การประยุกต์: ชุคโจ ชินเซย์
ไม่มีสิ่งใดในการเดินทางเพื่อธุรกิจเกิดขึ้นก่อนชินเซ แบบฟอร์มจะถามจุดหมายปลายทาง วันที่ วัตถุประสงค์ในหนึ่งบรรทัด ผู้คนหรือบริษัทที่คุณจะไปเยี่ยมชม และประมาณการค่าใช้จ่าย โดยจะตกเป็นของผู้จัดการของคุณและบางครั้งก็ส่งไปยังผู้อนุมัติรายที่สอง ในหลายบริษัท จะเป็นหน้าจอในระบบค่าใช้จ่าย บางส่วนยังคงเป็นแบบฟอร์มกระดาษที่มีฮังโกะอยู่ ถามเพื่อนร่วมงานว่ามันคืออะไรและคัดลอกอันล่าสุด
เวอร์ชันคำพูดมาก่อน: บอกผู้จัดการของคุณว่าทำไมจึงต้องมีการเดินทางและพยักหน้าก่อนที่คุณจะกรอกข้อมูลใดๆ Shucchō o mōshiagemasu ไม่เป็นธรรมชาติ พูดว่า ชุคโช ชิไต โนะ เดสึ กะ หรือ ชุคโช โนะ เคียวกะ o อิทาดาคิไท โนะ เดส กะ แล้วเติมวันที่และจุดประสงค์
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 来月、大阪支社に出張したいのですが、よろしいでしょうか。 | Raigetsu, Ōsaka shisha ni shucchō shitai no desu ga, yoroshii deshō ka. | ฉันอยากจะไปเที่ยวทำธุรกิจที่สาขาโอซาก้าในเดือนหน้า จะไม่เป็นไรใช่ไหม? |
| 目的は、新システムの導入打ち合わせです。 | Mokuteki wa, shin shisutemu no dōnyū uchiawase desu. | วัตถุประสงค์คือการประชุมเพื่อแนะนำระบบใหม่ |
| 日程は十日から十二日の二泊三日を予定しています。 | Nittei wa tōka kara jūninichi no nihaku mikka o yotei shite imasu. | ฉันกำลังวางแผนวันที่ 10 ถึง 12 สามวันสองคืน |
| 出張申請を出しましたので、ご承認をお願いいたします。 | Shucchō shinsei o dashimashita node, go-shōnin o onegai itashimasu. | ฉันได้ส่งใบสมัครการเดินทางแล้ว จึงขอขอบคุณสำหรับการอนุมัติของคุณ |
| 概算の費用は交通費と宿泊費で五万円ほどです。 | Gaisan no hiyō wa kōtsūhi to shukuhakuhi de goman-en hodo desu. | ค่าเดินทางและที่พักคร่าวๆ ประมาณห้าหมื่นเยน |
จองรถรับส่งและโรงแรมผ่านแอดมิน
เมื่อชินเซได้รับการอนุมัติแล้ว การจองมักจะดำเนินการผ่านโซมุ กิจการทั่วไป หรือเคาน์เตอร์ทัวร์ตามสัญญา บางบริษัทอนุญาตให้คุณจองตัวเองภายในขีดจำกัดและเคลมได้ในภายหลัง และบางบริษัทก็ออกบัตรองค์กรให้ คุณจะถูกถามถึงเส้นทาง เวลาออกเดินทางที่คุณต้องการ ที่นั่งที่ต้องการ และพื้นที่ของโรงแรม ที่นั่งแบบระบุที่นั่ง ชิเทเซกิ เป็นมาตรฐานสำหรับชินคันเซ็น รถสีเขียวและเที่ยวบินมักถูกจำกัดตามเกรด
รู้จักคำศัพท์สำหรับตั๋วที่คุณจะได้รับ: โจชาเคนเป็นตั๋วค่าโดยสารพื้นฐาน, โทคคิวเคนเป็นส่วนเสริมสำหรับรถด่วน และเอกิ-อุเคโทริเป็นตั๋วที่รับได้ที่เครื่องสถานีพร้อมรหัส การเปลี่ยนแปลงหลังการจองจะย้อนกลับไปที่โต๊ะเดิม ดังนั้นควรถามตั้งแต่เนิ่นๆ แทนที่จะเปลี่ยนในวันเดียวกัน
