Основна ідея: рішення, яке переміщується на папері
Ringi (稟議) складається з rin, смиренно звітувати перед начальником, і gi, обговорення, тому це буквально питання, передане на обговорення начальству. Документ — це рингішо (稟議書), що означає письмовий документ. ringi використовується для рішень, які потребують повноважень іншої людини: купівля обладнання, підписання контракту, наймання, подорож понад встановлену вартість.
Система відображає погляд на рішення як на спільні. Усі, хто буде жити з результатом, бачать пропозицію та вказують своє ім’я, щоб ніхто не міг пізніше сказати, що їм ніколи не говорили, а відповідальність розподіляється по маршруту. Ціна - час. Скільки потребує ringi, залежить від компанії; стартапи можуть використовувати повідомлення в чаті, коли старі фірми використовують форму. Пов’язана публікація на nemawashi охоплює розмови, які є першими, а публікація про посади охоплює ранги на маршруті. Двоє колег обговорюють покупку.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| この件、稟議が必要ですか。 | Kono ken, ringi ga hitsuyō desu ka. | Для цього потрібен ringi? |
| 五十万円以上は稟議が要ります。 | Gojū-man-en ijō wa ringi ga irimasu. | Будь-що від 500 000 ієн потребує ringi. |
| 来週までに稟議を上げます。 | Raishū made ni ringi o agemasu. | Я надішлю ringi наступного тижня. |
| 稟議、今どこまで行ってる？ | Ringi, ima doko made itteru? | Як далеко зайшов ringi? |
Маршрут: від kiansha до kessaisha
Редактор, kiansha (起案者), буквально особа, яка піднімає драфт, посилає рингішо на один ранг за раз. Хто схвалює останнім, встановлюється правилами компанії про повноваження щодо схвалення, kessai kengen (決裁権限), як правило, за типом і сумою: невеликі покупки можуть зупинятися на менеджері відділу, великі — на директора чи президента. По дорозі він може перейти до відповідних відділів для aigi (合議), зазвичай читається таким чином у маршрутах затвердження, хоча gōgi також чується, щоб бухгалтерія або юридичний відділ могли це перевірити. Будь-хто, хто затверджує, може надіслати його назад.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| この金額だと、決裁者は本部長になります。 | Kono kingaku da to, kessaisha wa honbuchō ni narimasu. | Для цієї суми остаточним затверджувачем є начальник відділу. |
| 経理の合議も必要です。 | Keiri no aigi mo hitsuyō desu. | Також потрібна виписка з бухгалтерії. |
| 係長、ハンコをお願いできますか。 | Kakarichō, hanko o onegai dekimasu ka. | Чи можу я попросити вашу печатку, будь ласка? |
| роль | Читання | Що вони роблять на маршруті |
|---|---|---|
| 起案者 | kiansha | Складає проект пропозиції та збирає додатки |
| 係長 | kakarichō | Перша перевірка: факти, цифри та формат |
| 課長 | kachō | Оцінює бізнес-кейс для секції |
| 部長 | buchō | Затверджує на кафедрі; часто остаточний за невеликі суми |
| 合議先 | aigi-saki | Супутні відділи, наприклад бухгалтерський або юридичний |
| 決裁者 | kessaisha | Утримує повноваження щодо цієї суми та оприлюднює її |
Читання рингішо: заголовок і поля для печаток
Формати відрізняються залежно від компанії, але більшість рингішо містять однакові поля: дата складання, кіанбі; укладач та його відділ; підмет, kenmei, який умовно закінчується на no ken, щодо; сума, кінгаку; вкладення, tenpu shiryō, такі як цитати; і коробка для результату. У тексті нижче викладено мету, причини та розглянуті варіанти.
Ряд коробок для марок — це ōinran (押印欄), буквально колонка для натискання печаток. На багатьох бланках старше поле знаходиться ліворуч, а кресляр праворуч, тому штампи заповнюються справа наліво, у напрямку традиційного вертикального письма. Кожен затверджувач тисне маленьку персональну печатку зі своїм прізвищем, mitomein, буквально печатку підтвердження. На деяких робочих місцях зберігається звичай злегка нахиляти печатку в бік ящика боса, ніби кланяючись; багато людей ніколи з цим не стикалися, тому слідкуйте за тим, що роблять ваші колеги.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 件名の書き方はこれで合っていますか。 | Kenmei no kakikata wa kore de atte imasu ka. | Це правильний спосіб написання теми? |
| 見積書を二通添付しました。 | Mitsumorisho o ni-tsū tenpu shimashita. | Я додав дві цитати. |
| ハンコ、逆さまになってるよ。 | Hanko, sakasama ni natteru yo. | (Колега) Ваша марка перевернута. |
Пари, які заплутують учнів
Kessai — класична пастка. Написано 決裁, це схвалення особи, яка має владу; другий кандзі означає судити, як у постанові суду. Пишеться 決済, це розрахунок платежу, слово на карткових терміналах і в kessai-bi, дата розрахунку. Методи введення часто пропонують спочатку написання платежу. Новачок, перевіряючи чернетку, задає питання, яке задають усі один раз.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 決裁と決済、どっちの漢字でしたっけ。 | Kessai to kessai, dotchi no kanji deshitakke. | Kessai і kessai: який кандзі це знову? |
| термін | Читання | Значення | Не плутати з |
|---|---|---|---|
| 決裁 | kessai | Остаточне затвердження уповноваженою особою | 決済 kessai, здійснення платежу |
| 承認 | shōnin | Схвалювач в порядку на одному етапі маршруту | 決裁 kessai, кінцевий, обов’язковий |
