ห่วงโซ่เอกสารตั้งแต่ใบเสนอราคาไปจนถึงการชำระเงิน
ข้อตกลงทั่วไประหว่างบริษัทญี่ปุ่นสองแห่งจะเป็นเช่นนี้ ผู้ซื้อขอใบเสนอราคาและผู้ขายจะส่งมิตสึโมริโชะ ผู้ซื้อยอมรับโดยการส่งhatchūshoซึ่งเป็นใบสั่งซื้อ ฝ่ายผู้ขาย การรับคำสั่งนั้นคือจูชู และอาจยืนยันด้วยชูมง อุเคโชะหรือจูชู คะคุนินโชะ ผู้ขายจัดส่งด้วยโนฮินโช บันทึกการส่งมอบ และมักจะใช้เคนชูโชหรือจูเรียวโชเพื่อให้ผู้ซื้อลงนามเป็นการยอมรับ จากนั้นผู้ขายจะออกเซอิคิวโช ใบแจ้งหนี้ ผู้ซื้อชำระเงินด้วยฟุริโคมิ การโอนเงินผ่านธนาคาร และผู้ขายอาจออกเรียวชูโชะ ซึ่งเป็นใบเสร็จรับเงิน
เคอิยาคุโชซึ่งเป็นสัญญา อยู่เหนือห่วงโซ่นี้สำหรับความสัมพันธ์ที่กำลังดำเนินอยู่หรือความสัมพันธ์ขนาดใหญ่ และคิฮอน เคอิยาคุโชะ ซึ่งเป็นข้อตกลงพื้นฐาน มักจะครอบคลุมคำสั่งซื้อเล็กๆ จำนวนมาก เพื่อให้แต่ละรายการต้องการเพียงใบเสนอราคาและคำสั่งซื้อเท่านั้น การซื้อจำนวนเล็กน้อยจะข้ามหลายขั้นตอน แต่ต้องเรียนรู้ลำดับต่อไป เนื่องจากเอกสารแต่ละฉบับจะอ้างอิงถึงเอกสารที่อยู่ก่อนหน้านั้นด้วยตัวเลข
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| お見積もりをお願いできますでしょうか。 | O-mitsumori o onegai dekimasu deshō ka. | คุณช่วยเสนอราคาให้เราได้ไหม? |
| 見積書の内容で発注いたします。 | Mitsumorisho no naiyō de hatchū itashimasu. | เราจะทำการสั่งซื้อตามใบเสนอราคา |
| ご注文を承りました。 | Go-chūmon o uketamawarimashita. | เราได้รับคำสั่งซื้อของคุณแล้ว |
| 納品書を添えてお送りします。 | Nōhinsho o soete o-okuri shimasu. | เราจะส่งไปพร้อมกับใบส่งสินค้า |
| 請求書は月末に発行いたします。 | Seikyūsho wa getsumatsu ni hakkō itashimasu. | เราจะออกใบแจ้งหนี้ตอนสิ้นเดือน |
การอ่านมิตสึโมริโชะและฮัทชูโช
ใบเสนอราคามีส่วนหัวที่มีชื่อผู้ซื้อและ onchū บริษัทที่เทียบเท่ากับ sama ชื่อและตราประทับของผู้ขาย ตัวเลข mitsumori bangō และวันที่ ตัวรายการประกอบด้วย ฮินเม โดยมีปริมาณ ซูเรียว หน่วย ทันอิ ราคาต่อหน่วย ทังกะ และจำนวน คิงาคุ ด้านล่างนี้คือผลรวมย่อย shōkei ภาษีการบริโภค shōhizei และผลรวม gokei สามช่องที่อยู่ใกล้สิ่งสำคัญที่สุด: โนกิ, เวลาจัดส่ง; ชิฮาไรโจเค็น เงื่อนไขการชำระเงิน และ yūkō kigen ราคาจะใช้ได้นานแค่ไหน บรรทัดbikōมีข้อสังเกต
ฟักโชโชสะท้อนใบเสนอราคาและเพิ่มที่อยู่ในการจัดส่ง โนฮินซากิ วันที่จัดส่งที่ร้องขอ โนฮินคิโบบิ และหมายเลขคำสั่งซื้อของผู้ซื้อ ซึ่งผู้ขายจะเสนอราคาในใบแจ้งหนี้ เมื่อคุณได้รับใบเสนอราคา ให้ตรวจสอบราคาต่อหน่วย ตรวจสอบว่ารวมภาษีแล้วหรือไม่ และอ่านระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้: ใบเสนอราคาที่หมดอายุก่อนที่การอนุมัติภายในของคุณจะเสร็จสิ้นหมายถึงรอบที่สอง
