 | Shiharai kigen o sugite orimasu ga, go-nyūkin no yotei o oshiete itadakemasu ka. | Ngày đáo hạn đã qua; bạn có thể cho chúng tôi biết khi nào dự kiến thanh toán không? |
| 請求書の宛名を部署名まで入れていただけますか。 | Seikyūsho no atena o bushomei made irete itadakemasu ka. | Bạn có thể ghi tên bộ phận trên hóa đơn được không? |
Nohinsho, ryōshūsho và keiyakusho
Một nōhinsho đi du lịch với hàng hóa và liệt kê những gì đã được giao; người mua kiểm tra nó theo đơn đặt hàng, kenshū, và giữ nó. Bồi thẩm đoàn hoặc một bản sao có chữ ký sẽ được gửi lại cho người bán để làm bằng chứng. Khi giao hàng thiếu hoặc bị hư hỏng, số nōhinsho là số bạn báo khi gọi.
Một ryōshūsho xác nhận đã nhận được khoản thanh toán. Với chuyển khoản ngân hàng, nhiều công ty coi hồ sơ chuyển khoản là biên nhận và không phát hành trừ khi được yêu cầu. Một keiyakusho đặt ra toàn bộ mối quan hệ: các bên, kō và otsu, phạm vi, giá cả, thời hạn, kikan, gia hạn, kōshin, chấm dứt, kaijo và bảo mật, heitsu hoji. Hợp đồng thường được lập thành hai bản, mỗi bên một bản và mỗi công ty đều đóng dấu cả hai. Tham khảo các bài viết theo số lượng, jō: dai-san-jō, bài ba.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 納品書の数量と実際の数が合いません。 | Nōhinsho no sūryō to jissai no kazu ga aimasen. | Số lượng trên phiếu giao hàng không khớp với số lượng đã giao. |
| 受領書に署名してご返送ください。 | Juryōsho ni shomei shite go-hensō kudasai. | Vui lòng ký xác nhận và gửi lại. |
| 領収書は必要でしょうか。 | Ryōshūsho wa hitsuyō deshō ka. | Bạn có cần biên lai không? |
| 契約書の第三条について確認させてください。 | Keiyakusho no dai-san-jō ni tsuite kakunin sasete kudasai. | Hãy để tôi xác nhận điều thứ ba của hợp đồng. |
| 契約期間は一年で、自動更新でよろしいですか。 | Keiyaku kikan wa ichinen de, jidō kōshin de yoroshii desu ka. | Thời hạn là một năm và tự động gia hạn phải không? |
Inkan, kakuin và denshi keiyaku
Hợp đồng truyền thống được đóng dấu thay vì ký kết. Con dấu đã đăng ký của công ty, jitsuin, nằm trên khối chữ ký; một keiin được ép ngang qua ranh giới của mỗi cặp trang để các trang không thể bị hoán đổi; và một teisei-in sẽ đánh dấu bất kỳ sự sửa chữa viết tay nào. Giấy tờ nội bộ thông thường sử dụng kakuin hình vuông hoặc mitome-in cá nhân, và động từ để đóng dấu là ōin hoặc nattsuin. Ai giữ con dấu và ai được sử dụng con dấu là một nội quy nghiêm ngặt.
Hợp đồng điện tử, denshi keiyaku, được ký thông qua dịch vụ web hiện đang phổ biến. Từ vựng chuyển sang denshi shomei, chữ ký điện tử; denshi shoshiki, dạng tài liệu điện tử; và shōnin, sự phê duyệt, trong một quy trình làm việc. Một số đối tác vẫn yêu cầu giấy tờ, vì vậy, yêu cầu có thể cần nêu rõ bạn có thể chấp nhận hình thức nào. Việc một hợp đồng nhất định cần có con dấu, chữ ký hay chữ ký điện tử tùy thuộc vào công ty, tài liệu và đối tác, vì vậy hãy hỏi nhóm pháp lý hoặc vấn đề chung của bạn, somu.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 契約書に押印をお願いいたします。 | Keiyakusho ni ōin o onegai itashimasu. | Hãy đóng dấu vào hợp đồng. |
| 割印は各ページの綴じ目にお願いします。 | Wariin wa kaku-pēji no tojime ni onegai shimasu. | Vui lòng đóng dấu chéo trang trên bìa mỗi trang. |
| 電子契約でも対応可能でしょうか。 | Denshi keiyaku demo taiō kanō deshō ka. | Hợp đồng điện tử có được chấp nhận không? |
| 原本を二部作成し、一部をご返送ください。 | Genpon o nibu sakusei shi, ichibu o go-hensō kudasai. | Vui lòng chuẩn bị hai bản gốc và gửi lại một bản. |
Yêu cầu từng tài liệu một cách lịch sự
Mẫu yêu cầu giống nhau cho mọi tài liệu. Đặt tên nó bằng o hoặc go, nói nội dung của nó, đưa ra thời hạn và hình thức, đồng thời kết thúc bằng lời cảm ơn vì sự cố. Động từ cốt lõi là go-sōfu itadakemasu deshō ka, bạn có thể gửi, hoặc o-okuri itadakemasu deshō ka; vì đã ban hành một văn bản mới, go-hakkō itadakemasu deshō ka. Thêm lý do nếu thời hạn quá gấp: shanai shori no tsugō de, để xử lý nội bộ.