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 十日の朝の新幹線と、二泊分のホテルをお願いできますか。 | Tōka no asa no shinkansen to, nihaku-bun no hoteru o onegai dekimasu ka. | คุณช่วยจองชินคันเซ็นเช้าวันที่ 10 และโรงแรมสองคืนได้ไหม? |
| 席は窓側の指定席でお願いします。 | Seki wa madogawa no shiteiseki de onegai shimasu. | กรุณาจองที่นั่งริมหน้าต่างด้วย |
| ホテルは支社の近くであればどこでも構いません。 | Hoteru wa shisha no chikaku de areba doko demo kamaimasen. | โรงแรมไหนก็ได้ตราบใดที่อยู่ใกล้สาขา |
| 帰りの時間を一本遅らせることはできますか。 | Kaeri no jikan o ippon okuraseru koto wa dekimasu ka. | ขากลับสามารถเคลื่อนย้ายรถไฟขบวนหนึ่งในภายหลังได้หรือไม่? |
| チケットは駅で受け取る形ですか。 | Chiketto wa eki de uketoru katachi desu ka. | ฉันต้องไปรับตั๋วที่สถานีหรือไม่? |
กฎค่าใช้จ่ายในโครงร่าง
ทุกบริษัทจะมีกฎเรียวฮิคิเท (ryohi kitei) ซึ่งเป็นกฎเกณฑ์ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ซึ่งกำหนดว่าจะคืนเงินอะไรบ้างและอย่างไร ชิ้นส่วนปกติคือ kōtsuhi การขนส่ง; shukuhakuhi ที่พัก มักจะต่อยอดต่อคืน; nittō เงินช่วยเหลือรายวันสำหรับค่าใช้จ่ายเล็กน้อย และ settai ให้ความบันเทิงแก่ลูกค้า ซึ่งโดยปกติจะต้องได้รับอนุมัติแยกต่างหาก อาหารที่กินตามลำพังมักจะถูกนิตโตะทับไว้แทนที่จะอ้าง แต่สิ่งนี้จะแตกต่างกันไป
กฎข้อเดียวที่ไม่แตกต่างกันคือการได้รับ ขอเรียวชูโชหรือใบเสร็จอย่างเป็นทางการที่โรงแรม แท็กซี่ และร้านค้าทุกแห่ง และขอในชื่อบริษัทหากบริษัทของคุณต้องการสิ่งนั้น แท็กซี่มักจะได้รับอนุญาตเฉพาะเมื่อไม่มีทางเลือกอื่นในทางปฏิบัติ และมีข้อความอธิบายว่าทำไมจึงต้องคาดหวัง ยื่นไซซัน การชำระค่าใช้จ่าย ภายในกำหนดเวลาที่กฎเกณฑ์กำหนด หรือปฏิเสธการเรียกร้องได้
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 領収書を会社名でお願いします。 | Ryōshūsho o kaisha-mei de onegai shimasu. | กรุณาแสดงใบเสร็จรับเงินในชื่อบริษัท |
| 宛名は株式会社山田商事でお願いします。 | Atena wa kabushiki-gaisha Yamada Shōji de onegai shimasu. | กรุณาส่งไปที่ Yamada Shoji Co., Ltd. |
| タクシーは終電後だったので利用しました。 | Takushī wa shūden-go datta node riyō shimashita. | ฉันใช้แท็กซี่เพราะเป็นหลังรถไฟขบวนสุดท้าย |
| 出張の精算は帰社後一週間以内でよろしいですか。 | Shucchō no seisan wa kisha-go isshūkan inai de yoroshii desu ka. | ภายในหนึ่งสัปดาห์หลังจากส่งคืนค่าปรับสำหรับการชำระค่าใช้จ่ายหรือไม่ |
