आपके पहुंचने से पहले: अपॉइंटमेंट और समय की पुष्टि करना
ग्राहक का दौरा एक दिन पहले शुरू होता है, जिसमें तारीख, समय और स्थान की पुष्टि के लिए एक पंक्ति का ईमेल होता है; यह ग्राहक को कमरे में बदलाव या एक अतिरिक्त सहभागी के बारे में उल्लेख करने का मौका देता है। जब आप ग्राहक के कर्मचारियों से बात करते हैं तो अपॉइंटमेंट अनौपचारिक भाषण में एपीओ और कीगो में ओ-याकुसोकू होता है।
उस दिन, भवन में दस मिनट पहले और रिसेप्शन डेस्क पर पांच मिनट पहले पहुंचें। खाली समय का उपयोग अपने कागजात जांचने, अपना फोन बंद करने और सर्दियों में अंदर जाने से पहले अपना कोट उतारने में करें; आगंतुक बांह पर कोट पहनकर ग्राहक के कार्यालय में प्रवेश करते हैं। यदि ट्रेन की देरी के कारण आपको देर हो जाती है, तो वास्तविक नए आगमन समय के साथ अपॉइंटमेंट समय से पहले फोन करें।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 明日十時のお打ち合わせ、よろしくお願いいたします。 | Ashita jūji no o-uchiawase, yoroshiku onegai itashimasu. | कल दस बजे हमारी मुलाकात का इंतज़ार कर रहा हूँ। |
| 場所は貴社の本社でよろしいでしょうか。 | Basho wa kisha no honsha de yoroshii deshō ka. | क्या योजना के अनुसार यह स्थान आपका प्रधान कार्यालय है? |
| 申し訳ございません、電車の遅延で十分ほど遅れます。 | Mōshiwake gozaimasen, densha no chien de juppun hodo okuremasu. | मुझे बहुत खेद है, ट्रेन विलंब के कारण मुझे लगभग दस मिनट की देरी होगी। |
| 少し早く着きましたので、ロビーでお待ちしております。 | Sukoshi hayaku tsukimashita node, robī de o-machi shite orimasu. | मैं थोड़ा जल्दी आ गया हूं, इसलिए लॉबी में इंतजार करूंगा। |
स्वागत स्क्रिप्ट: uketsuke
रिसेप्शन, यूकेत्सुके, तीन रूपों में आता है और स्क्रिप्ट मुश्किल से बदलती है। एक बड़ी इमारत में एक कर्मचारी डेस्क होता है, अक्सर एक सुरक्षा द्वार के साथ; एक मध्यम आकार की कंपनी के काउंटर पर एक्सटेंशन की सूची वाला एक फोन है; एक छोटे से कार्यालय में एक दरवाजा होता है जिसे आप शित्सुरी इताशिमासु कहते हुए खोलते हैं। प्रत्येक मामले में आप क्रम में तीन जानकारी देते हैं: आपकी कंपनी, आपका नाम, और आपकी किसके साथ और कब अपॉइंटमेंट है।
क्रियाओं पर ध्यान दें. मोशिमासु, आईमासु का विनम्र रूप है और यहां अपना परिचय देने का एकमात्र तरीका है। ओ-याकुसोकु ओ इतादैते ओरिमासु, मुझे एक अपॉइंटमेंट दिया गया है, अपॉइंटमेंट को ग्राहक के उपहार में देता है, जो विनम्र फ्रेमिंग है। जिस व्यक्ति से आप मिलने जा रहे हैं उसके नाम के साथ सामा जोड़ें और यदि आप उसके विभाग को जानते हैं तो उसे जोड़ें, क्योंकि एक बड़ी कंपनी में एक ही उपनाम वाले कई लोग हो सकते हैं।
रिसेप्शनिस्ट कहेगा शोशो ओ-माची कुदसाई, व्यक्ति को फ़ोन करेगा, और फिर या तो कहेगा तदैमा मेरिमासु, वे अपने रास्ते पर हैं, या एक कमरे का नाम बताएगा। यदि किसी आगंतुक का बैज, न्योकांशो है, तो उसे दृश्यमान रूप से पहनें और जब आप निकलें तो उसे वापस कर दें।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Tanaka to mōshimasu. | मेरा नाम तनाका है, एबीसी कॉर्पोरेशन से। |
| 十時に営業部の佐藤様とお約束をいただいております。 | Jūji ni Eigyōbu no Satō-sama to o-yakusoku o itadaite orimasu. | सेल्स में मिस्टर सातो के साथ दस बजे मेरी अपॉइंटमेंट है। |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō o-machi kudasaimase. | कृपया कुछ देर इंतज़ार करें। |