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| この金額は税込みですか、税抜きですか。 | Kono kingaku wa zeikomi desu ka, zeinuki desu ka. | จำนวนนี้มีหรือไม่มีภาษีหรือไม่? |
| 見積もりの有効期限を延ばしていただけますか。 | Mitsumori no yūkō kigen o nobashite itadakemasu ka. | คุณสามารถขยายความถูกต้องของใบเสนอราคาได้หรือไม่? |
| 納期はいつ頃になりますでしょうか。 | Nōki wa itsu goro ni narimasu deshō ka. | ของจะจัดส่งประมาณเมื่อไหร่คะ? |
| 数量を変更した場合、単価は変わりますか。 | Sūryō o henkō shita baai, tanka wa kawarimasu ka. | หากเราเปลี่ยนปริมาณ ราคาต่อหน่วยจะเปลี่ยนแปลงหรือไม่? |
การอ่านเซคิวโชและเงื่อนไขการชำระเงิน
ใบแจ้งหนี้จะทำซ้ำรายการและผลรวม และเพิ่มฟิลด์ที่ตัดสินใจว่าเงินจะเคลื่อนย้ายเมื่อใดและอย่างไร Hakkōbiเป็นวันที่ออก ชิฮาไรคิเกนเป็นวันครบกำหนด ฟุริโคมิซากิคือบัญชีธนาคาร: ธนาคาร สาขา ประเภทบัญชี ฟุตสึหรือโทซะ หมายเลขและชื่อบัญชี โคซะเมกิ Furikomi tesūryō (ค่าธรรมเนียมการโอน) โดยปกติผู้ชำระเงินจะเป็นผู้รับผิดชอบ และในใบแจ้งหนี้อาจระบุเช่นนั้น นับตั้งแต่มีการนำระบบใบแจ้งหนี้ที่ผ่านการรับรองมาใช้ ใบแจ้งหนี้จากธุรกิจที่จดทะเบียนยังมีหมายเลขทะเบียนที่ขึ้นต้นด้วย T; ถามการบัญชีว่ามันส่งผลต่อบริษัทของคุณอย่างไร
เงื่อนไขการชำระเงินเขียนเป็นสูตรของสองส่วน ครึ่งแรกคือ Shime ซึ่งเป็นจุดตัดที่ปิดชุดใบแจ้งหนี้ ประการที่สองคือบาไรเมื่อมีการจ่ายชุดนั้น Getsumatsu shime yokugetsu matsu barai: ปิดสิ้นเดือน จ่ายสิ้นเดือนถัดไป Nijū-nichi shime yokugetsu jū-nichi barai: ปิดวันที่ 20 จ่ายวันที่ 10 ของเดือนหน้า โยคุโยคุเก็ตสึ แปลว่า เดือนถัดไป โซคินเป็นคำธรรมดาที่ใช้ส่งเงิน nyūkin เงินมาถึงแล้ว nyūkin kakunin กำลังตรวจสอบว่าเงินเข้าแล้ว
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| お支払い条件は月末締め翌月末払いです。 | O-shiharai jōken wa getsumatsu shime yokugetsu matsu barai desu. | เงื่อนไขการชำระเงินคือปิดสิ้นเดือน จ่ายสิ้นเดือนถัดไป |
| 振込手数料はご負担いただけますでしょうか。 | Furikomi tesūryō wa go-futan itadakemasu deshō ka. | คุณสามารถครอบคลุมค่าธรรมเนียมการโอนได้หรือไม่? |
| 入金を確認いたしました。ありがとうございます。 | Nyūkin o kakunin itashimashita. Arigatō gozaimasu. | เราได้ยืนยันการรับเงินแล้ว ขอบคุณ |