| この費用は日当に含まれますか。 | Kono hiyō wa nittō ni fukumaremasu ka. | ค่าใช้จ่ายนี้ครอบคลุมโดยเบี้ยเลี้ยงรายวันหรือไม่? |
มาถึงที่ทำการปลายทาง
การมาถึงที่สาขาหรือสำนักงานลูกค้าต้องเป็นไปตามสคริปต์เล็กๆ น้อยๆ ที่แผนกต้อนรับ คุณจะต้องแจ้งบริษัท ชื่อ และคนที่คุณกำลังเยี่ยมชม เมื่อโฮสต์ของคุณปรากฏขึ้น บรรทัดแรกคือ o-sewa ni natte orimasu ขอบคุณสำหรับการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง หรือที่สาขาของบริษัทของคุณเอง o-tsukaresama desu มาถึงบรรทัด tōi tokoro เจ้าบ้านจะพูดว่า tōi tokoro o arigatō gozaimasu ขอบคุณที่มาไกลขนาดนี้ แล้วคุณตอบสั้นๆ ว่า kochira koso
โอมิยาเกะ ถ้าคุณนำมา จะถูกส่งมอบ ณ จุดนี้ในหนึ่งประโยค สึมาราไน โมโน เดซู กะ หรือไฟแช็ก มินะซัง เด โดโซ โปรดแบ่งปัน และผู้ดำเนินรายการจะแยกมันไว้โดยไม่ต้องเปิดมัน พูดคุยเรื่องการเดินทางหรืออากาศทำให้เดินไปห้องประชุม เก็บไว้สองสามการแลกเปลี่ยน
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 東京本社の田中と申します。佐藤部長にお約束をいただいております。 | Tōkyō honsha no Tanaka to mōshimasu. Satō buchō ni o-yakusoku o itadaite orimasu. | ฉันชื่อทานากะจากสำนักงานใหญ่ในโตเกียว ฉันมีนัดกับคุณซาโต้ |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | ขอบคุณสำหรับการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องของคุณ |
| 遠いところをありがとうございます。 | Tōi tokoro o arigatō gozaimasu. | ขอบคุณที่มาไกลขนาดนี้ (เจ้าภาพ.) |
| こちらこそ、お時間をいただきありがとうございます。 | Kochira koso, o-jikan o itadaki arigatō gozaimasu. | ขอบคุณที่สละเวลา |
| 東京の菓子です。皆さんでどうぞ。 | Tōkyō no kashi desu. Minasan de dōzo. | เป็นขนมจากโตเกียว กรุณาแบ่งปันพวกเขา |
| 新幹線は混んでいましたが、予定通り着きました。 | Shinkansen wa konde imashita ga, yotei-dōri tsukimashita. | ชินคันเซ็นคนแน่น แต่ฉันมาถึงตรงเวลา |
คำศัพท์ทริปในแบบฟอร์มและในแชท
คำด้านล่างปรากฏบนชินเซย์ ในระบบค่าใช้จ่าย และในข้อความที่ผู้ดูแลระบบจะส่งถึงคุณ เรียนรู้การอ่านเพื่อให้คุณสามารถพูดออกเสียงที่โต๊ะได้ ไม่ใช่แค่จดจำบนหน้าจอเท่านั้น
| คำ | การอ่าน | ความหมาย |
|---|---|---|
| 出張申請 | shucchō shinsei | ใบสมัครการเดินทางเพื่อธุรกิจ |
| 出張命令 | shucchō meirei | Trip order การอนุมัติอย่างเป็นทางการในบางบริษัท |
| 旅費規程 | ryohi kitei | ระเบียบค่าใช้จ่ายในการเดินทาง |
