日本商业电子邮件的固定骨架
日本的每封外部商务电子邮件都是由相同的七个部分按相同的顺序构建的。那些在日语电子邮件上遇到困难的学习者通常并不缺乏词汇量。他们正在用日语写一封英语电子邮件，因此各个部分以错误的顺序到达，并且礼貌用语也丢失了。记住框架，文字就会缩小到中间的两三个句子。
| 部分 | 日本人 | 它的作用 |
|---|---|---|
| 收件人线路 | 株式会社ABC営业部田中様 | 公司、部门、名称，然后様 |
| 开幕致辞 | いつもお世话になっております。 | 固定礼貌，不是真正的问题 |
| 你的名字 | ABC社の山田です。 | 公司加你的姓氏 |
| 目的 | 〜の件でご连络いたしました。 | 一句话说明你为何写作 |
| 身体 | つきましては、〜をお愿いできますでしょうか。 | 请求或信息 |
| 闭门礼节 | よろしくお愿いたします。 | 基本上每封电子邮件都结束 |
| 签名 | 山田太郎／営业部／电话番号 | 姓名、公司、部门、联系方式 |
您实际组成的部分是目的行和正文。其他一切都是固定文本，这就是为什么日本同事可以在 90 秒内生成正确的电子邮件，以及为什么了解框架的学习者也可以做同样的事情。
收件人线路和开头问候语
打开一封日语电子邮件，收件人写在第一行，在任何问候语之前。完整形式是公司、部门、个人姓名加様：株式会社ABC 営业部田中様。几次交流后才删除株式会社，绝对不要删除様。如果你不知道谁会读它，ご担当者様会覆盖你。在你自己的公司里，这条线通常是“田中部长”或“田中さん”，如果有职称，则用职称代替“様”。
第二行是いつもお世话になっております，既不是疑问句，也不是事实陈述。它基本上出现在每封外部商业电子邮件和回复中，因此没有看到它的读者会注意到其中的差距。第一次联系时，请使用初めてご连络いたします，如果你以某人的客户而非供应商的身份写作，则お世话になっております而不带いつも是完全正常的。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| 株式会社ABC 営業部 田中様 | Kabushiki-gaisha ABC Eigyō-bu Tanaka-sama | ABC Co., Ltd. 营业部田中先生 |
| ご担当者様 | Go-tantōsha-sama | 致负责人 |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo o-sewa ni natte orimasu. | 感谢您一直以来的支持。 |
| 初めてご連絡いたします。 | Hajimete go-renraku itashimasu. | 我是第一次联系你。 |
| 関係者各位 | Kankeisha kakui | 致所有相关人士 |
给自己起个名字并进入正题
第三行是你自己的名字，加上你的公司前缀：ABC社の山田です，或者如果你想要更正式的话，就是株式会社ABCの山田と申します。句子不要以“私”开头，也不要在自己的名字后面加上“様”或“さん”。然后在任何背景之前用一句话说明为什么要写作，使用〜の件でご连络いたしました。日语商务写作是结论优先的，就像商务日语一样：读者应该在第四行末尾知道消息想要什么，然后进行解释。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの山田と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Yamada to mōshimasu. | 我是 ABC 株式会社的山田。 |
| 先日の打ち合わせの件でご連絡いたしました。 | Senjitsu no uchiawase no ken de go-renraku itashimashita. | 我正在写我们前几天的会议。 |
| 標記の件につきまして、ご報告いたします。 | Hyōki no ken ni tsukimashite, go-hōkoku itashimasu. | 针对题主提到的问题，我现报告如下。 |
| 早速ですが、一点ご相談がございます。 | Sassoku desu ga, itten go-sōdan ga gozaimasu. | 言归正传，我想讨论一件事。 |
| 下記の通りご連絡いたします。 | Kaki no tōri go-renraku itashimasu. | 我写信是为了让您了解以下内容。 |
要求某人做某事
请求根据留给读者拒绝的余地进行分级。 お愿いいたします 朴素、中性。 ご确认いただけますでしょうか比较温和，因为它的措辞是询问读者是否能够提供帮助。 ご対応いただけますと幸いです 语气更轻，字面意思是这对你来说是幸运的。剩下的大部分工作由两个垫子完成：お手数ですが，意思是抱歉给你带来的麻烦，以及恐れ入りますが，意思是我很抱歉强加，两者都坐在请求的前面。给出一个截止日期作为日期而不是尽快。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| ご確認いただけますでしょうか。 | Go-kakunin itadakemasu deshō ka? | 您能检查一下吗？ |
| お手数ですが、ご対応をお願いいたします。 | O-tesū desu ga, go-taiō o onegai itashimasu. | 抱歉给您带来麻烦，但请注意这一点。 |
| 恐れ入りますが、資料をお送りいただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, shiryō o o-okuri itadakemasu deshō ka? | 很抱歉打扰您，您能把文件发给我吗？ |
| 金曜日までにご返信いただけますと幸いです。 | Kin'yōbi made ni go-henshin itadakemasu to saiwai desu. | 如果您能在周五之前回复，那就太好了。 |
| ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kentō no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | 如果您能考虑的话，我将不胜感激。 |
| ご不明な点がございましたら、お知らせください。 | Go-fumei na ten ga gozaimashitara, o-shirase kudasai. | 如果有任何不清楚的地方，请告诉我。 |
寻求回复并为延迟道歉
追逐是通过允许消息误入歧途的可能性来完成的，这可以让读者保住面子。 その后いかがでしょうか询问事情的进展情况，但不指责任何人。 如果我们的信息有交叉，行き违いでしたら申し訳ございません表示抱歉，这是第二次提醒的标准缓冲。只有在其中两次之后，日本作家才会坚定地规定最后期限，即便如此，这句话仍然保持礼貌。
对于您自己迟到的回复，ご返信が遅くなり申し訳ございません是主力。用一句话道歉，不要进行长篇大论的解释，直接进入实质内容，因为冗长的借口读起来比拖延本身更大的失败。 申し訳ございません 是书面形式； すみません对于外部邮件来说太轻，申し訳ありません位于两者之间，适合内部使用。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| その後、いかがでしょうか。 | Sono go, ikaga deshō ka? | 从那时起情况如何？ |
| 行き違いでしたら申し訳ございません。 | Ikichigai deshitara mōshiwake gozaimasen. | 如果我们的信息有交叉，我深表歉意。 |
| 再度ご連絡いたしました。 | Saido go-renraku itashimashita. | 我就此事再次与您联系。 |
| ご返信が遅くなり、申し訳ございません。 | Go-henshin ga osoku nari, mōshiwake gozaimasen. | 很抱歉回复晚了。 |
| こちらの確認不足でした。深くお詫び申し上げます。 | Kochira no kakunin busoku deshita. Fukaku o-wabi mōshiagemasu. | 这是我们这边检查的失败。我真诚地道歉。 |
| 今後このようなことがないよう注意いたします。 | Kongo kono yō na koto ga nai yō chūi itashimasu. | 我会确保这种情况不再发生。 |
附件、日程安排和拒绝
三个日常目的各有自己的固定线路。附件以“添付いたします”宣布，并在同一句话中进行描述，因为没有附带文字的裸文件读起来很粗心。日程安排以列表的形式提供候选位置，并询问哪一个适合，而不是要求读者为您发明时间。拒绝从不单独使用できません：模式是感谢、遗憾、原因和敞开的门。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| 資料を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Shiryō o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | 我已附上文件，请您查看。 |
| 下記の日程でご都合はいかがでしょうか。 | Kaki no nittei de go-tsugō wa ikaga deshō ka? | 以下任何日期适合您吗？ |
| ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。 | Go-tsugō no yoi nichiji o o-shirase itadakemasu deshō ka? | 您能告诉我一个适合您的日期和时间吗？ |
| 大変申し訳ございませんが、今回は見送らせていただきます。 | Taihen mōshiwake gozaimasen ga, konkai wa miokurasete itadakimasu. | 非常抱歉，但这次我们会过去的。 |
| また機会がございましたら、よろしくお願いいたします。 | Mata kikai ga gozaimashitara, yoroshiku onegai itashimasu. | 我希望如果还有机会的话我们可以一起工作。 |
いたしかねます是表示你不能的礼貌方式，表达为困难而不是不愿意：今回はお受けいたしかねます。将任何拒绝与また机会がございましたら配对，这样关系就可以在“不”之后继续存在，这是学习者最常忽略的部分。
正确结束电子邮件的结束行
よろしくお愿いいたします几乎用于结束所有日语商务电子邮件，并且不会翻译为任何特定内容，因此请将其视为相当于结束鞠躬的书面形式。 何卒よろしくお愿い申し上げます是最重的版本，适合第一次接触、道歉或对客户的实质性要求，而引き続きよろしくお愿いいたします适合持续的线索。下面是签名块：姓名、公司、部门、地址、电话、电子邮件。不要试图翻译成“最诚挚的问候”，因为没有对应的词，而结束礼节已经做到了这一点。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | 先感谢您。 |
| 何卒よろしくお願い申し上げます。 | Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | 我将非常感谢你的帮助。 |
| 引き続きよろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. | 感谢您对此的持续帮助。 |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | 如果您能检查一下，我将不胜感激。 |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, go-renraku made. | 现在快速说明一下。 |
公司内部与外部
