Az alapötlet: papíron utazó döntés
Ringi (稟議) az rinből épül fel, hogy alázatosan jelentsenek a felettesnek, és gi, a tanácskozást, szóval szó szerint a feletteseinek mérlegelésre bocsátott ügy. A dokumentum a ringisho (稟議書), a sho jelentése írásos dokumentum. Az ringi-et olyan döntéseknél használják, amelyekhez valaki más felhatalmazása szükséges: felszerelés vásárlása, szerződés aláírása, bérbeadás, meghatározott költség feletti utazás.
A rendszer a döntések megosztott nézetét tükrözi. Mindenki, aki élni fog az eredménnyel, látja a javaslatot, és ráírja a nevét, így később senki sem mondhatja, hogy soha nem mondták el, és a felelősség megoszlik az útvonalon. Az ár az idő. Az, hogy mekkora szüksége van egy ringi-ra, nagymértékben változik vállalatonként; Az induló vállalkozások chat-üzenetet használhatnak, ha egy régebbi cég űrlapot használ. A kapcsolódó bejegyzés az nemawashi-en az első helyen lévő beszédről szól, a munkakörökről szóló bejegyzés pedig az útvonalon lévő rangokat. Két kolléga vásárlásról tárgyal.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| この件、稟議が必要ですか。 | Kono ken, ringi ga hitsuyō desu ka. | Kell ehhez ringi? |
| 五十万円以上は稟議が要ります。 | Gojū-man-en ijō wa ringi ga irimasu. | 500 000 jen felett bármihez ringi kell. |
| 来週までに稟議を上げます。 | Raishū made ni ringi o agemasu. | Jövő hétig beküldöm a ringi-t. |
| 稟議、今どこまで行ってる？ | Ringi, ima doko made itteru? | Meddig jutott a ringi? |
Az útvonal: kiansha-tól kessaisha-ig
A drafter, a kiansha (起案者), szó szerint az a személy, aki emeli a draftot, egyszerre egy ranggal feljebb küldi a ringishot. Azt, hogy ki hagyja jóvá utoljára, a cég jóváhagyási jogkörére vonatkozó szabályai, kessai kengen (決裁権限) határozzák meg, általában típus és összeg szerint: egy kisebb vásárlás megállhat az osztályvezetőnél, a nagyobb vásárlás az igazgatóhoz vagy az elnökhöz kerülhet. Útközben oldalra kerülhet a kapcsolódó részlegekhez a aigi (合議) számára, általában így olvasható a jóváhagyási útvonalakon, bár a gōgi is hallható, hogy a könyvelés vagy a jogi ellenőrizni tudja. Bármely jóváhagyó visszaküldheti.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| この金額だと、決裁者は本部長になります。 | Kono kingaku da to, kessaisha wa honbuchō ni narimasu. | Ennél az összegnél a végső jóváhagyó az osztályvezető. |
| 経理の合議も必要です。 | Keiri no aigi mo hitsuyō desu. | A könyvelésből való kijelentkezés is szükséges. |
| 係長、ハンコをお願いできますか。 | Kakarichō, hanko o onegai dekimasu ka. | Kérhetném a pecsétjét? |
| Szerep | Olvasás | Mit csinálnak az útvonalon |
|---|---|---|
| 起案者 | kiansha | Kidolgozza a javaslatot és összegyűjti a mellékleteket |
| 係長 | kakarichō | Első ellenőrzés: tények, számok és formátum |
| 課長 | kachō | Elbírálja a szekció üzleti ügyét |
| 部長 | buchō | Jóváhagyja az osztályt; kis összegekért gyakran végleges |
| 合議先 | aigi-saki | Kapcsolódó részlegek, például számviteli vagy jogi osztályok |
| 決裁者 | kessaisha | Erre az összegre tekintélyt birtokol és hivatalossá teszi |
Ringisho olvasása: a fejléc és a bélyegdobozok
A formátumok cégenként eltérőek, de a legtöbb ringisho ugyanazokat a mezőket tartalmazza: a szerkesztés dátuma, kianbi; a fogalmazó és osztályuk; az alany, kenmei, amely konvencionálisan no ken-re végződik, vonatkozó; az összeg, kingaku; mellékletek, tenpu shiryō, például idézőjelek; és egy doboz az eredményért. Az alábbi szöveg tartalmazza a célt, az okokat és a mérlegelt lehetőségeket.