| 交通費 | kōtsūhi | ค่าขนส่ง |
| 宿泊費 | shukuhakuhi | ค่าที่พัก |
| 日当 | nittō | เบี้ยเลี้ยงรายวัน |
| 精算 | seisan | การชำระค่าใช้จ่าย |
| 仮払い | karibarai | เบิกเงินสดล่วงหน้าก่อนการเดินทาง |
| 領収書 | ryōshūsho | ใบเสร็จรับเงินอย่างเป็นทางการ |
| 出張報告 | shucchō hōkoku | รายงานการเดินทาง |
| 直行直帰 | chokkō chokki | ออกจากบ้านโดยตรงและกลับบ้านโดยตรง |
| 帰社 | kisha | กำลังกลับเข้าออฟฟิศ. |
Chokkō chokki เป็นสิ่งที่ควรรู้: หมายถึงคุณออกจากบ้านตรงไปยังจุดหมายปลายทางและกลับบ้านโดยไม่ต้องผ่านที่ทำงาน และโดยปกติจะต้องระบุในชินเซอิหรือในแชทเพื่อให้ทีมงานรู้ว่าคุณอยู่ที่ไหน
รายงานการเดินทางและเดินทางกลับ
shuchcho hōkoku ปิดการเดินทาง ข้อมูลสั้นและเป็นข้อเท็จจริง: วันที่ จุดหมายปลายทาง ผู้คนที่ได้พบ วัตถุประสงค์ ผลลัพธ์ การดำเนินการถัดไป และค่าใช้จ่าย ตามลำดับนั้น บริษัทส่วนใหญ่มีแบบฟอร์มหรือเทมเพลต บางคนยอมรับอีเมลถึงผู้จัดการ คาดว่าจะเกิดขึ้นภายในหนึ่งหรือสองวัน และผู้จัดการของคุณมักจะต้องการสรุปเป็นคำพูดในเช้าวันแรกของคุณก่อนที่จะอ่าน นำไปสู่ผลลัพธ์ จากนั้นก้าวต่อไป ตามด้วยอะไรก็ตามที่ผิดพลาด
การกลับมาก็มีเส้นของตัวเอง พูด tadaima modorimashita เมื่อคุณเดินเข้าไป ขอบคุณใครก็ตามที่คอยช่วยเหลือคุณ และใส่โอมิยาเกะไว้ในพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันพร้อมพูดคุยกับทีมงาน แล้วส่งเซซันพร้อมใบเสร็จรับเงิน ใช้รายการตรวจสอบด้านล่างในช่วงสองสามครั้งแรก
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| ただいま戻りました。出張中はありがとうございました。 | Tadaima modorimashita. Shucchō-chū wa arigatō gozaimashita. | ฉันกลับมาแล้ว ขอบคุณสำหรับการปกปิดในขณะที่ฉันไม่อยู่ |
| 大阪の土産です。休憩室に置いておきますね。 | Ōsaka no miyage desu. Kyūkeishitsu ni oite okimasu ne. | ของฝากจากโอซาก้า ฉันจะทิ้งพวกเขาไว้ที่ห้องพัก |
| 結論から申しますと、導入時期は来春で合意しました。 | Ketsuron kara mōshimasu to, dōnyū jiki wa raishun de gōi shimashita. | เพื่อเริ่มต้นด้วยข้อสรุป เราได้ตกลงที่จะเปิดตัวในฤดูใบไม้ผลิหน้า |
| 詳細は本日中に出張報告にまとめて提出します。 | Shōsai wa honjitsu-chū ni shucchō hōkoku ni matomete teishutsu shimasu. | ฉันจะเขียนรายละเอียดลงในรายงานการเดินทางและส่งวันนี้ |
| 経費の精算も明日までに済ませます。 | Keihi no seisan mo ashita made ni sumasemasu. | ฉันจะชำระค่าใช้จ่ายให้เสร็จภายในพรุ่งนี้ด้วย |