最重要的区别是 uchi 和 soto：你的公司在内部，其他人在外部。给客户写信时，你不会在同事的名字上加上様或さん，甚至连社长的名字也不行，所以这是弊社の田中がご対応いたします。当你谦虚时，你自己的公司是弊社；当你中立时，你自己的公司是当社；他们的文字是贵社，言语是御社。内部电子邮件更轻一些：お疲れ様です取代了お世话になっております，而お愿いします通常代表お愿いいたします。与您要加入的线程的语气相匹配，而不是自己选择级别。
- 外部开口：いつもお世话になっております。内部开口：お疲れ様です。
- 你的公司对外人来说：弊社表示谦虚，当社表示中立的事实陈述。
- 他们的公司：书面的贵社，大声说出来的御社。
- 一位同事向客户提到失去了様和さん：弊社の田中が侍います。
- 一位资深同事内部只保留职称：田中部长，从来没有田中部长様。
- 内部截止日期可以是直接的；同样的最后期限在外部需要缓冲。
主题行、抄送和回复
日语的主题行是描述性的，并且经常用方括号括起来，例如【ご确认のお愿い】新商品の件，因为方括号告诉读者在打开任何东西之前需要采取什么行动。回复时保持主题不变，以便线程保持可搜索状态，并保留 Re: 链。抄送有自己的惯例：如果有人在抄送中，请在正文中用一行字命名他们，例如田中部长をCCに入れております，这样就没有人会惊讶地发现自己在那里。给几个人写信，在回复中保留相同的抄送方式，并在收件人行中使用“与会者”。
- 将主语中的动作括起来：【お愿い】【ご报告】【ご确认】。
- 回复时保留原始主题，以便稍后可以再次找到该主题。
- 在正文中宣布抄送收件人，而不是让他们被注意到。
- 写给一群人时，用关系者地址或チームの皆様而不是一个名字开头。
- 即使答案只是确认のうえ、改めてご连络いたします，也要当天回复。
完整的电子邮件，逐行
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| 株式会社みどり商事 営業部 佐藤様 | Kabushiki-gaisha Midori Shōji Eigyō-bu Satō-sama | Midori Shoji Co., Ltd. 营业部佐藤先生 |
| いつも大変お世話になっております。 | Itsumo taihen o-sewa ni natte orimasu. | 非常感谢您一直以来的支持。 |
| ABC株式会社の山田です。 | ABC Kabushiki-gaisha no Yamada desu. | 我是ABC株式会社的山田。 |
| 先日ご相談しました新商品の件でご連絡いたしました。 | Senjitsu go-sōdan shimashita shinshōhin no ken de go-renraku itashimashita. | 我正在写关于我们前几天讨论的新产品的文章。 |
| 社内で検討した結果、来月から進めることになりました。 | Shanai de kentō shita kekka, raigetsu kara susumeru koto ni narimashita. | 经过内部讨论，我们决定从下个月开始。 |
| つきましては、一度お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。 | Tsukimashite wa, ichido o-uchiawase no o-jikan o itadakemasu deshō ka? | 考虑到这一点，我们可以抽出时间开会吗？ |
| 候補の日程を三つ挙げさせていただきます。 | Kōho no nittei o mittsu agesasete itadakimasu. | 我想建议三个可能的日期。 |
| 六月三日（火）十四時から十六時 | Roku-gatsu mikka (ka) jūyo-ji kara jūroku-ji | 6月3日（星期二）14:00至16:00 |
| ご都合の悪い場合は、別の日程を調整いたします。 | Go-tsugō no warui baai wa, betsu no nittei o chōsei itashimasu. | 如果这些都不适合，我会安排另一个约会。 |
| 資料を添付いたしましたので、事前にご確認いただけますと幸いです。 | Shiryō o tenpu itashimashita node, jizen ni go-kakunin itadakemasu to saiwai desu. | 我已经附上了材料，如果你能事先看一下会很有帮助。 |
| お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 | O-isogashii tokoro kyōshuku desu ga, nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | 我知道您很忙，我将非常感谢您的帮助。 |
再次阅读示例并注意缺少的内容。没有询问读者的健康状况，没有单独的段落感谢他们之前的消息，正文中也没有签名名称，因为签名块带有它。整条信息是四个真实的句子包裹着固定的短语，这个比例很正常。
不迁移的英语电子邮件习惯
学习者写的大多数尴尬的日语电子邮件并非不符合语法。它们是带有日语词汇的英语电子邮件，即使每个单词都是正确的，日本读者也会立即感觉到不匹配。下面的习惯是导致这种情况的原因，每个习惯都有一个简单的日语替换而不是翻译。
- 带着希望这封电子邮件能找到他们的希望而打开。日语中没有对应的词，而いつもお世话になっております已经填补了这个空缺。
- 将亲爱的田中先生翻译成“亲爱的なる田中様”。第一行写上公司、部门、田中様，然后停。
- 将请求隐藏在最后一段中。日本商业邮件在前四行中说明了其目的。
- 在写作中使用すみません或ごめんなさい。两者都是口语语域：使用申し訳ございません或恐れ入りますが代替。
- 附加一个没有任何句子描述的文件，或者编写相当于请查找附件的日语，仅此而已。
- 在底部用“田中より”代替适当的签名栏进行签名。
- 在发给客户的消息中给同事的名字加上さん，这会悄悄提升你自己的公司。
- 尽快要求一些东西。给出一个实际的日期：“なるはや”是随意的，“至急”听起来像是紧急情况。