| 支払期限を過ぎておりますが、ご入金の予定を教えていただけますか。 | Shiharai kigen o sugite orimasu ga, go-nyūkin no yotei o oshiete itadakemasu ka. | เลยวันครบกำหนดแล้ว คุณช่วยบอกเราหน่อยได้ไหมว่ามีการวางแผนการชำระเงินเมื่อใด? |
| 請求書の宛名を部署名まで入れていただけますか。 | Seikyūsho no atena o bushomei made irete itadakemasu ka. | คุณช่วยระบุชื่อแผนกในใบแจ้งหนี้ได้ไหม |
โนฮินโชะ เรียวชูโชะ และเคยะคุโชะ
โนฮินโชะเดินทางไปพร้อมกับสินค้าและรายการสิ่งของที่ส่งมา ผู้ซื้อตรวจสอบกับคำสั่งซื้อ kenshū และเก็บไว้ juryōshoหรือสำเนาที่ลงนามจะถูกส่งกลับไปยังผู้ขายเพื่อเป็นหลักฐาน เมื่อการจัดส่งสั้นหรือเสียหาย หมายเลขโนฮินโชคือหมายเลขที่คุณอ้างอิงเมื่อคุณโทรมา
ryōshūshoยืนยันการชำระเงินที่ได้รับ ในการโอนเงินผ่านธนาคาร บริษัทหลายแห่งจะถือว่าบันทึกการโอนเงินเป็นใบเสร็จรับเงินและจะไม่ออกให้เว้นแต่จะมีการร้องขอ เคย์ยาคุโชะกำหนดความสัมพันธ์ทั้งหมด: ฝ่ายต่างๆ โคและโอสึ ขอบเขต ราคา เงื่อนไข คิคัง การต่ออายุ โคชิน การยุติ ไคโจ และการรักษาความลับ ฮิมิตสึ โฮจิ สัญญามักจะจัดทำเป็นสองชุด ฉบับละฉบับ และแต่ละบริษัทจะประทับตราทั้งสองฉบับ อ้างถึงบทความตามจำนวน, jō: dai-san-jō, บทความที่สาม
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 納品書の数量と実際の数が合いません。 | Nōhinsho no sūryō to jissai no kazu ga aimasen. | ปริมาณในใบส่งมอบไม่ตรงกับสินค้าที่มาถึง |
| 受領書に署名してご返送ください。 | Juryōsho ni shomei shite go-hensō kudasai. | กรุณาลงนามรับทราบและส่งกลับ |
| 領収書は必要でしょうか。 | Ryōshūsho wa hitsuyō deshō ka. | คุณต้องการใบเสร็จรับเงินหรือไม่? |
| 契約書の第三条について確認させてください。 | Keiyakusho no dai-san-jō ni tsuite kakunin sasete kudasai. | ฉันขอยืนยันข้อสามของสัญญา |
| 契約期間は一年で、自動更新でよろしいですか。 | Keiyaku kikan wa ichinen de, jidō kōshin de yoroshii desu ka. | ระยะเวลาหนึ่งปีต่ออายุอัตโนมัติใช่ไหม? |
อินคัง คาคุอิน และเด็นชิ เคอิยาคุ
สัญญาแบบดั้งเดิมจะมีการประทับตรามากกว่าการลงนาม ตราประทับจดทะเบียนของบริษัท jitsuin อยู่ในบล็อกลายเซ็น keiin ถูกกดข้ามขอบเขตของหน้าแต่ละคู่เพื่อที่จะไม่สามารถสลับหน้าได้ และเทเซอินจะทำเครื่องหมายการแก้ไขที่เขียนด้วยลายมือ เอกสารภายในทั่วไปใช้คาคุอินสี่เหลี่ยมหรือไมโตเมะอินส่วนตัว และคำกริยาสำหรับประทับคือ ōin หรือ nattsuin ใครเป็นผู้กุมตราประทับและผู้ที่อาจใช้มันเป็นกฎภายในที่เข้มงวด
