日本工作交接（Hikitsugi）：短语、Hikitsugisho 和客户

Hikitsugi 是在离职、调动或辞职之前将工作正式移交给继任者；你可以写一份引继书，亲自引导继任者完成它，并用简短的“kōnin no go-shōkai”信息将他们介绍给每个客户，从而做得很好。

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你需要了解的内容

日本工作交接（Hikitsugi）：短语、Hikitsugisho 和客户

每个日本办公室都将“引继”（移交）视为一种义务，而不是一种礼貌。无论你离开两周、在四月份的改组中调到另一个部门还是离开公司，同事们都希望得到一份书面的引见、一份口头演练以及对你在外面打交道的人的介绍。做得好，这是你留下的最后印象，也是你的继任者得到的第一印象。本指南涵盖了三种情况及其时间安排、移交和接收的短语、文件的内容、如何通过电子邮件和亲自向客户介绍继任者、给予方的清单以及当您是接管方时要问的问题。不同公司的格式和期望有所不同，因此请询问您的经理您团队的引继通常是什么样子。辞职本身，以及与老板和大食督的对话，都在单独的指南中进行了介绍。

Hikitsugi 预计以书面和亲自形式请假、调动和辞职

hikitsugisho 列出了任务、状态、联系人、截止日期以及事物所在的位置

通过 kōnin 电子邮件向客户介绍继任者，然后共同拜访

接收时询问历史记录、未决问题和不成文规则

三种引继及其开始时间

Hikitsugi 涵盖了三种感觉不同但使用相同语言的情况。在 kyūka 离开之前，您通常将离开期间到期的任务移交给一位同事，通常是通过一条短信加上亲自说的话。在“jinji idō”（公司内部调动）之前，您通常会在公告发布和调动日期之间的几周内移交整个职位。在辞职之前，你必须交出所有东西，公司希望在你最后一天之前完成所有工作。

时间是学习者被抓住的地方。休假需要一两天的准备。转让从宣布之日起开始。辞职交接贯穿整个通知期，许多经理会在第一周要求一份交接计划。公司的期望各不相同，因此请询问团队的引继通常是什么样子。

三种引继及其开始时间
日本人罗马字意义
来週の休暇中の業務について、引き継ぎをお願いしたいのですが。Raishū no kyūka-chū no gyōmu ni tsuite, hikitsugi o onegai shitai no desu ga.我想在下周休假时把工作移交。
異動に伴い、担当業務を田中さんに引き継ぎます。Idō ni tomonai, tantō gyōmu o Tanaka-san ni hikitsugimasu.随着我的调动，我将把我的职责移交给田中。
退職までに、すべての業務を引き継ぐ予定です。Taishoku made ni, subete no gyōmu o hikitsugu yotei desu.我打算在离开之前交出所有的工作。
引き継ぎの計画を今週中にまとめます。Hikitsugi no keikaku o konshū-chū ni matomemasu.本周我将制定一份移交计划。
後任はどなたになりますか。Kōnin wa donata ni narimasu ka.我的继任者会是谁？

hikittsugisho：文档中的内容

引继所是交接工作的支柱。它会由你的继任者、你的经理阅读，几个月后，由任何需要回答其他人无法回答的问题的人阅读。以简单的 desu 和 masu 或内部文档的名词为主的风格编写，无论您的团队使用哪种方式，并按任务而不是按日期进行组织。对于每项任务：它的用途、发生的频率、处于什么状态、涉及谁、文件在哪里以及可能出现什么问题。

有两件事让引衙真正有用。第一个是keii，即历史：为什么以某种方式处理客户、做出哪些决定以及由谁做出。二是不成文的规定：不喜欢打电话的客户，必须先向特定的人报告。这些从来没有出现在官方程序中，而这些恰恰是继任者无法独自发现的。

部分阅读写什么
業務一覧gyōmu ichiran具有目的和频率的任务列表
進捗状況shinchoku jōkyō每个任务的当前状态
担当者・関係者tantōsha, kankeisha负责人和相关人员
取引先連絡先torihikisaki renrakusaki客户和供应商的联系方式
期限・スケジュールkigen, sukejūru截止日期和循环日历
保管場所hokan basho文件、表格和记录的保存地点
懸案事項ken'an jikō待决问题和未决问题
経緯keii历史和决策背后的原因
注意点chūi-ten需要注意的事项，包括不成文的规则
マニュアルmanyuaru程序和手册的链接

密码和帐户详细信息通常通过公司自己的系统移交，而不是写在文档中。询问 IT 部门您的公司如何处理这些问题。

表示交接的词语

口头演练遵循文档。与你的继任者坐在一起，仔细检查每项任务，并说出文件中不能说明的内容：客户期望的语气，流程中比他们看起来要慢的部分。用 hikitsugimasu 表示行为，用 o-negai shimasu 表示请求，用 go-fumei na 十个不明确的点来邀请提问。即使与亲密的同事一起，也要保持 desu 和 masu 的演练；这种形式表明这是一次正式的责任移交。

