日本商务旅行（Shucchō）：申请、预订、问候和报告

适用：shuccho shinsei

在新政之前出差不会发生任何事情。该表格要求在一行中填写目的地、日期、目的、您将访问的人员或公司以及费用估算。它会发送给您的经理，有时还会发送给第二个审批者。在许多公司中，它是费用系统中的一个屏幕；在某些情况下，它仍然是带有印章的纸质形式。询问同事是哪一个并复制一份最近的。

首先是口头版本：告诉你的经理为什么需要这次旅行并在你填写任何内容之前获得点头。说“shucchō Shitai no desu ga”或“shucchō no kyoka o itadakitai no desu ga”，并添加日期和目的。

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来月らいげつ、大阪おおさか支社ししゃに出張しゅっちょうしたいのですが、よろしいでしょうか。我想下个月去大阪分店出差；这样可以吗？

通过管理员预订交通和酒店

一旦 shinsei 获得批准，预订通常会通过 somu、总务或签约的旅游咨询台进行。有些公司允许您在限额内自行预订并在事后索赔，有些公司会发行公司卡。您将被询问路线、您想要的出发时间、座位偏好以及酒店的区域。预留座位（shiteiseki）是新干线的标准配置；专线车和航班往往受到等级的限制。

了解您将收到的车票的字样：jōshaken 是基本票价车票，tokkyūken 是特急附加车票，eki-uketori 是在车站机器上用代码收集的车票。预订后的更改会通过同一个柜台返回，因此请尽早询问，而不是当天更改。

费用规则概述

每家公司都有 ryohi kitei（差旅费规定），规定了报销内容和报销方式。通常的作品是“kōtsuhi”（运输）； shukuhakuhi，住宿，通常每晚都有上限； nittō，小额开支的每日津贴； settai，招待客户，通常需要单独批准。单独吃的饭菜通常由 nittō 支付，而不是索取，但情况有所不同。

唯一不变的规则是收据。在每家酒店、出租车和商店索取 ryōshūsho（正式收据），如果您的公司有要求，还可以以公司名义索取。通常只有在没有实际替代方案的情况下才允许乘坐出租车，并且需要一张解释原因的注释。请在规则规定的期限内提交结算、费用结算，否则索赔可能会被拒绝。

到达目的地办公室

到达分行或客户办公室遵循一个小脚本。在接待处，您需要提供您的公司、您的姓名以及您要拜访的人。当您的主人出现时，第一行是“o-sewa ni natte orimasu”，感谢您一直以来的支持，或者，在您自己公司的分支机构，“o-tsukaresama desu”。然后是“tōi tokoro”台词：主持人会说“tōi tokoro o arigatō gozaimasu”，谢谢您远道而来，然后您用简短的“kochira koso”回答。

土产，如果带的话，此时一句话就递了过来，tsumaranai mono desu ga或者打火机minasan de dōzo，请分享一下，主人就将其放在一边，没有打开。前往会议室的路上，人们会闲聊旅途或天气；保持两到三次交换。

表单和聊天中的旅行词汇

以下文字出现在新生、费用系统以及管理员发送给您的消息中。学习读数，以便您可以在办公桌上大声说出它们，而不仅仅是在屏幕上识别它们。

Chokkō chokki 值得了解：这意味着您从家直接前往目的地，然后回家而不经过办公室，通常需要在 shinsei 或聊天中注明，以便团队知道您在哪里。

行程报告及回程

Shucchō hōkoku 结束了这次旅行。它简短而真实：日期、目的地、遇到的人、目的、结果、下一步行动和成本，按顺序排列。大多数公司都有表格或模板；有些人接受给经理的电子邮件。预计会在一两天内完成，您的经理通常会在您回来的第一天早上要求您在阅读之前获得口头摘要。以结果为主导，然后是下一步，然后是任何出错的地方。

退货本身有自己的线路。当您走进去时，请说“tadaima modorimashita”，感谢为您遮风挡雨的人，并将手信放在共享空间中，并对团队说几句话。然后提交 Seisan 和收据。前几次使用下面的清单。

• 说 tadaima modorimashita 并感谢报道的同事
• 给经理做两分钟的口头总结，先做结论
• 在公司期限内提交shucchō hōkoku
• 将每张收据附在 Seisan 上并解释任何出租车或额外费用
• 向您拜访的办公室或客户发送感谢电子邮件
• 把手信拿出来并告诉团队它就在那里
• 在共享日历中记录会议的下一步行动和日期

要避免的错误

第一个错误是在批准之前进行预订。如果新生被拒绝或日期发生变化，自助订票就会成为您的问题。二是丢失收据；没有 ryōshūsho 的索赔通常会被彻底拒绝。第三种是使用您自己的分行的客户注册或同事向客户注册。第四种是迟到或含糊的报告：一份报告称会议进展顺利，但没有告诉经理任何信息，而一周后到达的一份报告则表明这次旅行并不重要。

最后，不要将这次旅行视为团队休假。除非您另有同意，否则大多数公司都希望在抵达和离开时提供快速聊天消息，并在办公时间与您联系。