สัญญาอิเล็กทรอนิกส์ denshi keiyaku ที่ลงนามผ่านบริการบนเว็บกำลังแพร่หลายในขณะนี้ คำศัพท์เปลี่ยนไปเป็น denshi shomei ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เด็นชิโชชิกิ รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร และโชนิน การอนุมัติในขั้นตอนการทำงาน คู่สัญญาบางรายยังคงขอกระดาษ ดังนั้นคำขออาจต้องระบุว่าคุณสามารถยอมรับแบบฟอร์มใดได้ ไม่ว่าสัญญาที่กำหนดจะต้องมีตราประทับ ลายเซ็น หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์นั้นขึ้นอยู่กับบริษัท เอกสาร และคู่สัญญา ดังนั้นลองสอบถามทีมงานกฎหมายหรือกิจการทั่วไปของคุณ sōmu
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 契約書に押印をお願いいたします。 | Keiyakusho ni ōin o onegai itashimasu. | กรุณาประทับตราสัญญา |
| 割印は各ページの綴じ目にお願いします。 | Wariin wa kaku-pēji no tojime ni onegai shimasu. | กรุณาประทับตราหน้าข้ามหน้าในการเข้าเล่มของแต่ละหน้า |
| 電子契約でも対応可能でしょうか。 | Denshi keiyaku demo taiō kanō deshō ka. | สัญญาอิเล็กทรอนิกส์จะยอมรับได้หรือไม่? |
| 原本を二部作成し、一部をご返送ください。 | Genpon o nibu sakusei shi, ichibu o go-hensō kudasai. | โปรดเตรียมต้นฉบับสองฉบับและส่งกลับหนึ่งฉบับ |
ขอเอกสารแต่ละฉบับอย่างสุภาพ
รูปแบบคำขอจะเหมือนกันสำหรับเอกสารทุกฉบับ ตั้งชื่อด้วย o หรือ go พูดในสิ่งที่ครอบคลุม กำหนดเวลาและรูปแบบ และปิดท้ายด้วยการขอบคุณสำหรับปัญหา กริยาหลักคือ go-sōfu itadakemasu deshō ka, can you send หรือ o-okuri itadakemasu deshō ka; เพื่อออกเอกสารใหม่ โก-ฮักโก อิทาดาเคมะสุ เดโช กะ เพิ่มเหตุผลหากกำหนดเวลาจำกัด: shanai shori no tsugō de สำหรับการประมวลผลภายใน
ทางโทรศัพท์ ให้เพิ่มบริษัทและชื่อของคุณ และทำซ้ำหมายเลขเอกสาร เมื่อคุณส่งเอกสาร ให้ใช้โอ-โอคุริ อิตะชิมาสุ และขอให้พวกเขาตรวจสอบกับโก-คะคุนิน คุดาไซ การไล่ล่าเอกสารที่ล่าช้านั้นสุภาพแต่ตรงไปตรงมา: sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga แล้วก็คำถาม
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、今月分の請求書を来週金曜日までにご送付いただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, kongetsu-bun no seikyūsho o raishū kin'yōbi made ni go-sōfu itadakemasu deshō ka. | ขออภัยที่รบกวน คุณช่วยส่งใบแจ้งหนี้ของเดือนนี้ภายในวันศุกร์หน้าได้ไหม |
| PDFでお送りいただければ助かります。 | PDF de o-okuri itadakereba tasukarimasu. | จะช่วยได้มากถ้าส่งเป็น PDF ได้ |
| 見積書を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Mitsumorisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | ฉันได้แนบใบเสนอราคา; โปรดตรวจสอบมัน |