最后说明何时可以联系到您以及联系时长。在许多公司，在调任后几周内回答继任者的问题是很正常的。辞职后这是一种礼貌，而不是义务，你可以礼貌地设定限制。

日本人罗马字意义
この案件は、現在見積もりを提出した段階です。Kono anken wa, genzai mitsumori o teishutsu shita dankai desu.该项目目前正处于提交概算阶段。
詳細は引き継ぎ書の三ページ目にまとめてあります。Shōsai wa hikitsugisho no sanpēji-me ni matomete arimasu.移交文件的第三页总结了详细信息。
この取引先は、メールより電話の方が話が早いです。Kono torihikisaki wa, mēru yori denwa no hō ga hanashi ga hayai desu.有了这个客户端，电话比电子邮件更快地完成工作。
ご不明な点があれば、いつでも聞いてください。Go-fumei na ten ga areba, itsu demo kiite kudasai.有什么不清楚的可以随时问我。
来月末までは、質問があれば対応できます。Raigetsu-matsu made wa, shitsumon ga areba taiō dekimasu.直到下个月月底我才能回答问题。
以上で、私の担当業務の引き継ぎは完了です。Ijō de, watashi no tantō gyōmu no hikitsugi wa kanryō desu.我的职责交接就这样完成了。

接收移交的短语

当你是继任者时，你的工作就是提出要求。日本同事经常交出他们认为重要的东西，却忘记了他们不再注意到的东西，所以你提出的问题决定了你得到的东西。首先询问优先级，然后是历史，然后是待解决的问题，最后是人员。用 iu koto desu ne 确认一下你听到的内容，是这样的，然后自己把答案写进文件里，因为传出的人不会有时间。

表明您认真对待工作，但没有过度承诺。 “Hikitsugasete itadakimasu”“我会接手”和“shikkari hikitsugimasu”“我会妥善接手”是标准台词，最后会简短地感谢您所花费的时间。

日本人罗马字意义
この中で、一番急ぐのはどれですか。Kono naka de, ichiban isogu no wa dore desu ka.其中，哪一个是最紧急的？
この案件の経緯を教えていただけますか。Kono anken no keii o oshiete itadakemasu ka.您能告诉我这个项目的历史吗？
今、懸案になっている問題はありますか。Ima, ken'an ni natte iru mondai wa arimasu ka.目前还有什么问题需要解决吗？
先方で、特に気をつけるべき方はいらっしゃいますか。Senpō de, toku ni ki o tsukeru beki kata wa irasshaimasu ka.客户中有我应该特别小心的人吗？
つまり、月末までに請求書を出すということですね。Tsumari, getsumatsu made ni seikyūsho o dasu to iu koto desu ne.这意味着发票将在月底发出，对吧？
しっかり引き継ぎます。お時間をいただき、ありがとうございました。Shikkari hikitsugimasu. O-jikan o itadaki, arigatō gozaimashita.我会好好接管的。感谢您抽出时间。

向客户介绍继任者

客户分两步移交。首先是 kōnin no go-shōkai 电子邮件：您宣布变更，指定继任者，将其抄入，并感谢客户的支持。然后继任者通过简短的自我介绍回复该帖子。其次是联合访问或通话，您可以面对面介绍他们，并在他们讲话时退后一步。在您的最后一天之后，继任者将自行发送后续信息。

下面的行是该电子邮件的部分内容和口头介绍。保持语气温暖且稍微正式，避免解释你离开的原因；出于个人原因，客户所需要的就是简单的一心二日。

日本人罗马字意义
件名：担当者変更のご挨拶Kenmei: Tantōsha henkō no go-aisatsu主题：关于变更联系人的通知
この度、四月一日付で担当を離れることになりました。Kono tabi, shigatsu tsuitachi-zuke de tantō o hanareru koto ni narimashita.自 4 月 1 日起，我将不再担任您的联系人。
後任は、同じ部署の佐藤が担当いたします。Kōnin wa, onaji busho no Satō ga tantō itashimasu.我的继任者将是同一部门的佐藤。
在任中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。Zainin-chū wa taihen o-sewa ni nari, kokoro yori kansha mōshiagemasu.衷心感谢您在我担任此职位期间给予我的所有支持。
後日、佐藤と共にご挨拶に伺います。Gojitsu, Satō to tomo ni go-aisatsu ni ukagaimasu.佐藤和我很快就会亲自拜访您。
後任の佐藤でございます。今後ともよろしくお願いいたします。Kōnin no Satō de gozaimasu. Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu.我是继承者佐藤。我期待与您合作。

