Japán munkaátadás (Hikitsugi): Kifejezések, a Hikitsugisho és az ügyfelek

Háromféle hikitsugi és mikor indulnak

A Hikitsugi három olyan helyzetet fed le, amelyek eltérőnek érzik magukat, de ugyanazt a nyelvet használják. A kyūka előtt távozás előtt átadja a távolléte alatt esedékes feladatokat, általában egy kollégának, és általában rövid üzenetben plusz egy szót személyesen. A jinji idō, a vállalaton belüli áthelyezés előtt egy egész szerepet átad, gyakran a bejelentés és a költözés dátuma közötti hetekben. Taishoku, lemondás előtt mindent átadsz, és a cég elvárja, hogy az utolsó napod előtt elkészüljön.

Az időzítés az, ahol a tanulók elkapják. A szabadság egy-két napos előkészítést igényel. Az átutalás a bejelentés napján kezdődik. A felmondási időn át tart a felmondási átadás, és sok vezető az első héten hikitsugi keikakut, átadás-átvételi tervet fog kérni. A cég elvárásai eltérőek, ezért kérdezze meg, hogyan néz ki általában a csapat hikitsugija.

UnihongoÜzleti japán

来週らいしゅうの休暇きゅうか中ちゅうの業務ぎょうむについて、引き継ぎひきつぎをお願いおねがいしたいのですが。Jövő héten szeretném átadni a munkát a szabadságomra.

A hikitsugisho: mi szerepel a dokumentumban

A hikitsugisho az átadás gerince. Olvassa el az utódja, a menedzsere, és hónapokkal később az is, akinek olyan kérdésre kell válaszolnia, amelyet senki más nem tud. Írja le sima desu és masu betűkkel vagy a belső dokumentumok főnevű stílusában, attól függően, hogy melyiket használja csapata, és rendezze feladat szerint, nem pedig dátum szerint. Minden feladathoz: mire való, milyen gyakran fordul elő, milyen állapotban van, kik érintettek, hol vannak a fájlok, és mi hibázhat.

Két dolog teszi igazán hasznossá a hikitsugisho-t. Az első a keii, a történelem: miért kezelnek egy ügyfelet egy bizonyos módon, milyen döntéseket hoztak és kik. A második az íratlan szabályok: az ügyfél, aki nem szereti a telefonálást, a bejelentés, aminek először egy adott személyhez kell eljutnia. Ezek soha nem jelennek meg a hatósági eljárásokban, és pontosan ez az, amit az utód egyedül nem találhat ki.

A jelszavakat, számlaadatokat általában a cég saját rendszerén keresztül adják át, nem írják bele a dokumentumba. Kérdezze meg az IT-t, hogy a cége hogyan kezeli ezeket.

Kifejezések az átadáshoz

Az elhangzott végigjátszás követi a dokumentumot. Üljön le az utódjával, menjen végig az egyes feladatokon, és mondja el, amit a dokumentum nem tud: az ügyfél által elvárt hangnemet, a folyamat azon részeit, amelyek lassabbak, mint amilyennek látszanak. Használja a hikitsugsu-t a cselekményhez, az o-negai shimasu-t a kéréshez és a go-fumei na ten, nem egyértelmű pontokat, hogy kérdéseket tegyen fel. Tartsa az áttekintést desu és masu nyelven még közeli kollégájával is; a formalitás azt jelzi, hogy ez a felelősség hivatalos átruházása.

Végezetül mondd el, hogy mikor leszel elérhető és mennyi ideig. Sok vállalatnál normális, hogy az áthelyezést követően néhány hétig válaszolnak az utód kérdéseire; lemondás után ez udvariasság, nem kötelezettség, és udvariasan szabhatsz határokat.

