Ланцюжок документів від пропозиції до оплати
Типова угода між двома японськими компаніями виглядає так. Покупець запитує цінову пропозицію, а продавець надсилає mitsumorisho. Покупець приймає, надсилаючи hatchūsho, замовлення на купівлю; з боку продавця отримання цього замовлення є juchū, і вони можуть підтвердити за допомогою chumon ukesho або juchu kakuninsho. Продавець доставляє nōhinsho, накладну на доставку, а також часто kenshūsho або juryōsho, які покупець підписує як прийняття. Потім продавець виставляє seikyūsho, рахунок-фактуру, покупець оплачує фурікомі, банківським переказом, а продавець може видати ryōshūsho, квитанцію.
Кейякушо, контракт, знаходиться над цим ланцюжком для поточних або великих відносин, а кихон кейякушо, базова угода, часто охоплює багато невеликих замовлень, тому для кожного потрібна лише ціна та замовлення. Невеликі покупки пропускають кілька кроків, але все одно вивчають порядок, тому що кожен документ посилається на попередній за номером.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| お見積もりをお願いできますでしょうか。 | O-mitsumori o onegai dekimasu deshō ka. | Не могли б ви дати нам цитату? |
| 見積書の内容で発注いたします。 | Mitsumorisho no naiyō de hatchū itashimasu. | Ми зробимо замовлення відповідно до цінової пропозиції. |
| ご注文を承りました。 | Go-chūmon o uketamawarimashita. | Ми отримали ваше замовлення. |
| 納品書を添えてお送りします。 | Nōhinsho o soete o-okuri shimasu. | Надішлемо з накладною. |
| 請求書は月末に発行いたします。 | Seikyūsho wa getsumatsu ni hakkō itashimasu. | Рахунок виставимо в кінці місяця. |
Читання міцуморісо та хатушо
Цінова пропозиція має заголовок із назвою покупця та ончу, еквівалентом компанії sama, назвою та печаткою продавця, номером, mitsumori bangō і датою. Основний текст містить перелік предметів, hinmei, з кількістю, sūryō, одиницею, tan'i, ціною за одиницю, tanka та сумою, kingaku. Нижче наведено проміжний підсумок, shōkei, податок на споживання, shōhizei, і загальну суму, gōkei. Три поля внизу мають найбільше значення: nōki, час доставки; shiharai jōken, умови оплати; і yūkō kigen, як довго ціна дійсна. Лінійка біко містить зауваження.
Hatchūsho відображає цінову пропозицію та додає адресу доставки, nōhin-saki, запитану дату доставки, nōhin kibōbi та номер замовлення покупця, який продавець зазначає в рахунку-фактурі. Коли ви отримуєте цінову пропозицію, перевірте ціни за одиницю, перевірте, чи включено податок, і прочитайте термін дії: пропозиція, термін дії якої закінчується до завершення вашого внутрішнього затвердження, означає другий раунд.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| この金額は税込みですか、税抜きですか。 | Kono kingaku wa zeikomi desu ka, zeinuki desu ka. | Ця сума з податком чи без нього? |
| 見積もりの有効期限を延ばしていただけますか。 | Mitsumori no yūkō kigen o nobashite itadakemasu ka. | Не могли б ви продовжити термін дії цитати? |
| 納期はいつ頃になりますでしょうか。 | Nōki wa itsu goro ni narimasu deshō ka. | Приблизно коли буде доставка? |
| 数量を変更した場合、単価は変わりますか。 | Sūryō o henkō shita baai, tanka wa kawarimasu ka. | Якщо ми змінимо кількість, чи зміниться ціна за одиницю? |
Читання seikyūsho та умови оплати
Рахунок-фактура повторює позиції та підсумки та додає поля, які визначають, коли та як переміщуються гроші. Hakkōbi — дата випуску. Shiharai kigen — дата пологів. Furikomisaki — це банківський рахунок: банк, відділення, тип рахунку, futsū або tōza, номер і назва рахунку, kōza meigi. Furikomi tesūryō, комісія за переказ, зазвичай оплачується платником, і це може бути зазначено в рахунку-фактурі. З моменту запровадження системи кваліфікованих рахунків-фактур рахунки-фактури від зареєстрованих підприємств також мають реєстраційний номер, який починається з T; запитайте в бухгалтерії, як це впливає на вашу компанію.
