从报价到付款的文件链
两家日本公司之间的典型交易是这样的。买家询问报价，卖家发送三森。买方通过发送“hatchūsho”（采购订单）来接受；在卖方方面，收到该订单是“juchū”，他们可以通过“chūmon ukesho”或“juchū kakuninsho”进行确认。卖方在交货时会附上 nōhinsho（交货单），通常还附有 kenshūsho 或 juryōsho，供买方签署作为接受。然后，卖方开具“seikyūsho”（发票），买方通过“furikomi”（银行转帐）付款，卖方可开具“ryōshūsho”（收据）。
keiyakusho（合同）位于此链之上，用于持续或大型关系，而 kihon keiyakusho（基本协议）通常涵盖许多小订单，因此每个订单只需要报价和订单。小额采购会跳过几个步骤，但无论如何都要了解顺序，因为每个文档都按编号引用其前面的文档。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| お見積もりをお願いできますでしょうか。 | O-mitsumori o onegai dekimasu deshō ka. | 您能给我们报价吗？ |
| 見積書の内容で発注いたします。 | Mitsumorisho no naiyō de hatchū itashimasu. | 我们将根据报价下订单。 |
| ご注文を承りました。 | Go-chūmon o uketamawarimashita. | 我们已收到您的订单。 |
| 納品書を添えてお送りします。 | Nōhinsho o soete o-okuri shimasu. | 我们将连同送货单一起发送。 |
| 請求書は月末に発行いたします。 | Seikyūsho wa getsumatsu ni hakkō itashimasu. | 我们将在月底开具发票。 |
读三森书和初书
报价单的标题包含买方姓名和 onchū（相当于 sama 的公司名称）、卖方姓名和印章、编号、mitsumori bangō 和日期。正文列出了项目、hinmei、数量、sūryō、单位、tan'i、单价、tanka 和金额、kingaku。下面是小计（shōkei）、消费税（shōhizei）和总计（gōkei）。靠近底部的三个字段最重要：nōki，交货时间； shiharai jōken，付款条件；和 yūkō kigen，价格的有效期是多长时间。美甲行有备注。
Hatchūsho 会镜像报价并添加交货地址、nōhin-saki、要求的交货日期、nōhin kibōbi 以及买方的订单号（卖方将在发票上注明）。当您收到报价时，请检查单价，检查是否含税，并查看有效期：在内部审批完成之前过期的报价意味着第二轮。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| この金額は税込みですか、税抜きですか。 | Kono kingaku wa zeikomi desu ka, zeinuki desu ka. | 这个金额是含税还是不含税？ |
| 見積もりの有効期限を延ばしていただけますか。 | Mitsumori no yūkō kigen o nobashite itadakemasu ka. | 您能延长报价的有效期吗？ |
| 納期はいつ頃になりますでしょうか。 | Nōki wa itsu goro ni narimasu deshō ka. | 大概什么时候发货？ |
| 数量を変更した場合、単価は変わりますか。 | Sūryō o henkō shita baai, tanka wa kawarimasu ka. | 如果我们改变数量，单价会改变吗？ |
阅读 Seikūsho 和付款条件
发票重复项目和总计，并添加决定资金何时以及如何流动的字段。 Hakkōbi 是发行日期。 Shiharai kigen 是预产期。 Furikomisaki 是银行账户：银行、分行、账户类型、futsu 或 tōza、号码和账户名称、kōza meigi。 Furikomi tesūryō（转账费）通常由付款人承担，发票上可能会这么写。自实行合格发票制度以来，注册企业的发票也带有以T开头的注册号码；询问会计这对您的公司有何影响。
付款条件写成两半的公式。前半部分是shime，关闭一批发票的截止时间；第二个是巴莱（barai），当该批次付款时。 Getsumatsu Shime yokugetsu matsu barai：月底关闭，下个月月底付款。二重日施予月月十日巴井：二十号休息，下个月十号付款。 “Yokuyokugetsu”的意思是“后下个月”。 Sokin 是一个简单的词，表示汇款； nyūkin 是钱到账，所以 nyūkin kakunin 正在检查钱是否到账。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| お支払い条件は月末締め翌月末払いです。 | O-shiharai jōken wa getsumatsu shime yokugetsu matsu barai desu. | 付款条件为月末结算，于下个月月底付款。 |