| ただいま佐藤が参りますので、こちらにおかけください。 | Tadaima Satō ga mairimasu node, kochira ni o-kake kudasai. | सातो रास्ते पर है; कृपया यहाँ बैठें। |
| お待たせいたしました。 | O-matase itashimashita. | आपको प्रतीक्षा में रखने के लिए क्षमा करें। |
प्रतीक्षालय और अंदर दिखाया जा रहा है
आप लॉबी में, ओसेटसुशित्सु में, स्वागत कक्ष में या बैठक कक्ष में ही प्रतीक्षा कर सकते हैं। जब स्टाफ का कोई सदस्य आपकी अगुवाई करता है, तो उनके पीछे थोड़ा चलें और उन्हें लिफ्ट के बटन दबाने दें; लिफ्ट में गाइड पैनल के पास खड़ा होता है और आप पीछे खड़े होते हैं।
कमरे में, गाइड कहता है दोज़ो ओ-हेरी कुडासाई या कोचिरा ई दोज़ो। प्रवेश करते समय शिटसुरि इताशिमासु कहें, भले ही कमरा खाली हो, और दिखाई गई सीट पर बैठें। यदि कुछ नहीं कहा जाता है, तो दरवाजे के सबसे नजदीक वाली सीट के पास खड़े हो जाएं, या उसमें बैठ जाएं, और जब आप जिस व्यक्ति से मिल रहे हैं वह अंदर आए तो फिर से खड़े हो जाएं। अपना बैग अपनी कुर्सी के पास फर्श पर रखें, मेज पर नहीं। यदि चाय लाई जाती है, तो उस व्यक्ति को धन्यवाद दें और पीने से पहले मेज़बान के डोज़ो का इंतज़ार करें, जब तक कि इंतज़ार लंबा न हो जाए।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| こちらへどうぞ。 | Kochira e dōzo. | कृपया इस तरफ़ से। |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | क्षमा करें (कमरे में प्रवेश करते हुए)। |
| おかけになってお待ちください。 | O-kake ni natte o-machi kudasai. | कृपया बैठें और प्रतीक्षा करें। |
| こちらの席でよろしいでしょうか。 | Kochira no seki de yoroshii deshō ka. | क्या यह सीट ठीक है? |
| 奥へどうぞ。 | Oku e dōzo. | कृपया पीछे की सीट पर बैठें। |
बैठने की व्यवस्था, व्यवसाय कार्ड और आरंभिक अभिवादन
मीटिंग रूम में एक ऊपरी सीट, कामिज़ा, दरवाजे से सबसे दूर और एक निचली सीट, शिमोज़ा, उसके सबसे करीब होती है। कामिज़ा अतिथि का होता है, सबसे वरिष्ठ आगंतुक दरवाजे से सबसे दूर और सबसे वरिष्ठ मेज़बान उसके सामने होता है। यदि संदेह हो तो रखे जाने की प्रतीक्षा करें।
जब आप जिस व्यक्ति से मिल रहे हैं वह प्रवेश करे तो खड़े हो जाएं। पहली बैठक बिजनेस कार्ड के आदान-प्रदान से शुरू होती है: अपने कार्ड को दोनों हाथों से दूसरे व्यक्ति की ओर करके पकड़ें, अपनी कंपनी, विभाग और नाम मोशिमासु को बताएं, दोनों हाथों से उनका कार्ड प्राप्त करें, उस पर नज़र डालें और बैठक के लिए उसे अपने सामने टेबल पर रखें। मेशी शिष्टाचार पर एक अलग गाइड विवरण शामिल करता है; यहां यह जानना पर्याप्त है कि आदान-प्रदान किसी के बैठने से पहले होता है।
फिर उन्हें उनके समय के लिए धन्यवाद दें और एक वाक्य में यात्रा का उद्देश्य बताएं। एक छोटा सा उपहार, टेमियागे, अब कोकोरो बकरी देसु गा के साथ सौंपा गया है। मेज़बान आम तौर पर देवा, हाजिमेमाशो का, या आपकी यात्रा के बारे में एक प्रश्न के साथ शुरुआत करता है, जिसके लिए केवल एक संक्षिप्त उत्तर की आवश्यकता होती है।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa o-isogashii tokoro o-jikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | आज जब आप व्यस्त हैं तो हमारे लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद। |