Kifejezések az átadás átvételére

Ha te vagy az utód, az a dolgod, hogy kérdezz. A japán kollégák gyakran átadják azt, amit fontosnak tartanak, és elfelejtik, amit már nem vettek észre, így a felhozott kérdések formálják azt, amit kaptok. Kérdezz először a prioritásról, majd a történelemről, majd a függőben lévő problémákról, majd az emberekről. Erősítse meg a hallottakat a iu koto desu ne-vel, hogy így legyen, és a választ maga írja be a dokumentumba, mert a kimenőnek nem lesz ideje.

Mutasd meg, hogy komolyan veszed a munkát anélkül, hogy túl sokat ígérnél. Hikitsugasete itadakimasu, átveszem, és shikkari hikitsugimasu, átveszem rendesen, ezek a standard sorok, és a végén rövid köszönet várható az eltöltött időért.

Az utód bemutatása az ügyfeleknek

Az ügyfelek átadása két lépésben történik. Először jön a kōnin no go-shōkai e-mail: bejelented a változást, megnevezed az utódot, bemásolod őket, és megköszönöd az ügyfélnek a támogatást. Az utód ezután egy rövid önbemutatóval válaszol a szálra. Másodszor jön egy közös látogatás vagy hívás, ahol szemtől szemben bemutatod őket, és visszalépsz, miközben beszélnek. Az utolsó napod után az utód önállóan küld egy nyomon követést.

Az alábbi sorok az e-mail és a szóbeli bevezető részei. Legyen meleg és kissé formális hangnem, és ne magyarázza el, miért távozik; egy egyszerű isshin ni yori, személyes okokból minden, amire egy ügyfélnek szüksége van.

Átadás-átvételi ellenőrző lista az adományozó oldal számára

Az alábbi lista az adományozási oldalt tartalmazza a bejelentéstől az utolsó napig. Nem minden tétel vonatkozik a rövid szabadságra, de áthelyezéskor vagy felmondáskor mindezt végig kell dolgozni, amit a kollégák csendben várnak.

• Az utódról és az átadás-átvétel ütemezéséről először a vezetővel állapodjon meg
• Frissítse vagy írja meg a hikitsugisho-t feladatok szerint rendezve, állapottal és előzményekkel
• Tegye rendbe a megosztott mappákat és nevezze el a fájlokat, hogy egy idegen megtalálhassa őket
• Járasd végig az utódot a dokumentumon személyesen, feladatról feladatra
• Küldje el az ügyfélértesítő e-mailt az utód bemásolásával
• Közös látogatások vagy hívások a legfontosabb ügyfeleknél
• A számlák és jelszavak átadása a vállalat hivatalos folyamatán keresztül
• Törölje vagy vigye át az ismétlődő értekezleteket, előfizetéseket és rendszerszerepeket
• Mondja meg, hogy mikor válaszol még kérdésekre, és meddig
• Köszönet az utódnak, a menedzsernek és a csapatnak az utolsó napon

Rövid szabadságra a lista három sorra zsugorodik: mondd el az egyik kollégának, hogy mi esedékes, írd meg, hol vannak a fájlok, és adj fel egy távolléti üzenetet.

Elkerülendő hibák

A leggyakoribb hiba a csak a fejedben élő átadás, az utolsó délutáni rohanó beszélgetésként. Írja le korán, és hagyja, hogy a beszélgetés kövesse a dokumentumot. A második a feladatok felsorolása történelem nélkül: az utód, aki tudja, mit kell tennie, de nem tudja, hogy miért, megismétli a régi hibákat. A harmadik az ügyfelek elfelejtése, akik emlékezni fognak arra, hogy egy visszapattanó e-mailből értesültek a változásról.

A fogadó oldalon a hiba az udvariasság, amely megakadályozza, hogy kérdezzen. Az, hogy végigbólint egy végigjátszáson, és egy hónappal később felfedezi a hiányosságokat, senkinek sem segít. Kérdezz, erősíts meg, írd le. És mindkét oldalon ne tekintse opcionálisnak a hikitsugit, mert csak nyaralni megy; egy kétsoros üzenet arról, ami esedékes, még mindig átadás, és ennek kihagyását észreveszik.