Умови оплати записуються у вигляді формули двох половинок. Перша половина — це shime, відрізка, яка закриває пакет рахунків-фактур; другий - барай, коли ця партія оплачується. Getsumatsu shime yokugetsu matsu barai: закрито в кінці місяця, виплачується в кінці наступного місяця. Nijū-nichi shime yokugetsu jū-nichi barai: закрито двадцятого, виплачується десятого числа наступного місяця. Йокуйокугецу означає наступний місяць. Sōkin — це просте слово для надсилання грошей; nyūkin — це надходження грошей, тому nyūkin kakunin перевіряє, чи вони надійшли.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| お支払い条件は月末締め翌月末払いです。 | O-shiharai jōken wa getsumatsu shime yokugetsu matsu barai desu. | Умови оплати: закриття місяця, оплата в кінці наступного місяця. |
| 振込手数料はご負担いただけますでしょうか。 | Furikomi tesūryō wa go-futan itadakemasu deshō ka. | Чи могли б ви покрити комісію за трансфер? |
| 入金を確認いたしました。ありがとうございます。 | Nyūkin o kakunin itashimashita. Arigatō gozaimasu. | Ми підтвердили отримання платежу. дякую |
| 支払期限を過ぎておりますが、ご入金の予定を教えていただけますか。 | Shiharai kigen o sugite orimasu ga, go-nyūkin no yotei o oshiete itadakemasu ka. | Термін минув; не могли б ви сказати нам, коли планується оплата? |
| 請求書の宛名を部署名まで入れていただけますか。 | Seikyūsho no atena o bushomei made irete itadakemasu ka. | Чи можете ви вказати назву відділу в рахунку? |
Нохінсьо, рьосюшо та кейякусьо
Нохіншо подорожує з товаром і перераховує, що було доставлено; покупець звіряє його з замовленням, kenshū, і зберігає. Жюрьошо або підписана копія повертається продавцю як доказ. Якщо доставка коротка або пошкоджена, номер nōhinsho є тим, що ви називаєте під час дзвінка.
ryōshūsho підтверджує отриманий платіж. Під час банківських переказів багато компаній розглядають запис переказу як квитанцію та не видають її, якщо не запитують. Кейякусьо встановлює всі відносини: сторони, ко і отсу, обсяг, ціна, термін, кікан, поновлення, кошін, розірвання, кайдзо та конфіденційність, хіміцу ходзі. Контракти часто складаються у двох примірниках, по одному для кожної сторони, і кожна компанія скріплює печаткою обидва. Зверніться до статей за номерами, джо: дай-сан-джо, стаття третя.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 納品書の数量と実際の数が合いません。 | Nōhinsho no sūryō to jissai no kazu ga aimasen. | Кількість у накладній не відповідає тій, що надійшла. |
| 受領書に署名してご返送ください。 | Juryōsho ni shomei shite go-hensō kudasai. | Будь ласка, підпишіть підтвердження та надішліть його назад. |
| 領収書は必要でしょうか。 | Ryōshūsho wa hitsuyō deshō ka. | Вам потрібна квитанція? |
| 契約書の第三条について確認させてください。 | Keiyakusho no dai-san-jō ni tsuite kakunin sasete kudasai. | Дозвольте підтвердити статтю третю контракту. |
| 契約期間は一年で、自動更新でよろしいですか。 | Keiyaku kikan wa ichinen de, jidō kōshin de yoroshii desu ka. | Термін становить один рік з автоматичним продовженням, чи не так? |
Інкан, какуін і денші кейяку
Традиційні контракти скріплюються печаткою, а не підписом. Зареєстрована печатка компанії, jitsuin, стоїть на блоці підпису; на кордоні кожної пари сторінок натискається ключ, щоб сторінки не можна було міняти місцями; а teisei-in позначає будь-яке рукописне виправлення. У звичайних внутрішніх документах використовується квадратний какуін або особистий mitome-in, а дієслово для штампування — ōin або nattsuin. Хто є власником печатки і хто може нею користуватися, є суворим внутрішнім правилом.
Зараз широко поширені електронні контракти, denshi keiyaku, підписані через веб-сервіс. Словниковий запас переходить на denshi shomei, електронний підпис; деньші шошіки, електронна форма документа; і shōnin, затвердження, у робочому процесі. Деякі контрагенти все ще вимагають папір, тому у запиті може знадобитися вказати, яку форму ви можете прийняти. Чи потрібна для певного договору печатка, підпис чи електронний підпис, залежить від компанії, документа та контрагента, тому запитайте у відділі юридичних чи загальних питань, somu.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 契約書に押印をお願いいたします。 | Keiyakusho ni ōin o onegai itashimasu. | Поставте печатку договору. |
| 割印は各ページの綴じ目にお願いします。 | Wariin wa kaku-pēji no tojime ni onegai shimasu. | Будь ласка, поставте поперечну печатку на палітурці кожної сторінки. |
| 電子契約でも対応可能でしょうか。 | Denshi keiyaku demo taiō kanō deshō ka. | Чи буде прийнятним електронний договір? |
| 原本を二部作成し、一部をご返送ください。 | Genpon o nibu sakusei shi, ichibu o go-hensō kudasai. | Підготуйте два оригінали та поверніть один. |
Ввічливо вимагати кожен документ
Шаблон запиту однаковий для кожного документа. Назвіть його за допомогою o або go, скажіть, що це охоплює, вкажіть кінцевий термін і формат і закрийте, подякувавши за турботу. Основним дієсловом є go-sōfu itadakemasu deshō ka, не могли б ви надіслати, або o-okuri itadakemasu deshō ka; для видачі нового документа, go-hakkō itadakemasu deshō ka. Додайте причину, якщо крайній термін короткий: shanai shori no tsugō de, для внутрішньої обробки.