| 本日は新しいプランについてご説明に伺いました。 | Honjitsu wa atarashii puran ni tsuite go-setsumei ni ukagaimashita. | मैं आज नई योजना समझाने आया हूं। |
| 心ばかりですが、皆様でどうぞ。 | Kokoro bakari desu ga, minasama de dōzo. | एक छोटा सा टोकन, कृपया इसे सभी के साथ साझा करें। |
| では、早速ですが始めさせていただきます。 | Dewa, sassoku desu ga hajimesasete itadakimasu. | तो फिर, यदि संभव हो तो, आइए सीधे शुरू करें। |
समापन: अगले चरणों का सारांश
जापानी बैठक शायद ही कभी मौके पर ही किसी निर्णय की घोषणा के साथ समाप्त हो जाती है। यह एक स्पष्ट सूची के साथ समाप्त होता है कि प्रत्येक पक्ष आगे क्या करेगा और कब तक करेगा, और आगंतुक से इसे ज़ोर से कहने की अपेक्षा की जाती है। होन्जित्सु नो नाइयो ओ काकुनिन सासेटे इतादाकिमासु के साथ सारांश का परिचय दें, फिर माज़ू, त्सुगी नी, साइगो नी के साथ आइटम सूचीबद्ध करें। ग्राहक का पक्ष जो कुछ भी अलग ढंग से देखता है उसे सही कर देगा, यही बात है।
यदि ग्राहक को किसी और से परामर्श करने की आवश्यकता है, तो वे कहेंगे शनाई दे केंटो शिते, गो-रेनराकु इताशिमासु। इत्सु गोरो के साथ किसी कठिन समय के बारे में पूछें, लेकिन मौके पर ही डेट के लिए दबाव न डालें। जब मेज़बान होन्जित्सु वा अरिगाटो गोज़ैमशिता कहता है, तो कोचिरा कोसो के साथ उत्तर दें और जब वे खड़े हों तो खड़े रहें।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| では、本日の内容を確認させていただきます。 | Dewa, honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu. | तो फिर मैं पुष्टि करता हूँ कि हमने आज क्या चर्चा की। |
| まず、弊社から来週中に見積もりをお送りします。 | Mazu, heisha kara raishū-chū ni mitsumori o o-okuri shimasu. | सबसे पहले, हम आपको अगले सप्ताह के भीतर एक उद्धरण भेजेंगे। |
| 社内で検討して、来週ご連絡いたします。 | Shanai de kentō shite, raishū go-renraku itashimasu. | हम इस पर आंतरिक रूप से विचार करेंगे और अगले सप्ताह आपसे संपर्क करेंगे। |
| ご返事はいつ頃いただけますでしょうか。 | O-henji wa itsu goro itadakemasu deshō ka. | मोटे तौर पर हम आपके उत्तर की उम्मीद कब कर सकते हैं? |
| 他にご不明な点はございますか。 | Hoka ni go-fumei na ten wa gozaimasu ka. | क्या कुछ और भी है जो अस्पष्ट है? |
| 本日はありがとうございました。こちらこそ、よろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Kochira koso, yoroshiku onegai itashimasu. | आज के लिए तुम्हारा धन्यवाद। आनंद हमारा है; हम आपके साथ काम करने के लिए तत्पर हैं। |
प्रस्थान: हर दरवाजे पर शिटसुरि इताशिमासु
जाने में भी उतने ही चरण होते हैं जितने आगमन में। अपने कागजात और ग्राहक के व्यवसाय कार्ड इकट्ठा करें, जो आपके कार्ड केस में जाते हैं। अपनी कुर्सी अंदर धकेलें। बैठक कक्ष के दरवाजे पर मुड़ें, शिटसुरि इताशिमासु कहें और झुकें। मेज़बान आमतौर पर आपको लिफ्ट या प्रवेश द्वार तक ले जाएगा; बातचीत को हल्का रखें और चलते समय उन्हें फिर से धन्यवाद दें।
लिफ्ट में, अंदर आएँ, मेज़बान की ओर मुख करके मुड़ें, होन्जित्सु वा अरिगाटो गोज़ैमशिता कहें और दरवाज़े बंद होते ही झुकें। भूतल के प्रवेश द्वार पर, दरवाजे पर झुकें। अपना कोट भवन के बाहर पहनें। रिसेप्शन पर किसी भी आगंतुक का बैज ओ-काशी शिमासु के साथ लौटाएं और रिसेप्शनिस्ट को भी धन्यवाद दें।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