| 振込手数料はご負担いただけますでしょうか。 | Furikomi tesūryō wa go-futan itadakemasu deshō ka. | 可以承担转会费吗？ |
| 入金を確認いたしました。ありがとうございます。 | Nyūkin o kakunin itashimashita. Arigatō gozaimasu. | 我们已确认收到付款。谢谢。 |
| 支払期限を過ぎておりますが、ご入金の予定を教えていただけますか。 | Shiharai kigen o sugite orimasu ga, go-nyūkin no yotei o oshiete itadakemasu ka. | 截止日期已过；您能告诉我们计划何时付款吗？ |
| 請求書の宛名を部署名まで入れていただけますか。 | Seikyūsho no atena o bushomei made irete itadakemasu ka. | 发票上可以注明部门名称吗？ |
农事所、领州所和经济所
nohinsho 带着货物旅行并列出所交付的物品；买方根据订单进行检查，kenshū，并保留它。十两书或签名副本将作为证据返回给卖方。当交货短缺或损坏时，nōhinsho 号码就是您致电时引用的号码。
ryōshūsho 确认收到付款。对于银行转账，许多公司将转账记录视为收据，除非要求，否则不会开具收据。 keiyakusho 规定了整个关系：双方、kō 和 otsu、范围、价格、期限、kikan、续订、kōshin、终止、kaijo 和保密、himitsu hoji。合同通常一式两份，双方各一份，并且每家公司都在两份合同上盖章。按编号参阅文章，jō：dai-san-jō，第三条。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| 納品書の数量と実際の数が合いません。 | Nōhinsho no sūryō to jissai no kazu ga aimasen. | 交货单上的数量与到达的数量不符。 |
| 受領書に署名してご返送ください。 | Juryōsho ni shomei shite go-hensō kudasai. | 请签署确认书并将其寄回。 |
| 領収書は必要でしょうか。 | Ryōshūsho wa hitsuyō deshō ka. | 您需要收据吗？ |
| 契約書の第三条について確認させてください。 | Keiyakusho no dai-san-jō ni tsuite kakunin sasete kudasai. | 让我确认一下合同的第三条。 |
| 契約期間は一年で、自動更新でよろしいですか。 | Keiyaku kikan wa ichinen de, jidō kōshin de yoroshii desu ka. | 期限是一年，自动续订，对吗？ |
印馆、学院和电子药剂
传统合同是盖章而不是签字。签名栏上有公司的注册印章“jitsuin”； keiin 被压过每对页面的边界，这样页面就不能交换；定成院标记任何手写更正。普通的内纸使用方形的角印或人称的mitome-in，印章的动词是ōin或nattsuin。谁持有印章、谁可以使用印章，是严格的内部规定。
通过网络服务签署的电子合同（denshi keiyaku）现在很普遍。词汇转变为“denshi shomei”（电子签名）； denshi shoshiki，文档的电子形式；和 shōnin（审批）在工作流程中。有些交易对手仍然要求提供纸质文件，因此请求中可能需要说明您可以接受哪种表格。特定合同是否需要印章、签名或电子签名取决于公司、文件和交易对方，因此请咨询您的法律或总务团队 somu。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| 契約書に押印をお願いいたします。 | Keiyakusho ni ōin o onegai itashimasu. | 请在合同上盖章。 |
| 割印は各ページの綴じ目にお願いします。 | Wariin wa kaku-pēji no tojime ni onegai shimasu. | 请在每页的装订上加盖跨页印章。 |
| 電子契約でも対応可能でしょうか。 | Denshi keiyaku demo taiō kanō deshō ka. | 电子合同可以接受吗？ |
| 原本を二部作成し、一部をご返送ください。 | Genpon o nibu sakusei shi, ichibu o go-hensō kudasai. | 请准备两份原件并退回一份。 |
