Перед приездом: подтверждение встречи и времени
Визит к клиенту начинается накануне с однострочного электронного письма с подтверждением даты, времени и места; это дает клиенту возможность упомянуть о смене комнаты или дополнительном посетителе. Встреча — это апо в повседневной речи и о-якусоку в кейго, когда вы разговариваете с персоналом клиента.
В этот день будьте в здании на десять минут раньше и на стойке регистрации на пять минут раньше. Используйте свободное время, чтобы проверить свои документы, отключить телефон, а зимой снять пальто перед тем, как войти; посетители входят в офис клиента с пальто через руку. Если вы опоздали из-за задержки поезда, позвоните до назначенного времени и сообщите реалистичное новое время прибытия.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 明日十時のお打ち合わせ、よろしくお願いいたします。 | Ashita jūji no o-uchiawase, yoroshiku onegai itashimasu. | С нетерпением жду нашей встречи завтра в десять. |
| 場所は貴社の本社でよろしいでしょうか。 | Basho wa kisha no honsha de yoroshii deshō ka. | Является ли это место проведения вашим головным офисом, как планировалось? |
| 申し訳ございません、電車の遅延で十分ほど遅れます。 | Mōshiwake gozaimasen, densha no chien de juppun hodo okuremasu. | Мне очень жаль, я опоздаю примерно на десять минут из-за задержки поезда. |
| 少し早く着きましたので、ロビーでお待ちしております。 | Sukoshi hayaku tsukimashita node, robī de o-machi shite orimasu. | Я приехал немного раньше, поэтому подожду в вестибюле. |
Сценарий приема: укетсуке
Прием, укетсуке, имеет три формы, и сценарий почти не меняется. В большом здании есть письменный стол с персоналом, часто с воротами безопасности; в компании среднего размера на стойке стоит телефон со списком расширений; В маленьком офисе есть дверь, которую ты открываешь, произнося «сицурей иташимасу». В каждом случае вы предоставляете три части информации по порядку: ваша компания, ваше имя, а также с кем и когда у вас назначена встреча.
Обратите внимание на глаголы. То мошимасу — это скромная форма то имасу и единственный способ представиться здесь. О-якусоку о итадаите оримасу, «Мне назначена встреча», помещает встречу в подарок клиенту, что является вежливой рамкой. Прикрепите sama к имени человека, которого вы посещаете, и добавьте его отдел, если вы его знаете, ведь в большой компании может быть несколько человек с одной фамилией.
Администратор скажет «сёсё о-мати кудасай», позвонит человеку, а затем либо скажет «тадаима майримасу», «они уже в пути», либо назовёт номер комнаты. Если есть значок посетителя, нюкансё, носите его на видном месте и верните, когда уходите.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Tanaka to mōshimasu. | Меня зовут Танака, я из корпорации ABC. |
| 十時に営業部の佐藤様とお約束をいただいております。 | Jūji ni Eigyōbu no Satō-sama to o-yakusoku o itadaite orimasu. | У меня назначена встреча с мистером Сато из отдела продаж в десять. |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō o-machi kudasaimase. | Пожалуйста, подождите немного. |
| ただいま佐藤が参りますので、こちらにおかけください。 | Tadaima Satō ga mairimasu node, kochira ni o-kake kudasai. | Сато уже в пути; пожалуйста, присядьте здесь. |
| お待たせいたしました。 | O-matase itashimashita. | Извините, что заставил вас ждать. |
Залы ожидания и показ в
Вы можете подождать в вестибюле, в Осэцусицу, приемной или в самом конференц-зале. Когда вас ведет сотрудник, идите немного позади него и позвольте ему нажимать кнопки лифта; в лифте гид стоит у панели, а вы стоите сзади.
