Три види хікіцугі і коли вони починаються
Хікіцугі охоплює три ситуації, які відрізняються за відчуттями, але використовують ту саму мову. Перед тим, як kyūka, leave, ви передаєте завдання, які настануть під час вашої відсутності, як правило, одному колезі та зазвичай у короткому повідомленні та слові особисто. Перед jinji idō, переведенням у компанію, ви передаєте цілу роль, часто за кілька тижнів між оголошенням і датою переїзду. Перед тайшоку, відставкою, ви передаєте все, і компанія очікує, що це буде завершено до вашого останнього дня.
Час – це місце, де учні потрапляють у поле зору. До відпустки потрібен день-два підготовки. Передача починається з дня оголошення. Передача про звільнення триває протягом періоду попередження, і багато менеджерів просять хікіцугі кейкаку, план передачі, протягом першого тижня. Очікування компанії відрізняються, тому запитайте, як зазвичай виглядає хікіцугі команди.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 来週の休暇中の業務について、引き継ぎをお願いしたいのですが。 | Raishū no kyūka-chū no gyōmu ni tsuite, hikitsugi o onegai shitai no desu ga. | Я хотів би здати роботу у відпустку наступного тижня. |
| 異動に伴い、担当業務を田中さんに引き継ぎます。 | Idō ni tomonai, tantō gyōmu o Tanaka-san ni hikitsugimasu. | З моїм переходом я передам свої обов’язки Танаці. |
| 退職までに、すべての業務を引き継ぐ予定です。 | Taishoku made ni, subete no gyōmu o hikitsugu yotei desu. | Я планую здати всю свою роботу перед від'їздом. |
| 引き継ぎの計画を今週中にまとめます。 | Hikitsugi no keikaku o konshū-chū ni matomemasu. | Цього тижня я складу план передачі. |
| 後任はどなたになりますか。 | Kōnin wa donata ni narimasu ka. | Хто буде моїм наступником? |
Хікіцугішо: що міститься в документі
Хікіцугішо є основою передачі. Його читає ваш наступник, ваш керівник і через кілька місяців той, хто повинен відповісти на питання, на яке ніхто інший не може відповісти. Напишіть його звичайним словом desu та masu або у стилі внутрішньої документації, що містить іменники, залежно від того, що використовує ваша команда, і впорядкуйте його за завданням, а не за датою. Для кожного завдання: для чого воно призначене, як часто це відбувається, у якому стані воно перебуває, хто бере участь, де знаходяться файли та що може піти не так.
Дві речі роблять хікіцугішо справді корисним. Перший — це keii, історія: чому з клієнтом поводяться певним чином, які рішення були прийняті та ким. Друге – це неписані правила: клієнт, який не любить телефонних дзвінків, звіт, який повинен йти першим до конкретної людини. Вони ніколи не з’являються в офіційних процедурах, і це саме те, що наступник не може дізнатися сам.
| Розділ | Читання | Що писати |
|---|---|---|
| 業務一覧 | gyōmu ichiran | Список завдань із зазначенням мети та періодичності |
| 進捗状況 | shinchoku jōkyō | Поточний статус кожного завдання |
| 担当者・関係者 | tantōsha, kankeisha | Відповідальні та причетні люди |
| 取引先連絡先 | torihikisaki renrakusaki | Контактні дані клієнта та постачальника |
| 期限・スケジュール | kigen, sukejūru | Терміни та повторюваний календар |
| 保管場所 | hokan basho | Де зберігаються файли, форми та записи |
| 懸案事項 | ken'an jikō | Невирішені питання та відкриті проблеми |
| 経緯 | keii | Історія та причини рішень |
| 注意点 | chūi-ten | Окуляри, на які варто звернути увагу, включаючи неписані правила |
| マニュアル | manyuaru | Посилання на процедури та посібники |
Паролі та реквізити облікових записів зазвичай передаються через власну систему компанії, а не записуються в документі. Запитайте ІТ, як ваша компанія їх обробляє.
Фрази для вручення
За документом слідує голосова інструкція. Сядьте зі своїм наступником, прогляньте кожне завдання та скажіть те, чого документ не може: тон, якого очікує клієнт, частини процесу, які повільніші, ніж здається. Використовуйте hikitsugimasu для акту, o-negai shimasu для запиту та go-fumei na ten, незрозумілі моменти, щоб запросити запитання. Тримайте проходження в desu і masu навіть з близьким колегою; формальність означає, що це офіційна передача відповідальності.