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| それでは、失礼いたします。 | Sore dewa, shitsurei itashimasu. | तो फिर, मैं विदा लूँगा। |
| お見送りは結構でございます。 | O-miokuri wa kekkō de gozaimasu. | कृपया मुझे बाहर देखने के लिए कष्ट न करें। |
| 本日はありがとうございました。失礼いたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Shitsurei itashimasu. | आज के लिए तुम्हारा धन्यवाद। अलविदा। |
| 入館証をお返しします。ありがとうございました。 | Nyūkanshō o o-kaeshi shimasu. Arigatō gozaimashita. | मैं आगंतुक का बैज वापस कर रहा हूं। धन्यवाद। |
ग्राहक दौरे के लिए शब्दावली
ये वे शब्द हैं जो आप रिसेप्शन पर, गलियारे में और बैठक कक्ष में सुनेंगे। कई, जैसे कि किशा और हेइशा, केवल एक जोड़ी के रूप में समझ में आते हैं।
| शब्द | पढ़ना | अर्थ |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | uchiawase | कामकाजी बैठक, ग्राहक के साथ चर्चा |
| 受付 | uketsuke | रिसेप्शन डेस्क |
| 入館証 | nyūkanshō | आगंतुक का बैज या प्रवेश पास |
| 応接室 | ōsetsushitsu | आगंतुकों के लिए स्वागत कक्ष |
| 会議室 | kaigishitsu | बैठक का कमरा |
| 上座 | kamiza | ऊपरी सीट, दरवाज़े से सबसे दूर |
| 下座 | shimoza | निचली सीट, दरवाज़े के नजदीक |
| 貴社 | kisha | आपकी कंपनी (एक ग्राहक से बात करते हुए) |
| 弊社 | heisha | हमारी कंपनी (विनम्र) |
| 名刺 | meishi | बिज़नेस कार्ड |
| 手土産 | temiyage | यात्रा पर लाया गया छोटा सा उपहार |
| お礼メール | o-rei mēru | मुलाक़ात के बाद धन्यवाद ईमेल |
शीर्षक भी मायने रखते हैं: बुचो, विभाग प्रमुख; कचो, अनुभाग प्रमुख। उपनाम के साथ शीर्षक का प्रयोग करें, सातो-कचो, या उपनाम के साथ समा, कभी भी दोनों एक साथ नहीं।
अनुवर्ती ईमेल और बचने योग्य गलतियाँ
यात्रा उसी दिन भेजे गए ओ-रेई मेरू के साथ समाप्त होती है। इसका एक निश्चित आकार होता है: ग्राहक की कंपनी, विभाग और पहली पंक्ति में समा के साथ नाम; उनके समय के लिए धन्यवाद; दो या तीन पंक्तियाँ जो इस बात की पुष्टि करती हैं कि क्या सहमति हुई है और एक तारीख के साथ अगला कदम; और एक समापन पंक्ति जैसे कि हिकित्सुज़ुकी योरोशिकु वनगई इताशिमासु। आपके द्वारा वादा किया गया कोई भी दस्तावेज़ संलग्न करें।
जो गलतियाँ सामने आती हैं वे ऑर्डर और रजिस्टर से संबंधित हैं। बुलाए जाने से पहले बैठने पर ध्यान दिया जाता है. ग्राहक का कार्ड पतलून की जेब में रखना या उस पर लिखना एक छोटा सा अपमान है। भाषण में, सामान्य पर्चियों में ग्राहक के लिए अनाटा का उपयोग किया जाता है, जिस व्यक्ति से आप मिलने जा रहे हैं उसके नाम के साथ समा को भूल जाते हैं, और केइगो को कैज़ुअल डेसु ने के साथ उत्तर देते हैं। यदि आप चूक जाते हैं, तो इसे अगले वाक्य में सुधारें और आगे बढ़ें। कंपनी के रीति-रिवाज अलग-अलग होते हैं, इसलिए मेज़बान के निर्देशों का पालन करें और किसी ऐसे सहकर्मी से पूछें जो पहले उस ग्राहक से मिलने आया हो।
- बिना फ़ोन किए दस मिनट पहले या एक मिनट से अधिक देर से न पहुँचें
- जब तक आपको आमंत्रित न किया जाए, तब तक न बैठें और बिना बुलाए कामिज़ा न लें
- मीटिंग के दौरान ग्राहक का कार्ड टेबल पर रखें, फिर अपने कार्ड केस में रखें
- ग्राहक या उनकी कंपनी के लिए अनाता, किमी या सादा कैशा का उपयोग न करें
- बिल्डिंग के अंदर या लिफ्ट में अपना कोट न पहनें
- सहमत अगले चरणों के साथ उसी दिन धन्यवाद ईमेल भेजें