礼貌地索取每份文件
每个文档的请求模式都是相同的。用 o 或 go 来命名它，说出它涵盖的内容，给出截止日期和格式，最后以感谢您的麻烦结束。核心动词是 go-sōfu itadakemasu deshō ka, Could you send，或 o-okuri itadakemasu deshō ka；为了发布新文件，go-hakkō itadakemasu deshō ka。如果期限紧迫，请添加原因：shanai shori no tsugō de，用于内部处理。
在电话上，添加您的公司和姓名，然后重复文档编号。当您发送文件时，请使用 o-okuri itashimasu 并要求他们与 go-kakunin kudasai 进行检查。追赶迟到的文件是礼貌而直接的：sakujitsu o-negai Shita seikyūsho no ken desu ga，然后是问题。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、今月分の請求書を来週金曜日までにご送付いただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, kongetsu-bun no seikyūsho o raishū kin'yōbi made ni go-sōfu itadakemasu deshō ka. | 很抱歉打扰您，您能在下周五之前寄出本月的发票吗？ |
| PDFでお送りいただければ助かります。 | PDF de o-okuri itadakereba tasukarimasu. | 如果您可以将其以 PDF 格式发送，将会有所帮助。 |
| 見積書を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Mitsumorisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | 我已附上报价；请检查一下。 |
| 昨日お願いした請求書の件ですが、ご送付の予定はいつ頃でしょうか。 | Sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, go-sōfu no yotei wa itsu goro deshō ka. | 关于我昨天索要的发票，大概什么时候寄出？ |
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | O-tesū o o-kake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | 抱歉给您带来麻烦，谢谢。 |
文档词汇
该表收集了文档名称以及您将在其中阅读的字段。
| 单词 | 阅读 | 意义 |
|---|---|---|
| 見積書 | mitsumorisho | 引述 |
| 発注書 | hatchūsho | 采购订单 |
| 受注 | juchū | 收到订单（卖方） |
| 納品書 | nōhinsho | 送货单 |
| 請求書 | seikyūsho | 发票 |
| 領収書 | ryōshūsho | 收据 |
| 契約書 | keiyakusho | 合同 |
| 支払条件 | shiharai jōken | 付款条件 |
| 締め | shime | 计费周期的截止时间 |
| 翌月末払い | yokugetsu matsu barai | 下个月月底支付 |
| 振込先 | furikomisaki | 用于转账的银行账户 |
| 有効期限 | yūkō kigen | 有效期 |
| 押印 | ōin | 加盖印章 |
| 電子契約 | denshi keiyaku | 电子合同 |
延误付款的错误
大多数延误都来自现场，而不是争议。发票上注明的公司名称错误或缺少部门；采购订单编号不匹配；税线缺失或加倍；银行详细信息与帐户名称的文字有误；截止日期忽略了客户的要求，因此发票晚了一天到达并等待了一个月。在合同中，典型的错误是缺少 kein、印章错误以及交易对手名称与其注册名称相差一个字符。
在发送任何文档之前，请对照链中的前一个文档检查收件人的姓名、所涉及的号码以及条款。如果客户说文档有误，请简短道歉，询问具体字段，并在同一天重新发布，并在主题行中注明“sai-hakkō”。从印章到付款月份，公司的做法几乎在所有方面都不同，因此请学习语言，然后询问同事贵公司是如何做到这一点的。
- 检查每份文件上的姓名、onchū 或 sama 以及部门
- 在下一个文档中引用上一个文档的编号
- 发送前确认 zeikomi 或 zeinuki 以及税号
- 阅读客户的shime并在其之前发送发票
- 盖章前询问；海豹有关于谁可以使用它们的规则