| 稟議 | ringi | Розповсюджено для затвердження | 回覧 kairan, розповсюджується лише для читання |
| 差し戻し | sashimodoshi | Надіслано для перегляду та повторного подання | 却下 kyakka, категорично відхилено |
| 根回し | nemawashi | Попередньо неформальні переговори | 稟議 ringi, офіційний запис пізніше |
Ringi і nemawashi: розмова до, стаття після
Nemawashi, буквально обходячи коріння, — це неформальна робота з обговорення пропозиції з кожною особою перед її поданням. Ringi робить результат офіційним. ringi без nemawashi, як правило, повертається із запитаннями, оскільки перший раз, коли схвалювач чує про ідею, коли вона потрапляє на стіл; nemawashi без ringi не має формальної сили. Ось чому затверджувачі добре підготовленого ringi рідко читають його вперше. Старший колега дає поради новачку.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 稟議を上げる前に、部長に一度相談しておいたほうがいいよ。 | Ringi o ageru mae ni, buchō ni ichido sōdan shite oita hō ga ii yo. | Перш ніж подати ringi, вам краще обговорити це з керівником відділу. |
| 経理には事前に話を通してあります。 | Keiri ni wa jizen ni hanashi o tōshite arimasu. | Я вже пропустив це повз бухгалтерію. |
| 根回しは済んでいます。 | Nemawashi wa sunde imasu. | Підготовчі роботи виконано. |
Крім основ: електроніка ringi і згасаючий ханко
Зараз багато компаній використовують denshi ringi (電子稟議), electronic ringi, у системі робочого процесу, wākufurō shisutemu. Маршрут встановлюється в програмному забезпеченні, кожен затверджувач отримує сповіщення, а затвердження – це кнопка, яка іноді відображається із зображенням печатки затверджувача. Sashimodoshi надходить із письмовим коментарем, і історія показує, хто коли схвалив. Коли затверджувач відсутній, замість нього може затвердити заступник, дайрі shōnin.
У 2020 році зміна прискорилася. У червні того ж року Кабінет міністрів, Міністерство юстиції та Міністерство економіки, торгівлі та промисловості опублікували питання та відповіді, в яких зазначено, що, якщо цього не вимагає закон, договір є дійсним без печатки, а віддалена робота робить паперові маршрути непрактичними. Папір і ханко збереглися в деяких компаніях і державних установах, тож запитайте, яка система використовується у вас. Команда займається затвердженням онлайн.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| システムで申請しておいてください。 | Shisutemu de shinsei shite oite kudasai. | Надішліть його через систему. |
| 承認ボタンを押しておきました。 | Shōnin botan o oshite okimashita. | Я натиснув «Схвалити». |
| 部長が出張中なので、代理承認になります。 | Buchō ga shutchō-chū na node, dairi shōnin ni narimasu. | Начальник відділу у відрядженні, тож затверджуватиме його заступник. |
| 差し戻しのコメントを確認してください。 | Sashimodoshi no komento o kakunin shite kudasai. | Будь ласка, перевірте коментарі до повернутого запиту. |
Дієслова подорожі: ageru, mawasu, tōru, oriru
Office talk описує ringi своїм рухом. Ви ringi o ageru, підніміть його вгору, і ringi o mawasu, відправте його навколо. Він або ringi ga tōru, проходить, або sashimodosareru, відправляється назад. Остаточне затвердження kessai га оріру, сходить, бо сходить згори. Постачальникам кажуть shanai de ringi-chū desu, це проходить внутрішнє схвалення, ввічливим способом сказати, що ще ні. З начальством такі ж дієслова з'являються в кейго.
| Японський | Ромаджі | Значення |
|---|---|---|
| 稟議を回しておきました。 | Ringi o mawashite okimashita. | Я надіслав ringi раунд. |
| 課長のハンコをもらいに行ってきます。 | Kachō no hanko o morai ni itte kimasu. | Я йду отримати печатку начальника відділу. |
| やっと決裁が下りました。 | Yatto kessai ga orimashita. | Нарешті схвалення надійшло. |
| 稟議が通ったので、発注を進めます。 | Ringi ga tōtta node, hatchū o susumemasu. | ringi пройшло, тому я продовжу виконання замовлення. |
| 金額の根拠が弱いと差し戻されました。 | Kingaku no konkyo ga yowai to sashimodosaremashita. | Його було відправлено назад, оскільки підстави для суми були слабкими. |
| 現在、社内で稟議中です。 | Genzai, shanai de ringi-chū desu. | (До постачальника) Зараз він проходить внутрішнє затвердження. |
| ご確認のうえ、ご承認をお願いいたします。 | Go-kakunin no ue, go-shōnin o onegai itashimasu. | (Надіслати електронною поштою особі, яка затверджує) Перегляньте та підтвердьте. |
Типові помилки новачків ringi
Написання 決済 в документі про погодження. Причиною є метод введення, який часто пропонує спочатку слово оплати для kessai. Позначте кожен kessai у ringi і використовуйте 決裁.
Використання ringi для переконання. Новачки з культур, де пропозиції обговорюються під час зустрічі, заповнюють тезу в документі й очікують, що він завоює прихильників. Переконання належить nemawashi; ringisho записує те, що було домовлено.
Пропускаючи рівень, щоб заощадити час. Передача прямо до buchō здається ефективним, але порядок маршруту є частиною поваги до кожного рангу, і пропущений kakarichō може повернути його назад. Дотримуйтесь маршруту, навіть якщо він повільний.
Сприйняття раннього штампа як рішення. Кожен shōnin відчувається як прогрес, і це так, але лише kessai зобов’язує компанію. Раннє розміщення замовлення може змусити вас особисто пояснювати покупку, яку так і не було схвалено.