В комнате гид говорит: «дозо о-хайри кудасай» или «кочира э дозо». Когда вы входите, произнесите «Сицурей иташимасу», даже если комната пуста, и займите место, которое вам укажут. Если ничего не сказано, встаньте возле сиденья, ближайшего к двери, или сядьте на него и встаньте снова, когда войдет человек, с которым вы встречаетесь. Положите сумку на пол рядом со стулом, а не на стол. Если принесли чай, поблагодарите человека и дождитесь додзо хозяина, прежде чем пить, если только ожидание не затянется.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| こちらへどうぞ。 | Kochira e dōzo. | Сюда, пожалуйста. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Извините (входя в комнату). |
| おかけになってお待ちください。 | O-kake ni natte o-machi kudasai. | Пожалуйста, сядьте и подождите. |
| こちらの席でよろしいでしょうか。 | Kochira no seki de yoroshii deshō ka. | С этим сиденьем все в порядке? |
| 奥へどうぞ。 | Oku e dōzo. | Пожалуйста, займите место сзади. |
Рассадка, визитки и вступительное приветствие
В конференц-залах есть верхнее сиденье, камиза, самое дальнее от двери, и нижнее сиденье, шимоза, ближайшее к ней. Камиза принадлежит гостю: самый старший посетитель находится дальше от двери, а самый старший хозяин - напротив. Если сомневаетесь, подождите, пока вас поместят.
Когда человек, с которым вы встречаетесь, входит, встаньте. Первые встречи начинаются с обмена визитными карточками: держите свою карточку обеими руками лицом к другому человеку, сообщите Мошимасу свою компанию, отдел и имя, возьмите его обеими руками, взгляните на нее и положите на стол перед собой для встречи. Подробности рассказывается в отдельном руководстве по этикету мейси; здесь достаточно знать, что обмен происходит до того, как кто-нибудь сядет.
Затем поблагодарите их за уделенное время и в одном предложении изложите цель визита. Небольшой подарок, темиягэ, вручается сейчас вместе с кокоро бакари десу га. Ведущий обычно начинает с дева, хаджимемашо ка или вопроса о вашем путешествии, на который требуется лишь краткий ответ.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa o-isogashii tokoro o-jikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Спасибо, что нашли время для нас сегодня, когда вы заняты. |
| 本日は新しいプランについてご説明に伺いました。 | Honjitsu wa atarashii puran ni tsuite go-setsumei ni ukagaimashita. | Я пришел сегодня, чтобы объяснить новый план. |
| 心ばかりですが、皆様でどうぞ。 | Kokoro bakari desu ga, minasama de dōzo. | Небольшой жетон, пожалуйста, поделитесь им со всеми. |
| では、早速ですが始めさせていただきます。 | Dewa, sassoku desu ga hajimesasete itadakimasu. | Тогда, если можно, начнем прямо сейчас. |
Подведение итогов: подведение итогов следующих шагов
Встреча в Японии редко заканчивается объявлением решения на месте. Он заканчивается четким списком того, что каждая сторона будет делать дальше и когда, и ожидается, что посетитель произнесет это вслух. Введите краткое описание с помощью honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu, затем перечислите элементы со словами mazu, tsugi ni, saigo ni. Сторона клиента исправит все, что они видят по-другому, и в этом вся суть.
Если клиенту нужно проконсультироваться с кем-то еще, он скажет: шанаи де кэнто сите, го-ренраку иташимасу. Уточните время встречи с Ицу Горо, но не настаивайте на свидании на месте. Когда ведущий говорит «хондзицу ва аригато годзаймасита», ответьте «кочира косо» и встаньте, когда он встанет.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| では、本日の内容を確認させていただきます。 | Dewa, honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu. | Тогда позвольте мне подтвердить то, что мы обсуждали сегодня. |
| まず、弊社から来週中に見積もりをお送りします。 | Mazu, heisha kara raishū-chū ni mitsumori o o-okuri shimasu. | Во-первых, мы вышлем вам ценовое предложение в течение следующей недели. |
| 社内で検討して、来週ご連絡いたします。 | Shanai de kentō shite, raishū go-renraku itashimasu. | Мы рассмотрим это внутри компании и свяжемся с вами на следующей неделе. |
| ご返事はいつ頃いただけますでしょうか。 | O-henji wa itsu goro itadakemasu deshō ka. | Когда примерно мы можем ожидать вашего ответа? |
| 他にご不明な点はございますか。 | Hoka ni go-fumei na ten wa gozaimasu ka. | Есть ли еще что-то непонятное? |
| 本日はありがとうございました。こちらこそ、よろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Kochira koso, yoroshiku onegai itashimasu. | Спасибо за сегодня. Удовольствие принадлежит нам; мы с нетерпением ждем возможности работать с вами. |
Уходя: сицурей иташимасу у каждой двери.