给方的移交清单

下面的列表涵盖了从公告到最后一天的给予方。并不是所有的事情都适用于短暂的休假，但对于调动或辞职来说，把所有事情都办好是同事们默默的期盼。

  • 首先与您的经理商定继任者和交接时间表
  • 更新或编写 hikittsugisho，按任务组织，包含状态和历史记录
  • 整理共享文件夹和命名文件，以便陌生人可以找到它们
  • 亲自带领继任者逐个任务地阅读文档
  • 发送客户通知电子邮件并复制继任者
  • 联合拜访或致电最重要的客户
  • 通过公司官方流程交接账号和密码
  • 取消或转移定期会议、订阅和系统角色
  • 说明您何时仍会回答问题以及多长时间
  • 在最后一天感谢继任者、你的经理和团队

对于短暂休假，该列表会折叠为三行：告诉一位同事到期的日期，写下文件的位置，并添加外出消息。

要避免的错误

最常见的错误是交接只存在于你的脑海中，是在最后一天下午匆忙进行的谈话。尽早写下来，让对话跟随文档进行。二是列出没有历史的任务：继任者知其然不知其所以然，就会重蹈覆辙。第三种是忘记客户，他们会记得从退回的电子邮件中得知更改。

在接收方，错误在于出于礼貌而阻止了你的询问。点头完成演练并在一个月后发现差距对任何人都没有帮助。询问、确认、写下来。双方都不要把引继视为可选的，因为你只是去度假；关于到期内容的两行消息仍然是移交，并且会注意到跳过它。

日本人罗马字意义
時間がなかったので、口頭で説明します。Jikan ga nakatta node, kōtō de setsumei shimasu.我没有时间，所以我会口头解释。 （避免；写下来。）
引き継ぎ書を先にお送りしますので、ご確認の上お時間をください。Hikitsugisho o saki ni o-okuri shimasu node, go-kakunin no ue o-jikan o kudasai.我会先发送交接文件，请您阅读后给我一些时间。
特に問題はありません。Toku ni mondai wa arimasen.没有什么特别的问题。 （很少如此；列出未决问题。）
この件は先方と一度もめたことがあるので、経緯を説明します。Kono ken wa senpō to ichido mometa koto ga aru node, keii o setsumei shimasu.曾经和客户在这件事上发生过争执，所以我来解释一下历史。
分かりました。Wakarimashita.明白了。 （好吧，但后面要问一个问题。）
要点

切实有效的提升方法

使用本指南中的章节列表，为您的实际工作（即使是粗略的工作）起草一页的 hikittsugisho，并用日语大声朗读任务行。然后，在 Unihongo 的沉浸式 3D 教室中，让您的 AI 老师在您完成任务时扮演您的继任者：解释每项任务，回答有关未决问题的问题，并告诉他们文件在哪里。交换角色，让老师把一个凌乱的项目交给你，这样你就可以练习接收问题，直到感觉提问很自然为止。第三次练习时，让老师扮演一位长期客户，同时介绍您的替代者并感谢他们的支持。

  1. 1

    设定一个明确目标

    每次练习专注于一个真正会用到的场景或技能。

  2. 2

    主动开口练习

    不要只阅读或识别日语，要大声说出完整回答。

  3. 3

    复习并重复

    保留有用的纠正内容，反复练习直到表达自然。

FAQ

常见问题

Hikitsugi 在日本职场中意味着什么？

Hikitsugi，写作引き継ぎ，是职责、信息和关系从一个人到另一个人的移交。动词 hikitsugu 的意思是接管或继续。它适用于短期缺勤、内部调动和辞职，通常包括书面文件、口头解释和外部联系人介绍。

什么是 hikitsugisho 以及它应该包含什么？

hikittsugisho 是移交文件。典型的内容是任务列表及其目的、频率和当前状态、公司内部和外部的关键联系人、截止日期、文件和密码的保存位置、未决问题及其历史记录以及任何不成文的规则。格式因公司而异；许多团队都有一个模板，因此在从头开始编写模板之前先询问一下。

如何用日语向客户介绍我的继任者？

发送一封电子邮件，宣布变更，并抄入继任者，将其命名为 kōnin（继任者），并感谢客户的支持。然后安排一次联合拜访或打电话，你亲自介绍他们，他们也做一个简短的自我介绍。在您离开后，继任者会再次发送后续邮件感谢客户。

出发前多久开始在日本进行交接？

对于辞职，大多数公司预计交接会在通知期内完成，通常是最后两到四个星期，但请检查您的工作规定。对于转会，通常在宣布转会后立即开始。对于休假，一两天的准备是正常的。早开始从来不会受到批评；开始晚了会被记住。

用日语接手别人的工作时应该问哪些问题？

询问优先事项，kono naka de ichiban isogu no wa dore desu ka；历史，kono anken no keii o oshiete kudasai；待决问题，ima kakaete iru mondai wa arimasu ka；和人们，ki o tsukeru beki kata wa imasu ka。还要询问物品住在哪里以及物品消失后与谁联系。自己将答案写到文档中。

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