A bélyegződobozok sora a ōinran (押印欄), szó szerint a pecsétek préselésének oszlopa. Sok nyomtatványon a legidősebb doboz a bal oldalon, a rajzolóé a jobb oldalon található, így a bélyegek jobbról balra töltődnek ki, a hagyományos függőleges írás irányába. Minden jóváhagyó rányom egy kis személyes pecsétet a vezetéknevével, egy mitomeint, szó szerint egy elismerő pecsétet. Egyes munkahelyeken az a szokás, hogy a pecsétet enyhén a főnök doboza felé döntik, mintha meghajolna; sokan még soha nem találkoztak vele, ezért kövesse a kollégái tevékenységét.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| 件名の書き方はこれで合っていますか。 | Kenmei no kakikata wa kore de atte imasu ka. | Ez a helyes módja a tárgy megírásának? |
| 見積書を二通添付しました。 | Mitsumorisho o ni-tsū tenpu shimashita. | Csatoltam két idézetet. |
| ハンコ、逆さまになってるよ。 | Hanko, sakasama ni natteru yo. | (Kolléga) Fejjel lefelé van a bélyeged. |
Párok, amelyek megzavarják a tanulókat
Kessai a klasszikus csapda. Írott 決裁, ez a felhatalmazással rendelkező személy jóváhagyása; a második kandzsi azt jelenti, hogy ítélkezni, mint a bírósági határozatban.決済-ként írva a fizetés elszámolása, a szó a kártyaterminálokon és kessai-bi-ben az elszámolás dátuma. A beviteli módszerek gyakran először a fizetés helyesírását kínálják. A piszkozatot ellenőrző újonc felteszi azt a kérdést, amit egyszer mindenki feltesz.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| 決裁と決済、どっちの漢字でしたっけ。 | Kessai to kessai, dotchi no kanji deshitakke. | Kessai és kessai: melyik kanji volt már megint? |
| Term | Olvasás | Jelentése | Nem szabad összetéveszteni |
|---|---|---|---|
| 決裁 | kessai | A felhatalmazással rendelkező személy végső jóváhagyása | 決済 kessai, fizetés rendezése |
| 承認 | shōnin | Egy jóváhagyó az útvonal egy lépésénél rendben van | 決裁 kessai, az utolsó, kötelező érvényű |
| 稟議 | ringi | Jóváhagyásra terjesztették | 回覧 kairan, csak olvasásra terjesztve |
| 差し戻し | sashimodoshi | Visszaküldve felülvizsgálatra és újraküldésre | 却下 kyakka, egyenesen elutasítva |
| 根回し | nemawashi | Előzetes informális megbeszélések | 稟議 ringi, a hivatalos rekord utólag |
Ringi és nemawashi: a beszélgetés előtte, a papír utána
Nemawashi, szó szerint körbejárva a gyökereket, az az informális munka, amikor az ajánlatot minden személlyel átbeszélik annak benyújtása előtt. Ringi ez teszi hivatalossá az eredményt. A nemawashi nélküli ringi hajlamos kérdésekkel visszatérni, mert a jóváhagyó akkor hall először az ötletről, amikor az az asztalon landol; nemawashi nélkül ringi nincs formai hatálya. Éppen ezért a jól felkészült ringi jóváhagyói ritkán olvassák el először. Egy vezető kolléga tanácsot ad az újoncnak.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| 稟議を上げる前に、部長に一度相談しておいたほうがいいよ。 | Ringi o ageru mae ni, buchō ni ichido sōdan shite oita hō ga ii yo. | Mielőtt beküldi a ringi-t, jobb, ha egyszer megbeszéli az osztályvezetővel. |
| 経理には事前に話を通してあります。 | Keiri ni wa jizen ni hanashi o tōshite arimasu. | Már átfutottam a könyvelésen. |
| 根回しは済んでいます。 | Nemawashi wa sunde imasu. | Az alapozás megtörtént. |
Az alapokon túl: elektronikus ringi és a halványuló hanko
Sok vállalat jelenleg a denshi ringi (電子稟議), elektronikus ringi, munkafolyamat-rendszerben, wākufurō shisutemu-t futtat. Az útvonalat a szoftver állítja be, minden jóváhagyó értesítést kap, a jóváhagyás pedig egy gomb, amely néha a jóváhagyó pecsétjének képével együtt jelenik meg. A Sashimodoshi írásos megjegyzéssel érkezik, és az előzményekből kiderül, ki mikor hagyta jóvá. Amikor egy jóváhagyó távol van, egy helyettes hagyhatja jóvá helyettük, dairi shōnin.