На телефоні додайте свою компанію та ім’я та повторіть номер документа. Коли ви надсилаєте документ, використовуйте o-okuri itashimasu та попросіть їх перевірити у go-kakunin kudasai. Погоня за запізнілим документом ввічлива, але пряма: sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, а потім запитання.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 恐れ入りますが、今月分の請求書を来週金曜日までにご送付いただけますでしょうか。 | Osoreirimasu ga, kongetsu-bun no seikyūsho o raishū kin'yōbi made ni go-sōfu itadakemasu deshō ka. | Вибачте за турботу, чи не могли б ви надіслати рахунок-фактуру за цей місяць до наступної п’ятниці? |
| PDFでお送りいただければ助かります。 | PDF de o-okuri itadakereba tasukarimasu. | Допомогло б, якби ви могли надіслати його як PDF. |
| 見積書を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Mitsumorisho o tenpu itashimashita node, go-kakunin kudasai. | Я додав цитату; будь ласка, перевірте це. |
| 昨日お願いした請求書の件ですが、ご送付の予定はいつ頃でしょうか。 | Sakujitsu o-negai shita seikyūsho no ken desu ga, go-sōfu no yotei wa itsu goro deshō ka. | Щодо рахунку-фактури, який я запитував учора, приблизно коли його буде надіслано? |
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | O-tesū o o-kake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | Вибачте за неприємності та дякую. |
Словниковий запас документа
У таблиці зібрано назви документів і поля, які ви в них читатимете.
| Слово | Читання | Сенс |
|---|---|---|
| 見積書 | mitsumorisho | цитата |
| 発注書 | hatchūsho | замовлення на купівлю |
| 受注 | juchū | отримання замовлення (сторона продавця) |
| 納品書 | nōhinsho | накладна на доставку |
| 請求書 | seikyūsho | рахунок-фактура |
| 領収書 | ryōshūsho | квитанція |
| 契約書 | keiyakusho | договір |
| 支払条件 | shiharai jōken | умови оплати |
| 締め | shime | відсікання за розрахунковий період |
| 翌月末払い | yokugetsu matsu barai | виплачується в кінці наступного місяця |
| 振込先 | furikomisaki | банківський рахунок для переказу |
| 有効期限 | yūkō kigen | термін дії |
| 押印 | ōin | проставлення печатки |
| 電子契約 | denshi keiyaku | електронний договір |
Помилки, які затримують оплату
Більшість затримок походять із поля, а не суперечки. Рахунок-фактура, адресований неправильній назві компанії або відсутній відділ; номер замовлення на купівлю не збігається; податкова лінія відсутня або подвоєна; банківські реквізити з назвою рахунку неправильним шрифтом; термін, який ігнорує shime клієнта, тому рахунок приходить із запізненням на день і чекає місяць. У договорах класичними помилками є відсутність keiin, штамп із неправильною печаткою та назва контрагента, яка на один символ відрізняється від зареєстрованої назви.
Перш ніж надсилати будь-який документ, перевірте ім’я одержувача, номер, на який він посилається, і умови щодо попереднього документа в ланцюжку. Якщо клієнт каже, що документ неправильний, коротко вибачтеся, запитайте, в якому саме полі, і перевидайте того самого дня з sai-hakkō у темі. Практика компаній тут відрізняється майже в усьому, від печаток до місяців оплати, тому вивчіть мову, а потім запитайте колегу, як це робить ваша компанія.
- Перевірте назву, onchu або sama, і відділ на кожному документі
- Процитуйте номер попереднього документа на наступному
- Перед надсиланням підтвердьте zeikomi або zeinuki та податкову лінію
- Прочитайте повідомлення клієнта та надішліть рахунок перед ним
- Запитайте, перш ніж штампувати; у тюленів є правила щодо того, хто може ними користуватися