| 昨日お願いした請求書の件ですが、ご送付の予定はいつ頃でしょうか。 | Sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, go-sōfu no yotei wa itsu goro deshō ka. | เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่ฉันขอเมื่อวาน ประมาณว่าจะส่งได้เมื่อไหร่? |
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | O-tesū o o-kake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | ขออภัยสำหรับปัญหา และขอขอบคุณ |
คำศัพท์เอกสาร
ตารางจะรวบรวมชื่อเอกสารและฟิลด์ที่คุณจะอ่าน
| คำ | การอ่าน | ความหมาย |
|---|---|---|
| 見積書 | mitsumorisho | ใบเสนอราคา |
| 発注書 | hatchūsho | ใบสั่งซื้อ |
| 受注 | juchū | รับออเดอร์(ฝั่งผู้ขาย) |
| 納品書 | nōhinsho | บันทึกการส่งมอบ |
| 請求書 | seikyūsho | ใบแจ้งหนี้ |
| 領収書 | ryōshūsho | ใบเสร็จ |
| 契約書 | keiyakusho | สัญญา |
| 支払条件 | shiharai jōken | เงื่อนไขการชำระเงิน |
| 締め | shime | การตัดยอดสำหรับรอบระยะเวลาการเรียกเก็บเงิน |
| 翌月末払い | yokugetsu matsu barai | จ่ายสิ้นเดือนถัดไป |
| 振込先 | furikomisaki | บัญชีธนาคารสำหรับการโอนเงิน |
| 有効期限 | yūkō kigen | ระยะเวลาที่ถูกต้อง |
| 押印 | ōin | การประทับตรา |
| 電子契約 | denshi keiyaku | สัญญาอิเล็กทรอนิกส์ |
ข้อผิดพลาดที่ทำให้การชำระเงินล่าช้า
ความล่าช้าส่วนใหญ่มาจากสนาม ไม่ใช่ข้อพิพาท ใบแจ้งหนี้จ่าหน้าชื่อบริษัทผิดหรือขาดแผนก หมายเลขใบสั่งซื้อไม่ตรงกัน บรรทัดภาษีหายไปหรือเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า รายละเอียดธนาคารที่มีชื่อบัญชีอยู่ในสคริปต์ที่ไม่ถูกต้อง วันครบกำหนดที่ไม่สนใจการชำระเงินของลูกค้า ดังนั้นใบแจ้งหนี้จึงมาถึงช้าไปหนึ่งวันและรอหนึ่งเดือน ในสัญญา ข้อผิดพลาดแบบคลาสสิกคือ keiin ที่หายไป ตราประทับจากการประทับตราที่ไม่ถูกต้อง และชื่อคู่สัญญาที่แตกต่างจากชื่อที่ลงทะเบียนด้วยอักขระหนึ่งตัว
ก่อนที่คุณจะส่งเอกสารใดๆ ให้ตรวจสอบชื่อผู้รับ หมายเลขที่เอกสารอ้างอิง และเงื่อนไขเทียบกับเอกสารก่อนหน้าในห่วงโซ่ หากลูกค้าบอกว่าเอกสารผิด ต้องขออภัยสั้นๆ ถามให้แน่ชัดว่าช่องใด และออกใหม่ในวันเดียวกันโดยมี sai-hakkō ในบรรทัดหัวเรื่อง แนวปฏิบัติของบริษัทมีความแตกต่างกันในแทบทุกอย่างที่นี่ ตั้งแต่ตราประทับไปจนถึงเดือนที่จ่ายเงิน ดังนั้นควรเรียนรู้ภาษาแล้วถามเพื่อนร่วมงานว่าบริษัทของคุณดำเนินการอย่างไร
- ตรวจสอบชื่อ ออนจู หรือ ซะมะ และแผนกในเอกสารทุกฉบับ
- อ้างอิงหมายเลขเอกสารก่อนหน้าในหน้าถัดไป
- ยืนยัน zeikomi หรือ zeinuki และสายภาษีก่อนส่ง
- อ่านรายละเอียดของลูกค้าและส่งใบแจ้งหนี้ก่อนหน้านั้น
- ถามก่อนที่จะประทับตรา แมวน้ำมีกฎเกณฑ์ว่าใครจะใช้มันได้