Деловая поездка в Японию (Сючо): подача заявки, бронирование, приветствия и отчет

Применение: сючо синсей.

В командировке ничего не происходит до синсэя. В форме в одной строке задаются пункт назначения, даты, цель, люди или компания, которых вы посетите, а также оценка затрат. Оно передается вашему менеджеру, а иногда и второму утверждающему лицу. Во многих компаниях это ширма в системе расходов; в некоторых это все еще бумажная форма с ханко. Спросите коллегу, что это такое, и скопируйте недавний.

Устная версия идет первой: расскажите своему менеджеру, почему нужна поездка, и получите одобрение, прежде чем что-либо заполнять. Сючо о мошиагемасу неестественно; Скажите сючо ситай но десу га или сючо но кёка о итадакитаи но десу га и добавьте даты и цель.

UnihongoДеловой японский

来月らいげつ、大阪おおさか支社ししゃに出張しゅっちょうしたいのですが、よろしいでしょうか。Я хотел бы поехать в командировку в филиал в Осаке в следующем месяце; это будет нормально?

Бронирование транспорта и отелей через администратора

После утверждения синсэя бронирование обычно осуществляется через сому, отдел по общим вопросам или через бюро путешествий по контракту. Некоторые компании позволяют вам забронировать себя в пределах лимита и предъявить претензии после этого, а некоторые выпускают корпоративную карту. Вам будет предложено указать маршрут, желаемое время отправления, предпочитаемое место и район отеля. Зарезервированные места, ситэйсэки, являются стандартными для синкансэна; зеленый автомобиль и полеты часто ограничены уровнем.

Знайте названия билетов, которые вы получите: дзёсякен — это базовый билет, токкюкен — экспресс-доплата, а эки-укетори — билет, полученный в станционном автомате с кодом. Изменения после бронирования возвращаются через ту же стойку, поэтому спрашивайте заранее, а не меняйте в тот же день.

Правила расходов в общих чертах

В каждой компании есть ryohi kitei, правила командировочных расходов, определяющие, что и как возмещается. Обычные части — коцухи, транспорт; сюухакухи, проживание, часто ограниченное количество за ночь; нитто, суточное пособие на небольшие расходы; и сеттай — развлечение клиента, которое обычно требует отдельного одобрения. Еда, съеденная отдельно, обычно покрывается нитто, а не заявлена, но это может быть по-разному.

Единственное правило, которое не меняется, — это квитанция. Попросите рёсюсё, официальную квитанцию, в каждом отеле, такси и магазине и попросите ее от имени компании, если ваша компания этого требует. Такси часто разрешается только в том случае, если нет практической альтернативы и ожидается примечание, объясняющее, почему. Подайте сейсан, расчет расходов, в срок, установленный правилами, иначе в претензии может быть отказано.

Прибытие в офис назначения

Прибытие в филиал или клиентский офис происходит по небольшому сценарию. На стойке регистрации вы указываете свою компанию, свое имя и кого вы посещаете. Когда появляется ваш хост, первая строка — o-sewa ni natte orimasu, спасибо за вашу постоянную поддержку, или, в филиале вашей компании, o-tsukaresama desu. Затем следует фраза «тои токоро»: ведущий говорит «тои токоро о аригато годзаймасу», «спасибо, что зашли так далеко», и вы отвечаете кратким «кочира косо».

Омиягэ, если вы его принесете, передается в этот момент одним предложением: цумаранай моно десу га или зажигалка минасан де дозо, пожалуйста, поделитесь, и ведущий откладывает его в сторону, не открывая. Светские разговоры о путешествии или погоде сопровождают прогулку до конференц-зала; ограничьтесь двумя или тремя обменами.

Словарный запас в формах и в чате

Слова ниже появляются на синсее, в системе расходов и в сообщениях, которые вам будет отправлять администратор. Изучите показания, чтобы вы могли произносить их вслух за столом, а не только узнавать их на экране.

Чокко-чокки стоит знать: это означает, что вы идете из дома прямо к месту назначения и возвращаетесь домой, не проходя мимо офиса, и обычно это нужно указать в синсее или в чате, чтобы команда знала, где вы находитесь.

Отчет о поездке и возвращении

Сючо хококу завершает поездку. Оно краткое и фактическое: даты, пункт назначения, встреченные люди, цель, результаты, следующие действия и затраты — именно в таком порядке. У большинства компаний есть форма или шаблон; некоторые принимают электронное письмо менеджеру. Ожидается, что это произойдет в течение дня или двух, и ваш менеджер обычно захочет получить устное резюме в ваше первое утро, прежде чем он его прочитает. Ориентируйтесь на результат, затем на следующий шаг, затем на все, что пошло не так.

Сам возврат имеет свои строки. Когда вы входите, скажите тадайма модоримашита, поблагодарите того, кто вас прикрывал, и поместите омияге в общее пространство со словом команде. Затем отправьте сейсан с квитанциями. Используйте контрольный список ниже первые несколько раз.

• Скажите тадайма модоримашита и поблагодарите коллег, которые рассказали
• Дайте менеджеру двухминутное устное резюме, сначала заключение.
• Отправьте сютё хококу в установленные компанией сроки.
• Прикрепите каждую квитанцию ​​к сейсану и объясните все расходы на такси или дополнительные расходы.
• Отправьте благодарственное письмо в офис или клиенту, которого вы посетили.
• Выложите омияге и скажите команде, что он здесь.
• Записывайте следующие действия и даты встречи в общий календарь.

Ошибки, которых следует избегать

Первая ошибка — бронирование до одобрения. Если в синсэе откажут или даты изменятся, вашей проблемой станет самостоятельно забронированный билет. Второй – потеря квитанций; претензия без рёсюсё часто полностью отклоняется. Третий — использование реестра клиентов в вашем филиале или реестре коллег с клиентом. Четвертый — это запоздалый или расплывчатый отчет: хококу, в котором говорится, что встреча прошла хорошо, ничего не говорит менеджеру, а тот, который приходит через неделю, предполагает, что поездка не имела значения.

Наконец, не рассматривайте поездку как отдых от команды. В большинстве компаний ожидается быстрое сообщение в чате по прибытии и отъезде, а также доступность в рабочее время, если вы не договорились об ином.