Завершіть, сказавши, коли ви будете доступні та як довго. У багатьох компаніях є нормою відповідати на запитання наступника протягом кількох тижнів після передачі; після звільнення це ввічливість, а не зобов’язання, і ви можете ввічливо встановити обмеження.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| この案件は、現在見積もりを提出した段階です。 | Kono anken wa, genzai mitsumori o teishutsu shita dankai desu. | Зараз цей проект знаходиться на стадії подання кошторису. |
| 詳細は引き継ぎ書の三ページ目にまとめてあります。 | Shōsai wa hikitsugisho no sanpēji-me ni matomete arimasu. | Деталі підсумовано на третій сторінці документа про передачу. |
| この取引先は、メールより電話の方が話が早いです。 | Kono torihikisaki wa, mēru yori denwa no hō ga hanashi ga hayai desu. | З цим клієнтом телефонний дзвінок виконує завдання швидше, ніж електронна пошта. |
| ご不明な点があれば、いつでも聞いてください。 | Go-fumei na ten ga areba, itsu demo kiite kudasai. | Якщо щось незрозуміло, запитайте мене в будь-який час. |
| 来月末までは、質問があれば対応できます。 | Raigetsu-matsu made wa, shitsumon ga areba taiō dekimasu. | До кінця наступного місяця можу відповісти на запитання. |
| 以上で、私の担当業務の引き継ぎは完了です。 | Ijō de, watashi no tantō gyōmu no hikitsugi wa kanryō desu. | На цьому передача моїх обов’язків завершена. |
Фрази для отримання передачі
Коли ти наступник, твоя робота — просити. Японські колеги часто віддають те, що вони вважають важливим, і забувають те, що вони перестали помічати, тому ваші запитання формують те, що ви отримуєте. Спершу запитайте про пріоритет, потім історію, потім невирішені проблеми, а потім людей. Підтвердьте те, що почули, за допомогою to iu koto desu ne, щоб так і було, і самі запишіть відповідь в документ, тому що вихідний не встигне.
Покажіть, що ви серйозно ставитеся до роботи, не даючи зайвих обіцянок. Hikitsugasete itadakimasu, я візьму це, і shikkari hikitsugimasu, я візьму це належним чином, є стандартними рядками, а в кінці очікується коротка подяка за витрачений час.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| この中で、一番急ぐのはどれですか。 | Kono naka de, ichiban isogu no wa dore desu ka. | Що з них є найбільш терміновим? |
| この案件の経緯を教えていただけますか。 | Kono anken no keii o oshiete itadakemasu ka. | Чи не могли б ви розповісти мені історію цього проекту? |
| 今、懸案になっている問題はありますか。 | Ima, ken'an ni natte iru mondai wa arimasu ka. | Чи є на даний момент якісь проблеми? |
| 先方で、特に気をつけるべき方はいらっしゃいますか。 | Senpō de, toku ni ki o tsukeru beki kata wa irasshaimasu ka. | Чи є хтось у клієнта, з яким мені слід бути особливо обережним? |
| つまり、月末までに請求書を出すということですね。 | Tsumari, getsumatsu made ni seikyūsho o dasu to iu koto desu ne. | Це означає, що рахунок-фактура надходить до кінця місяця, чи не так? |
| しっかり引き継ぎます。お時間をいただき、ありがとうございました。 | Shikkari hikitsugimasu. O-jikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Я візьму його належним чином. Дякуємо за ваш час. |
Представлення наступника клієнтам
Передача клієнтів здійснюється в два етапи. Спочатку йде електронний лист kōnin no go-shōkai: ви повідомляєте про зміни, називаєте наступника, копіюєте його та дякуєте клієнту за підтримку. Потім наступник відповідає на тему коротким самопредставленням. По-друге, йде спільний візит або дзвінок, коли ви представляєте їх віч-на-віч і відступаєте, поки вони говорять. Після вашого останнього дня наступник самостійно надсилає відповідь.