- กล่าว tadaima modorimashita และขอบคุณเพื่อนร่วมงานที่พูดถึง
- ให้ผู้จัดการสรุปโดยพูดสองนาที โดยสรุปก่อน
- ส่ง shucchō hōkoku ภายในกำหนดเวลาของบริษัท
- แนบใบเสร็จรับเงินทุกใบกับเจ้าหน้าที่ และอธิบายค่าแท็กซี่หรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
- ส่งอีเมลขอบคุณไปยังสำนักงานหรือลูกค้าที่คุณเยี่ยมชม
- นำโอมิยาเกะออกไปแล้วบอกทีมว่ามันอยู่ที่นั่น
- บันทึกการดำเนินการและวันที่ถัดไปจากการประชุมในปฏิทินที่แชร์
ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง
ข้อผิดพลาดแรกคือการจองก่อนอนุมัติ หากชินเซถูกปฏิเสธหรือวันที่เปลี่ยนแปลง ตั๋วที่จองเองจะกลายเป็นปัญหาของคุณ ประการที่สองคือการสูญเสียใบเสร็จรับเงิน การเรียกร้องโดยไม่มีryōshūshoมักถูกปฏิเสธทันที ประการที่สามคือการใช้การลงทะเบียนลูกค้าที่สาขาของคุณเองหรือการลงทะเบียนเพื่อนร่วมงานกับลูกค้า ประการที่สี่เป็นรายงานที่ล่าช้าหรือคลุมเครือ โฮโคกุที่บอกว่าการประชุมผ่านไปด้วยดีไม่ได้บอกอะไรผู้จัดการ และรายงานที่มาถึงในอีกหนึ่งสัปดาห์ต่อมาก็บ่งบอกว่าการเดินทางนั้นไม่สำคัญ
สุดท้ายอย่าถือว่าการเดินทางเป็นการเสียเวลาจากทีม บริษัทส่วนใหญ่คาดหวังข้อความแชทด่วนเมื่อมาถึงและออกเดินทาง และสามารถเข้าถึงได้ในช่วงเวลาทำการ เว้นแต่คุณจะตกลงไว้เป็นอย่างอื่น
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 先に自分で新幹線を取ってしまいました。 | Saki ni jibun de shinkansen o totte shimaimashita. | ฉันจองชินคันเซ็นด้วยตัวเองแล้ว (สถานการณ์ที่ควรหลีกเลี่ยง) |
| 承認が下りてから手配をお願いします。 | Shōnin ga orite kara tehai o onegai shimasu. | โปรดจัดเตรียมไว้เมื่อผ่านการอนุมัติแล้ว (แอดมินจะว่าอย่างไร) |
| 領収書をなくしてしまったのですが、どうすればいいですか。 | Ryōshūsho o nakushite shimatta no desu ga, dō sureba ii desu ka. | ฉันทำใบเสร็จหาย ฉันควรทำอย่างไร? |
| 会議はうまくいきました。 | Kaigi wa umaku ikimashita. | การประชุมผ่านไปด้วยดี (คลุมเครือเกินไปสำหรับการรายงาน) |
| 先方と納期を三月末で合意し、次回は二月に再訪の予定です。 | Senpō to nōki o sangatsu-matsu de gōi shi, jikai wa nigatsu ni saihō no yotei desu. | เราตกลงที่จะส่งมอบสินค้าปลายเดือนมีนาคมกับลูกค้า และจะมีการวางแผนการเยี่ยมชมครั้งถัดไปในเดือนกุมภาพันธ์ (เฉพาะเจาะจง.) |
| 大阪支社に到着しました。夕方に一度連絡します。 | Ōsaka shisha ni tōchaku shimashita. Yūgata ni ichido renraku shimasu. | มาถึงสาขาโอซาก้าแล้ว ฉันจะเช็คอินอีกครั้งเย็นนี้ |