A műszak 2020-ban felgyorsult. Ugyanezen év júniusában a Kabinetiroda, az Igazságügyi Minisztérium és a Gazdasági, Kereskedelmi és Ipari Minisztérium közzétett egy kérdezz-feleletet, amely szerint – hacsak jogszabály nem írja elő – a szerződés pecsét nélkül is érvényes, a távmunka pedig kivitelezhetetlenné tette a papírútvonalakat. A papír és a hanko túlél néhány vállalatnál és állami hivatalnál, ezért kérdezze meg, melyik rendszert használja. Egy csapat online kezeli a jóváhagyásokat.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| システムで申請しておいてください。 | Shisutemu de shinsei shite oite kudasai. | Kérjük, küldje be a rendszeren keresztül. |
| 承認ボタンを押しておきました。 | Shōnin botan o oshite okimashita. | Megnyomtam a jóváhagyást. |
| 部長が出張中なので、代理承認になります。 | Buchō ga shutchō-chū na node, dairi shōnin ni narimasu. | Az osztályvezető munka miatt távol van, ezért egy helyettes hagyja jóvá. |
| 差し戻しのコメントを確認してください。 | Sashimodoshi no komento o kakunin shite kudasai. | Kérjük, tekintse meg a visszaküldött kérelemhez fűzött megjegyzéseket. |
Az utazás igéi: ageru, mawasu, tōru, oriru
Az irodai beszélgetés a ringi-t a mozgásával írja le. Te ringi o ageru, emeld felfelé, és ringi o mawasu küldd körbe. Ez vagy ringi ga tōru, átjut, vagy sashimodosareru, visszaküldik. Végső jóváhagyás kessai ga oriru, lejön, mert felülről száll alá. A beszállítóknak azt mondják az emberek, hogy shanai de ringi-chū desu, belső jóváhagyáson megy keresztül, udvarias módon azt mondani, hogy még nem. A felsősöknél ugyanazok az igék jelennek meg a keigoban.
| japán | Romaji | Jelentése |
|---|---|---|
| 稟議を回しておきました。 | Ringi o mawashite okimashita. | Elküldtem a ringi fordulót. |
| 課長のハンコをもらいに行ってきます。 | Kachō no hanko o morai ni itte kimasu. | Megyek, hogy megszerezzem a szakaszvezető bélyegzőjét. |
| やっと決裁が下りました。 | Yatto kessai ga orimashita. | A jóváhagyás végre megérkezett. |
| 稟議が通ったので、発注を進めます。 | Ringi ga tōtta node, hatchū o susumemasu. | A ringi átment, így folytatom a rendelést. |
| 金額の根拠が弱いと差し戻されました。 | Kingaku no konkyo ga yowai to sashimodosaremashita. | Visszaküldték, mert gyenge volt az összeg alapja. |
| 現在、社内で稟議中です。 | Genzai, shanai de ringi-chū desu. | (Egy beszállítónak) Jelenleg belső jóváhagyáson megy keresztül. |
| ご確認のうえ、ご承認をお願いいたします。 | Go-kakunin no ue, go-shōnin o onegai itashimasu. | (E-mail a jóváhagyónak) Kérjük, tekintse át és hagyja jóvá. |
Az újoncok gyakori hibák a ringi használatával
A 決済 beírása egy jóváhagyási dokumentumba. Az ok a beviteli mód, amely gyakran a fizetési szót kínálja először a kessai-hoz. Ellenőrizze minden kessai-et a ringi-ban, és használja a 決裁-t.
A ringi segítségével meggyőzni. Az újonnan érkezők olyan kultúrákból, ahol a javaslatokat egy értekezleten vitatják meg, becsomagolják az esetet a dokumentumba, és azt várják, hogy elnyerje a jóváhagyók tetszését. A meggyőzés az nemawashi-hez tartozik; a ringisho rögzíti a megállapodottakat.
Egy szint átugrása, hogy időt takarítson meg. Egyenesen a buchō-ra vinni hatékonynak tűnik, de az útvonal sorrendje az egyes rangok iránti tisztelet része, és egy kihagyott kakarichō visszaküldheti azt. Kövesse az útvonalat akkor is, ha lassú.
A korai bélyegző döntésként való kezelése. Mindegyik shōnin előrelépésnek tűnik, és az is, de csak az kessai kötelezi el a céget. Ha korai rendelést ad le, előfordulhat, hogy személyesen magyarázza el a soha nem jóváhagyott vásárlást.