Рядки нижче містять уривки цього електронного листа та голосовий вступ. Зберігайте теплий і трохи формальний тон і уникайте пояснень, чому ви йдете; простий isshin ni yori, з особистих причин, це все, що потрібно клієнту.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 件名：担当者変更のご挨拶 | Kenmei: Tantōsha henkō no go-aisatsu | Тема: Повідомлення про зміну контактної особи |
| この度、四月一日付で担当を離れることになりました。 | Kono tabi, shigatsu tsuitachi-zuke de tantō o hanareru koto ni narimashita. | З 1 квітня я припиняю свою роботу. |
| 後任は、同じ部署の佐藤が担当いたします。 | Kōnin wa, onaji busho no Satō ga tantō itashimasu. | Моїм наступником буде Сато з того ж відділу. |
| 在任中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。 | Zainin-chū wa taihen o-sewa ni nari, kokoro yori kansha mōshiagemasu. | Щиро дякую за вашу підтримку під час мого перебування на цій посаді. |
| 後日、佐藤と共にご挨拶に伺います。 | Gojitsu, Satō to tomo ni go-aisatsu ni ukagaimasu. | Ми з Сато незабаром завітаємо, щоб привітати вас особисто. |
| 後任の佐藤でございます。今後ともよろしくお願いいたします。 | Kōnin no Satō de gozaimasu. Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Я Сато, наступник. Я з нетерпінням чекаю співпраці з вами. |
Контрольний список передачі для сторони, що надає
Наведений нижче список охоплює сторони дарування від оголошення до останнього дня. Не всі пункти стосуються короткої відпустки, але коли колеги мовчки очікують пропрацювання всього цього, коли йдеться про переведення або звільнення.
- Спершу погодьте наступника та графік передачі з вашим керівником
- Оновіть або запишіть хікіцугісьо, упорядковане за завданнями, із статусом та історією
- Приведіть у порядок спільні папки та назвіть файли, щоб сторонні люди могли їх знайти
- Проведіть наступника по документу особисто, завдання за завданням
- Надішліть сповіщення клієнта електронною поштою зі скопійованим наступником
- Здійснюйте спільні візити або дзвінки до найважливіших клієнтів
- Передайте облікові записи та паролі через офіційний процес компанії
- Скасуйте або перенесіть повторювані зустрічі, підписки та системні ролі
- Скажіть, коли ви ще відповідатимете на запитання та як довго
- Подякуйте наступнику, своєму менеджеру та команді в останній день
Під час короткої відпустки список згортається до трьох рядків: повідомте одному колезі, що настає, напишіть, де знаходяться файли, і розмістіть повідомлення про відсутність на місці.
Помилок, яких слід уникати
Найпоширенішою помилкою є передача, яка живе лише у вашій голові, подана як поспішна розмова останнього дня. Запишіть це раніше, і нехай розмова слідує за документом. Другий — перелік завдань без історії: наступник, який знає, що робити, але не знає, чому, повторить старі помилки. По-третє, забувають клієнти, які пам’ятають, що дізналися про зміни з електронної пошти, яка була відхилена.
З боку приймаючої сторони помилка полягає в ввічливості, яка заважає вам запитувати. Кивати через покрокове керівництво та виявлення прогалин через місяць нікому не допомагає. Запитуйте, підтверджуйте, запишіть. І з обох сторін, не розглядайте хікіцугі як необов’язковість, тому що ви збираєтеся лише у відпустку; дворядкове повідомлення про те, що настає, все ще є передачею, і помічено його пропуск.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 時間がなかったので、口頭で説明します。 | Jikan ga nakatta node, kōtō de setsumei shimasu. | Не встиг, тому поясню усно. (Уникайте; запишіть.) |
| 引き継ぎ書を先にお送りしますので、ご確認の上お時間をください。 | Hikitsugisho o saki ni o-okuri shimasu node, go-kakunin no ue o-jikan o kudasai. | Спочатку я надішлю документ про передачу, тож прочитайте його, а потім дайте мені трохи часу. |
| 特に問題はありません。 | Toku ni mondai wa arimasen. | Особливих проблем немає. (Рідко правда; перелічіть невирішені проблеми.) |
| この件は先方と一度もめたことがあるので、経緯を説明します。 | Kono ken wa senpō to ichido mometa koto ga aru node, keii o setsumei shimasu. | Одного разу була суперечка з клієнтом щодо цього, тому я поясню історію. |
| 分かりました。 | Wakarimashita. | Зрозумів. (Добре, але додайте запитання.) |