Trên điện thoại, thêm công ty và tên của bạn, đồng thời lặp lại số tài liệu. Khi bạn gửi tài liệu, hãy sử dụng o-okuri itashimasu và yêu cầu họ kiểm tra bằng go-kakunin kudasai. Theo đuổi một tài liệu muộn là lịch sự nhưng trực tiếp: sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, và sau đó là câu hỏi.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、今月分の請求書を来週金曜日までにご送付いただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, kongetsu-bun no seikyūsho o raishū kin'yōbi made ni go-sōfu itadakemasu deshō ka. | Xin lỗi đã làm phiền bạn, bạn có thể gửi hóa đơn của tháng này trước thứ Sáu tới không? |
| PDFでお送りいただければ助かります。 | PDF de o-okuri itadakereba tasukarimasu. | Sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể gửi nó dưới dạng PDF. |
| 見積書を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Mitsumorisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | Tôi đã đính kèm báo giá; xin vui lòng kiểm tra nó. |
| 昨日お願いした請求書の件ですが、ご送付の予定はいつ頃でしょうか。 | Sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, go-sōfu no yotei wa itsu goro deshō ka. | Về hóa đơn tôi yêu cầu ngày hôm qua, khoảng khi nào nó sẽ được gửi đi? |
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | O-tesū o o-kake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | Xin lỗi vì sự cố và cảm ơn bạn. |
Từ vựng tài liệu
Bảng tập hợp tên tài liệu và các trường bạn sẽ đọc trên đó.
| Từ | Đọc | Nghĩa |
|---|---|---|
| 見積書 | mitsumorisho | Trích dẫn |
| 発注書 | hatchūsho | đơn đặt hàng |
| 受注 | juchū | nhận đơn hàng (phía người bán) |
| 納品書 | nōhinsho | phiếu giao hàng |
| 請求書 | seikyūsho | hóa đơn |
| 領収書 | ryōshūsho | biên lai |
| 契約書 | keiyakusho | hợp đồng |
| 支払条件 | shiharai jōken | điều khoản thanh toán |
| 締め | shime | thời hạn thanh toán |
| 翌月末払い | yokugetsu matsu barai | thanh toán vào cuối tháng sau |
| 振込先 | furikomisaki | tài khoản ngân hàng để chuyển khoản |
| 有効期限 | yūkō kigen | thời hạn hiệu lực |
| 押印 | ōin | đóng dấu |
| 電子契約 | denshi keiyaku | hợp đồng điện tử |
Sai lầm làm chậm thanh toán
Hầu hết sự chậm trễ đều đến từ một lĩnh vực, không phải do tranh chấp. Hóa đơn ghi sai tên công ty hoặc thiếu bộ phận; số đơn đặt hàng không khớp; thiếu dòng thuế hoặc nộp thuế gấp đôi; chi tiết ngân hàng có tên tài khoản sai chữ; ngày đến hạn không tính đến quyền lợi của khách hàng nên hóa đơn đến muộn một ngày và phải đợi cả tháng. Trong hợp đồng, các lỗi cổ điển là thiếu keiin, tem từ con dấu sai và tên đối tác khác với tên đã đăng ký của nó một ký tự.
Trước khi bạn gửi bất kỳ tài liệu nào, hãy kiểm tra tên người nhận, số mà nó đề cập đến và các điều khoản so với tài liệu trước đó trong chuỗi. Nếu khách hàng nói rằng tài liệu sai, hãy xin lỗi ngắn gọn, hỏi chính xác trường nào và cấp lại cùng ngày với sai-hakkō trong dòng chủ đề. Ở đây, thông lệ của công ty gần như khác nhau về mọi thứ, từ con dấu đến tháng thanh toán, vì vậy hãy học ngôn ngữ này và sau đó hỏi đồng nghiệp xem công ty của bạn thực hiện điều đó như thế nào.
- Kiểm tra tên, onchū hoặc sama và bộ phận trên mọi tài liệu
- Trích dẫn số của tài liệu trước vào tài liệu tiếp theo
- Xác nhận zeikomi hoặc zeinuki và dòng thuế trước khi gửi
- Đọc shime của khách hàng và gửi hóa đơn trước đó
- Hỏi trước khi đóng dấu; con dấu có quy định về người có thể sử dụng chúng