Уход имеет столько же стадий, как и приезд. Соберите свои бумаги и визитные карточки клиента, которые поместятся в визитницу. Задвиньте свой стул. У двери конференц-зала повернитесь, скажите «сицурей иташимасу» и поклонитесь. Хозяин обычно проводит вас до лифта или входа; держите разговор легким и еще раз поблагодарите их, пока идете.
У лифта войдите, повернитесь лицом к хозяину, скажите «хондзицу ва аригато годзаймасита» и поклонитесь, когда двери закроются. У входа на первый этаж поклонитесь двери. Наденьте пальто снаружи здания. Верните любой бейдж посетителя на стойке регистрации о-каэси симасу и также поблагодарите администратора.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| それでは、失礼いたします。 | Sore dewa, shitsurei itashimasu. | Ну тогда я пойду. |
| お見送りは結構でございます。 | O-miokuri wa kekkō de gozaimasu. | Пожалуйста, не утруждайте себя проводить меня. |
| 本日はありがとうございました。失礼いたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Shitsurei itashimasu. | Спасибо за сегодня. До свидания. |
| 入館証をお返しします。ありがとうございました。 | Nyūkanshō o o-kaeshi shimasu. Arigatō gozaimashita. | Я возвращаю бейдж посетителя. Спасибо. |
Словарь для визита к клиенту
Именно эти слова вы услышите на ресепшене, в коридоре и в переговорной. Некоторые из них, например киша и хейша, имеют смысл только в паре.
| Слово | Чтение | Значение |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | uchiawase | рабочая встреча, обсуждение с клиентом |
| 受付 | uketsuke | стойка регистрации |
| 入館証 | nyūkanshō | бейдж посетителя или пропуск на вход |
| 応接室 | ōsetsushitsu | приемная для посетителей |
| 会議室 | kaigishitsu | конференц-зал |
| 上座 | kamiza | верхнее сиденье, самое дальнее от двери |
| 下座 | shimoza | нижнее сиденье, ближайшее к двери |
| 貴社 | kisha | ваша компания (разговаривая с клиентом) |
| 弊社 | heisha | наша компания (скромно) |
| 名刺 | meishi | визитная карточка |
| 手土産 | temiyage | небольшой подарок, принесенный в гости |
| お礼メール | o-rei mēru | благодарственное письмо после визита |
Титулы тоже имеют значение: бучо, руководитель отдела; Качо, руководитель секции. Используйте титул вместе с фамилией Сато-качо или с фамилией сама, но никогда вместе.
Последующее письмо и ошибки, которых следует избегать
Визит заканчивается отправлением в тот же день о-рей меру. Он имеет фиксированную форму: компания клиента, отдел и название с sama в первой строке; благодарность за потраченное время; две-три строчки, подтверждающие о чем договорились и следующий шаг с датой; и заключительная строка, такая как хикицузуки ёрошику онегай иташимасу. Прикрепите любой обещанный документ.
Наиболее заметные ошибки касаются порядка и регистрации. Замечено, что он сидит до того, как его пригласят. Положить карту клиента в карман брюк или написать на ней – небольшое оскорбление. В речи распространенными ошибками являются использование аната для клиента, забывание сама в имени человека, которого вы посещаете, и ответ на кейго с небрежной десу нэ. Если вы ошиблись, исправьте это в следующем предложении и продолжайте. Обычаи компаний различаются, поэтому следуйте примеру хозяина и спросите коллегу, который уже посещал этого клиента раньше.
- Не приезжайте без звонка более чем на десять минут раньше или на минуту позже.
- Не сиди, пока тебя не пригласят, и не принимай камизу без приглашения.
- Во время встречи держите карту клиента на столе, затем в визитнице.
- Не используйте аната, кими или простую кайшу для клиента или его компании.
- Не надевайте пальто внутри здания или в лифте.
- В тот же день отправьте благодарственное письмо с согласованными дальнейшими шагами.